事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與具體策略

吳桂娟

(公主嶺市河湖管理中心，吉林 公主嶺 136100)

隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷深化改革，事業(yè)單位的社會職能也出現(xiàn)了較大的變化，想要實現(xiàn)單位的健康及穩(wěn)定發(fā)展，需要以人才隊伍作為支撐。人事檔案作為事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵組成部分，其記錄了單位人員的基礎(chǔ)情況和工作表現(xiàn)，具有一定的公正性和客觀性，是事業(yè)單位晉升干部和選撥人才的重要依據(jù)，因此，事業(yè)單位需要認識到人事檔案的價值和必要性，結(jié)合自身實際情況，采取有效措施加強管理，提升管理效率和質(zhì)量。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

1.1 提升單位管理能力

人事檔案作為事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，其記錄了單位所有人員的基本信息，是單位獲取人才、利用人才以及選撥人才的依據(jù)，通過科學利用和管理人事檔案，能夠?qū)挝坏母黜椆芾砹鞒毯凸ぷ鳝h(huán)節(jié)進行優(yōu)化調(diào)整，促使管理趨于有序性、科學性以及合理性方向發(fā)展，對強化事業(yè)單位的管理能力提升具有重要價值。

1.2 優(yōu)化人力資源配置

在事業(yè)單位實際運行中，需要以人才作為支撐，通過各個崗位人員的密切配合完成各項工作，人力資源是事業(yè)單位有序發(fā)展的基礎(chǔ)和前提。在我國經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，社會人才競爭更加激烈，事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置的方式主要為外部引進和內(nèi)部提拔，人事檔案是事業(yè)單位選撥人才的重要依據(jù)，對人事檔案開展有效管理，能夠為單位領(lǐng)導選撥人才提供參考，發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢和價值，進而將其安排到合適的崗位上，真正實現(xiàn)人盡其才，實現(xiàn)單位人力資源優(yōu)化配置。

1.3 實現(xiàn)員工動態(tài)跟蹤

在知識經(jīng)濟時代下，人才是實現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，人事檔案記錄了員工的獎懲情況、工作表現(xiàn)、個人經(jīng)歷以及基礎(chǔ)信息，是員工發(fā)展和提升自我的重要記錄，通過人事檔案管理能夠幫助事業(yè)單位領(lǐng)導掌握員工的思想以及能力發(fā)展動態(tài)，實現(xiàn)員工動態(tài)跟蹤，有助于單位儲備人才、利用人才以及挖掘人才。

2 優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的策略

2.1 重視思想建設(shè)

人事檔案對于事業(yè)單位而言具有重要價值，是單位挖掘人才的關(guān)鍵依據(jù)，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導和所有員工都要給予其高度重視，并且在單位內(nèi)部開展思想建設(shè)，積極配合檔案人員做好各項管理工作。首先，在社會發(fā)展新形勢下，人事檔案的價值性日益凸顯，事業(yè)單位要設(shè)置專業(yè)的管理機構(gòu)，不能附屬于檔案室或者人力資源部門，要將其作為獨立的機構(gòu)便于各項工作開展。其次，單位領(lǐng)導、檔案人員以及內(nèi)部員工都要轉(zhuǎn)變以往的固化思想，給予人事檔案以重視，加強單位內(nèi)部宣傳，促使各項工作的有序進行。最后，檔案人員作為開展管理工作的主體，需要迎合時代發(fā)展，解放思想，摒棄以往的陳舊落后觀念，在管理中加強創(chuàng)新改革，積極探索全新的管理方法、管理內(nèi)容、管理流程以及管理制度，推動人事檔案管理趨于規(guī)范化及流程化方向發(fā)展。

2.2 制定管理制度

制度是開展各項工作的基礎(chǔ)和前提，科學的制度能夠為管理工作提供依據(jù)和指導，由于人事檔案管理具有一定的復雜性和繁瑣性，如果缺乏制度作為指導，容易導致工作出現(xiàn)混亂情況，對檔案資源的真實性、可靠性以及安全性帶來負面影響，因此，事業(yè)單位要結(jié)合工作需求制定各項管理制度。首先，在制定各項制度中，要充分聽取員工的意見和建議，保證制度的合理性、科學性以及操作性，構(gòu)建完善的制度體系，涉及人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)和內(nèi)容，為各項工作的開展提供指導；其次，管理制度并不是一成不變的，事業(yè)單位要根據(jù)工作具體情況，對制度進行適當?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化，保證制度的針對性以及操作性；最后，由于人事檔案對信息的可靠性和真實性具有較高的要求，事業(yè)單位在制定相關(guān)制度中，需要涉及檔案的收集、整理、歸檔以及利用等環(huán)節(jié)，進而保證人事檔案資源的完整性以及真實性。

2.3 提升人員素質(zhì)

檔案人員是開展人事檔案管理的主體，其業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)與管理效率具有密切關(guān)系，但是當前，由于事業(yè)單位對人事檔案管理缺乏正確認知，檔案人員在管理能力和綜合素質(zhì)等方面不符合崗位要求，甚至一些單位沒有設(shè)置專職的檔案人員，兼職人員的精力和時間有限，難以全身心的投入到管理工作中，對管理效率和質(zhì)量帶來負面影響，因此，事業(yè)單位要采取相關(guān)措施提升檔案人員的素質(zhì)和能力，構(gòu)建一支能力強、素質(zhì)高、專業(yè)化的現(xiàn)代管理隊伍。首先，單位領(lǐng)導要給予檔案管理人才隊伍建設(shè)高度重視，積極從內(nèi)部挖掘高素質(zhì)的檔案人才，從社會和高校中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷完善、充實管理隊伍。其次，由于人事檔案管理對人員的業(yè)務(wù)能力要求較高，單位要定期組織人員進行專業(yè)培訓，培訓內(nèi)容要涉及專業(yè)知識、信息技術(shù)操作能力以及職業(yè)素養(yǎng)，通過培養(yǎng)提升人員能力，促使其更好地勝任崗位工作。最后，制定科學的獎懲制度，對于工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予獎勵，對于工作態(tài)度不端正的人員給予一定處罰，調(diào)動其參與工作的熱情和積極性。

2.4 加強信息建設(shè)

我國信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多領(lǐng)域獲得廣泛而深入的應(yīng)用，并取得了顯著的應(yīng)用效果。當前，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用程度不斷加深，事業(yè)單位要充分發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢，投入物力和資金資源加強信息建設(shè)。首先，事業(yè)單位要采購信息化管理所需的硬件設(shè)施，包括計算機、打印機、復印機等，更新以往的陳舊設(shè)備，為信息化管理提供硬件支撐。其次，加強人事檔案資源庫建設(shè)，將音頻、視頻以及文字資源充分結(jié)合，保證人事檔案管理趨于數(shù)字化方向發(fā)展，降低紙質(zhì)檔案管理的資金成本和占地面積。

2.5 完善檔案功能

在事業(yè)單位各項管理工作中，人事檔案具有重要價值，事業(yè)單位要充分發(fā)揮以及挖掘其應(yīng)用價值，進一步完善檔案功能。首先，在檔案信息收集中，保證重要信息的完整性、可靠性，并對重要信息進行長效保留。其次，不斷豐富以及擴大人事檔案的內(nèi)容，例如涉及失業(yè)保險、醫(yī)療保險以及養(yǎng)老保險等方面，提升檔案的參考價值。最后，人事檔案要對員工的工作業(yè)績、工作表現(xiàn)、專業(yè)特長以及學習獎勵進行分析，滿足單位對用人的多元化需求。

3 結(jié)語

事業(yè)單位要給予人事檔案管理高度重視，并采取有效措施進行完善和優(yōu)化，發(fā)揮檔案的價值和作用，為單位選撥人才提供參考和依據(jù)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供人才支撐。