重大水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收制約因素分析及對(duì)策

王寧新 聶 思 陳嘉旭

一、前言

重大水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，涵蓋工程前期、建設(shè)實(shí)施、驗(yàn)收等階段工程建設(shè)與管理全過(guò)程，且國(guó)家明確規(guī)定，未經(jīng)工程檔案驗(yàn)收或工程檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行工程項(xiàng)目的完（竣）工驗(yàn)收。因此，重大水利工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案驗(yàn)收管理工作就尤顯重要和關(guān)鍵。

二、制約影響因素

1.切入點(diǎn)

工程檔案驗(yàn)收管理工作始于工程建設(shè)實(shí)施階段，在施工合同驗(yàn)收的同時(shí)，項(xiàng)目法人應(yīng)在此基礎(chǔ)上先行開(kāi)展工程檔案的法人自檢和自驗(yàn)，待具備專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收條件后，向上級(jí)主管部門(mén)（驗(yàn)收組織單位）上報(bào)驗(yàn)收申請(qǐng)，上級(jí)主管部門(mén)（驗(yàn)收組織單位）根據(jù)有關(guān)要求再行組織開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。

工程檔案驗(yàn)收工作流程基本可以概括為工程檔案驗(yàn)收管理工作的 “由誰(shuí)做”“怎么做”“做的條件”和“評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置”等環(huán)節(jié)，涉及到頂層制度體系設(shè)計(jì)和完善，組織實(shí)施方案、人員機(jī)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)支撐人員力量等諸多方面。因此，制約重大水利工程建設(shè)項(xiàng)目工程檔案驗(yàn)收管理工作不僅涉及到人的影響因素，即內(nèi)因，還涉及到相對(duì)客觀的一些非人為影響因素，即外因。

2.內(nèi)因

（1）機(jī)構(gòu)體系不完善

體現(xiàn)在是否設(shè)立了能夠決定工程檔案驗(yàn)收管理相關(guān)工作方針、政策、措施和其他重大問(wèn)題的高層次機(jī)構(gòu)，并研究制定印發(fā)了相應(yīng)的規(guī)章制度，形成有效的工程檔案驗(yàn)收管理工作體系架構(gòu)。

機(jī)構(gòu)體系不完善，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)制度體系建設(shè)，也達(dá)不到檔案集中統(tǒng)一管理的基本要求，使得工程檔案驗(yàn)收管理工作目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（2）綜合素質(zhì)能力不足

一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度和具體相關(guān)工作人員的重視、認(rèn)真程度不夠。對(duì)于制定的規(guī)章制度辦法等，沒(méi)有認(rèn)真執(zhí)行到位，常常簡(jiǎn)單應(yīng)對(duì)檔案工作。而領(lǐng)導(dǎo)重視恰恰是做好檔案工作的關(guān)鍵，其他相關(guān)人員的重視、認(rèn)真是做好驗(yàn)收管理工作的根本保證，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的“一分部署、九分落實(shí)”。

二是主觀能動(dòng)性的不足。做好一件事，不僅要知其然，還要知其所以然，對(duì)待工作充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，圍繞任務(wù)提前思考，提早安排，才能游刃有余。這也是對(duì)有關(guān)人員在積極性和創(chuàng)造性方面的要求。

三是責(zé)任心不夠。部分項(xiàng)目法人、項(xiàng)目管理單位及其他參建單位相關(guān)人員對(duì)檔案驗(yàn)收管理工作責(zé)任心不夠，沒(méi)有達(dá)到檔案驗(yàn)收管理工作的基本要求，造成檔案資料不完整甚至不真實(shí)的情況。

四是政策研究不透徹。工程檔案驗(yàn)收是完（竣）工驗(yàn)收前的專(zhuān)項(xiàng)工作，同樣要具備一定的條件才可以完成。而由于對(duì)有關(guān)政策研究不夠透徹，項(xiàng)目法人把關(guān)不嚴(yán)，沒(méi)有逐條逐項(xiàng)地落實(shí)驗(yàn)收基本條件就上報(bào)驗(yàn)收申請(qǐng)，導(dǎo)致無(wú)法順利通過(guò)驗(yàn)收。

（3）方法的科學(xué)性不夠

好的工程檔案驗(yàn)收管理工作方法往往事半功倍，而方法的科學(xué)性是順應(yīng)規(guī)律，在“先策后決”的基礎(chǔ)上，遵循實(shí)踐完善的往復(fù)循環(huán)，通過(guò)觀察、類(lèi)比和比較形成符合實(shí)際的方法，這是檔案工作者在工作中要予以遵循的。

（4）專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)不足

相關(guān)人員對(duì)檔案工作專(zhuān)業(yè)性?xún)?nèi)容需求方向不夠明確，有關(guān)知識(shí)深度達(dá)不到工作要求，雖然在平時(shí)不緊張的工作狀態(tài)時(shí)，大部分人能夠從容應(yīng)對(duì)檔案工作，但一旦到迎接檢查、開(kāi)展驗(yàn)收等關(guān)鍵階段就暴露出工作經(jīng)驗(yàn)的不足和方法的無(wú)序。

3.外因

（1）建管模式多

重大水利工程建設(shè)項(xiàng)目一般采取項(xiàng)目法人直接管理、代建制以及委托制相結(jié)合的管理模式。重大水利工程建設(shè)項(xiàng)目如果涉及的建管模式多，勢(shì)必會(huì)造成相關(guān)政策法規(guī)配套制度的不夠統(tǒng)一；同時(shí)由于工作決策體制不一樣，造成有關(guān)工程檔案驗(yàn)收管理工作步伐一致性的欠缺，使得工程檔案驗(yàn)收管理工作難度系數(shù)要高于單一建管模式下的工作。

（2）參建單位數(shù)量多

重大水利工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案工作遵循統(tǒng)一集中管理的原則，參建單位數(shù)量眾多，造成文件材料形成主體的多元化，往往使得工程檔案從收集、整理開(kāi)始，就面臨著從規(guī)章制度到規(guī)范管理的差異性，由此產(chǎn)生的不同類(lèi)別工程檔案則勢(shì)必在迎檢、迎驗(yàn)階段要面臨著統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求下的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性的問(wèn)題，不僅數(shù)量多還要花時(shí)間精力予以解決。

（3）存在外委項(xiàng)目

大型水利工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，不可避免地會(huì)形成與電力、交通、鐵路等行業(yè)交叉的建設(shè)內(nèi)容，且在實(shí)施過(guò)程中，由于專(zhuān)業(yè)特殊性要求，常采用委托相關(guān)電力、交通、鐵路等部門(mén)認(rèn)定的資質(zhì)單位實(shí)施的情況，而外委項(xiàng)目檔案又遵循相關(guān)行業(yè)檔案要求進(jìn)行收集和整理，許多做法要求與水利工程檔案不一樣或是相差很大。因此，從檔案驗(yàn)收管理的角度來(lái)說(shuō)，外委項(xiàng)目多，形成檔案主體多，同樣是制約驗(yàn)收的一個(gè)重要影響因素。

（4）變更索賠糾紛多

無(wú)論是工程實(shí)施前的變更，還是事后提出的工程索賠，都存有多種情況和原因，而按照工程檔案成套性的原則，往往由于變更索賠處理需要較長(zhǎng)時(shí)間，甚至有時(shí)由于兩者交織在一起，使得有關(guān)處理過(guò)程愈加漫長(zhǎng)，造成全過(guò)程文件材料的收集、整理難度加大，這也是驗(yàn)收工作的一個(gè)難點(diǎn)。

（5）機(jī)構(gòu)調(diào)整變化

在長(zhǎng)周期的工程建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)單位經(jīng)常出現(xiàn)因機(jī)構(gòu)調(diào)整變化而造成有關(guān)檔案人員的更換和調(diào)整，而一些參建單位常在主體工程完成但檔案驗(yàn)收工作尚未開(kāi)展就撤場(chǎng)，僅留下個(gè)別人員收尾，由于檔案工作的連續(xù)性要求，上述情況不可避免地會(huì)影響工程檔案驗(yàn)收管理工作。

（6）硬件設(shè)施建設(shè)不足

檔案驗(yàn)收管理工作沒(méi)有配備完備的硬件設(shè)施，一方面是投入機(jī)制中專(zhuān)門(mén)經(jīng)費(fèi)設(shè)置的不足，另一方面也是場(chǎng)地預(yù)留量不夠，造成檔案驗(yàn)收大批量投入人員整編材料時(shí)，缺少相應(yīng)的支撐設(shè)備和設(shè)施。

（7）工程延誤延期

無(wú)論工程延誤還是延期，都會(huì)使原有工期拉長(zhǎng)，導(dǎo)致整個(gè)合同工期的延長(zhǎng)，造成建設(shè)、施工和監(jiān)理等單位工程檔案收集時(shí)間跨度大，加大了檔案驗(yàn)收工作難度。

三、應(yīng)對(duì)舉措

1.普遍性與針對(duì)性并重

一是政策引領(lǐng)，制度體系補(bǔ)短板。本著“有問(wèn)題必有對(duì)策，有想法必有支撐”的原則，完善制度體系建設(shè)，使得工程檔案管理有關(guān)制度、辦法在理論邏輯上相互支撐，在驗(yàn)收工作實(shí)踐中環(huán)環(huán)相扣。

二是按照“權(quán)力與責(zé)任同步下放”“誰(shuí)承接、誰(shuí)監(jiān)管”的要求，明確責(zé)任主體，將具體工作職責(zé)、工作要求和目標(biāo)予以公示，確保有關(guān)部署安排全面落實(shí)，保證執(zhí)行力度。

三是在合同中明確條款，對(duì)驗(yàn)收影響因素予以有效約束。

2.重管理更重質(zhì)量

一是將檔案驗(yàn)收工作質(zhì)量放在首位，遵循“沒(méi)有質(zhì)量，數(shù)量是零”的原則，針對(duì)內(nèi)部工作人員，通過(guò)強(qiáng)化管理，明確要求在工作中，對(duì)于檔案驗(yàn)收工作匯報(bào)說(shuō)結(jié)果，請(qǐng)示工作說(shuō)方案，總結(jié)過(guò)程說(shuō)流程，布置工作說(shuō)要求。

二是對(duì)于借助的專(zhuān)家外力，應(yīng)抓好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)環(huán)節(jié)，并以解決具體問(wèn)題為基本要求，同步跟蹤并協(xié)助督促項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案整編、法人自驗(yàn)和問(wèn)題整改加強(qiáng)全過(guò)程管理。

三是抓住驗(yàn)收管理工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)內(nèi)充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，設(shè)定階段目標(biāo)，將“補(bǔ)短板、強(qiáng)監(jiān)管”工作總基調(diào)落到實(shí)處■