事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略分析

黎燕 廣西壯族自治區(qū)地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局南寧淡村基地管理處

新時期發(fā)展中，人事檔案規(guī)范化的管理制度可以保證事業(yè)單位正常運轉。因此，建立現(xiàn)代規(guī)范化的事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)是確保事業(yè)單位正常運轉的重要基礎。

一、建立完善人事檔案管理系統(tǒng)

創(chuàng)建出完善的人事檔案的管理系統(tǒng)，既可以提高對檔案的管理規(guī)范化水平，又可以使事業(yè)單位更好運轉?；谑聵I(yè)單位的人事檔案管理的重要性，必須重視人事檔案的管理系統(tǒng)完善工作，并及時做好對人事檔案管理系統(tǒng)進行更新升級。

例如：建立事業(yè)單位完善的人事檔案管理系統(tǒng)，需要招募相關軟件高技術開發(fā)人才，對事業(yè)單位人員檔案的管理系統(tǒng)進行完善創(chuàng)建，系統(tǒng)中要包括員工號、員工名、學歷、工作經(jīng)驗等等。同時增加資金的投入，改善人事檔案的管理系統(tǒng)環(huán)境。對于事業(yè)單位人事檔案的管理工作來說，不僅要在管理系統(tǒng)中錄入人員個人相關信息資料，還要對其保存紙質版的個人檔案資料，并配有固定的人事檔案資料室，避免在特殊情況下因電腦無法使用，導致無法調用人事檔案資料。比如說：事業(yè)單位內部可統(tǒng)一打印資料袋以及資料填寫紙，分發(fā)給每位員工進行填寫，填寫完之后統(tǒng)一交給人事科的人事檔案管理員，由他們整理、歸納、匯總后，將檔案資料內容詳細的導入人事檔案管理系統(tǒng)。并將紙質版檔案封存好，存放到單位人事檔案室，密封管理。事業(yè)單位也可以建立員工系統(tǒng)，例如XX事業(yè)單位員工系統(tǒng)，員工可登錄員工號在系統(tǒng)中查詢其簡歷、工資明細以及近期事業(yè)單位活動等等相關信息。員工也可以登錄系統(tǒng)查看自己的人事檔案，若發(fā)現(xiàn)錯誤，可通過管理人員對其人事檔案進行及時更正，從而使事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)更加的規(guī)范和完善同時，可以保證事業(yè)單位的正常運轉進而促進事業(yè)單位更好的發(fā)展。

二、完善人事管理制度，加強工作部署

作為人事檔案管理的直接參與者，他們的管理水平以及素質修養(yǎng)都會對事業(yè)單位在人事檔案的管理工作產(chǎn)生較大影響。因此，要不斷提高對他們的要求及提升各方面綜合素質的培養(yǎng)。首先，人事檔案在管理制度上要健全，同時樹立正確的工作理念，做到負責任，高素養(yǎng)，盡職盡責這幾方面。其次，要完善好管理人員的管理制度，加強對管理人員的監(jiān)督。人事科科長以及副科長要親自對檔案管理人員的工作進行部署，合理的將工作分配給每位員工，使每位員工都能夠保質保量的完成工作。例如：在職多年的員工，有一定的工作經(jīng)驗，安排一些技術性較高或者工作難度較大的去做，若是實習生或者剛剛入職的新員工，可讓老員工在工作中對新員工進行幫帶，促進他們盡快去適應所從事的工作。在加強管理制度的落實上，要做到賞罰分明。如果在工作過程中發(fā)現(xiàn)某些員工存在著思想或者工作上的問題，應當及時提醒該員工并與其進行談話。對那些員工工作能力強，在日常工作過程中盡職盡責表現(xiàn)突出的員工，可適當對其進行經(jīng)濟獎勵，同時在人事科全體員工面前對其進行榮譽表彰，從而可促進人事檔案在管理水平上能夠有效提升以及規(guī)范化管理得以實現(xiàn)，為事業(yè)單位在新時期發(fā)展上助一臂之力。

三、建立合理的發(fā)展規(guī)劃

規(guī)劃在事單位發(fā)展中是非常重要，建立良好規(guī)劃是事業(yè)單位發(fā)展的開端，而對于事業(yè)單位在人事檔案管理方面來說，建立合理的人事檔案管理發(fā)展規(guī)劃，對規(guī)范化人事檔案管理水平提升有著積極促進作用。但是在制定該規(guī)劃時，要考慮事業(yè)單位的實際情況，例如人力資源，財力等等，可在保證人事科能夠正常運轉的情況下，制定一份高效、規(guī)范、合理的人事檔案管理發(fā)展規(guī)劃。例如，人事科可以經(jīng)過會議商討，先制定一份近期的發(fā)展規(guī)劃，按照這個規(guī)劃實施一段時間，檢驗規(guī)劃中存在的問題，并加以改正，而后根據(jù)近期的規(guī)劃擬定一份適用于該事業(yè)單位的人事檔案管理的長期規(guī)劃，通過這種事先做好規(guī)劃的方式讓事業(yè)單位人事檔案管理能夠有序的運轉，適應新時代發(fā)展需要。

四、提升人事科檔案的重視度

也許很多人認為，人事檔案管理是事業(yè)單位中一項技術含量較低的工作，管理人員只需完成錄入相關人員個人信息就可以了，不需要進行特別的管理，這種想法是十分不正確的，完善的規(guī)范化人事檔案管理直接影響著單位對人員的聘用，工資發(fā)放等各項重要工作。如果沒有規(guī)范化的人事檔案管理水平，會對事業(yè)單位內部的正常運轉產(chǎn)生十分不利的影響。因此，事業(yè)單位對規(guī)范化人事檔案管理工作必須引起更加重視，為事業(yè)單位在發(fā)展道路上增強更多的活力。例如：在招聘過程中可適當?shù)貙挝蝗耸聶n案在管理措施及相關政策上進行一些推介，從而可增強事業(yè)單位更多的吸引力等。在貫徹落實好事業(yè)單位人事檔案的管理制度上，進一步使人事檔案規(guī)范化管理水平得到有效提升。

五、結語

人事檔案的規(guī)范化管理水平，在事業(yè)單位正常運轉中起著至關重要的作用，基于此，加強事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理水平，不斷提升對人事檔案的重視度，以及健全和規(guī)范相關管理制度，助力事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理水平的提升能滿足社會新時代發(fā)展需要。