人事檔案電子信息化管理分析

秦晨卿 武城縣人事檔案和社會保障局

一、人事檔案信息化發(fā)展的深遠(yuǎn)意義

人事檔案作為當(dāng)前最重要的任務(wù)，是如何有效地管理和利用檔案資源，如何更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。個(gè)人信息的重要載體是人事檔案，它記錄了一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想、言行、社會關(guān)系等。合理、科學(xué)地利用人事檔案對相關(guān)工作的開展起著重要作用。人事檔案是企事業(yè)的重要資源，對企事業(yè)的發(fā)展起著極其重要的作用，檔案信息化建設(shè)勢不可擋。此外，應(yīng)加強(qiáng)管理，培養(yǎng)管檔人員的責(zé)任感和職業(yè)能力，運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)和方法管理企事業(yè)人事信息檔案，逐步形成適應(yīng)企事業(yè)發(fā)展需要的人事檔案信息檔案管理平臺。

二、新時(shí)期人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不夠完善

對于很多企事業(yè)單位來說，人事檔案的管理其實(shí)相當(dāng)于企事業(yè)單位的部門管理。雖然一些企事業(yè)單位制定了相應(yīng)的體制對策，但缺乏具體的計(jì)劃和工具導(dǎo)致人事檔案管理混亂。此外，還有一些企事業(yè)單位缺乏人事檔案管理系統(tǒng)，而且業(yè)務(wù)部門的招聘和管理領(lǐng)域也沒有得到管理。許多應(yīng)集成到信息管理中的信息和文檔未得到充分保留，導(dǎo)致文件丟失。由于文件輸入標(biāo)準(zhǔn)不一致，各部門對文件的輸入和組織不一致，使個(gè)人慣例和方法難以在文件目錄編目中使用，工作人員目錄也不清楚。

（二）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺

大多數(shù)企事業(yè)單位目前都沒有人事檔案電子信息化管理所需的硬軟件，這可能導(dǎo)致檔案管理違規(guī)。即使是一些機(jī)關(guān)的檔案也是積累起來的，無須采取適度、防盜等適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施，大大減輕了人事檔案中的電子信息管理負(fù)擔(dān)。信息技術(shù)在檔案審查和調(diào)查中的應(yīng)用不足，影響了人事檔案電子信息管理的完整性和安全性。此外，無法有效利用人事檔案概況的辦公室設(shè)施缺乏電子信息資源。而是處于管理階段，影響了檔案資源的有效利用。

（三）檔案檢索效率低

在人事檔案電子信息管理中，文件檢索目前仍處于手動檢索階段，電子信息化檢索尚未全面實(shí)施。這部分影響了檢索檔案信息化的準(zhǔn)確性和速度，增加了檢索檔案信息的工作量。此外，手動檢索也很有限，大大降低了人事檔案電子信息管理的效率。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題

實(shí)施人事檔案電子信息管理要求檔案管理設(shè)備熟悉檔案管理信息的知識和技能。即使政府機(jī)構(gòu)擁有自己的數(shù)字檔案管理設(shè)備，但由于員工的技能，信息管理也無法成功。因此，人事檔案工作人員應(yīng)盡快建立以信息為中心的管理信息系統(tǒng)，提高生產(chǎn)力，達(dá)到電子信息管理水平。

三、信息化背景下人事檔案管理方式新舉措

（一）引入專業(yè)管理軟件，奠定電子信息化管理基礎(chǔ)

在分析當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)和檔案電子信息管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件配套設(shè)施建設(shè)是順利推進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案電子信息管理的基礎(chǔ)和前提。簡單來說，只有保證完善先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，才能為進(jìn)一步的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和信息處理鋪平道路。有了完善的硬件設(shè)施，就要根據(jù)企業(yè)人事檔案處理的要求，在第一時(shí)間建立個(gè)人電子檔案，確保企事業(yè)單位干部職工的檔案信息能夠基于計(jì)算機(jī)平臺進(jìn)行查詢、瀏覽和下載，實(shí)現(xiàn)長期保存，順利推進(jìn)電子信息管理的實(shí)施。專業(yè)管理軟件的引入是影響檔案信息管理質(zhì)量的重要因素。因此，在引入軟件時(shí)需要考慮很多方面，尤其是要正確評價(jià)企事業(yè)人事檔案開發(fā)建設(shè)的現(xiàn)狀、企事業(yè)單位適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的能力以及人事檔案管理的缺陷和不足。在此基礎(chǔ)上，選擇專業(yè)管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案檢索、應(yīng)用和分析中的電子信息操作，促進(jìn)高度信息共享，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫。此外，信息共享的效果是影響人事檔案電子信息管理的重要因素。因此，在管理過程中，企業(yè)必須積極推進(jìn)信息共享平臺的建設(shè)，用網(wǎng)絡(luò)平臺滿足企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門的信息需求，保證信息傳遞的及時(shí)性，保持?jǐn)?shù)據(jù)的及時(shí)性和可靠性。

（二）建立健全的電子信息系統(tǒng)

建立電子信息管理系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，電子信息文件的管理變得更加容易，方便了人們的日常工作，確保了檔案管理的未來。對于人事檔案的電子信息管理來說，是一項(xiàng)綜合性的管理，涉及的內(nèi)容很多。因此，人事單位有必要建立高校電子信息管理系統(tǒng)。根據(jù)人力資源部門的實(shí)際情況，可以為電子數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)字檔案管理，處理文件、系統(tǒng)和光盤介質(zhì)，準(zhǔn)確控制歸檔的質(zhì)量和安全性，避免硬件問題，創(chuàng)建一個(gè)良好的電子人事檔案信息管理環(huán)境，并為人力資源部門的工作提供便利。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一共享的人事信息管理系統(tǒng)

促進(jìn)電子個(gè)性化，開發(fā)人事檔案概況和管理模式，開發(fā)大型國家或全面的人事檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)上共享非個(gè)人內(nèi)容，避免人事檔案管理和檔案管理方面的重復(fù)。對于重要的歸檔材料，建議實(shí)施電子和紙面文檔的雙歸檔，管理系統(tǒng)服務(wù)器必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)絡(luò)物理分離，數(shù)據(jù)庫備份必須經(jīng)常保存。

（四）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理是人事檔案電子信息管理的執(zhí)行者和操作者，對檔案管理的質(zhì)量有一定的影響，因此需要人力資源部門采取多樣化的方式提高檔案管理人員的素質(zhì)。比如對老員工進(jìn)行現(xiàn)代設(shè)備學(xué)習(xí)，電子信息檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高工作技能，定期審查現(xiàn)代設(shè)備的學(xué)習(xí)和操作水平，以了解員工的地位。此外，還可以制定適當(dāng)?shù)募畲胧膭顧n案管理人員提高自己的質(zhì)量，以滿足其工作的開展需要，從而實(shí)現(xiàn)從管理到服務(wù)的人事檔案的電子信息管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，需要加強(qiáng)對各工作地點(diǎn)電子文件開發(fā)的探索，工作人員必須在這些工作地點(diǎn)完成這項(xiàng)任務(wù)，包括簡化電子人力資源概況的管理和獲取，信息內(nèi)容的收集、歸檔和全面更新不受時(shí)間和空間的限制，簡化電子人力資源概況的保存，并防止在紙面文件歸檔方面的篡改；在此基礎(chǔ)上，采用科學(xué)的人力資源管理辦法，使人事檔案保持最新，建立統(tǒng)一的共同人力資源管理制度。