大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理研究

趙梅玲

(泰安市婦幼保健院，山東 泰安 271000)

1 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院人事檔案管理的重要性集中體現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的重新構(gòu)建，這種構(gòu)建不僅體現(xiàn)在對檔案呈現(xiàn)形式的轉(zhuǎn)變，更包含對檔案潛在價值的挖掘。

1.1 有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案的整合，形成有價值的管理資源

在傳統(tǒng)運(yùn)行模式中，醫(yī)院人事檔案管理缺乏條理性，更多的是檔案信息的堆積，難以根據(jù)醫(yī)院管理需要實(shí)現(xiàn)整合與挖掘，而且紙質(zhì)檔案自身的局限性也影響了檔案的有效整合。在大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案管理內(nèi)容更加豐富，打破了信息在數(shù)量上的簡單疊加，而是利用信息系統(tǒng)形成嚴(yán)格的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)Χ嘣?、重?fù)的人事檔案信息加以整合，提升了檔案信息的應(yīng)用價值。

1.2 有利于促進(jìn)數(shù)據(jù)與流程協(xié)同一致，優(yōu)化醫(yī)院人事管理機(jī)制

一直以來，醫(yī)院人事檔案的應(yīng)用價值不高，檔案的應(yīng)用單一、僵化，而在大數(shù)據(jù)背景下，管理者可以將人事檔案信息與醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的要求相結(jié)合，將檔案系統(tǒng)中的靜態(tài)信息轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎顢?shù)據(jù)”，并利用數(shù)據(jù)溝通來實(shí)現(xiàn)各個科室之間的互動與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)與流程的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，提高信息資源對醫(yī)院運(yùn)行管理過程的支持力度。

1.3 有利于實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案利用價值

在傳統(tǒng)管理環(huán)境中，醫(yī)院的人事檔案資源呈現(xiàn)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)據(jù)挖掘方面受到了嚴(yán)重阻礙。而隨著信息技術(shù)的引入，管理者可以利用規(guī)范的系統(tǒng)平臺對人事檔案內(nèi)容提出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并對檔案信息進(jìn)行有效處理和統(tǒng)計，搭建數(shù)據(jù)統(tǒng)計的分析模型，進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案共享[1]。

1.4 有利于靈活管理過程，提高醫(yī)院人力資源質(zhì)量

人事檔案是實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的重要依據(jù)。在大數(shù)據(jù)的運(yùn)用中，醫(yī)院可以以員工為中心，為員工發(fā)展提供人性化服務(wù)，以敏捷的人事數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，形成靈活的工作模式，推動人事管理一體化的進(jìn)程，并形成系統(tǒng)的評估體系，促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置，優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)。

1.5 有利于醫(yī)院的決策管理，提高人力資源管理效率

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)在決策中的價值逐漸受到認(rèn)可與重視，但醫(yī)院人事檔案的質(zhì)量卻無法得到保證，在決策中的價值大打折扣。因此，在數(shù)據(jù)平臺的運(yùn)行中，管理者可以從數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)上報等環(huán)節(jié)入手，對數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督與控制，進(jìn)而掌握并校正數(shù)據(jù)，提高人事檔案質(zhì)量，為醫(yī)院的內(nèi)部管理決策提供參考。

2 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

目前，我國各級醫(yī)院在內(nèi)部控制管理中對于信息系統(tǒng)的建設(shè)給予了高度重視，在大數(shù)據(jù)挖掘與利用方面也取得了一定成果，但在人事檔案管理環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)管理依然存在短板，比如醫(yī)院管理者對人事檔案轉(zhuǎn)型缺乏足夠的重視，數(shù)據(jù)運(yùn)用意識不高，影響了檔案的開發(fā)與利用。數(shù)據(jù)平臺建設(shè)不完善，人事檔案的內(nèi)容更多停留在基礎(chǔ)層面，沒有形成巨大的運(yùn)用價值。檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)性有待提升，對于大數(shù)據(jù)環(huán)境的適應(yīng)能力不足。風(fēng)險管理存在漏洞，人事檔案的安全性得不到有效保證。因此，醫(yī)院在內(nèi)部控制建設(shè)中應(yīng)基于大數(shù)據(jù)要求對人事檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化。

3 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案的管理策略

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念，提高數(shù)據(jù)運(yùn)用意識

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院人事檔案管理能否實(shí)現(xiàn)順利轉(zhuǎn)型與管理者的思想認(rèn)識水平密切相關(guān)。院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從宏觀角度對創(chuàng)新觀念進(jìn)行理解和梳理，積極吸收國內(nèi)外的大數(shù)據(jù)管理經(jīng)驗(yàn)，從思想層面指導(dǎo)檔案管理工作的發(fā)展。各個部門的主管人員應(yīng)積極面對大數(shù)據(jù)對人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，要主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境，利用大數(shù)據(jù)資源調(diào)整決策過程，支持人事檔案資源化構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的不斷優(yōu)化。醫(yī)院應(yīng)營造全員參與的管理氛圍，尤其強(qiáng)調(diào)對檔案管理部門人員思想認(rèn)識的培養(yǎng)，應(yīng)利用制度規(guī)范引導(dǎo)其落實(shí)責(zé)任，進(jìn)而推進(jìn)大數(shù)據(jù)資源的有效開發(fā)[2]。

3.2 優(yōu)化管理環(huán)境，優(yōu)化檔案管理機(jī)制

醫(yī)院人事檔案管理要想實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)型還需要良好的軟硬件條件作為支持。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)在資金、人力方面的投入，注重軟硬件條件的優(yōu)化，為人事檔案管理搭建系統(tǒng)平臺，以保證大數(shù)據(jù)管理的整體質(zhì)量。例如，醫(yī)院在引入信息化人力資源管理軟件的過程中，可以將人事檔案的管理集中在一個平臺上，并結(jié)合員工檔案信息、各科室組織結(jié)構(gòu)圖、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)流程等來逐漸落實(shí)人事工作一體化管理。醫(yī)院還可以依托數(shù)據(jù)平臺來優(yōu)化管理制度規(guī)范，進(jìn)而快速、精準(zhǔn)地處理人事數(shù)據(jù)，優(yōu)化人事結(jié)構(gòu)，確保各個科室能夠有更多時間和精力來完成人事決策。

3.3 加強(qiáng)檔案管理，做好大數(shù)據(jù)的挖掘

數(shù)據(jù)平臺系統(tǒng)涵蓋了人事部門對于員工在醫(yī)院工作的全過程管理，在這其中形成的信息內(nèi)容不僅需要錄入檔案，還要形成可參考的數(shù)據(jù)資源，以作為數(shù)據(jù)挖掘與利用的依據(jù)，其中的人事合同、人事調(diào)動、獎懲記錄、培訓(xùn)、考核、家庭關(guān)系、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)資格、薪資管理、社會保險、績效考核、考勤排班等內(nèi)容都將事無巨細(xì)地呈現(xiàn)在數(shù)據(jù)平臺中，并利用專業(yè)軟件的查詢統(tǒng)計功能與報表輸出功能來動態(tài)、直觀地反映出醫(yī)院的人力資源情況。

3.4 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理的專業(yè)性

檔案管理人員是檔案資源開發(fā)與利用的重要角色，其專業(yè)性對于提升管理質(zhì)量和適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境具有重要意義。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，并結(jié)合大數(shù)據(jù)平臺的管理要求對他們的專業(yè)理論與實(shí)際操作能力進(jìn)行培養(yǎng)，優(yōu)化理論知識結(jié)構(gòu)，提高對數(shù)據(jù)功能平臺的適應(yīng)性，降低操作失誤，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。同時，將人事檔案管理效果與員工績效相結(jié)合，可結(jié)合大數(shù)據(jù)應(yīng)用效果調(diào)整薪酬績效，激勵檔案管理人員主動參與到檔案整合、數(shù)據(jù)挖掘過程中來，進(jìn)而為醫(yī)院的人力資源管理提供建議[3]。

3.5 控制管理風(fēng)險，確保人事檔案的安全

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的安全性也成為信息資源利用中需要關(guān)注的主要問題之一。第一，醫(yī)院在人事檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)建立硬件環(huán)境防范體系，確保信息系統(tǒng)管理的服務(wù)器、通信設(shè)備等場地的安全，使計算機(jī)能夠正常運(yùn)行。第二，采用防火墻，它作為不同部門信息的出入口，應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)控制信息流，啟用入侵檢測系統(tǒng)，分析來自網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外部的入侵信號，并及時采取補(bǔ)救措施。第三，加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制，定期進(jìn)行漏洞掃描修復(fù)和病毒防護(hù)，提高系統(tǒng)防護(hù)效果，有效規(guī)避檔案管理風(fēng)險。