機構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)研究

朱志強

(訥河市機構(gòu)編制數(shù)據(jù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161300)

檔案記錄是對真實事件和信息的具體反映，機構(gòu)編制檔案工作是在編制的管理范圍內(nèi)，對機構(gòu)人員的工作情況以及信息資料進行整理并記錄。開展機構(gòu)編制檔案工作的目的是為管理層的決策提供參考性建議，應(yīng)重視機構(gòu)編制檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方式。

1 機構(gòu)編制檔案管理存在的問題

1.1 人員素質(zhì)較低

檔案管理人員是機構(gòu)編制檔案管理工作的核心，人員素質(zhì)的高低會對檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響。目前，管理人員的綜合素養(yǎng)較低，缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和管理，特別是檔案信息化建設(shè)的過程中相關(guān)人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對檔案要求及材料的收集、整理之類的工作缺乏了解，工作中存在一定的畏難情緒。同時，一些檔案工作人員自學(xué)能力較差，系統(tǒng)專業(yè)的知識培訓(xùn)較少，而新老交接的傳、幫、帶和銜接工作不到位，對檔案管理工作的順利開展造成了一定的阻礙。

1.2 管理水平不高

部分領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，檔案工作流于形式。一些機構(gòu)編制部門頻繁變動，只有兼職的檔案工作人員，使得工作人員對崗位職責不明確，檔案工作人員工作無壓力、無業(yè)務(wù)技能、無責任心，工作應(yīng)付心理較重。特別是在需要進行檔案信息化處理時，由于需要投入人力、物力、財力，常常因為不足而缺乏對檔案信息化的投入。所以，經(jīng)費缺乏、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作薄弱，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的瓶頸制約，從而也影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程。

1.3 檔案安全意識不強

檔案安全是檔案工作的重中之重，數(shù)字化采集過程中，有的工作人員對電子數(shù)據(jù)備份的重視程度還不夠高，僥幸心理較大。如果沒有備份，一旦發(fā)生一些不可控的意外事故，很難想象后果。有的檔案管理人員檔案法治觀念比較淡薄，安全底線思維不夠牢，缺乏檔案安全發(fā)展理念，安全責任落實不力，安全整改措施不足，檔案安全工作的體制機制難以保障，檔案安全風險隱患依然存在。

1.4 檔案信息化發(fā)展進程較慢

在新時代背景下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)領(lǐng)域中，檔案管理也已走進信息化時代。數(shù)字化可以形成電子數(shù)據(jù)，但一些檔案數(shù)量不多的機構(gòu)編制部門，對數(shù)字化重視程度不高，數(shù)字化建設(shè)走形式、走過場。有的檔案管理人員甚至認為檔案數(shù)量不多，如果查閱電子檔案，還不如直接翻閱紙質(zhì)材料，一目了然。檔案管理者的認識嚴重影響了機構(gòu)編制部門的檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

2 新時代下機構(gòu)編制檔案管理策略

2.1 提高檔案人員素養(yǎng)

機構(gòu)編制檔案管理工作自身具有業(yè)務(wù)性和服務(wù)性的特征，所以在檔案管理工作實際開展過程中，管理人員要具備較強的專業(yè)能力和知識素養(yǎng)，要不斷提升自身的工作能力，創(chuàng)新工作觀念。領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強檔案隊伍建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，關(guān)心關(guān)愛專兼職檔案人員。建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制，定期針對檔案管理人員進行信息化技術(shù)知識的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)加深檔案管理人員對信息化知識的掌握和應(yīng)用，逐步提高相應(yīng)的基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)水平，進一步提升專兼職檔案員的檔案管理能力，為信息化的建設(shè)提供有效保障。在招聘過程中，可以采用優(yōu)勝劣汰的方式，來提升檔案管理人員的競爭意識，使其不斷提升自身的能力，為機構(gòu)編制檔案管理效率和水平的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.2 健全檔案管理制度

要建立健全的檔案管理制度，對檔案基礎(chǔ)工作加以規(guī)范，進一步推動機構(gòu)編制檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。完善檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理的信息化、規(guī)范化、流程化、精細化打好基礎(chǔ)。檔案工作要在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，進一步挖掘檔案的價值，對現(xiàn)有的檔案管理與服務(wù)工作方式方法做出總結(jié)和思考，及時發(fā)現(xiàn)并解決工作中存在的問題。一是精，即檔案材料的完整性。按月或按季度定期清理檔案材料，材料逐件登記，免出漏洞。二是快速，即在對檔案資料進行處理的過程中要做到及時有效，文件材料應(yīng)在機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整前及時收集。三是注重在軟、硬件建設(shè)方面狠下功夫，嚴格規(guī)范檔案工作各環(huán)節(jié)的管理，逐步將檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為各項工作服務(wù)。

2.3 落實檔案管理實名制度

實名制是在機構(gòu)編制檔案管理中，針對編制、人事、組織等相關(guān)部門，在檔案管理中做好協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)實名制的管理。在落實實名制的過程中，做好實名制軟件、硬件的建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的整合和分享。針對“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，對現(xiàn)有的軟硬件進行升級改造，推出在線電子文檔接收系統(tǒng)及機構(gòu)編制信息系統(tǒng)，不斷提升自身軟件、硬件水平，為群眾辦事提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 落實檔案管理保密制度

加強涉密檔案信息資源管理，防止失泄密事件發(fā)生。要結(jié)合檔案日常業(yè)務(wù)工作注意保密事項，對檔案工作人員進行保密知識培訓(xùn)，指導(dǎo)他們在新形勢下規(guī)范保密管理，做好收存檔、借閱等相關(guān)工作，通過保密專題培訓(xùn)，增強檔案工作人員的保密責任意識、守法意識，提升檔案業(yè)務(wù)工作與保密工作的融合度。完善檔案保密管理制度，加強文件保密管理專項整治，做牢、做實保密監(jiān)控等點工作，梳理把控風險點，提升保密綜合管理水平。

2.5 創(chuàng)新檔案管理方式

要打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立數(shù)字化與社會化需求相結(jié)合的檔案管理體制，適應(yīng)時代的發(fā)展，有效助推檔案管理工作整體水平的提升。一是強調(diào)管理流程。在管理過程中要實現(xiàn)程序化和規(guī)范化的管理方式。二是采用科學(xué)化的管理手段。建立與檔案數(shù)字化相適應(yīng)的檔案管理模式，配備能夠用于檔案數(shù)字化，滿足電子文件及電子檔案管理需求的新型檔案密集架、控溫排濕空調(diào)、防蟲防霉設(shè)施等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理工作的安全、高效、規(guī)范。三是實現(xiàn)檔案智能化管理。在互聯(lián)網(wǎng)上建立網(wǎng)站或主頁，開展方便用戶的檔案查詢利用服務(wù)。

2.6 加強檔案安全管理

加強實體檔案保管，防止丟失和損毀。嚴格按照檔案室管理要求，清理一切與檔案無關(guān)的物件。嚴格按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，加強檔案庫房設(shè)施設(shè)備建設(shè)，配好裝具，改善檔案保管條件，提升檔案室的承載能力。在對電子檔案管理時，應(yīng)對檔案材料做到實時備份，防止造成數(shù)字化工作的重復(fù)開展。

2.7 落實監(jiān)督檢查

機構(gòu)編制部門要進一步加大監(jiān)督檢查的力度，擴展監(jiān)督檢查的領(lǐng)域，要定期對檔案保管狀況進行全面徹底的檢查，杜絕一切安全隱患，確保檔案不丟失、不損壞、不失密、不泄密。同時，對應(yīng)歸檔的文件材料是否齊全完整、歸檔文件保管期限劃分的準確與否等提出意見，發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正，真正把監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作落到實處。