大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析

呂凱 山東省淄博市周村區(qū)交通運輸事業(yè)服務(wù)中心

一、事業(yè)單位檔案管理服務(wù)中應(yīng)用大數(shù)據(jù)的意義

大數(shù)據(jù)技術(shù)給當前的事業(yè)單位檔案管理服務(wù)工作提供了有效工具。當前的事業(yè)單位運行中，會產(chǎn)生較多的信息資料，而且業(yè)務(wù)量在持續(xù)增加，這給檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。在檔案管理中，需要建設(shè)數(shù)據(jù)庫來完善當前的工作，這樣可以及時更新數(shù)據(jù)并且快速提取信息，保證事業(yè)單位的運行效率。在事業(yè)單位檔案管理服務(wù)中，首先要備份舊檔案，利用掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子文件，能夠有效避免丟失和損壞問題。傳統(tǒng)的檔案管理中，主要使用紙質(zhì)載體，實施了被動管理的方式，信息資源利用率比較低。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)，可以靈活使用信息資源，并且節(jié)約較多的人力成本。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析

（一）提高全員意識，加強對信息化人事檔案管理的重要性認識

機關(guān)、事業(yè)單位要深刻認識到人事檔案對單位個人、事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展的重要價值和作用，從根本上加強對信息化人事檔案管理工作的重視程度。從制度上，制定有效的管理方案，從人事檔案的歸納整理、到借閱層級規(guī)定、到原始資料的保管、到動態(tài)檔案的及時更新等人事檔案管理工作，都需要進行嚴密科學(xué)的規(guī)定，確保檔案及時、準確、高效的整理與運行。例如，要求進行季度一次的人事檔案更新和報表提交，就能從根本上解決檔案管理信息延遲的問題。從設(shè)備和資金投入上，要下大力氣進行信息化人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，以促進實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下信息化管理的硬件與軟件配置。

（二）大數(shù)據(jù)背景下共享檔案資源

根據(jù)當前的情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些問題，比如條塊分割比較明顯，一些事業(yè)單位檔案管理部門擔心檔案資料泄密，所以不愿意與其他單位的檔案管理部門進行共享，其實檔案具有歷史價值，只有共享，才能實現(xiàn)其本質(zhì)價值，如果進行分散管理，條塊分割，不僅不利于共享資源，也會在一定程度上增加管理成本，這不利于更大程度地發(fā)揮檔案資源的社會價值。所以事業(yè)單位的檔案管理部門要建立良好的合作關(guān)系，統(tǒng)一建立檔案資料共享平臺，制定開放標準，將檔案館的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料上傳到網(wǎng)絡(luò)公共平臺中，發(fā)揮信息技術(shù)的力量，使更多的人可以檢閱、利用檔案資源。與此同時，事業(yè)單位檔案管理部門還要立足于優(yōu)化配置公共資源的角度，在保證知識產(chǎn)權(quán)和國家機密的前提下，適時開放各種數(shù)字信息資源，要承擔起國家數(shù)據(jù)中心的職責(zé)，為地方政府和其他公共部門搜集、利用檔案信息提供服務(wù)。

（三）科學(xué)收集事業(yè)單位檔案

在收集事業(yè)單位檔案過程中，需要重視保存價值比較高的視頻、數(shù)據(jù)、信息和文獻資料，這些都屬于核心內(nèi)容。同時，需要對這些關(guān)鍵資料進行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化為電子檔案內(nèi)容，利用信息化技術(shù)進行操作。在搜集檔案信息時，也需要重視信息化內(nèi)容的收集，從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化載體，這樣可以高效利用和安全保存。尤其是在當前的事業(yè)單位檔案管理服務(wù)中，可以結(jié)合云計算大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)對于事業(yè)單位檔案的快速檢索和分布式存儲，利用大數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)和云計算技術(shù)來提升檔案的查全率和查準率，這可以顯著提升當前事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的效率，并且促進當前工作內(nèi)容和方式的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）完善檔案管理制度和基礎(chǔ)管理設(shè)備

為了促進事業(yè)單位檔案管理走向規(guī)范化，完善檔案管理制度非常重要。根據(jù)單位實際需求，結(jié)合法律規(guī)定，從事業(yè)單位的收集、整理、分類、保密等方面下手，形成一套完整的檔案管理制度。要加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的資金投入，緊跟時代發(fā)展步伐，利用信息技術(shù)的力量，引進現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)和軟件，促使檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)自動化，讓事業(yè)單位檔案管理工作走向統(tǒng)一、規(guī)范化，促進事業(yè)單位檔案管理水平的提升。此外，事業(yè)單位應(yīng)該不斷完善檔案管理硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是保障檔案管理自動化落實的基礎(chǔ)。為了保障檔案管理工作順利地進行，最為主要的工作就是完善計算機網(wǎng)絡(luò)安全，定期對計算機網(wǎng)絡(luò)進行維護，建立防火墻，這樣才能保障檔案資料的安全性，也能更好地實現(xiàn)辦公自動化檔案管理，從而地提高檔案管理的工作效率，減輕人工檔案管理的壓力。

（五）改良人力資源管理方式

從一些不符合時代發(fā)展的人力資源管理工作方面可以發(fā)現(xiàn)，很多人力資源管理都是使用靜態(tài)的信息管理方式。這種方式難以解決單線信息和信息碎片需要相互融合的問題，很多基層單位的人力資源管理人員能力有所欠缺，這也使得人力資源管理工作方面并不能夠創(chuàng)新發(fā)展從而變得更加完善，所以可以構(gòu)建數(shù)據(jù)管理的新程序，在進行人力資源管理的時候，能力管理是比較重要的，要全面地了解能力和崗位在基層單位發(fā)展的過程當中的作用，要讓基層單位獲得更多高素質(zhì)的專業(yè)人才，也要利用信息化的方式，讓基層單位的人力資源管理能夠增加對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用力度，讓人才管理的系統(tǒng)能夠更加健全，并且也可以招聘更多的有高素質(zhì)的優(yōu)秀人才，使用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建基層單位的網(wǎng)站，設(shè)立人才招聘的網(wǎng)頁。不僅如此，也要能夠?qū)⑷瞬抛鳛橹匦膩硗瓿扇肆Y源管理，基層單位的發(fā)展和專業(yè)知識分不開的，如果想要讓基層單位能夠平穩(wěn)地發(fā)展，那么就必須要能夠確?；鶎訂挝话l(fā)展過程當中各個部分都能夠擁有能力比較高的人才。因此，在進行人力資源管理的時候必須要調(diào)整將職位作為重心這樣落后的管理方法，要能夠把人才當作管理的重點，人力資源管理的人員必須要能夠了解人才實際的需求，為人才真正展現(xiàn)其專業(yè)能力和知識水準提供更多的條件。

三、結(jié)語

綜上所述，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理服務(wù)和大數(shù)據(jù)屬于重要趨勢，可以保證當前檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案工作人員需要積極更新自己的知識儲備，并且積極學(xué)習(xí)應(yīng)用大數(shù)據(jù)的方法，這樣才能適應(yīng)當前科技的進步，有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來發(fā)掘檔案信息中的內(nèi)容，更好地服務(wù)社會。