信息化時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化分析

盧中華 山東省淄博市周村區(qū)交通運(yùn)輸事業(yè)服務(wù)中心

一、信息化時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

①緩解檔案管理工作強(qiáng)度。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速進(jìn)步及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，大大提升了事業(yè)單位檔案管理工作的效率，使檔案管理工作的強(qiáng)度得以一定程度的減輕。通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、網(wǎng)盤(pán)存儲(chǔ)及數(shù)字化錄入等手段，可使以往檔案信息化管理中存在的紙媒管理、人工錄入等不足得以有效彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)了資料和信息的數(shù)字化處理，檔案信息資源的收集、存儲(chǔ)、備份等工作更加便捷。②提高檔案管理工作效能。為能夠促使檔案管理工作具有良好的發(fā)展環(huán)境，提升檔案管理工作效能，事業(yè)單位需要科學(xué)合理的推進(jìn)檔案信息化管理。通過(guò)對(duì)檔案信息化管理形式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，對(duì)軟硬件管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善，改進(jìn)檔案管理職能，確保檔案管理的合理性和有效性，在事業(yè)單位內(nèi)部及各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享、共建。同時(shí)，事業(yè)單位需嚴(yán)格按照我國(guó)相關(guān)政策法規(guī)規(guī)定對(duì)工作局域網(wǎng)進(jìn)行合理創(chuàng)建，確保其內(nèi)部、每個(gè)部門(mén)及其他相關(guān)事業(yè)單位之間的合作得以強(qiáng)化，從而達(dá)到信息互換與資源共享的目的，最終促使事業(yè)單位檔案管理工作的效率得以有效提升，使得事業(yè)單位能夠做出更加科學(xué)的決策，確保事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。③有助于事業(yè)單位公眾形象的提升。事業(yè)單位具有一定的公益性質(zhì)，其向社會(huì)傳播的信息直接影響到廣大人民群眾的日常生活，通過(guò)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，有利于大眾更加便捷地獲取相關(guān)信息，也提升政務(wù)處理的透明度，使得自身在廣大人民群眾心中具備一個(gè)良好的形象。為確保事業(yè)單位的可持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，其必須重視檔案管理工作，積極建設(shè)檔案管理信息化，有效提升電子信息資源的利用率，確保檔案管理公眾中電子信息的有效應(yīng)用與保存，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效開(kāi)展。

二、信息化時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化分析

（一）增加對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升信息化管理意識(shí)和技術(shù)水平

檔案管理工作，運(yùn)用信息化系統(tǒng)所涉及的范圍非常廣泛，而在運(yùn)用過(guò)程當(dāng)中，與事業(yè)單位的許多工作人員具有非常密切的聯(lián)系，具有很大的影響。為了進(jìn)一步順應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，確保在檔案管理當(dāng)中實(shí)現(xiàn)信息化的運(yùn)行和發(fā)展，需要事業(yè)單位不斷增大對(duì)信息化建設(shè)資金的有效投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，制定出更加合理的、有效的計(jì)劃，增強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)等。事業(yè)單位的檔案管理大多是內(nèi)部的工作，需要事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)這些人員進(jìn)行理論知識(shí)、專業(yè)技能的培訓(xùn)，有效提升管理工作人員對(duì)信息管理工作的積極性。除此之外，還可以建立起良好的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)考核相對(duì)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核成績(jī)不合格的一些人員進(jìn)行批評(píng)或者再培訓(xùn)，不斷提升管理人員的學(xué)習(xí)興趣，促使管理人員能夠掌握更多的知識(shí)，因地制宜地加快信息化構(gòu)建。

（二）積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)

為了保護(hù)事業(yè)單位的信息安全，優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果，首先，預(yù)警工作是極其重要的因素。事業(yè)單位對(duì)于可能預(yù)見(jiàn)的危險(xiǎn)性隱患防患于未然，起到預(yù)見(jiàn)的作用。在事業(yè)單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，保證每個(gè)成員能夠相互協(xié)作、相互配合，降低網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，通過(guò)防御不法分子通過(guò)惡意手段入侵，提高事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全性。其次，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)，并加以有效的推廣和落實(shí)，強(qiáng)化各級(jí)干部職工的信息安全意識(shí)，排除威脅檔案管理技術(shù)應(yīng)用安全的因子，使檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)得以順利落實(shí)。例如，利用防火墻技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互動(dòng)，還可以通過(guò)反擊使網(wǎng)絡(luò)入侵者無(wú)法實(shí)施入侵，破壞檢測(cè)系統(tǒng)難以得逞。在信息安全技術(shù)方面，領(lǐng)導(dǎo)者要注意規(guī)范工作者的日常操作，嚴(yán)禁隨意使用涉密計(jì)算機(jī)，在主觀上落實(shí)信息安全技術(shù)。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者要及時(shí)將高新安全技術(shù)引入到事業(yè)單位的信息化檔案管理中，深入優(yōu)化檔案管理工作的安全性，為檔案信息技術(shù)提供可靠保障。例如，在檔案管理中推行的文字材料雙層PDF、設(shè)備工程圖紙DWF或矢量化，使檔案的交接、存儲(chǔ)、調(diào)取等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化和信息化，全面提升了檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，深化了檔案管理信息化的落實(shí)?？傊?，事業(yè)單位檔案管理工作必須做到嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)守規(guī)定，將機(jī)密文件和管理資料的安全性工作落實(shí)。

（三）加大檔案安全管理力度，保障檔案安全性

隨著現(xiàn)代化檔案管理理論的不斷變化，事業(yè)單位開(kāi)始更加注重檔案的實(shí)際價(jià)值，保證檔案的完整性與真實(shí)性。利用數(shù)字化技術(shù)與云平臺(tái)等，雖然能為檔案管理提供許多方便，但也存在很多問(wèn)題。例如，在互聯(lián)網(wǎng)中，存在許多黑客、病毒程序，使各個(gè)部門(mén)在檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中，可能出現(xiàn)泄密、數(shù)據(jù)丟失事件?；诖?，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，需要樹(shù)立良好的安全意識(shí)與保密意識(shí)，逐步做好事前的控制工作，編制事后的處理方案。例如：根據(jù)檔案的保密程度，合理運(yùn)用訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)等信息技術(shù)，保證檔案管理的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化背景下，事業(yè)單位實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理勢(shì)在必行。通過(guò)完善檔案管理制度，建立健全信息化平臺(tái)，既能保證檔案管理工作順利進(jìn)行，還能減少人力成本支出，不斷提升檔案管理效率。事業(yè)單位在摒除傳統(tǒng)手寫(xiě)檔案管理方式的基礎(chǔ)上，推行無(wú)紙化辦公，能為各個(gè)部門(mén)的工作提供依據(jù)，方便工作人員查閱資料與檔案?；诖?，事業(yè)單位需要不斷加大檔案管理資金投入，適當(dāng)引入軟件設(shè)備與硬件設(shè)備，以此加快檔案管理的改革速度，健全檔案人才培養(yǎng)機(jī)制，并加大檔案安全管理力度，保證事業(yè)單位檔案的安全性與實(shí)效性。