事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作開展研究

張澤凱 承德市殘疾人康復中心

現(xiàn)階段我國事業(yè)單位體制改革正在如火如荼的進行中，面對新發(fā)展形勢，傳統(tǒng)的工作觀念和工作模式意境無法適應事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展要求，因此需要積極開展創(chuàng)新工作。針對事業(yè)單位人事檔案開展立卷歸檔管理制度，能夠提升事業(yè)單位檔案管理工作的智能性和規(guī)范性，加強內(nèi)部人事檔案的利用效率，科學合理的開發(fā)事業(yè)單位內(nèi)部人才資源，促進事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作問題分析

（一）管理模式過于機械化

人力資源管理工作的開展，能夠為事業(yè)單位提供源源不斷的動力，提升事業(yè)單位的發(fā)展活力。目前一部分事業(yè)單位沒有認識到人力資源管理工作的重要性，人力檔案管理工作開展效率比較低，存在單一化、制度化的管理問題。除此之外從觀念上也存在一定的誤差，認為檔案管理就是針對檔案進行保存，采用的檔案管理模式比較陳舊。出現(xiàn)這些問題的主要原因?qū)τ谌肆Y源檔案管理工作重要性認知不足，對于人事檔案立卷歸檔管理工作產(chǎn)生了較大的影響。

（二）缺少自我為主的立卷歸檔工作意識

在事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作過程中，需要積極明確出檔案文件的時效性，體現(xiàn)出人事檔案應用價值。但是目前檔案管理工作中存在各種問題，例如檔案管理工作重復性比較強，歸檔資料不夠規(guī)范等，還有一部分事業(yè)單位中的人事檔案不夠完整，檔案利用效率比較低。在檔案歸檔工作中，

（三）人事檔案管理工作質(zhì)量問題

傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理工作采用了人工模式，隨后一部分事業(yè)單位認識到了信息技術(shù)的重要性，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用，采用檔案管理軟件錄入電子檔案信息，但是并沒有做好檔案的調(diào)用和維護工作，沒有把電子檔案科學合理的分類，電子檔案內(nèi)容更新不及時，信息化、自動化檔案管理優(yōu)勢沒有充分發(fā)揮出來，影響了人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。

二、事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理工作優(yōu)化措施

（一）做好檔案文件分類工作

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，人事檔案的內(nèi)容也呈現(xiàn)出多樣化特點，其中氛圍不同的檔案類型，在檔案管理工作中要根據(jù)不同類型的檔案，針對性整體相關(guān)資料，并做好妥善保管工作，便于后期檔案利用和共享。在人事檔案中數(shù)量比較普遍的屬于綜合類檔案，綜合類檔案文件中包含的內(nèi)容比較多，針對綜合類檔案進行立卷歸檔工作，要把人事檔案以及事業(yè)單位業(yè)務活動相關(guān)文件全部做好歸檔[1]。后期對于綜合性文件的利用效率并不是很高，但是綜合性文件的時效性特點非常強，需要針對綜合性文件做好管理保存工作。人事檔案文件可以結(jié)合文件的年份進行整體，并結(jié)合文件的關(guān)鍵詞，做好針對性的詳細分類。組織人事類文件中的內(nèi)容，都是跟事業(yè)單位工作人員以及社會福利相關(guān)的，例如工作人員的社保繳納、事業(yè)單位工作人員退休辦理、崗位認定書面依據(jù)和職位變更等問題，這部分文件中的內(nèi)容能夠為事業(yè)單位工作熱源提供重要的身份證明，因此需要重點保管人事類文件，并根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的人事調(diào)動進行實時更新，便于后續(xù)檔案查詢工作的順利開展。由于事業(yè)單位內(nèi)部的業(yè)務類文件數(shù)量非常多，并且涉及了事業(yè)單位內(nèi)部所有業(yè)務活動開展的重要信息，因此需要針對性做好管理保存工作，如果內(nèi)容當中并沒有涉密信息，則需要復印之后公開發(fā)給每一位工作人員。如果文件中有涉密信息，還需要針對文件做好保密工作。

（二）做好文件編碼、存檔工作

事業(yè)單位人事檔案需要根據(jù)不同類型文件的年份進行準確編碼，完成檔案管理的基礎性工作。例如2019 年的人事任命檔案，在編號前需要標注好2019 進行區(qū)分。除了根據(jù)文件年份編碼之外，還可以針對文件內(nèi)容做好細致分類，能夠讓檔案分類工作更加精致。例如業(yè)務類文件進行分類，可以結(jié)合業(yè)務內(nèi)容的差異性進行細致分類，社保檔案可以簡寫成為SB，醫(yī)療類檔案可以簡寫成為YL。通過精細化分類，能夠提升人事檔案的查詢效率，提升工作質(zhì)量。

（三）做好檔案保護工作

對于檔案保護工作開展加強重視，尤其是檔案原件跟丟失之后無法補辦的文件，需要針對性加強檔案管理，認真記錄檔案的使用人員和規(guī)劃時間。檔案文件由于保存時間比較長，因此紙張會受到不同程度的損壞，要為檔案管理工作建立良好的檔案保存環(huán)境，妥善保管人事檔案。可以把紙質(zhì)檔案保存在牛皮紙盒當中，并在外表填寫文件編號，便于后期的檔案查找。

（四）建立完善的立卷歸檔工作管理機制

針對人事檔案的立卷歸檔工作要定期檢查，查看檔案是否得到妥善的分類、管理和保存，根據(jù)檔案管理工作標準執(zhí)行檢查要求，根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，科學合理的核對人事檔案材料中的相關(guān)內(nèi)容，尤其是相關(guān)重要文件一旦缺失要立刻追究責任，向相關(guān)當事人提出書面通知，及時把缺少的材料補充完整[2]。審核工作完成之后要做好工作記錄，通過嚴密封包裝后進行轉(zhuǎn)遞。收到檔案的工作單位要在回執(zhí)單上進行簽字，并把回執(zhí)單寄回到原來的工作單位當中，相關(guān)管理工作部門需要認真的保存好回執(zhí)單，便于后期核查工作的開展，確保檔案文件完整有效。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案的立卷歸檔工作量非常大，內(nèi)容十分復雜，需要工作人員能夠保持較大的工作耐心和工作責任心，結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理工作模式的應用，提升人事檔案管理效率，促進事業(yè)單位各項工作的順利開展。