銷售公司加油站資金風險防控分析

劉曉彬 天津銷售分公司

銷售公司加油站作為石油生產(chǎn)企業(yè)的終端，點多面廣，資金收支量大、收款方式多，加油站既是油品銷售企業(yè)資金貢獻的主渠道，也是資金安全風險的主陣地。隨著資金集團化管理，銷售企業(yè)建立了科學的收支兩條線管理模式，資金管理制度日益完善，資金管控能力明顯增強，資金專業(yè)化、規(guī)范化管理水平明顯提高。近年來，多種新支付方式興起，加油站資金結算方式不斷增加，資金風險點隨之擴大，加油站資金被截留、挪用、套利套現(xiàn)等違規(guī)違法現(xiàn)象有所抬頭，給銷售公司帶來了一定經(jīng)濟損失和較嚴重的負面影響。如何有效防控加油站資金安全風險，一直是銷售企業(yè)研究解決的重要難題。筆者通過對銷售企業(yè)財務部門及加油站深入調查，剖析了加油站資金存在的風險，對財務業(yè)務協(xié)同管理的資金安全責任制進行一些探討，明確加油站資金安全管理責任的界定和配套措施，建立起更加有效的加油站資金安全風險防控的工作機制。

一、資金安全風險防范的重要性

資金是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等一系列經(jīng)濟活動中的重中之重，是成品油銷售企業(yè)正常經(jīng)營的血液，一個省公司每年的營業(yè)額都在幾十上百億以上，直接經(jīng)手的營業(yè)人員千人以上，部分萬噸站年營業(yè)額億元以上，如此大額的資金、大范圍的直接接觸，給資金管理帶來了極大的風險，如果資金安全管理出現(xiàn)漏洞，則必將影響整個公司的生產(chǎn)經(jīng)營。只有牢牢把握好資金風險管控，運用積極有效的管理方法和監(jiān)督手段，嚴控資金流轉環(huán)節(jié)，才能將企業(yè)的經(jīng)濟效益提高。

二、銷售公司加油站資金安全風險分析

經(jīng)過多年發(fā)展，油品銷售企業(yè)采用資金管理平臺、加油站資金管理系統(tǒng)、銀企對賬等功能，使加油站資金風險大幅降低，風險管控水平明顯提高，然而從實際稽查中發(fā)現(xiàn)的問題來看，雖然監(jiān)控手段較多，但由于加油站員工素質參差不齊、資金體量大、收款方式繁多，難免出現(xiàn)一些管理風險。加油站資金安全風險管理體系在建立之初，必須先要找準影響銷售企業(yè)加油站資金安全的內外部關鍵風險點。

（一）員工綜合素質與職業(yè)道德層面

加油站現(xiàn)場銷售人員的綜合素質和職業(yè)道德理念，是一個資金風險防控的第一關，也是重點關口，如果現(xiàn)場銷售人員綜合素質不高，職業(yè)道德教育和理念也較低，則易出現(xiàn)假鈔、短款等資金損失，個別情況下還會出現(xiàn)挪用銷售款、套利套現(xiàn)等違法違規(guī)現(xiàn)象。

（二）公司管理及制度層面

銷售企業(yè)加油站地點較分散，站內資金流大、收款方式繁多，風險較高，如管理不善，極易造成資金損失。雖然多年來銷售公司狠抓資金內部控制，但是在實際工作當中仍然有相當多的管理漏洞存在，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.各基層單位主管領導的重視程度。銷售公司和各基層單位都制訂了較為完善的資金管理制度和相應獎懲規(guī)定，但由于各基層單位主管領導的重視程度不足，相關規(guī)定無法得到有效落實，造成加油站員工不了解或不重視制度規(guī)定，因此產(chǎn)生挪用銷售款、內外勾結套利套現(xiàn)和滾動賒銷等問題，從而形成資金安全風險。

2.非油品銷售管理滯后。近年來，各基層單位為完成銷售任務，大幅提升便利店非油商品銷售收入，不同程度的開展了水果、蔬菜和農(nóng)產(chǎn)品等店外銷售，因上述商品品種較多，在銷售公司非油銷售系統(tǒng)中沒有相應編碼，造成加油站購銷存管理出現(xiàn)漏洞，個別員工利用個人微信等方式收取客戶貨款后未及時掃碼銷售或月末統(tǒng)一掃碼銷售，客戶貨款長期滯留個人賬戶、銷售價格不明確，形成資金安全風險。

3.非銀行上門收款日的現(xiàn)金管理存在漏洞。隨著成品油市逐漸放開，加油站利潤率逐步降低，基層單位考慮降本增效因素，對個別偏遠站和現(xiàn)金銷售量較小的站采用間隔式上門收款，但對間隔期間加油站留存的現(xiàn)金未制訂相應管理規(guī)定，個別員工利用管理漏洞，將現(xiàn)金銷售款在個人賬戶滾動滯留，形成資金安全風險。

（三）壞賬風險

隨著市場競爭的日趨激烈，銷售企業(yè)為爭取客戶，逐漸加大了賒銷力度，而只要有應收賬款存在，就會有壞賬風險，客戶欠款金額越大、期限越長，發(fā)生壞賬風險可能性也越高。個別加油站為了提高銷量甚至擅自賒銷，大大增加了壞賬風險。

（四）第三方支付風險

隨著互聯(lián)網(wǎng)金融迅猛發(fā)展，銷售企業(yè)為了取得第三方支付的優(yōu)惠政策，在系統(tǒng)中增加了多種第三方支付結算方式。各銷售企業(yè)目前在用的地方性商業(yè)預付卡、網(wǎng)絡支付工具等多達幾十種。這些支付方式魚龍混雜、良莠不齊，個別銷售企業(yè)甚至降低門檻，放低警戒線，一是采用由第三方POS收款存入某定點戶加油主卡和多張副卡，再由該定點戶組織虛假車隊（實際為社會零散客戶）利用副卡在銷售企業(yè)加油，從而套取銷售企業(yè)優(yōu)惠；二是個別社會單位辦理完銷售企業(yè)的主卡和多張副卡后，利用微信小程序優(yōu)惠吸引零散司機客戶充值，在司機加油時使用社會單位給予的副卡，這些社會單位則套取了銷售企業(yè)的大客戶優(yōu)惠。更嚴重的是上述行為還能套取增值稅專用發(fā)票，銷售企業(yè)的管理風險驟然增加。

三、資金風險防范建議與措施

資金風險分為主觀和客觀風險，如主觀上認識不足，客觀上管理制度再細、獎懲規(guī)定再嚴、監(jiān)控設施再完善，風險事故依然會層出不窮。因此為確保資金安全，在資金安全事故多發(fā)的銷售環(huán)節(jié)，必須建立一套事前機制保障、事中系統(tǒng)管控、事后信息監(jiān)督的全過程、全方位控制管理體系，才能確保資金管理安全有效。建立資金安全管理的機制，首先需要認識到位，理念先行，即必須更新現(xiàn)有“財務部門全權負責資金安全管理、資金出了問題就是財務的問題”的傳統(tǒng)理念，建立從源頭上選好人用對人，從運營上明確“誰主管、誰經(jīng)手、誰負責”，從制度上明確“誰出臺、誰檢查、誰落實”的全新資金安全的理念。

（一）強化資金管控是業(yè)務財務協(xié)同作戰(zhàn)的理念

資金風險防控是全流程閉環(huán)管理，從加油員工招聘開始到資金及時、足額、安全地存入銀行為止，其中包括人事（人員招聘環(huán)節(jié)）、業(yè)務（油品非油品銷售環(huán)節(jié)）、財務（資金收取盤點核對環(huán)節(jié)）、基層單位負責人（制度宣貫、獎懲執(zhí)行環(huán)節(jié)）等多方面的共同合力，例如員工招聘時是否對其資格進行了嚴格審查、相關單位是否對關鍵崗位人員的思想及行為變化進行了有效關注、業(yè)務部門和加油站經(jīng)理是否正確的宣貫和執(zhí)行了公司銷售和資金管理規(guī)定、財務部門是否嚴格執(zhí)行了加油站資金日勾對和其他貨幣資金月清查制度、基層單位負責人是否對違反規(guī)定的人員進行了有效的處理等等，上述任何一個環(huán)節(jié)有了遺漏和缺失，資金風險防控就會出現(xiàn)漏洞，其理論就像一輛汽車，方向盤、剎車片、傳動軸、燈、油箱、輪胎等等，哪樣有問題都不能上路，否則必然會出現(xiàn)安全風險。因此，要徹底改變銷售企業(yè)“資金出了問題就是財務的問題、資金檢查就是針對財務部門的檢查”的傳統(tǒng)理念，明確劃分和界定各專業(yè)部門、各級組織、各業(yè)務流程中相對應的資金安全責任，充分發(fā)揮專業(yè)部門的管控優(yōu)勢，強化資金管控是業(yè)務財務一體化管控的新理念，將資金管控責任全方位具體化，真正形成資金安全業(yè)務財務協(xié)同作戰(zhàn)的理念，才能更好地破解銷售企業(yè)資金安全管理的難題，降低資金安全風險。

（二）建立事前機制保障、事中系統(tǒng)管控、事后信息監(jiān)督的閉環(huán)管理措施

1.繼續(xù)建立健全內控機制。完善涉及資金風險防控各環(huán)節(jié)的制度、流程，明確關鍵崗位的職能和責任，從制度建立、業(yè)務分工、崗位牽制、獎懲落實等各方面做好資金管控的機制保障，確保資金業(yè)務的不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，通過完善的制度去規(guī)范資金安全管理工作，做到有章可循、有法可依，避免資金安全管理的隨意性、盲目性，提升資金安全管理水平，確保資金安全流轉。

2.形成有效的資金管控模式。一是嚴格執(zhí)行資金日繳存、日勾對，對每日到賬資金逐筆勾兌審核，做到“日清日結”，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通和通報；二是嚴格執(zhí)行銀行上門收款，同時從集團層面建立資金系統(tǒng)與銀行押運、收款系統(tǒng)對接，建立加油站現(xiàn)金從系統(tǒng)收款、系統(tǒng)繳存、款車到站、錢款繳存、錢款押運、錢款入庫（銀行）、錢款到賬的全流程動態(tài)管理，對應繳存錢款實行綠燈、黃燈、紅燈三種形態(tài)實時監(jiān)控，對黃燈狀態(tài)資金采取電話溝通核實等管控措施、對紅燈狀態(tài)資金采取電話通報、直達現(xiàn)場等緊急措施；三是利用現(xiàn)有各項系統(tǒng)平臺，對微信、支付寶等收款方式實行非現(xiàn)金的系統(tǒng)日對賬；四是在不增加費用的基礎上推進非現(xiàn)金結算業(yè)務，降低加油站的現(xiàn)金流量。

3.狠抓事后監(jiān)督。一是利用現(xiàn)有信息系統(tǒng)和視頻監(jiān)控的優(yōu)勢，建立動態(tài)監(jiān)督系統(tǒng)平臺，從技術上、效率上提升管理水平，對資金不及時繳存、刷卡套現(xiàn)套利等行為加大審核力度，加強資金的風險防控；二是加大資金業(yè)務檢查力度，對違規(guī)行為從嚴從重處罰。對資金大站、重點站和疑似問題站實行增加檢查頻次和突擊檢查，對違規(guī)行為實施“零容忍”的管理政策，對相關人員進行重罰，情節(jié)嚴重的移交司法機關追究刑事責任，“小洞不補大洞吃苦”，對任何一項資金違規(guī)行為的姑息，就是在縱容其他員工違規(guī)，反之對違規(guī)行為從嚴從重處罰，既是震懾其他人員，也是在保護其他人員。

（三）提升基層領導資金安全風險意識

制度和規(guī)定雖全雖嚴，但關鍵在落實，否則只是掛在嘴角上，而不是落實在具體行動上，所以提升加油站資金安全風險意識的重點在于提升基層直管領導的思想認識，要對基層直管領導和站經(jīng)理加強培訓和督導，簽訂《資金安全責任書》，使他們從自身做起，從而帶動加油站員工，讓資金安全制度的宣貫和執(zhí)行深入人心。

（四）加強員工選人用人和思想道德建設

資金風險防范，關鍵在基層員工，重點在關鍵崗位，抓好基層業(yè)務主管負責人和加油站經(jīng)理等關鍵崗位選人用人，對提升資金風險防范能夠起到事半功倍的作用。一是對關鍵崗位要把好選人用人關口，同時做好定期崗位輪換工作，這既是提高資金安全風險防范的方法，也是對關鍵崗位員工的保護；二是加強員工思想道德建設，形成以站為家、以站為榮的理念，讓員工從內心建立起“不想伸手、不值得伸手”和“莫伸手，伸手必被捉”的心理防線。

（五）有效開展資金稽查，重點跟蹤問題落實

定期開展稽查、不定期開展突擊檢查、利用加油站視頻全員掃站監(jiān)控等多種手段相結合，對稽查發(fā)現(xiàn)的問題，不是簡單的發(fā)個稽查通報就了事，而應該就問題深入剖析，一是問題產(chǎn)生的原因，是制度缺失還是宣貫不到位，是有意為之還是無意犯錯等等，二是解決的方法，包括完善制度、加強宣貫、加大培訓、從重處罰等等，三是相同或相關聯(lián)問題是否在其他加油站也不同程度的存在，要對其他類似站點進行必要抽查，四是基層單位對發(fā)現(xiàn)的問題的處理是否妥當，是否能對其他員工產(chǎn)生警醒作用，否則就會出現(xiàn)屢查屢犯、屢犯屢查，陷入同樣的問題層出不窮的怪圈。

隨著銷售公司的蓬勃發(fā)展，業(yè)務銷售模式和資金收款的形式更新，資金安全風險的防范不是一成不變的，資金安全風險管理理念也要與時俱進，只有充分了解加油站存在的各類資金風險，才能采取有效的措施控制風險，才能確保加油站的資金安全經(jīng)營，資金風險管控是銷售企業(yè)管理永恒的重點。