談ERP系統下采購業(yè)務內控關鍵控制點關鍵探索

董川 北京泰德制藥股份有限公司

一、ERP概述

在信息化時代，企業(yè)管理的重點是如何利用信息技術做好對信息的收集和整合工作，尤其要做好對企業(yè)自身運行狀態(tài)和市場信息的收集管理工作。為提高企業(yè)整體管理水平，可利用ERP進行管理。ERP指的是企業(yè)資源計劃，也就是對企業(yè)所有環(huán)節(jié)中的資源做好合理安排，包括對企業(yè)采購、生產、銷售等各種業(yè)務功能整合到信息平臺上集中化、綜合性管理。

二、ERP系統下采購業(yè)務內控和傳統采購業(yè)務內控的區(qū)別

采購是企業(yè)生產經營的基礎性業(yè)務環(huán)節(jié)，合理的采購不但可以保證企業(yè)產品生產的質量而且還由利于維持合理的存貨、降低生產成本。在傳統采購業(yè)務內控中，因為無法實現對采購業(yè)務全過程、全方位的監(jiān)控，容易出現員工無比、資產不安全的問題。為避免企業(yè)資產流失，減少員工舞弊給公司帶來的傷害，構建ERP系統，將人的控制和機器的控制結合起來，實現對采購申請單、采購訂單和入庫單的自動化生產，簡化了采購業(yè)務流程，使采購業(yè)務內控變得更加方便和高效。

三、ERP系統下采購業(yè)務內控的關鍵控制點分析

（一）采購申請和采購計劃環(huán)節(jié)

合理的采購申請，以及制定科學的采購計劃是保證采購業(yè)務符合企業(yè)實際生產需要、避免大量存貨堆積、降低成本支出的有效手段。為避免盲目性采購，企業(yè)首先要結合自己實際經營情況制定合理的采購申請，在經過領導審批簽字后將采購申請表送到采購部門，采購部門根據采購要求制定采購計劃表。在這環(huán)節(jié)需要控制的關鍵點在于：第一必須合理設置審批的權限，即在ERP系統下，應嚴格設置請購業(yè)務批準程序，明確各個環(huán)節(jié)的審批權限然后分別審核。利用ERP系統設定流程限制，在上一道審批環(huán)節(jié)沒有簽字的情況下不可開展下一步操作。

（二）比價詢價、確定供應商的環(huán)節(jié)

在制定好詳細合理的采購計劃并提交、審核通過后，采購部門應在已有的合格的供應商名錄中進行比價挑選，若沒有合適的供應商則需要到市場考察，然后根據審批權限與流程確定最終供應商。在該環(huán)節(jié)需要注意的控制關鍵點是：首先應建立供應商評價管理體系，通過有效的評價審核機制來確保所選擇的供應商的質量，對于供應商的評價工作應由采購部門、質檢部門和倉儲部門共同決定。其次要注意加強對特殊物料的采購控制，應由專門人員進行特殊專業(yè)設備或配件的選購，對于價格上漲超限的物料則需要通過審批后才能確定是否購買。

（三）物料驗收入庫環(huán)節(jié)

在庫房驗收采購物料的環(huán)節(jié)，需注意對比實際采購物料和采購訂單上的要求是否相符，對于特殊的物料則需要由專門質檢部門完成審核。在該環(huán)節(jié)需要注意的控制關鍵點是：首先應對所有實際采購物料和采購訂單上的信息通過ERP系統進行審核，對于超出數量或超出限價、質量不符合的物料系統將自動拒收，可避免為降低采購單價而盲目加大訂貨量、導致存貨堆積現象的出現。其次，對于特殊的物料以及重要的物料應由專門質檢部門進行審核，避免員工舞弊和供應商以次充好現象的出現。在ERP系統下，對于特殊物料的驗收管理需設置指定的授權，只有授權人通過認證才能確認驗收。

（四）供應商開具發(fā)票和發(fā)票核銷環(huán)節(jié)

在企業(yè)生產經營管理中，通常會出現物料是入庫時間和發(fā)票開具的時間不一致的情況，這時就需要利用ERP系統進行發(fā)票核銷。在供應商提供的發(fā)票和入庫單核銷以后系統將自動將數據轉入到財務系統中核算，公司的財務部門需要做的是對采購提交的發(fā)票內容和入庫單內容進行核實，只要入庫單通過驗收人審核，入庫單和供應商提供的發(fā)票內容一致就可以通過審核，財務部門再登記入賬。這一環(huán)節(jié)的關鍵控制點是核銷崗位和入庫經辦崗位職務要分離開來。

（五）付款環(huán)節(jié)

在最后付款環(huán)節(jié)，即企業(yè)財務部門進行付款業(yè)務時，需要對采購發(fā)票和入庫單再次檢查核實，然后按照付款程序進行付款。在開具付款單之前應由ERP系統自動完成采購訂單、入庫單和采購發(fā)票的審核。在這一環(huán)節(jié)需要控制的關鍵點是：首先要重點檢查采購發(fā)票和入庫單的一致性，這也是保證采購業(yè)務真實有效的關鍵措施。其次應查看付款審批單是否通過了授權審批人的簽字。此外，在付款時7系統應設置限額，在限額范圍內可進行現金支付，若在限額以上則需要采用銀行轉賬或電匯的方式來轉賬，避免貨款在中間被截留或出現其他差錯而影響企業(yè)的信譽度和資金的安全性。最后，在職務劃分上，存貨驗收工作、開具付款單的工具以及存貨保管的工作需要分離開來。

四、結語

綜上所述，ERP系統在企業(yè)采購業(yè)務環(huán)節(jié)中的應用，首先是為提高采購環(huán)節(jié)內部控制工作的效率，另一方面是為避免人工采購業(yè)務內控方式帶來的紕漏，通過在系統內設置程序不僅高效完成了審核審批等工作，而且也減少了人工舞弊、供應商貨不對板問題的出現，更重要的是ERP系統的應用使采購業(yè)務環(huán)節(jié)的內部控制工作變得更加方便快捷，能實時追蹤采購計劃執(zhí)行情況，極大地提高了財務業(yè)務效率，對于保障企業(yè)資產安全、降低采購成本具有重要作用。在ERP系統下為做好采購業(yè)務的內部控制工作，應在充分利用信息技術的基礎上在所有采購業(yè)務環(huán)節(jié)上實施關鍵控制，這是降低采購成本、保證采購貨物質量和數量的前提。