劉惠梅
(煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院招生與就業(yè)處,山東煙臺(tái) 264670)
從計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)在身邊,到現(xiàn)在計(jì)算機(jī)、筆記本電腦的廣泛應(yīng)用,計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)科技的迅速發(fā)展乃至大眾普及不過(guò)短短20 年左右。隨著節(jié)約資源和現(xiàn)代化辦公的需要,電子文件的應(yīng)用范圍已涵蓋了各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門。電子文件在集信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)為一體,經(jīng)歸檔處理后成為電子檔案。事實(shí)表明,飼料企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)、文件檔案管理的信息化水平已成為提升飼料企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的生產(chǎn)力和競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。企業(yè)制作電子檔案不是只以保管為目的,其最終目的是為了企業(yè)利用檔案。實(shí)體檔案如此,電子檔案亦是如此(周妍,2018)。但就目前的情況來(lái)看,在飼料企業(yè)電子檔案應(yīng)用中存在一些問(wèn)題需要完善。本文就飼料企業(yè)生產(chǎn)管理過(guò)程中電子檔案的應(yīng)用情況、此過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策做一簡(jiǎn)單的闡述,為飼料行業(yè)生產(chǎn)管理中對(duì)電子檔案的應(yīng)用提出一些建議。
1.1 電子檔案的概念和內(nèi)容 當(dāng)前使用計(jì)算機(jī)辦公的人們都會(huì)應(yīng)用辦公軟件技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù),一種新型檔案信息形態(tài)應(yīng)運(yùn)而生,數(shù)字化的檔案信息存儲(chǔ)形式有效記錄了現(xiàn)存于各類載體上的檔案資源,網(wǎng)絡(luò)化的互聯(lián)形式通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理,以此形成一個(gè)資源共享型、即時(shí)利用型、結(jié)構(gòu)有序型的檔案信息庫(kù),這就是電子檔案。電子檔案是利用計(jì)算機(jī)磁盤實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息的目的,其工作過(guò)程依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng),電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)又相關(guān)聯(lián),是一種電子圖像文件的集合體,具有原始文件的記錄性和信息再現(xiàn)性,通常以案卷為單位。作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過(guò)一個(gè)歸檔過(guò)程才能稱之為電子檔案,否則稱為電子文件(狄強(qiáng)軍,2018)。
1.2 電子檔案的特點(diǎn) 電子檔案與紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別在于信息載體,紙質(zhì)文件以紙張為載體,所有信息均在空間中展示,電子檔案則是將大量信息存儲(chǔ)于小小的硬盤上,直觀上看不到檔案內(nèi)容,要通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他設(shè)施顯現(xiàn)出來(lái)。
電子檔案主要有以下特點(diǎn):紙質(zhì)文件若想修改可能需要將整頁(yè)、整本重新印刷,此時(shí)電子檔案則顯出優(yōu)勢(shì);電子檔案刪除方便,只需要有查看文件和更改文件的操作權(quán)限即可,若這一特點(diǎn)被人惡意利用,可能會(huì)造成重大損失(陳源,2014);電子檔案的復(fù)制操作簡(jiǎn)單,人們可以迅速、便捷的進(jìn)行信息共享;電子檔案可能會(huì)因?yàn)橛布吓f、管理人員錯(cuò)誤操作或非法篡改,電腦病毒破壞正常程序及不可控因素(如火災(zāi),大雨,地震等)而損壞,且大多數(shù)的電子檔案損壞都是由于人為原因。
1.3 電子檔案的優(yōu)勢(shì) 電子檔案利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)科技可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件的批量上傳、在線檢索、在線瀏覽、批量下載等功能。電子檔案具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì):(1)資料的快速分享性,電子檔案可以在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)大范圍、遠(yuǎn)距離的閱讀共享,與紙質(zhì)文件相比具有節(jié)省時(shí)間和承載材料的特點(diǎn);(2)信息存儲(chǔ)的高密度性,可以同時(shí)儲(chǔ)存龐大的檔案內(nèi)容,分類明確,查找方便;在縮小占用空間的同時(shí)也節(jié)省了資源。(3)及時(shí)更改性,若需要更改文件資料,不必將原文件全部重新整理,只需更改部分內(nèi)容后保存即可;(4)內(nèi)容的形式多樣性,電子檔案可以通過(guò)視頻、動(dòng)畫等科技手段將資料保存,且不會(huì)因閱讀次數(shù)增加和時(shí)間流逝而使資料有所損毀。
2.1 飼料企業(yè)生產(chǎn)管理過(guò)程中電子檔案的應(yīng)用范圍 飼料企業(yè)的電子檔案可以看做是飼料企業(yè)的信息資源匯總。飼料企業(yè)的生產(chǎn)管理大致可分為以下幾方面:企業(yè)員工的管理,飼料生產(chǎn)的管理,檢驗(yàn)化驗(yàn)的管理,安全衛(wèi)生的管理,采購(gòu)、銷售的管理。如飼料企業(yè)年度、月度市場(chǎng)調(diào)查資料;每日原料使用情況,原料質(zhì)量,使用數(shù)量的記錄;飼料企業(yè)研發(fā)部門對(duì)企業(yè)各產(chǎn)品、各飼料配方的資料文件;生產(chǎn)安排及在生產(chǎn)過(guò)程中的日/ 周生產(chǎn)計(jì)劃表、庫(kù)存報(bào)表、原料使用報(bào)表等文件的流動(dòng),文件經(jīng)各部門流動(dòng)時(shí)應(yīng)做到各部門、各操作人員認(rèn)真記錄管理,做到過(guò)手即負(fù)責(zé);飼料產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告;廠房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況,例行檢查記錄,檢修情況,時(shí)間、人員記錄及人事檔案,財(cái)務(wù)檔案等。
2.2 Excel 在飼料生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用 對(duì)于飼料行業(yè)來(lái)說(shuō),表格的使用尤其常見,原料的采購(gòu)清單,成本預(yù)算,配方設(shè)計(jì),客戶信息,銷售額度匯總都離不開Excel 的使用。飼料生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)包括原始數(shù)據(jù)錄入,原料入庫(kù)、出庫(kù)數(shù)據(jù),原料統(tǒng)計(jì)報(bào)表,成品統(tǒng)計(jì)報(bào)表,成本核算統(tǒng)計(jì)報(bào)表等都需用表格預(yù)覽、篩查、計(jì)算(許騰,2007)。
大型飼料企業(yè)都有下屬牧場(chǎng),以牛場(chǎng)為例,要采集牛的采食量、日增重、體尺測(cè)量、宰前活重、胴體重,母牛的泌乳量等經(jīng)濟(jì)性狀,通過(guò)這些數(shù)據(jù)來(lái)分析當(dāng)前的飼料效益,以此來(lái)調(diào)整飼糧結(jié)構(gòu)或產(chǎn)品配方。牧場(chǎng)數(shù)據(jù)每月、每項(xiàng)都會(huì)產(chǎn)生數(shù)以千計(jì)或數(shù)以萬(wàn)計(jì)的新數(shù)據(jù)需要統(tǒng)計(jì)分析。
3.1 重視程度不足 中小型飼料企業(yè)由于生產(chǎn)規(guī)模的限制,管理人員、專業(yè)技術(shù)人員不如大型飼料企業(yè)充足,經(jīng)常出現(xiàn)有生產(chǎn)但無(wú)相應(yīng)資料的現(xiàn)象??赡馨l(fā)生從飼料廠領(lǐng)導(dǎo)到下屬都沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)到企業(yè)生產(chǎn)管理過(guò)程中形成電子檔案的重要性,如具有保存價(jià)值的飼料原輔料質(zhì)量、價(jià)格記錄,若當(dāng)時(shí)采購(gòu)的原料質(zhì)量不夠品級(jí),下次更換其他原料,但并沒(méi)有對(duì)此種情況進(jìn)行記錄并加以分析,以規(guī)避再次采購(gòu)到不良原料。其二是易出現(xiàn)歸檔范圍不明確,檔案資料雜亂的情況,中小型飼料企業(yè)的檔案管理人員可能生產(chǎn)經(jīng)理、銷售經(jīng)理,最終檔案資料匯總于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者手中,但由于并未掌握過(guò)專業(yè)的檔案歸檔整理技能,檔案的管理辦法不夠明確,全憑個(gè)人習(xí)慣分類整理,不能清晰地使檔案再次被利用。飼料企業(yè)在生產(chǎn)管理過(guò)程中產(chǎn)生的表格類數(shù)據(jù)文件尤其多,包括飼料原料的進(jìn)廠、原料消耗、成品出廠統(tǒng)計(jì)及銷售統(tǒng)計(jì),有時(shí)為了方便會(huì)以手工計(jì)算,雖然解決了臨時(shí)問(wèn)題,但不易被整理歸檔且容易出錯(cuò)。又如作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書),經(jīng)營(yíng)者可能會(huì)妥善保管其紙質(zhì)文件,但若不經(jīng)過(guò)掃描或拍照留電子版?zhèn)浞?,常?huì)出現(xiàn)因多次翻閱而損毀或水、火意外及遺失等情況,造成重大損失。
一些年紀(jì)較大的人認(rèn)為,看檔案不一定非要使用電腦,用紙張、書冊(cè)就很好。不可否認(rèn),紙質(zhì)文件閱讀時(shí)視覺(jué)上要比電子文件更舒服,有時(shí)還會(huì)隨手拿筆畫一畫、折一頁(yè),這都是生活中常見的習(xí)慣(周妍,2018)。這種想法是由多年習(xí)慣養(yǎng)成的,幾十年前電腦的應(yīng)用遠(yuǎn)不如現(xiàn)在普及,人們使用的絕大多數(shù)都是紙質(zhì)文件,但當(dāng)下社會(huì)環(huán)境、大數(shù)據(jù)時(shí)代依然保持老想法只會(huì)制約企業(yè)對(duì)檔案信息的再利用。
3.2 收集檔案資料而不處理,沒(méi)有專業(yè)的檔案管理手段 企業(yè)檔案管理工作在收集資料后沒(méi)有形成全文數(shù)據(jù)庫(kù),檔案員在查閱檔案時(shí)需要檢索計(jì)算機(jī)內(nèi)所有信息,然后將這些文件調(diào)出,下次還是如此,現(xiàn)用現(xiàn)找,每次都能找到一堆文件,再?gòu)倪@些文件中篩選需要用到的文件,難以充分使用檔案管理系統(tǒng)功能,是造成浪費(fèi)的主要原因之一(周妍,2018)。
飼料企業(yè)的諸多數(shù)據(jù)表格采集后如不及時(shí)處理,將會(huì)給后續(xù)的數(shù)據(jù)分析帶來(lái)困難,不利于飼料企業(yè)對(duì)當(dāng)月飼料效益的評(píng)估,隱藏問(wèn)題得不到及時(shí)有效的處理。所謂存檔便是為了再次進(jìn)行利用,若不能按照方便使用來(lái)整理檔案,不能根據(jù)實(shí)際需求將檔案整理儲(chǔ)存,會(huì)是檔案管理失去意義。
3.3 制度不完善,沒(méi)有相應(yīng)的電子檔案管理制度科學(xué)合理的電子檔案安全管理規(guī)范可以為電子檔案安全管理工作提供制度支持(康旭冉,2014)。目前較為重要的就是缺乏科學(xué)完善的電子檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,尤其是專門適用于飼料企業(yè)的電子檔案管理制度。
很多企業(yè)未建立自己公司內(nèi)部的具有一定規(guī)范化的電子檔案管理制度模型,導(dǎo)致企業(yè)對(duì)電子檔案的管理混亂,有價(jià)值的電子文件得不到細(xì)致整理(周妍,2018)。對(duì)于那些沒(méi)有采用電子檔案管理工作的中小型飼料企業(yè)來(lái)說(shuō),隨著時(shí)間流逝和頻繁翻閱等因素影響,紙質(zhì)檔案使用壽命大大降低。如合同等具有一定法律效益的文件會(huì)發(fā)生字體模糊、紙張脆弱甚至破損,一旦遇到法律活動(dòng),無(wú)法利用的檔案會(huì)造成麻煩。
3.4 收集、整理,但不予利用 還有一種情況是企業(yè)很重視電子檔案管理工作,為此作出了很大投入,形成了數(shù)量可觀的電子檔案資源(周妍,2018)。但在利用時(shí)常以安全保密、級(jí)別不夠等理由禁止員工查閱檔案,將這些電子檔案資源束之高閣,非領(lǐng)導(dǎo)或指定事由接觸不到,使檔案形成了信息孤島,減小了檔案資料在存儲(chǔ)后的使用機(jī)會(huì),但智慧往往是群策群力的,往年資料經(jīng)常與新出現(xiàn)的資料信息相對(duì)比才會(huì)有助于飼料行業(yè)中原料比較,變化規(guī)律的總結(jié)以及行情走勢(shì)的推斷。電子檔案信息資料未被最大化利用會(huì)造成企業(yè)投入的浪費(fèi)。
3.5 電子檔案信息安全管理存在的問(wèn)題 電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為主要載體,在電腦和網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)電子檔案新建、檔案應(yīng)用和傳輸、云端或線下數(shù)據(jù)處理、電子文檔儲(chǔ)存等。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身存在一定的不安全性,如遭遇黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播等都會(huì)影響電子檔案的安全。由于電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨意復(fù)制和傳播,導(dǎo)致很難確定哪個(gè)是原始文件(林欽,2018)。因此,電子檔案信息的安全性受網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定決定。
計(jì)算機(jī)工作環(huán)境溫度過(guò)高時(shí)會(huì)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行造成影響,導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,潮濕還可以損壞電路、記憶芯片等電子設(shè)備。人為的不規(guī)范操作也會(huì)導(dǎo)致電子檔案庫(kù)中資料的泄露、丟失、損毀。技術(shù)安全問(wèn)題主要體現(xiàn)黑客攻擊、電腦病毒感染,或企業(yè)管理電子檔案的計(jì)算機(jī)安全等級(jí)不夠,大大增加了電子檔案系統(tǒng)的安全隱患(劉曉慧,2019)。
4.1 提高電子檔案管理工作人員的思想意識(shí) 提高檔案管理工作人員在工作中的責(zé)任感。飼料企業(yè)的一些書面材料仍以紙質(zhì)文檔出現(xiàn),管理人員未對(duì)紙質(zhì)檔案及時(shí)納入電子檔案管理體系,或?qū)﹄娮訖n案管理缺乏安全意識(shí)(宮玉英,2012)。同時(shí),部分檔案管理人員安全意識(shí)淡薄,不了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境下潛在的安全風(fēng)險(xiǎn),缺乏安全防范措施,一旦發(fā)生檔案泄密、丟失等事故,將無(wú)法及時(shí)補(bǔ)救,并造成嚴(yán)重?fù)p失。
4.2 加強(qiáng)電子檔案管理人員的技能培訓(xùn),提升工作能力 檔案的收集、整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)(宮玉英,2012)。由于飼料企業(yè)的特性,不同地區(qū)有不同的業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé),這就導(dǎo)致了不同地區(qū)的文件資料都分散在不同人員手中,這給資料收集工作帶來(lái)了一定難度。要定期培訓(xùn)電子檔案管理人員,加強(qiáng)其對(duì)電子檔案收集、分類、匯總、歸檔、管理等工作內(nèi)容的技術(shù)能力,并且提高檔案管理人員的電子檔案安全防范意識(shí)(肖晏夏,2019)。還可以通過(guò)多方渠道進(jìn)行人才引進(jìn),引進(jìn)專業(yè)技術(shù)過(guò)硬、管理能力出色的人才(呂艷兵,2019)。
4.3 加強(qiáng)飼料企業(yè)電子檔案的規(guī)范化管理 電子檔案的管理不僅是管理檔案電子信息,還有關(guān)于實(shí)體檔案信息化,以及統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理電子信息與實(shí)體檔案互聯(lián)互通。對(duì)電子檔案的管理應(yīng)形成一個(gè)有利于不同時(shí)間、不同部門、跨地域的零散資料收集、分類、匯總的操作流程,更好的發(fā)揮檔案的再利用作用。為支撐管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等各部門業(yè)務(wù)所涉及虛實(shí)檔案文件存管,飼料企業(yè)應(yīng)構(gòu)建一個(gè)具備公共性、獨(dú)立性、應(yīng)用性特征的電子檔案管理信息化平臺(tái)(李秀花,2020)。管理應(yīng)遵循一定的原則,原則條理清晰,使檔案工作的各方面問(wèn)題都有例可循,有原則可依,不應(yīng)按照個(gè)人偏好進(jìn)行管理或雜亂無(wú)章的存檔。
4.4 建立飼料企業(yè)內(nèi)部電子檔案的信息化平臺(tái)針對(duì)飼料企業(yè)內(nèi)部的資料,應(yīng)建立一個(gè)專門適用于飼料企業(yè)的電子檔案管理信息化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案管理層面上的紙質(zhì)檔案信息化、電子信息檔案化。同時(shí),構(gòu)建完善的電子檔案管理支撐環(huán)境,讓各類檔案能在統(tǒng)一的公共平臺(tái)上采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)(張震寧,2017),該平臺(tái)能保障電子檔案在傳輸途中、歸檔整理及應(yīng)用環(huán)節(jié)中的信息安全。
4.5 加強(qiáng)飼料企業(yè)電子檔案信息化平臺(tái)的安全管理 如今,國(guó)家網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管日趨完善,飼料企業(yè)的電子檔案安全方面也應(yīng)日趨成熟。電子檔案依附于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),但計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中也會(huì)面臨一系列問(wèn)題,一旦出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)影響檔案信息的安全性、完整性。應(yīng)建立健全電子檔案信息安全管理應(yīng)急預(yù)案,使該預(yù)案與可能發(fā)生的安全風(fēng)險(xiǎn)相匹配。所建立的應(yīng)急預(yù)案要與飼料廠的實(shí)際情況相適應(yīng);電子檔案管理技術(shù)和安全管理系統(tǒng)應(yīng)保持不斷更新與優(yōu)化,并做好電子檔案?jìng)浞荨?/p>
應(yīng)確保企業(yè)存放電子檔案的環(huán)境溫度、濕度合理,防火、防盜工作穩(wěn)妥,選擇高質(zhì)量的軟件、硬件電子設(shè)備(劉曉慧,2019)。制定完整的責(zé)任落實(shí)制度,將每天的工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,一旦遇到問(wèn)題則有責(zé)追責(zé),不放過(guò)有問(wèn)題的部分,及時(shí)解決有問(wèn)題的人員或系統(tǒng)。對(duì)電子檔案實(shí)行數(shù)字簽名技術(shù)和加密技術(shù),在檔案信息傳送、閱讀過(guò)程中對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)。
綜上所述,當(dāng)前飼料企業(yè)生產(chǎn)管理中電子檔案的應(yīng)用雖然存在一些問(wèn)題,導(dǎo)致電子檔案工作未被順利執(zhí)行,電子檔案管理不夠規(guī)范、制度不夠完善,使電子檔案在飼料企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中還有很大的提升空間,但可以看出,針對(duì)各個(gè)問(wèn)題的改進(jìn)對(duì)策難度并不是很大,可以在日常工作中逐漸形成好的工作習(xí)慣和方式,企業(yè)投入更有效的管理人員和措施,完善電子檔案管理,有利于企業(yè)工作、企業(yè)管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)文化。