高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

倪翔凌

摘 要：高新技術(shù)的不斷發(fā)展給檔案工作帶來了眾多的機(jī)會，檔案數(shù)字化就是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，當(dāng)前高校檔案的數(shù)字化發(fā)展理念不足，本文擬從其發(fā)展的意義出發(fā)，探討如何在高校進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，希望能夠?yàn)楦咝５臋n案工作發(fā)展提供一些參考意見。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；數(shù)字化建設(shè)

自從進(jìn)入二十一世界以來，我國的科學(xué)技術(shù)就呈現(xiàn)出了飛速發(fā)展的景象，在高校的檔案信息中也對新的科學(xué)技術(shù)提出了更多的要求，不斷出現(xiàn)的數(shù)字化技術(shù)給高校的檔案管理帶來了全新的工具和途徑。過去的高校檔案管理已經(jīng)逐漸在現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的管理方式，這是歷史發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的必然要求。同時(shí)，隨著高校在數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐的不斷深入，檔案信息的數(shù)字化建設(shè)也同樣成為了校園數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，因此從高校的角度來說怎樣更好地利用先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)參與檔案管理，使之更高效地為其服務(wù)，促進(jìn)檔案信息管理對高校整體工作的推進(jìn)作用，是目前高校的數(shù)字化改革過程中需要注意的問題。

1 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

我國傳統(tǒng)的高校檔案管理都是利用人工作業(yè)的方法，在資料查找的過程中會消耗大量的人力物力，甚至?xí)驗(yàn)槿藶樵驎碣Y料的破損，在在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，是檔案上的內(nèi)容會被進(jìn)行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案資料進(jìn)行管理，這樣就能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速實(shí)現(xiàn)查找和搜索，另外這樣還節(jié)省了空間，方便了維護(hù)，還能實(shí)現(xiàn)安全存儲和資料共享。

1.1 提高檔案服務(wù)質(zhì)量

過去的檔案多為紙質(zhì)文件，進(jìn)行檔案管理的方式也多為直接物理勞動，這樣的過程非常消耗人力，因此多數(shù)資料為了進(jìn)行保護(hù)利用率都不高，這給的俺干的開發(fā)利用帶來了影響，但是進(jìn)入到數(shù)字化階段以來，計(jì)算機(jī)對檔案的管理使得該項(xiàng)工作更加有效率，能夠保證所有的過程都準(zhǔn)確無誤，減少了人力和財(cái)力的投入，還可以提高整個(gè)管理的效率，可以說數(shù)字化建設(shè)推動了檔案管理從人工到數(shù)字化的巨大轉(zhuǎn)變。從高校的角度來說，檔案管理進(jìn)行數(shù)字化處理之后，學(xué)校的每個(gè)部門都能夠迅速及時(shí)地獲得最新的需求信息，根據(jù)每個(gè)部門的需要對信息進(jìn)行匯總和組織，然后傳送到相應(yīng)的部門，這樣就可以最大程度地提高高校的檔案服務(wù)管理水平，更好地服務(wù)于高校其它部門。

1.2 提高檔案利用率

近年來，我國的高校規(guī)模越來越龐大，每個(gè)高校都在面臨著更大的檔案管理壓力，尤其是對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理壓力，數(shù)量非常眾多且工作量非常大。因此高校必須要能夠采取有效的方法來解決這樣的壓力，科學(xué)處理好創(chuàng)新和發(fā)展的關(guān)系，提高檔案的利用效率，不斷推動檔案管理的進(jìn)步。然而我國多數(shù)高校的檔案管理水平仍然不高，這對我國檔案管理事業(yè)帶來了重大的阻礙，所以說建立好數(shù)字化平臺對于高校的改革發(fā)展具有重要意義。

2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

從高校的角度來說，盡快進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)以幫助提升檔案管理的質(zhì)量與水平是迫在眉睫的關(guān)鍵性工作，但是也要采取適當(dāng)?shù)姆绞?，在建設(shè)的過程中注意方式方法，這樣才能夠讓數(shù)字化技術(shù)真正在檔案信息工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.1 提高資本投入

當(dāng)前我國許多高校并沒有充分意識到數(shù)字化建設(shè)的意義，因此在資金上的投入明顯不足，這樣就極大地限制了檔案信息的對外共享，。在檔案工作中的資金投入多數(shù)都應(yīng)當(dāng)用在軟硬件上，這樣在電子產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代的時(shí)代中，必須要能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，緊跟時(shí)代的步伐，不至于在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天在管理方式上既然處于落后的狀態(tài)，這樣不僅符合檔案工作的發(fā)展需要，也符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的方向。

2.2 保證數(shù)字化安全性

檔案資料一般都具有高度的機(jī)密性和重要性，因此需要對檔案資料進(jìn)行安全性的保障工作，具體可以針對其進(jìn)行安全化的軟硬件設(shè)置，同時(shí)高校也可以對檔案管理人員進(jìn)行信息安全方面的教育培訓(xùn)，防止其在工作中出現(xiàn)失誤性操作或者人為地進(jìn)行違規(guī)的操作，在工作中還能夠及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，并及時(shí)清除安全隱患，當(dāng)前全世界許多行業(yè)都已經(jīng)邁入數(shù)字化的時(shí)代，檔案工作也必須一樣，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方式，堅(jiān)持學(xué)習(xí)和不斷創(chuàng)新，只有這樣才能夠一直保證高校檔案管理的先進(jìn)性和安全性。

2.3 建設(shè)高效管理團(tuán)隊(duì)

在高校內(nèi)部建設(shè)一個(gè)高效的管理團(tuán)隊(duì)，必須要能夠使學(xué)校的管理人員意識到數(shù)字化建設(shè)的意義所在，將數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校改革發(fā)展的重要工作中去，同時(shí)高校的工作考評也應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入到其中，并配備一套與之相適合的管理制度，另外還需要聯(lián)系學(xué)校實(shí)際，對工作人員進(jìn)行合理分配，使檔案管理更加全面有效。還有，在工作人員的分配上，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)建立一套人員的流動與動態(tài)分配機(jī)制，這樣可以隨時(shí)開展靈活的變動，保證所有崗位都能夠快速融入新的工作人員，在熟練技能的引導(dǎo)下更加高效地進(jìn)行檔案管理。

2.4 合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

在對高校進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)全面考慮自身的實(shí)際情況使之具有合理性和規(guī)劃性，在建設(shè)過程中必須有步驟地完成數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)，合理地對檔案工作人員進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，有選擇性地對每一個(gè)檔案部類中較為重要的部分進(jìn)行數(shù)字化處理，在工作中，每一個(gè)工作人員都應(yīng)當(dāng)具備全局意識，在保證檔案信息安全和完整的情況下，為檔案信息提供完善的保障，避免信息出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤。

3 總結(jié)

總的來說，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)具有非常重要的意義，學(xué)校的每一個(gè)部門都應(yīng)當(dāng)重視起來，盡快使用良好科學(xué)有效的方法進(jìn)行相關(guān)門類的數(shù)字化建設(shè)工作，只有將檔案管理的效率和質(zhì)量都提高起來，才能夠更好地推動學(xué)校整體的建設(shè)與發(fā)展。

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