高校合同管理探討

李洪敏 大連理工大學(xué)

自2019年1月1日起，政府會(huì)計(jì)制度改革在全國(guó)高等院校全面實(shí)施。此次改革全面引入了權(quán)責(zé)發(fā)生制，高校的會(huì)計(jì)核算模式發(fā)生重大變化。新的會(huì)計(jì)核算模式對(duì)高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)管理、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)、內(nèi)部控制管理等方面提出了更高的要求。

高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)離不開(kāi)業(yè)務(wù)合同的簽訂，合同業(yè)務(wù)是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分。《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》根據(jù)教育部直屬高校自身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)將學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分成了包括合同管理在內(nèi)的多個(gè)業(yè)務(wù)模塊。由此可見(jiàn)，合同管理是高校內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面的重要內(nèi)容。本文圍繞政府會(huì)計(jì)制度改革的大背景，重點(diǎn)分析高校合同管理的現(xiàn)狀，提出優(yōu)化高校合同管理的改進(jìn)路徑。

一、政府會(huì)計(jì)制度改革對(duì)合同管理及會(huì)計(jì)核算提出新要求

我國(guó)的高校是從19年元月開(kāi)始執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度的。預(yù)算會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)構(gòu)成政府會(huì)計(jì)。預(yù)算和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相互分立又互相銜接，將學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)信息和預(yù)算執(zhí)行信息進(jìn)行了全面的反應(yīng)。和企業(yè)會(huì)計(jì)的計(jì)量、確認(rèn)和報(bào)告不一樣，高校的財(cái)務(wù)核算體系體現(xiàn)的是雙功能、雙報(bào)告和雙基礎(chǔ)的。收付受限制是其特點(diǎn)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)主要利用的是全責(zé)發(fā)生制。

引入了權(quán)責(zé)發(fā)生制、增加應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)等核算內(nèi)容后要求高校財(cái)會(huì)人員調(diào)整工作思路，掌握經(jīng)濟(jì)合同的實(shí)質(zhì)，對(duì)高校簽訂的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行專(zhuān)業(yè)分析和判斷，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的基礎(chǔ)，對(duì)當(dāng)期收入和成本進(jìn)行合理確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告。學(xué)校完善經(jīng)濟(jì)合同管理體系，有利于維護(hù)高校經(jīng)濟(jì)利益、保障高校合法權(quán)益，為推進(jìn)政府會(huì)計(jì)制度在高校內(nèi)的順利實(shí)施提供保障。

二、高校合同管理的現(xiàn)狀

（一）缺少合同管理歸口部門(mén)

目前，高校經(jīng)濟(jì)合同按照合同類(lèi)型一般由學(xué)校不同的職能部門(mén)進(jìn)行管理。例如：資產(chǎn)租賃合同由資產(chǎn)管理處管理，科研項(xiàng)目合同由科研院管理，工程類(lèi)合同由后勤處或基建處管理，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)合同由網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)中心管理等等。在這種模式下，合同管理下放到不同的業(yè)務(wù)部門(mén)，學(xué)校無(wú)法從宏觀層面把握合同簽訂的整體情況。在合同執(zhí)行過(guò)程中很難對(duì)付款進(jìn)度和履約程度進(jìn)行評(píng)估，無(wú)法按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的要求合理確認(rèn)收入和相應(yīng)成本。

另外，合同管理工作分散進(jìn)行容易導(dǎo)致合同履約風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。一旦產(chǎn)生糾紛，責(zé)任主體不明晰，學(xué)校很難在第一時(shí)間解決問(wèn)題。因此高校合同管理應(yīng)建立歸口管理機(jī)制，設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)和人員對(duì)合同實(shí)施管理，明確合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限等，從而提高學(xué)校合同管理效率。

（二）經(jīng)濟(jì)合同預(yù)算編制工作不到位

學(xué)校對(duì)經(jīng)濟(jì)合同預(yù)算編制重視程度不夠，容易造成預(yù)算編制不科學(xué)，預(yù)算不夠細(xì)化。比如，學(xué)校在簽訂采購(gòu)合同時(shí)沒(méi)有對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目、合同條款等進(jìn)行科學(xué)細(xì)致調(diào)研和論證，造成預(yù)算編制與實(shí)際情況出現(xiàn)偏差。另外，部分合同后期執(zhí)行隨意，缺乏有力監(jiān)督，導(dǎo)致預(yù)算未能?chē)?yán)格按照相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行，造成預(yù)算和實(shí)際支出脫節(jié)，難以滿(mǎn)足學(xué)校預(yù)算編制的控制要求。

（三）合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后

目前高校在合同管理中，大多數(shù)采用手工管理模式，這種管理方式消耗大量人力和財(cái)力。部分高校建立了合同管理信息系統(tǒng)，但是由于查詢(xún)合同的履行進(jìn)度、確認(rèn)收付款時(shí)點(diǎn)等功能沒(méi)有嵌入到合同管理系統(tǒng)，加上沒(méi)有和高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，難以對(duì)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行的全生命周期進(jìn)行有效管理，從而使合同履約的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)大大增加。

三、加強(qiáng)高校合同管理的改進(jìn)思路

高校合同管理過(guò)程中，各業(yè)務(wù)部門(mén)之間缺乏業(yè)務(wù)的溝通和信息互動(dòng)容易導(dǎo)致合同信息時(shí)效性降低，造成信息孤島阻礙。通過(guò)對(duì)目前我國(guó)高校合同管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及原因的剖析，結(jié)合內(nèi)控和政府會(huì)計(jì)制度的要求，提出以下優(yōu)化措施。

（一）開(kāi)展普法教育宣傳，改善內(nèi)部控制環(huán)境

良好的內(nèi)部控制環(huán)境有利于提高高校各個(gè)部門(mén)業(yè)務(wù)模塊內(nèi)部控制水平。高?？梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)展普法教育宣傳方式使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，進(jìn)而改善內(nèi)部控制環(huán)境。

（二）完善合同管理組織架構(gòu)

高校合同關(guān)聯(lián)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及學(xué)校多個(gè)職能部門(mén)，合同簽訂越多，法律關(guān)系越復(fù)雜。為此，高校應(yīng)實(shí)現(xiàn)合同管理歸口化，并逐步完善合同管理組織架構(gòu)，以及部門(mén)相關(guān)人員的職責(zé)分工。

（三）完善合同管理內(nèi)控制度體系

高校應(yīng)建立規(guī)范的合同管理內(nèi)部控制制度，規(guī)范學(xué)校的合同管理業(yè)務(wù)，將合同管理內(nèi)控抓實(shí)抓細(xì)。在授權(quán)委托、臺(tái)帳登記、印章管理、糾紛處置、檔案保管、績(jī)效考評(píng)等方面細(xì)化、完善合同管理的內(nèi)部控制體系。

（四）加強(qiáng)合同管理人才隊(duì)伍建設(shè)

合同管理業(yè)務(wù)復(fù)雜多樣，高校既要加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部工作人員的培養(yǎng)，又要通過(guò)引進(jìn)外部人才的方式實(shí)現(xiàn)高校合同管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化，為學(xué)校做好合同管理，規(guī)避財(cái)務(wù)法律風(fēng)險(xiǎn)提供人才儲(chǔ)備保障。

（五）加快合同管理信息化建設(shè)，提高信息化水平

高校應(yīng)加快合同管理信息化建設(shè)步伐，依靠管理軟件，開(kāi)發(fā)籌建合同管理系統(tǒng)。管理軟件可以將合同從起草、簽訂、履約、監(jiān)督到績(jī)效考核的全過(guò)程嵌入到系統(tǒng)各項(xiàng)功能模塊中。同時(shí)，合同管理系統(tǒng)作為學(xué)校信息系統(tǒng)的重要組成部分應(yīng)和學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接，互聯(lián)互通，打造統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，從而打破“信息孤島”阻礙，實(shí)現(xiàn)學(xué)校不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，從而提升學(xué)校合同管理信息化的水平。