機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理研究

吳桂娟

(公主嶺市河湖管理中心，吉林 公主嶺 136100)

在機關(guān)事業(yè)單位中，人事部門會對干部職工進行人事檔案記錄，其中主要是包括干部參加學習活動以及社會活動的具體表現(xiàn)。干部人事檔案也是作為了解干部發(fā)展軌跡的重要信息資源，機關(guān)單位在使用人才時應(yīng)合理應(yīng)用干部人事檔案，從中找到關(guān)鍵的信息資源，用來作為衡量干部素質(zhì)和才能的輔助工具，明確不同崗位需要的不同干部人才，優(yōu)化配置人力資源。隨著社會的發(fā)展，人事管理體制和制度方面也在不斷改革，機關(guān)單位應(yīng)重視干部的檔案管理工作，利用新方法和新技術(shù)進行檔案管理革新，提高干部人事檔案管理的效率。

1 干部人事檔案管理工作存在的問題

新時代背景下，干部檔案管理工作要滿足時代和社會發(fā)展的要求，機關(guān)單位的干部人事檔案管理需要與時俱進，及時調(diào)整管理體制、模式和技術(shù)，以更好地跟上時代發(fā)展的腳步。目前，機關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作存在以下幾點問題：

1.1 工作人員整體素質(zhì)偏低

目前，機關(guān)事業(yè)單位干部人事的檔案管理人員工作素質(zhì)遠未達標，不僅缺乏對信息化管理的認識，同時在工作觀念方面存在落后的意識，行為過于守舊，無法隨著時代和社會的變化創(chuàng)新管理模式和措施，導致機關(guān)單位干部人事檔案管理沒有較高的效率，無法及時共享信息，在調(diào)動和使用檔案時無法跟上干部的崗位變化，無法為人事管理工作提供有效的資源信息。尤其是干部人事的檔案管理工作人員沒有充分認識到檔案管理創(chuàng)新的重要性，無法按照形勢變化和檔案管理要求進行工作調(diào)整，沒有和實際的社會發(fā)展及時接軌，導致人事檔案管理整體水平較低。

1.2 存在較多的管理權(quán)限糾紛

機關(guān)單位的干部人事檔案管理中存在管理權(quán)限的問題，主要是表現(xiàn)在管理體制上。機關(guān)單位一般采取的管理模式是行政化的，不同部門在級別上有高低之分，因此在人事檔案管理中，不同人員的使用權(quán)限是不同的。目前，干部人事管理中工作人員的管理職責界限不明，大多數(shù)檔案是由綜合檔案管理部門負責，這樣就會出現(xiàn)檔案管理權(quán)限問題，導致人事檔案管理效率低下，無法規(guī)范性地進行檔案管理。若是出現(xiàn)權(quán)限矛盾就會產(chǎn)生糾紛和人檔分離的現(xiàn)象，影響機關(guān)單位的正常工作運行。

1.3 忽視了檔案管理工作的重要性

在機關(guān)事業(yè)單位中，部分上級領(lǐng)導忽視了干部檔案管理工作的重要性，在意識上沒有對其有足夠的重視，導致單位整體不重視檔案管理工作，給人呈現(xiàn)出刻板的、無用的印象，相關(guān)工作人員的待遇和福利較低，無法吸引專業(yè)能力強的人才就職。另外，機關(guān)事業(yè)單位沒有對人事檔案管理進行自主化管理，很少有人會主動從事檔案管理工作，導致人事檔案管理工作無法與時俱進。

2 改進機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理的策略

為了能夠有效地解決干部人事檔案管理中存在的問題，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對傳統(tǒng)的檔案管理體系進行革新，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化的管理模式，提高人事檔案管理的效率。

2.1 重視干部人事檔案管理工作

首先，機關(guān)事業(yè)單位要在思想和行為上重視干部人事檔案管理工作，在進行人事管理和干部的審評和考察中，干部人事檔案管理部門應(yīng)主動和相關(guān)部門聯(lián)系，為其提供充足的干部檔案，為開展人事工作提供完整的信息支持。其次，干部人事檔案管理在機關(guān)單位人才競爭中要定期將干部人才的學習情況、評級考察情況進行公布，這樣不僅不同部門能夠及時進行信息共享，同時干部也能及時了解自身的檔案信息變化，重視干部人事檔案管理工作，不斷提高干部人事檔案管理的地位。在挖掘和儲備人才時，領(lǐng)導要能夠看到干部人事檔案管理的價值，重視這部分工作，為創(chuàng)新和改革干部人事檔案管理工作提供有力支持。

2.2 完善和規(guī)范檔案管理系統(tǒng)

機關(guān)事業(yè)單位要創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，在原有工作的基礎(chǔ)上，主動利用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息開發(fā)，加強干部人事檔案管理相關(guān)系統(tǒng)的完善和規(guī)范，提高人事檔案的實用性和使用率。采用現(xiàn)代化的管理方式管理干部人事檔案，可以及時收集和整合單位的人才信息，對這些信息進行反饋和跟蹤查詢，建立數(shù)字化和多媒體的檔案庫，解決檔案管理信息不完善和效率低下等問題。干部人事檔案管理的工作人員在機關(guān)單位的組織下進行現(xiàn)代信息技術(shù)的學習，在檔案管理中逐漸落實大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)等，同時也能夠研發(fā)或引進相關(guān)的檔案管理軟件。另外，機關(guān)單位應(yīng)對檔案管理制度進行完善，明確規(guī)定干部檔案人事管理的范圍及相關(guān)的工作流程，采用電子信息技術(shù)進行檔案管理的信息化管理。在工作中實行責任到人制度，保證干部人事檔案管理每個環(huán)節(jié)的工作能夠有專門的工作人員進行負責，確保檔案在收取和整理的過程中能夠詳細記錄資料的來源和去向。為了能夠確保檔案安全保存，人事部門可以建立檔案信息庫，通過電子和紙質(zhì)保存檔案，定期更新和維修管理系統(tǒng)，保證干部人事檔案管理的安全和效率。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方式

機關(guān)單位在進行現(xiàn)代化技術(shù)管理干部人事檔案時，可以學習國外優(yōu)秀的管理體制和理念，組織培訓相關(guān)的人事檔案管理人員，在培訓中正確引導他們進行專業(yè)理論知識的學習，并進行相關(guān)的操作練習，對他們的學習成果進行考核，保證檔案管理工作人員能夠熟練掌握檔案管理的新方式，不斷創(chuàng)新管理方式。為了解決檔案管理的權(quán)限問題，應(yīng)加快檔案管理的現(xiàn)代化管理進程，設(shè)立分離型的檔案工作機構(gòu)，這樣不僅能夠明確檔案的歸屬，不同部門間也能夠及時進行聯(lián)系和交流，并進行檔案收集和分類規(guī)整工作。機關(guān)事業(yè)單位首先要不斷加強干部人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷完善檔案信息化管理的硬件和軟件配置，實現(xiàn)資源信息共享。還要統(tǒng)一檔案管理環(huán)節(jié)，確定人事檔案管理的一般流程和目標，保證不同部門能夠及時進行檔案信息的調(diào)取，并做好調(diào)取記錄。除此之外，機關(guān)單位要完善干部人事檔案數(shù)據(jù)資源庫，不同級別干部開放不同的檢索權(quán)限，同時在內(nèi)部信息系統(tǒng)中設(shè)置檢索頁面，以保證檔案檢索的安全性。

3 結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)時代和社會發(fā)展的需求，及時進行干部人事檔案管理創(chuàng)新，加強領(lǐng)導。干部人事檔案管理人員在思想上應(yīng)重視檔案管理工作，不斷完善相關(guān)工作的制度規(guī)范，采用現(xiàn)代化技術(shù)和方法進行檔案管理工作。對干部人事檔案管管理的工作人員要進行專業(yè)知識、能力和信息素養(yǎng)的培訓和學習，樹立全新的檔案管理理念，采用現(xiàn)代化技術(shù)進行干部人事檔案管理，實現(xiàn)數(shù)字化管理模式，提高干部人事檔案管理效率。