新形勢下如何做好發(fā)電企業(yè)辦公室管理工作的思考

李鑫泉

[摘 要] 發(fā)電企業(yè)中辦公室的職能管理工作十分重要，是聯(lián)結(jié)上級領(lǐng)導(dǎo)和各部門之間的重要紐帶。作為企業(yè)中的重要中樞部門，辦公室的管理工作人員更應(yīng)當(dāng)充分意識到自己身上的責(zé)任和義務(wù)，在處理日常事務(wù)過程中要積極統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個部門的需求，并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋工作內(nèi)容。然而，目前發(fā)電企業(yè)辦公室管理工作并沒有完全符合既定要求，在工作上存在流于表面、散漫等問題。文章將分析發(fā)電企業(yè)辦公室管理工作存在的問題，思考新形勢下發(fā)電企業(yè)管理工作的策略。

[關(guān)鍵詞] 發(fā)電企業(yè)；辦公室；管理工作

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

發(fā)電企業(yè)辦公室承擔(dān)著企業(yè)內(nèi)部大部分管理工作，面對復(fù)雜的管理工作，工作人員應(yīng)當(dāng)從思想、制度、效率等方面嚴(yán)格要求自己，并且在工作中注重協(xié)調(diào)多方因素，讓企業(yè)的管理和決策在正確的道路上行走。目前，發(fā)電企業(yè)在管理工作上仍存在諸多問題，辦公室管理人員在做好本職工作的同時也要善于發(fā)展這些問題，并積極在實(shí)踐中探索解決方式。

一、發(fā)電企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

（一）企業(yè)規(guī)章制度不完善

發(fā)電企業(yè)的規(guī)章制度制定是制約企業(yè)人員不良行為的重要保障之一，在規(guī)則制度運(yùn)行之下，企業(yè)員工能夠明確在工作時應(yīng)該做什么而不應(yīng)該做什么，并且對員工的工作績效也有一定的要求，敦促員工能夠嚴(yán)格遵守規(guī)范，奉獻(xiàn)崗位。然而，目前看來發(fā)電企業(yè)的規(guī)章制度并不十分完善，主要體現(xiàn)在管理制度制定條例不完善，制度制定長久實(shí)施卻未能與時俱進(jìn)，與現(xiàn)實(shí)情況不相符合。制度條例威信力不足，缺少必要的獎懲制度。此外，辦公室管理者對制度運(yùn)行不重視。甚至，辦公室員工本身奉行管理的責(zé)任，但明知故犯，在辦公期間違背規(guī)章制度，隨意散漫，給辦公室?guī)聿缓玫娘L(fēng)氣。

（二）辦公室管理工作效率低

發(fā)電企業(yè)的辦公室職能因其企業(yè)運(yùn)營特性而具有許多特殊職能。然而，發(fā)電企業(yè)辦公室人員卻并未意識到這一特殊性，仍是將自己看作一名普通的辦公室工作者，忽視了管理職責(zé)。大部分工作人員被動地接受領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，把自己局限在處理辦公文件上，而大部分發(fā)電工作都需要管理人員親自審查監(jiān)督，才能在文件上進(jìn)行批復(fù)，也更利于向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。此外，辦公室工作人員在職能分配上缺少系統(tǒng)優(yōu)化，職能分工的混亂容易導(dǎo)致工作互相推諉的情況，也更加容易滋生辦公室矛盾，從而導(dǎo)致辦公效率越來越低[1]。

（三）深度服務(wù)質(zhì)量較差

發(fā)電企業(yè)辦公室需要統(tǒng)籌負(fù)責(zé)企業(yè)上下的各項(xiàng)事務(wù)，是企業(yè)運(yùn)行的中樞機(jī)構(gòu)。辦公室所負(fù)責(zé)的工作往往涉及企業(yè)管理經(jīng)營上的多項(xiàng)內(nèi)容，工作量較大，工作內(nèi)容也比較繁雜。由于工作性質(zhì)的特殊性，辦公室管理人員則更需要善于兼顧和處理各項(xiàng)事務(wù)，深入了解各項(xiàng)事務(wù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，提升工作處理效率，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方。然而，在實(shí)際工作中辦公室人員缺少對本職工作的深刻理解，深度服務(wù)質(zhì)量較差，無法充分發(fā)揮管理人員在企業(yè)內(nèi)部的指導(dǎo)作用，不利于企業(yè)管理發(fā)展。

（四）管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)較低

辦公室作為承上啟下的職能部門，負(fù)擔(dān)著較為重大的責(zé)任，既要嚴(yán)格傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意志，又要對各部門的信息進(jìn)行反饋，是企業(yè)上下級溝通的重要紐帶。目前來看，根據(jù)崗位需求建設(shè)辦公室的人才團(tuán)隊(duì)是十分必要的事情，缺少足夠人力進(jìn)行管理運(yùn)行對企業(yè)發(fā)展較為不利。辦公人員除了在數(shù)量上較少以外，辦公人員的團(tuán)隊(duì)水平總體較低，質(zhì)量較差。首先體現(xiàn)在辦公管理者的專業(yè)知識水平較低，部分專業(yè)性較強(qiáng)的工作難以勝任。其次，員工對本職工作不加以重視，對辦公室工作的思想態(tài)度不端正，容易根據(jù)所謂的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行企業(yè)管理，導(dǎo)致許多教條主義，從而引起企業(yè)內(nèi)部矛盾。辦公室整體團(tuán)隊(duì)建設(shè)質(zhì)量決定其在企業(yè)內(nèi)部的地位，缺少威信力的辦公室將會無法在企業(yè)中立足，得不到各部門的認(rèn)同，開展工作也將變得困難受阻[2]。

二、新形勢下發(fā)電企業(yè)管理工作的策略

（一）制定完善的管理制度

新形勢下發(fā)電企業(yè)的辦公室更加需要發(fā)揮責(zé)任意識和作用，對于企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的問題或即將可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行探究，并積極找出解決眼下問題的最優(yōu)措施。而為了防止企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)更多的問題，辦公室可以對企業(yè)內(nèi)部正在施行的管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，用管理制度來約束和激勵其他企業(yè)員工，不僅能夠減少企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的矛盾和問題，也能減輕辦公室的工作負(fù)擔(dān)。辦公室可以牽頭制定符合企業(yè)文化、企業(yè)運(yùn)行機(jī)制的相關(guān)制度，注重以人為本的理念，制訂嚴(yán)格又不失人性化的規(guī)章制度，讓企業(yè)管理能夠在制度下透明運(yùn)行，也能讓企業(yè)員工信服于企業(yè)制度。企業(yè)的管理制度不僅要體現(xiàn)“管”上，即制約員工的不良行為。也要體現(xiàn)在激勵員工積極工作等方面。因此，企業(yè)的管理制度應(yīng)當(dāng)與考核制度并行，讓工作績效考核推動員工開展工作。值得注意的是，考核制度應(yīng)當(dāng)符合當(dāng)下發(fā)電企業(yè)的現(xiàn)狀，重視員工的全方面發(fā)展，既要考核工作質(zhì)量、工作效率、考勤等，也要考核思想態(tài)度、創(chuàng)新意識等，讓員工能夠從多方面對自己進(jìn)行要求，才能營造良好的企業(yè)工作氛圍[3]。

（二）注重深化管理服務(wù)職能

在大多數(shù)人眼中，辦公室的工作看上去十分輕松易上手，只需要坐在辦公室進(jìn)行文件審閱等，其實(shí)辦公室的工作只是表面上看似簡單，實(shí)際上卻需要耗費(fèi)大量的精力投入，才能保證質(zhì)量地完成工作。辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)意識到自己在企業(yè)運(yùn)行中的重要作用，對于自己負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容充分了解和領(lǐng)會，不局限于表面上的工作內(nèi)容，而要對領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行深入領(lǐng)悟，深化自己的管理服務(wù)職能。辦公室管理人員可以在各項(xiàng)事務(wù)處理中留意發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，并針對問題進(jìn)行調(diào)查了解進(jìn)而找出解決辦法。此類需要進(jìn)行深入思考和認(rèn)真探知的工作才符合辦公室管理人員工作的內(nèi)容。

（三）全面提升辦公人員綜合素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和普及，越來越多現(xiàn)代辦公產(chǎn)品出現(xiàn)在市場上，無論是在硬件設(shè)備上還是在軟件操作上都發(fā)生了巨大的變化。發(fā)電辦公室的工作人員應(yīng)當(dāng)意識到這一市場變化，了解時代的進(jìn)步性并且追求更高效率的辦公模式。然而現(xiàn)實(shí)情況下，現(xiàn)代科技辦公技術(shù)并不是所有人都能簡單上手的，針對使用現(xiàn)代辦公技術(shù)仍然需要學(xué)習(xí)培養(yǎng)相關(guān)知識和技能，提升辦公人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)可以定期為辦公室工作人員組織開展技術(shù)設(shè)備教學(xué)培訓(xùn)活動，針對辦公室中經(jīng)常使用的硬件和軟件技術(shù)，請專業(yè)的指導(dǎo)教師來進(jìn)行詳細(xì)講解，幫助辦公室人員盡快提升專業(yè)技能。

（四）培養(yǎng)積極的工作意識

思想意識對人的行為有重要的影響作用，正確的思想引導(dǎo)能夠幫助個人在實(shí)踐中找到正確的方向，從而在工作中找尋到自身價值，實(shí)現(xiàn)職業(yè)目標(biāo)。為了提升辦公室工作人員的工作積極性、端正辦公室工作人員的工作態(tài)度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從加強(qiáng)企業(yè)員工的思想意識開始，讓企業(yè)文化融入每一位員工心中。首先，發(fā)電企業(yè)可以在自身發(fā)展過程中樹立文化品牌和公司形象，以企業(yè)運(yùn)行特色為核心，結(jié)合企業(yè)發(fā)展內(nèi)容和初心理念，建設(shè)打造經(jīng)得住時間考驗(yàn)的企業(yè)文化，讓員工在學(xué)習(xí)企業(yè)文化的同時能夠生出榮辱與共的心理，愿意主動關(guān)注企業(yè)的內(nèi)部建設(shè)和外部發(fā)展。其次，企業(yè)可以定期組織辦公室員工開展思想教育講座，積極引導(dǎo)員工以積極向上的態(tài)度面對工作，以嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的作風(fēng)約束個人，勇于承擔(dān)在管理企業(yè)事務(wù)上的各種任務(wù)。

（五）引進(jìn)現(xiàn)代化辦公模式

隨著時代的發(fā)展，發(fā)電企業(yè)辦公也需要緊跟社會潮流，當(dāng)內(nèi)部工作運(yùn)轉(zhuǎn)不脫離現(xiàn)實(shí)科技發(fā)展，才能在綜合實(shí)力上趕超其他競爭對手。因此，發(fā)電企業(yè)要在辦公室管理工作匯總引入現(xiàn)代化辦公模式的概念，不僅要在理念上實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新，也要在運(yùn)用設(shè)備上改革創(chuàng)新。首先，企業(yè)要對開展管理工作的工作人員進(jìn)行現(xiàn)代信息電子技術(shù)與辦公相結(jié)合的理念灌輸，要求其對數(shù)字化系統(tǒng)有著充分的理解，并在實(shí)踐中加以運(yùn)用。面對新形勢下的辦公，工作人員應(yīng)當(dāng)改變以往傳統(tǒng)的觀念，接受現(xiàn)代化先進(jìn)的理念。其次，發(fā)電企業(yè)要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，讓工作人員能夠有機(jī)會接觸到新的系統(tǒng)，借助其提升辦公效率和管理水平。

三、結(jié)語

綜上所述，發(fā)電企業(yè)的辦公室管理工作是十分重要的，關(guān)乎企業(yè)運(yùn)行發(fā)展。企業(yè)只有在內(nèi)部穩(wěn)定運(yùn)行的情況下，才能全方面發(fā)展自己的實(shí)力，提升自己的競爭力。辦公室管理工作者應(yīng)當(dāng)充分意識到自己的作用，深刻領(lǐng)悟本職工作的內(nèi)容和意義，挖掘深層次的管理服務(wù)工作，并積極在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理運(yùn)行系統(tǒng)，使發(fā)電企業(yè)能夠長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃羅軍.淺談如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作[J].大科技，2018（008）：29-30.

[2]韓丹.新形勢下發(fā)電公司人力資源管理的發(fā)展和創(chuàng)新思考[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2019（27）：252.

[3]倪莉.對于新形勢下做好辦公室檔案管理工作的思考[J].卷宗，2019，009（002）：38.