新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理策略研究

施玉珠

[摘 要] 不管什么單位，行政事務(wù)管理工作都是單位發(fā)展的核心，也是正常運(yùn)行的主要契合點(diǎn)。辦公室行政管理是處理特定事務(wù)或者提供服務(wù)的地方，不僅展現(xiàn)了很強(qiáng)的綜合性，也加大了單位內(nèi)外之間的聯(lián)系。在新的發(fā)展時(shí)代中，只有不斷順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，深刻認(rèn)識(shí)到行政事務(wù)管理的重要性，才可以在長期潛移默化的過程中增強(qiáng)單位的整體管理水平。因此，文章首先提出需要探究的主要問題，之后，結(jié)合新時(shí)代背景下辦公室行政事務(wù)管理工作的主要職能，針對(duì)性地制定出科學(xué)的管理路徑。

[關(guān)鍵詞] 新時(shí)代；辦公室；行政事務(wù)管理

中圖分類號(hào)：D523 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、問題的提出

從目前的形勢(shì)上看，辦公室行政事務(wù)管理在單位發(fā)展的過程中起到了承上啟下的重要作用，只有科學(xué)地實(shí)施引導(dǎo)，才可以幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的判斷。并且行政事務(wù)管理部門屬于單位內(nèi)部信息傳輸?shù)闹饕獦屑~，是以單位發(fā)展為核心，加大對(duì)應(yīng)的信息傳達(dá)和監(jiān)督作用[1]。首先，工作內(nèi)容繁雜。辦公室行政事務(wù)管理的過程中，會(huì)涉及到不少的內(nèi)容。不僅種類繁多，并且每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要仔細(xì)品位之后，才可以決定，稍有不慎就會(huì)帶來不良的影響。其次，提供服務(wù)。辦公室行政事務(wù)管理主要是在服務(wù)的基礎(chǔ)上，將各個(gè)部門有機(jī)的結(jié)合起來，增強(qiáng)管理的質(zhì)量。最后，難度增加。辦公室行政事務(wù)管理的過程中，涉及到的內(nèi)容復(fù)雜、多變，只有投入很大的精力，才可以明確目標(biāo)。也正是由于辦公室行政事務(wù)管理具備此種特點(diǎn)，才會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息繁雜，辦公室組織效率偏低等問題出現(xiàn)。鑒于此，新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理策略如何？如何順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)？就成為了目前形勢(shì)下，需要探究的重要問題。

二、新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理工作的職能

（一）輔助協(xié)調(diào)的職能

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，從以前的簡單的文件傳閱、電話通知等行政管理到現(xiàn)在的微信、0A及各種網(wǎng)上平臺(tái)在行政事務(wù)工作中的運(yùn)用，那么就需要加大辦公室行政事務(wù)管理的力度，提高各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)程度，加大基礎(chǔ)建設(shè)，合理地部署，為單位以后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[2]。

（二）決策服務(wù)的職能

從一定的程度上看，單位在發(fā)展管理的過程中，其中辦公室的行政事務(wù)管理起到了橋梁的主要價(jià)值和作用?？梢詾閱挝还芾韺犹峁┛茖W(xué)的決策性職能?？梢栽谳o助的基礎(chǔ)上，加大單位的建設(shè)和管理，降低單位領(lǐng)導(dǎo)的工作困難問題，提高領(lǐng)導(dǎo)管理的精準(zhǔn)性。另外，不僅可以為領(lǐng)導(dǎo)層提供有效的建設(shè)基礎(chǔ)，還可以為單位各個(gè)部門的員工提供復(fù)雜多樣、內(nèi)容眾多、服務(wù)精準(zhǔn)等問題的解決措施[3]。提升工作效率，精簡工作程序。

（三）單位文化的宣傳職能

從現(xiàn)代化的視角看，單位的辦公室行政事務(wù)管理的過程中，需要將其對(duì)應(yīng)的工作內(nèi)容和單位的文化建設(shè)相互結(jié)合起來。此種方式，不僅可以起到文化宣傳的主要作用，還可以增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)單位的認(rèn)同感，滿足現(xiàn)代化的發(fā)展路徑。

（四）單位工作職能

辦公室人員需要會(huì)出好點(diǎn)子，不當(dāng)歪參，謀正事。會(huì)玩筆桿子，構(gòu)建較強(qiáng)的文字處理能力。會(huì)反映問題，傳達(dá)指示不走調(diào)、組織溝通善協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)。會(huì)搭“橋墩子”，在與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意見不一致的時(shí)候，會(huì)找到結(jié)合點(diǎn)和平衡點(diǎn)。會(huì)補(bǔ)“塌臺(tái)子”，可以將領(lǐng)導(dǎo)做不了的事情進(jìn)行合理的創(chuàng)新與融入。會(huì)闖“新路子”，把握現(xiàn)在，理解之前，使用發(fā)展的眼光展望未來，創(chuàng)新建設(shè)路徑。

三、新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理策略

（一）加強(qiáng)辦公室行政事務(wù)的監(jiān)督管理

需要單位結(jié)合自身的實(shí)際情況，明確自身的責(zé)任和義務(wù)。對(duì)辦公室行政事務(wù)相關(guān)的管理工作，進(jìn)行有效的部署。在“權(quán)責(zé)統(tǒng)一”的基礎(chǔ)上，提高工作效率，降低推諉責(zé)任的問題出現(xiàn)[4]。在劃分內(nèi)容的時(shí)候，需要注意科學(xué)性，提高單位的決策性，滿足現(xiàn)代化的延伸路徑。另外，還需要結(jié)合規(guī)范化的建設(shè)需求，解決部門的糾紛問題，合理的優(yōu)化環(huán)境，營造良好的建設(shè)環(huán)境。加強(qiáng)辦公室行政事務(wù)的監(jiān)督管理，保持工作的決策性需求。不斷增強(qiáng)辦公室監(jiān)督管理的執(zhí)行能力，使用多元化的方式，合理地融合領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的關(guān)系，以此來保持精確化的服務(wù)內(nèi)容。

（二）完善辦公室行政事務(wù)管理制度

從目前的形勢(shì)上看，辦公室行政管理的過程中，需要在管理制度的基礎(chǔ)上，將工作的規(guī)范性價(jià)值呈現(xiàn)出來，并保持其有效的完善性。之后，需要單位結(jié)合自身的實(shí)際情況，定制對(duì)應(yīng)的建設(shè)目標(biāo)。加大基礎(chǔ)建設(shè)，提高參與的能力，明確自身的主要責(zé)任與義務(wù)，滿足現(xiàn)代化的延伸路徑[5]。另外，單位還需要結(jié)合內(nèi)部員工的實(shí)際需求，將人文關(guān)懷的主要價(jià)值體現(xiàn)出來，保持科學(xué)發(fā)展觀的主要思想，在制度的基礎(chǔ)上，將員工的歸屬感和認(rèn)同感呈現(xiàn)出來。加大基礎(chǔ)建設(shè)，滿足現(xiàn)代化的延伸路徑。

（三）提升辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

從實(shí)踐的角度看，單位在落實(shí)對(duì)應(yīng)的辦公室行政事務(wù)管理的過程中，需要人來進(jìn)行執(zhí)行。那么，單位在發(fā)展和延伸的過程中，就需要相關(guān)的人員在實(shí)踐的過程中，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，端正自身的態(tài)度，保持良好的形態(tài)，形成良好的工作經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)籌發(fā)展，加大基礎(chǔ)建設(shè)[6]。提高工作的效率，促進(jìn)單位的可持續(xù)性延伸。另外，單位還需要結(jié)合實(shí)際，加大人員的培訓(xùn)力度，保持公文和檔案管理的科學(xué)性與價(jià)值性。并且，還需要對(duì)現(xiàn)有的培訓(xùn)方式實(shí)施調(diào)整。以競賽的方式，將每一個(gè)不同的小組分為兩個(gè)不同的組成部分。在筆試的環(huán)節(jié)中，需要對(duì)工作人員的理論知識(shí)實(shí)施考察，以此來加大公文檔案的工作認(rèn)知，并且提高培訓(xùn)的靈活性。在培訓(xùn)完成之后，還可以模擬真實(shí)的工作場景，不僅需要保持內(nèi)容的規(guī)范性，還應(yīng)保持有效的方法性。在評(píng)分的時(shí)候，需要結(jié)合工作人員的實(shí)際表現(xiàn)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并給予對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，提高公文與檔案管理工作的重視程度。在相關(guān)的突發(fā)性工作出現(xiàn)的時(shí)候，需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)合經(jīng)驗(yàn)科學(xué)地解決問題，降低不良事件的影響。接下來，還需要增強(qiáng)相關(guān)人員的服務(wù)意識(shí)，保持服務(wù)的質(zhì)量，保持辦公室行政事務(wù)管理的質(zhì)量。需要培養(yǎng)出“辦公室無小事”的工作責(zé)任感，“絕對(duì)服從”的工作態(tài)度，“以室為家”的愛崗精神，“雷厲風(fēng)行”的辦事作風(fēng)，“眼觀六路、耳聽八方”的知事能力，“爭創(chuàng)一流”的工作目標(biāo)。

（四）建立辦公室行政事務(wù)信息化管理

單位需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，建立信息化的管理機(jī)制。在信息化的基礎(chǔ)上，保持內(nèi)容的嚴(yán)密性，并向著數(shù)據(jù)全面的方向?qū)嵤┭由?。在信息化建設(shè)的視角上，加大行政事務(wù)的建設(shè)和管理。結(jié)合單位的經(jīng)營情況與內(nèi)部的管理情況，增強(qiáng)辦公室行政事務(wù)管理的質(zhì)量。也就是說，單位需要在“權(quán)責(zé)統(tǒng)一”的視角上，構(gòu)建對(duì)應(yīng)的信息化系統(tǒng)[6]。單位內(nèi)部的人員在系統(tǒng)中就可以完成服務(wù)內(nèi)容的精準(zhǔn)化構(gòu)建和實(shí)施。另外，使用信息化的管理方式，還可以加大各個(gè)部門之間的聯(lián)系，提高內(nèi)容的分享性，加大基礎(chǔ)建設(shè)，滿足現(xiàn)代化的延伸路徑。一方面可以提升辦公室行政事務(wù)管理的效率；另外一方面還可以將各個(gè)部門有機(jī)結(jié)合起來，以此將辦公室的主要價(jià)值體現(xiàn)出來。使得員工間能不斷增進(jìn)和諧、親密的關(guān)系等，保持有效的凝聚力和向心力。

（五）積極創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理模式

從新的發(fā)展形勢(shì)上看，辦公室行政事務(wù)管理的歷程中，需要結(jié)合實(shí)際的建設(shè)需求，積極創(chuàng)新辦公室的發(fā)展與建設(shè)。在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將行政人員的最大化潛能激發(fā)出來。在創(chuàng)新探索的過程中，相關(guān)的工作人員也需要明確自己的主要職責(zé)，并不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐[7]。提升自身的專業(yè)技能與綜合性素養(yǎng)，建立高效的建設(shè)發(fā)展隊(duì)伍，保持工作的有效性和規(guī)范性。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的階梯，也是一個(gè)單位發(fā)展必不可少的內(nèi)容。想要從本質(zhì)上得到有效的創(chuàng)新，那么就需要在實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，打開思維方式，優(yōu)化人力資源，為單位人員提供更為廣闊的發(fā)展空間。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)的進(jìn)步，辦公室行政事務(wù)管理的過程中，也需要將管理目標(biāo)和單位的總體目標(biāo)保持較強(qiáng)的一致性。優(yōu)化內(nèi)部工作結(jié)構(gòu)，牢牢把握先進(jìn)思想的發(fā)展方向。在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化和調(diào)整行政事務(wù)管理的主要方式。在高效的視角上，提升對(duì)應(yīng)的工作質(zhì)量，滿足最大化的價(jià)值需求。發(fā)揮出辦公室行政事務(wù)管理工作的主要作用，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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