人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議

殷菁遙

(黑龍江測繪地理信息局 后勤管理中心，哈爾濱 150000)

人事檔案是儲存人才信息的重要資料，集中反映了一個(gè)人的文化程度、社會經(jīng)歷、業(yè)務(wù)成長以及工作能力。做好人事檔案管理工作是完成好人事工作的基礎(chǔ)性前提，也是單位選拔、晉升優(yōu)秀人才的有力依據(jù)，更是上級部門考查人事管理工作細(xì)致與否的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。當(dāng)今社會，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展，智能化、數(shù)字化已成為大勢所趨，為了滿足檔案信息現(xiàn)代化的建設(shè)需要，提高人事檔案管理工作的便捷性、高效性、可靠性，亟需在人事檔案管理工作中融入網(wǎng)絡(luò)信息化手段，為管理與利用人事檔案開辟新的途徑。

1 人事檔案管理信息化的重要意義

人事檔案管理信息化是組織系統(tǒng)信息化工作的關(guān)鍵構(gòu)成部分。新形勢下，構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的人事檔案管理信息化系統(tǒng)有利于人事工作與人事檔案工作的協(xié)調(diào)促進(jìn)、共同發(fā)展?，F(xiàn)階段，人事檔案主要以紙質(zhì)材料的形式保存，管理過程中主要借助人工進(jìn)行手動操作，這一操作過程涵蓋了收集材料、分類歸檔、調(diào)閱、借閱、審核等動態(tài)管理過程，業(yè)務(wù)繁瑣、工作量大，客觀存在人力、物力的耗費(fèi)問題，導(dǎo)致工作效率低下，占用工作人員太多時(shí)間。同時(shí)，會受到外界因素或工作人員主觀情緒的影響，在操作過程中會因操作不夠細(xì)致而發(fā)生失誤錯(cuò)漏，增添了后續(xù)信息整理的難度。而在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化后，只需做好一次詳實(shí)的基礎(chǔ)性信息錄入就能夠反復(fù)使用信息。通過網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)調(diào)取、分析與檢索，不再需要檔案管理人員到庫房翻找厚重的紙質(zhì)檔案，可大幅提高工作效率和檔案信息資源的利用價(jià)值。

2 人事檔案管理信息化工作中存在的問題

2.1 檔案管理人員缺乏專業(yè)度

很多單位對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)知不足，大多數(shù)人認(rèn)為人事檔案管理只是簡單的保管類工作，不需要具備專業(yè)技術(shù)知識的人員進(jìn)行維護(hù)，因此隨意配置人員進(jìn)行檔案管理，檔案管理人員往往身兼多職，工作重心也逐漸發(fā)生偏移，導(dǎo)致沒有精力去鉆研人事檔案業(yè)務(wù)，也缺乏時(shí)間在專業(yè)知識上做精進(jìn)。人事檔案管理工作需要循序漸進(jìn)的逐步優(yōu)化，需要在創(chuàng)新思維下不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、發(fā)現(xiàn)新方法、利用新手段。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理人員需具備人力資源管理、檔案管理、計(jì)算機(jī)操作以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)專業(yè)結(jié)合起來的綜合能力。若僅將這個(gè)崗位看做簡單機(jī)械的保管類工作或不停的調(diào)動人員，勢必有礙于人事檔案精英人才的培養(yǎng)，更容易在檔案管理上造成一定范圍內(nèi)的混亂態(tài)勢，會干擾檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展。

2.2 人事檔案信息化管理制度不健全

人事檔案信息化管理的主要對象是數(shù)據(jù)與信息，二者缺一不可，共同構(gòu)成檔案的主體。數(shù)據(jù)的完整和信息的準(zhǔn)確需要依托于統(tǒng)一而規(guī)范的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，但現(xiàn)階段卻沒有行之有效的制度與標(biāo)準(zhǔn)。在信息采集、獲取方面，由于缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范，再加之工作人員的專業(yè)度和意識不夠，沒能做到及時(shí)、準(zhǔn)確地采集檔案信息，致使數(shù)據(jù)采集不全面、不完整。在檔案信息維護(hù)方面，沒有形成長效的動態(tài)更新機(jī)制，導(dǎo)致人事檔案信息無法及時(shí)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享與同步更新。因某些單位或部門的體制機(jī)制原因，對檔案信息化建設(shè)不重視，不積極推動相關(guān)制度的制定，造成檔案信息化管理工作發(fā)展緩慢。

2.3 技術(shù)設(shè)備配備不齊

電子設(shè)備是進(jìn)行檔案信息化管理必不可少的重要基礎(chǔ)設(shè)施，其配置及配置參數(shù)會直接影響檔案信息化管理的有效開展，在極大程度上關(guān)乎人事工作的效率。數(shù)據(jù)安全是人事檔案信息化管理的關(guān)鍵點(diǎn)，如果安全保障存在問題，人事檔案信息將很容易被人通過非法程序盜取、利用，會造成不可估量的損失?，F(xiàn)階段，多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)層仍然認(rèn)為紙質(zhì)檔案即可滿足日常辦公需要，不需要進(jìn)行信息化管理，因此不在檔案管理上投入過多資金，于是導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟硬件和相關(guān)保密設(shè)備等無法配置齊全，使得信息存儲與保密具有一定的局限性，極大影響了檔案信息化的全面建設(shè)。

3 開展人事檔案信息化工作的建議

3.1 大力培養(yǎng)人事檔案管理人員

開展人事檔案信息化管理是一項(xiàng)必須長期堅(jiān)持的持續(xù)性工作，一旦中斷將很可能造成檔案信息管理的混亂無序。在檔案管理工作中，應(yīng)著力加強(qiáng)檔案管理人員梯隊(duì)建設(shè)，引進(jìn)或培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。在選人用人方面，要選拔具備較高的政治素養(yǎng)、高度的責(zé)任意識和過硬的專業(yè)技能的檔案管理人員，并及時(shí)錄入、隨時(shí)更新職工的職務(wù)變動、工作履歷、繼續(xù)教育、獎懲情況等動態(tài)信息。同時(shí)，要注重知識的不斷積累翻新，著力增強(qiáng)培訓(xùn)力度，定期對檔案管理人員開展業(yè)務(wù)與技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作能力和職責(zé)意識。通過學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)理論及相關(guān)操作，使檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件，用專業(yè)素質(zhì)和過硬的能力為人事檔案信息化工作的高效開展保駕護(hù)航。

3.2 統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，健全人事檔案信息化管理制度

創(chuàng)新人事檔案信息化管理的工作理念，統(tǒng)一業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步制定并更新人事檔案信息化管理制度。第一，應(yīng)制定可行、統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，劃定檔案管理人員職責(zé)，明確崗位要求，設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，一人錄入一人檢查，避免錯(cuò)錄、漏錄。第二，引導(dǎo)檔案管理人員建立有關(guān)信息化檢索的觀念，使人事檔案管理工作向精細(xì)化、智能化方向精進(jìn)，提升工作效率。第三，完善動態(tài)的人事檔案管理制度，因?yàn)槿耸窃诓粩嘧儎拥?，人的履歷與信息也需要不斷完善更新，這樣才能有效提升檔案信息的利用空間。

人事檔案中可提取出的信息關(guān)乎每位職工的切身利益，如發(fā)生泄露或丟失，將會為職工乃至相關(guān)人事工作造成無法估量的損失。因此，在健全檔案信息化管理制度的進(jìn)程中，確保信息的安全是需要優(yōu)先提出與考量的。例如，在規(guī)劃全年培訓(xùn)方案時(shí)，應(yīng)考慮安排對人事檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全、信息系統(tǒng)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，謹(jǐn)防信息泄露、丟失。同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識，制定相關(guān)制度，加強(qiáng)對信息安全的保障力度，著力為人事檔案管理提供安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與制度保障。

3.3 加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于人事檔案具有極強(qiáng)的機(jī)密性，所以必須在資料的保密技術(shù)和軟硬件設(shè)備方面做好防護(hù)，一方面，要加強(qiáng)硬件設(shè)備的建設(shè)，購置能夠滿足現(xiàn)實(shí)需求的電子設(shè)備，如工作站、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等，并指定專人接受相關(guān)設(shè)備使用的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)庫房的防火、防潮、防盜管理，配備滅火器材及測溫儀等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。另一方面，要引進(jìn)專業(yè)化的軟件設(shè)施，應(yīng)包含保密相關(guān)軟件、防火墻、備份系統(tǒng)等，降低信息被盜取利用的風(fēng)險(xiǎn)，并通過備份來提高檔案資料的安全性。另外，還要搭建安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)私密共享。