干部人事檔案信息化建設(shè)的困境及解決對(duì)策

姜 媛

(黑龍江省紅旗農(nóng)場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，哈爾濱 150090)

1 干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案材料來(lái)源不規(guī)范

不同時(shí)期的工作人員不同，工作方式與習(xí)慣也不一樣，收集檔案這一工作就很容易存在不規(guī)范的問(wèn)題。如果干部檔案外調(diào)，各部門(mén)甚至各地區(qū)差別很大，就會(huì)導(dǎo)致信息來(lái)源和檔案形式多種多樣，檔案管理人員在整理時(shí)會(huì)很迷茫，對(duì)資料內(nèi)容不熟悉，會(huì)找不到資料。有的檔案字跡不清晰，表意不明，加大了檔案材料管理的難度。

1.2 檔案材料不夠真實(shí)

干部人事檔案是教育培訓(xùn)、人才測(cè)評(píng)的重要依據(jù)，都是紙質(zhì)的。長(zhǎng)期以來(lái)，由于每次填報(bào)前后信息不一致，有些干部可能會(huì)出現(xiàn)記憶錯(cuò)誤，而且信息量大，很難檢查每次填寫(xiě)的信息是否一致。個(gè)別干部考慮到自己的利益會(huì)偽造個(gè)人檔案，一旦這些材料進(jìn)入檔案館，就很難在今后的參考資料中核實(shí)和鑒別真?zhèn)巍?/p>

1.3 檔案管理人員水平不高

檔案人員的專(zhuān)業(yè)水平和技能并不能證明他們具有專(zhuān)業(yè)的管理水平。有的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高，再加之人事檔案歸檔要求不嚴(yán)，個(gè)人檔案缺少一些資料和檔案目錄，會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)、不完整的現(xiàn)象。有的干部不能及時(shí)報(bào)送和歸還檔案，難以記錄，有的干部甚至在檔案移交過(guò)程中丟失檔案。

2 干部人事檔案的重要性

從最初的招聘開(kāi)始，到后續(xù)的培訓(xùn)、績(jī)效的記錄、薪酬的統(tǒng)計(jì)、勞動(dòng)關(guān)系的確定等，甚至包括其他各個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，都要記錄在人事檔案中。一個(gè)人從高中到大學(xué)階段的各種經(jīng)歷都要記錄在人事檔案中，在就業(yè)和單位選拔錄用等方面會(huì)對(duì)一個(gè)人的未來(lái)產(chǎn)生巨大影響。對(duì)于一名干部而言，干部人事檔案是其身份信息的最原始憑證。干部人事檔案能夠徹底反映出這名干部的基本信息和成長(zhǎng)歷程，具有極強(qiáng)的參考價(jià)值。當(dāng)干部的信息出現(xiàn)異議和問(wèn)題時(shí)，最基本的參考依據(jù)就是這份具有歷史性和真實(shí)性的干部人事檔案。對(duì)干部的監(jiān)督和規(guī)范是干部人事檔案能夠發(fā)揮的有效作用之一。

3 干部人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

3.1 提高檔案管理效率的必然要求

傳統(tǒng)的事業(yè)單位干部人事檔案管理工作模式的檔案處理效率較低，以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行檔案管理的體系和業(yè)務(wù)流程占據(jù)了較大空間，承載的內(nèi)容也有限，查找也麻煩，嚴(yán)重滯后了事業(yè)單位的整體工作效率。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)干部人事檔案進(jìn)行信息化管理，利用信息化技術(shù)手段有效減少檔案處理失誤，節(jié)省時(shí)間，節(jié)約空間，便于信息儲(chǔ)存和快速查找，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

3.2 新時(shí)代干部人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

當(dāng)今檔案資源管理難度急劇增加，傳統(tǒng)的檔案檢索、利用和服務(wù)工作難以滿(mǎn)足社會(huì)需求。應(yīng)推動(dòng)干部人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、智能化，保證檔案管理工作的高效進(jìn)行，這也是新時(shí)代干部人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

4 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

4.1 有利于干部檔案信息查詢(xún)

干部人事檔案信息化管理不僅可以長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)，還能在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分類(lèi)時(shí)消除重復(fù)數(shù)據(jù)，方便管理人員進(jìn)行瀏覽和查閱。信息化管理可以從海量的信息中快速向管理者呈現(xiàn)所需的內(nèi)容，大大提高了信息查詢(xún)的檢索效率和質(zhì)量。

4.2 加強(qiáng)了檔案信息的規(guī)范化

干部信息的查詢(xún)和處理等一系列工作往往是當(dāng)事人或檔案人員在填寫(xiě)傳統(tǒng)干部檔案信息時(shí)編寫(xiě)的，這使得一些數(shù)據(jù)內(nèi)容難以識(shí)別，而信息管理按規(guī)定統(tǒng)一格式解決了檔案管理中的模糊、潦草等問(wèn)題，為今后的工作提供了最清晰的第一手資料。

4.3 有利于傳統(tǒng)干部檔案的長(zhǎng)期保存

由于這些檔案都是非電子檔文件，并不能很好地被長(zhǎng)期保存，很容易因過(guò)多的翻閱而產(chǎn)生缺陷，而且紙質(zhì)文件對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求很高，需要一個(gè)特殊的大空間檔案室來(lái)存儲(chǔ)和保存。而現(xiàn)代干部人事檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)和云存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，既節(jié)省了存儲(chǔ)空間，又實(shí)現(xiàn)了信息的永久存儲(chǔ)。

4.4 保證了文件信息的安全性

干部人事檔案信息具有使用價(jià)值和公開(kāi)價(jià)值，利用信息化技術(shù)能夠使兩種價(jià)值得到高效發(fā)揮。為提高檔案信息的保密性，檔案信息管理人員要利用信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全管理，保證干部檔案內(nèi)容不易公開(kāi)、不易修改、不易增減。

5 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)化措施

5.1 創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案利用率

檔案管理部門(mén)在管理干部人事檔案的過(guò)程中，要促進(jìn)干部人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理工作效率，更好地滿(mǎn)足用戶(hù)需求。檔案管理部門(mén)必須有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，并建立技術(shù)先進(jìn)、功能全面的檔案信息服務(wù)體系，更好地完成內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)與上級(jí)相關(guān)單位的人事檔案信息共享，提高對(duì)干部人事檔案的利用效率。

5.2 提高檔案的時(shí)效性和真實(shí)性

在干部人事檔案信息化管理過(guò)程中，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)管理，重點(diǎn)對(duì)以往的人事檔案進(jìn)行審核，刪除無(wú)保存價(jià)值的資料，增加新的資料，便于有關(guān)部門(mén)了解干部的一切實(shí)際情況。同時(shí)，擴(kuò)大數(shù)據(jù)內(nèi)部容量，建立完善的信息管理和處理系統(tǒng)，提高檔案的整體使用水平。

5.3 部門(mén)協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案共享

干部人事檔案的收集和設(shè)計(jì)基本涉及了單位的每個(gè)崗位，因此，干部人事要做好各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)工作，從多方面整合人事，摸清人事財(cái)務(wù)狀況，實(shí)現(xiàn)檔案共享，發(fā)揮出人事檔案的真實(shí)價(jià)值。

5.4 確保檔案信息化的安全

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)管理人事檔案越來(lái)越受歡迎，但必須格外注意人事檔案的安全性，比如在設(shè)置密碼時(shí)增強(qiáng)密碼的復(fù)雜度。還可以通過(guò)復(fù)制技術(shù)和加密技術(shù)防止外部人員重寫(xiě)和訪問(wèn)文件，以確保文件的完整性和真實(shí)性。

5.5 提高管理人員技術(shù)水平

為了使人事檔案信息管理更加科學(xué)，除了專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)外，還必須提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，加大對(duì)檔案管理人員的定期考核力度，提高管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，要采取一系列措施避免檔案數(shù)據(jù)丟失，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。干部人事檔案的登記要讓具有專(zhuān)業(yè)技能的檔案管理人員來(lái)完成，這樣可以提高檔案存取效率和管理精準(zhǔn)性。