探討如何有效控制企業(yè)物資采購成本

李麗 新疆天業(yè)股份有限公司采供部

一、引言

近些年來，我國(guó)各企業(yè)獲得良好發(fā)展的同時(shí)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。物資采購在企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本中占據(jù)很大比例，通過有效的管理減少采購過程中不必要的支出，能夠擴(kuò)寬企業(yè)的收益空間，讓企業(yè)獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

二、當(dāng)前企業(yè)采購管理存在的主要問題

（一）實(shí)際操作中存在問題

實(shí)際操作中經(jīng)常還存在許多問題。首先，采購計(jì)劃不合理問題仍舊存在。企業(yè)采購計(jì)劃通常是根據(jù)實(shí)際需求提交的材料。采購部門的不合理的計(jì)劃性，會(huì)導(dǎo)致不科學(xué)計(jì)劃的制定。第二，投標(biāo)機(jī)制不透明；第三是存儲(chǔ)和運(yùn)輸不科學(xué)，主要表現(xiàn)在物資儲(chǔ)存和運(yùn)輸、分配等環(huán)節(jié)中，有效性和準(zhǔn)確性較差。

（二）物資采購成本核算控制不到位

經(jīng)過長(zhǎng)期的發(fā)展，一些企業(yè)盡管開展了物資采購總成本和各部門的成本核算，可是物資采購成本核算缺乏準(zhǔn)確性，也缺乏相關(guān)的成本費(fèi)用信息，導(dǎo)致企業(yè)在控制物資采購成本的時(shí)候沒有具體明確的目標(biāo)可依循，更沒有物資采購成本標(biāo)準(zhǔn)可衡量，無法開展科學(xué)的量化管理。

（三）物資采購的模式選擇方面存在的問題

不合理的物資采購模式能夠在一定程度上影響企業(yè)的物資采購成本管理效果。一般情況下企業(yè)所應(yīng)用的物資采購模式，都是需要有采購人員及管理人員在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)管理過程中，結(jié)合過去所形成的經(jīng)驗(yàn)及獲得的教訓(xùn)，所制定的最為合適的采購模式，當(dāng)前較為常見的物資采購模式主要分為招標(biāo)采購、訂單采購以及合同采購三種。由于不同采購模式之間本質(zhì)上存在明顯差異，所以在實(shí)際采購過程中，如果選擇了錯(cuò)誤的采購模式，就很可能產(chǎn)生諸多不利影響。

三、有效控制企業(yè)物資采購成本的策略

（一）加強(qiáng)預(yù)付款管理

預(yù)付款占用企業(yè)流動(dòng)資金，影響資金周轉(zhuǎn)，一旦收不到貨物或出現(xiàn)質(zhì)量問題，將會(huì)增加企業(yè)的資金成本。企業(yè)在預(yù)付賬款管理上要結(jié)合自身實(shí)際，構(gòu)建預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。一是加強(qiáng)物資采購審核管理，通過供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)審核、采購評(píng)審談判等方式，從源頭減少預(yù)付款的形成；二是做好合同簽訂和跟蹤管理，通過合同約定和預(yù)付款合同風(fēng)險(xiǎn)審批及跟蹤管理，防范風(fēng)險(xiǎn)；三是財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行付款審核，對(duì)200 萬元以上的預(yù)付款，采取主管副總經(jīng)理和總會(huì)計(jì)師聯(lián)簽審批的方式；四是按照“誰形成，誰清理”的原則，實(shí)行預(yù)付款清理主體責(zé)任制，并加強(qiáng)預(yù)付款的考核管理。

（二）加強(qiáng)物資采購成本管控力度

（1）重視物資采購成本核算。企業(yè)物資采購成本核算的重點(diǎn)應(yīng)該要放在各項(xiàng)目上，在日常的運(yùn)營(yíng)與管理過程中加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的成本核算，需要按照業(yè)務(wù)的特點(diǎn)來劃分成本核算單元，各個(gè)核算單元根據(jù)指定的路徑來收集相關(guān)的成本費(fèi)用信息。關(guān)于行政、后勤、項(xiàng)目輔助的這些成本應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)的成本效益準(zhǔn)則，按照人員比例以及收入比等這些一一分?jǐn)?，確立每一個(gè)項(xiàng)目的成本分?jǐn)偡桨?，更新并完善資源配置，以此來增強(qiáng)物資采購成本管控的精確性。（2）加強(qiáng)物資采購成本分析。通過物資采購成本分析，有助于察覺出管理過程中存在的問題，確立成本控制的科學(xué)目標(biāo)，確立減少成本的良好方案。成本分析需要按照分析目標(biāo)、分析對(duì)象還有自身管理的需求以及相關(guān)主管部門的要求，來挑選不一樣的技術(shù)分析方案，對(duì)企業(yè)物資采購成本進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上全面了解自身經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的整體情況，采取趨勢(shì)分析、結(jié)構(gòu)分析等方法來找出成本差異。

（三）引進(jìn)和創(chuàng)新先進(jìn)的采購模式

當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，所以企業(yè)可以建設(shè)專有的物資采購成本管理體系，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進(jìn)線下采購和線上物資信息的一致性發(fā)展，盡可能減少各項(xiàng)可能的因素對(duì)于企業(yè)物資成本核算及管理產(chǎn)生的影響。當(dāng)前大部分企業(yè)的物資采購過程中，僅包含物資自身成本，還涉及運(yùn)輸成本及交流成本，而引進(jìn)和應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)模采購模式，能夠通過電子商務(wù)大大減少雙方交流的步驟，使得物資交易過程更為明確化和簡(jiǎn)約化，能夠幫助企業(yè)的物資采購人員借助信息交流平臺(tái)獲得所有關(guān)于物資的信息，使得物資采購更為高效和便捷。應(yīng)用先進(jìn)的采購模式可以讓物資的相關(guān)信息第一時(shí)間得到更新，并確保配送更為及時(shí)有效，有效避免由于積壓庫存等因素所出現(xiàn)的成本上升的問題，有效強(qiáng)化企業(yè)物資采購成本管理的效果。

（四）加強(qiáng)供應(yīng)商管理

企業(yè)在進(jìn)行物資采購工作時(shí)，必須嚴(yán)格審查供應(yīng)商的銷售資格，詳細(xì)了解供應(yīng)商的市場(chǎng)信息，了解該供應(yīng)商在行業(yè)市場(chǎng)中的口碑和財(cái)務(wù)狀況。更需派遣專門調(diào)查人員對(duì)供應(yīng)商的企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、管理水平、售后服務(wù)等情況進(jìn)行綜合的市場(chǎng)調(diào)研。同時(shí)，面對(duì)不同的物資供應(yīng)商，企業(yè)可以選擇不同的支付手段，即對(duì)不同的供應(yīng)商采用分類管理，對(duì)于信用等級(jí)良好，材料品質(zhì)極佳的供應(yīng)商，企業(yè)可以在采購時(shí)使用現(xiàn)金結(jié)算，培養(yǎng)更為良好的購買關(guān)系。而對(duì)于信用等級(jí)較低的供應(yīng)商，企業(yè)采購的支付方式可以使用賒購的手段。以此類推，信用等級(jí)更低的供應(yīng)商要考慮是否繼續(xù)合作。

（五）執(zhí)行驗(yàn)收入庫制度，避免不合格物資的流轉(zhuǎn)

要加強(qiáng)對(duì)采購物資質(zhì)量的嚴(yán)格控制，一旦出現(xiàn)質(zhì)量不合格的物資設(shè)備，要實(shí)行淘汰處理，避免企業(yè)生產(chǎn)中使用質(zhì)量不合格的材料與設(shè)備。同時(shí)，采購部門在采購物資之后，要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，并做好物資驗(yàn)收確認(rèn)工作，明確各個(gè)人員的職責(zé)，確保在出現(xiàn)問題時(shí)可以及時(shí)的找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人。此外，對(duì)于檢驗(yàn)中所發(fā)現(xiàn)的不合格的產(chǎn)品，應(yīng)當(dāng)將其直接退回給生產(chǎn)廠家，避免造成對(duì)物資的浪費(fèi)同時(shí)，有效減少庫存量，避免過度占用存儲(chǔ)空間。

四、結(jié)語

面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，通過降低采購成本的支出，擴(kuò)大企業(yè)的盈利空間，對(duì)于企業(yè)來說意義非凡?？茖W(xué)合理的采購管理能夠給予工作人員充分的自主性，讓他們根據(jù)市場(chǎng)變化靈活采取采購策略，也能夠?qū)ぷ魅藛T進(jìn)行有效的約束，讓他們以較高的職業(yè)素養(yǎng)來開展采購工作。