關(guān)于提高醫(yī)院人事管理工作效率的思考

皮曉蕓

(三峽大學(xué)仁和醫(yī)院，湖北宜昌 443000)

人事科是醫(yī)院的人事行政部門，負(fù)責(zé)一切有關(guān)人事調(diào)動(dòng)、人員配置、檔案管理等工作，是連接其他行政科室的紐帶，如財(cái)務(wù)科的工資發(fā)放、護(hù)理部的人員招聘、統(tǒng)計(jì)室的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、黨辦團(tuán)委的組織活動(dòng)等，都需要人事科的調(diào)遣組織及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持。隨著醫(yī)院人力資源管理工作量和復(fù)雜性日益增長(zhǎng)，對(duì)醫(yī)院人事科行政能力以及工作效率的要求也越來(lái)越高，人事科工作人員的工作壓力與強(qiáng)度也不斷加大，如何合理的運(yùn)用科學(xué)系統(tǒng)的方法，提高人事科的工作效率，充分發(fā)揮好行政紐帶的作用，是值得我們思考的問(wèn)題。

一、人事科工作開展情況的現(xiàn)狀

第一，科室人員有固定的工作范圍。人事科工作人員一般具有固定的工作范圍，每個(gè)人的工作內(nèi)容比較固定，職責(zé)也比較明確，科室人員是相互分工，相互協(xié)調(diào)完成人事工作，相互獨(dú)立又具有聯(lián)系。常常在分配工作時(shí)，都是按照對(duì)工作的熟悉程度劃分，往往是周而復(fù)始進(jìn)行相同幾項(xiàng)工作，因此導(dǎo)致了人員工作內(nèi)容的單調(diào)性。同時(shí)，人事科的工作很容易受到上級(jí)政策以及相關(guān)文件的影響，經(jīng)常會(huì)因會(huì)議或某項(xiàng)政策出臺(tái)之后，立即產(chǎn)生人事變動(dòng)，或因臨時(shí)需要，需向其它各部門及時(shí)提供各口徑的人事統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。因此人事科工作具有很大的不穩(wěn)定性，在數(shù)據(jù)處理時(shí)效性、準(zhǔn)確性方面要求較高，并且與其它各部門之間存在很大的交接關(guān)系。

第二，科室人員醫(yī)學(xué)知識(shí)的局限?？剖胰藛T專業(yè)具有多樣性，有利于知識(shí)的融通和組織工作地有效分配，人員的背景和專長(zhǎng)各有不同，有利于人員的定向培養(yǎng)。但如果行政人員具有系統(tǒng)的醫(yī)學(xué)知識(shí)和經(jīng)過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)醫(yī)院運(yùn)行的規(guī)律、程序有深入的了解和切身的體會(huì)，從事醫(yī)院人事工作會(huì)更加得心應(yīng)手。長(zhǎng)期的臨床工作經(jīng)驗(yàn)，也會(huì)使得對(duì)臨床情況更加熟悉，對(duì)醫(yī)院人事管理的重難點(diǎn)有所知曉，有利于管理決策更加科學(xué)。由于醫(yī)學(xué)的專業(yè)性，非醫(yī)學(xué)背景的管理者，很難在短時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充這些知識(shí)，從而會(huì)因衛(wèi)生系統(tǒng)專業(yè)知識(shí)的欠缺而造成工作上的不便，影響工作效率。

第三，缺乏臨床工作人員的積極配合，造成行政效能低下。人事科的工作對(duì)象絕大部分是一線臨床醫(yī)護(hù)人員，由于現(xiàn)在通常采用的網(wǎng)上通告、飛信等信息交流方式單方發(fā)送模式，缺乏信息的反饋路徑，或因臨床工作者工作繁忙、出差、休假等原因未能給予積極及時(shí)的配合，造成有些反饋數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不及時(shí)，影響人事科基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和效率。因此，人事科工作人員往往會(huì)因?yàn)閭€(gè)別的原因?qū)е乱豁?xiàng)行政工作無(wú)法準(zhǔn)確高效的完成，繼而拖慢其他工作的開展。第四，工作人員利用計(jì)算機(jī)軟件處理信息意識(shí)不強(qiáng)，數(shù)據(jù)處理效率不高?？剖胰藛T通常采用傳統(tǒng)的手工操作結(jié)合利用Office軟件基本數(shù)據(jù)處理功能的管理方式，這種數(shù)據(jù)處理方式工作量大，差錯(cuò)率高，而且工作過(guò)程中存在很多重復(fù)性手工輸入或計(jì)算內(nèi)容，進(jìn)行數(shù)據(jù)量不大的常規(guī)性工作時(shí)，雖然效率不高，但最終會(huì)完成工作。但當(dāng)面臨突發(fā)或大量數(shù)據(jù)需要處理時(shí)，常?？考影嗉狱c(diǎn)，抽調(diào)人手來(lái)解決工作量問(wèn)題，信息處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性都難以達(dá)到要求。第五，人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整不準(zhǔn)確，人事基礎(chǔ)信息資料的無(wú)序管理，造成日常工作中無(wú)法高質(zhì)量高效率進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。醫(yī)院人員信息總量在不斷變化積累，但由于目前人事科所掌握信息的時(shí)效性、延續(xù)性無(wú)法保證，難以對(duì)人員基礎(chǔ)信息做到實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的更新。人事科將每位員工的人事檔案材料都備有復(fù)印件，但這些資料的無(wú)序管理，造成查閱核對(duì)信息困難，它們也就形同虛設(shè)，無(wú)形中增加了信息核對(duì)的難度，降低工作效率。而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整不準(zhǔn)確最終會(huì)造成數(shù)據(jù)處理結(jié)果的錯(cuò)誤，也會(huì)嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)處理的工作效率，造成日常工作中無(wú)法高質(zhì)量高效率進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，無(wú)法給領(lǐng)導(dǎo)或其它部門提供及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

二、提升人事科效率的相關(guān)措施

第一，加強(qiáng)人事科與臨床相關(guān)科室之間的溝通和交流，增進(jìn)相互理解與支持。深入了解各個(gè)科室之間的關(guān)系以及工作內(nèi)容，積極地聽取各科室對(duì)人事工作的反饋意見(jiàn)和建議，加強(qiáng)人事科與臨床及各相關(guān)部門科室之間的溝通和交流，增進(jìn)各部門科室對(duì)人事科工作的理解。需要各部門科室配合的工作應(yīng)該給出明確要求，以及想要達(dá)到的最終目的和操作的建議。規(guī)范人事科辦事程序，簡(jiǎn)化辦事流程，本著以人為本的辦事原則，端正管理和服務(wù)相輔相成的工作心態(tài)。得到各部門科室對(duì)人事工作的的理解與支持，更有利于平日人事工作的開展。

第二，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，利用信息化手段提升人力資源管理水平。隨著現(xiàn)代信息化的日益推進(jìn)，計(jì)算機(jī)已成為輔助辦公的重要工具，計(jì)算機(jī)知識(shí)和軟件的更新日新月異，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力直接影響人事科工作人員數(shù)據(jù)處理的效能與效率，不能讓這方面知識(shí)僅停留于工作人員在校學(xué)習(xí)期間的知識(shí)儲(chǔ)備。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用計(jì)算機(jī)辦公軟件強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能提高數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確率，有效減少重復(fù)的手工輸入和計(jì)算工作。通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)積累，在日常工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題的過(guò)程中逐步提高計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用技能，及時(shí)適應(yīng)跟上發(fā)展的變化，以滿足人事數(shù)據(jù)處理高質(zhì)高效的能力要求。

第三，努力改進(jìn)工作方法，規(guī)范人事檔案資料管理，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。只有確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整并保持動(dòng)態(tài)的更新才能為其他工作的決策提供有價(jià)值的參考，人事科招聘計(jì)劃的制定、人員培訓(xùn)、薪酬發(fā)放和提供各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等都有耐于建立完善的基礎(chǔ)人事信息庫(kù)，所以建立準(zhǔn)確完整的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)是所有人事工作的第一步。建立健全一套完整的信息更新的工作方法，確保變更的信息準(zhǔn)確完整，比如員工的新進(jìn)、調(diào)動(dòng)及學(xué)歷、職位職稱的更新等。將人事檔案資料編號(hào)，順序整齊擺放，做到資料好提取，好歸入，方便日?；A(chǔ)信息的查詢和更新，更為基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確提供有力的保證。

第四，注重人才培養(yǎng)，促進(jìn)科室人員能力提高。人事科領(lǐng)導(dǎo)要注重自身及科員能力的培養(yǎng)，加強(qiáng)職員之間的溝通交流。相互聽取反饋意見(jiàn)，增加科室凝聚力?？剖覂?nèi)部不應(yīng)只按經(jīng)驗(yàn)或工作年限進(jìn)行工作分配，科室的工作要按工作內(nèi)容的特點(diǎn)，進(jìn)行定期輪轉(zhuǎn)和重新分配，以便使所有的員工對(duì)科室工作都能熟悉了解，促進(jìn)科室人員各方面能力的提高，也給予新員工更多的鍛煉機(jī)會(huì)，增進(jìn)科室內(nèi)部相互之間的理解和支持。當(dāng)某個(gè)員工離崗時(shí)，工作也可以有效地接替和更換，避免因某一員工的離開，相關(guān)工作無(wú)法頂替和接管，導(dǎo)致正常工作的無(wú)法開展的情況?？剖业娜藛T調(diào)配也要注意醫(yī)學(xué)專業(yè)與非醫(yī)學(xué)專業(yè)人員相結(jié)合，以彌補(bǔ)非醫(yī)學(xué)專業(yè)人員醫(yī)學(xué)知識(shí)方面的缺陷。

三、總結(jié)

提高工作效率是人事科工作管理活動(dòng)追求的目標(biāo)，更是發(fā)揮人事科溝通協(xié)調(diào)工作的重要保證。人事科的工作內(nèi)容繁雜，數(shù)據(jù)處理量大，積極的做好人事部門的工作，有利于醫(yī)院提高工作效率，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，更好地促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行改革創(chuàng)新，對(duì)于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重大意義。

［1］林嬋媚，張屹立.我國(guó)醫(yī)院人事行政部門效率提高的調(diào)查研究——以順德某縣級(jí)醫(yī)院人事科為例［J］.科技資訊，2009(23):184－185.