加強(qiáng)人事檔案證明服務(wù)規(guī)范化探索

殷菁遙

(黑龍江測繪地理信息局 后勤管理中心，哈爾濱 150081)

1 加強(qiáng)人事檔案證明服務(wù)規(guī)范化管理的重要性

1.1 更好地滿足人事檔案社會化服務(wù)的迫切需求

人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案證明服務(wù)的對象由原來的本單位內(nèi)部職工發(fā)展到今天的社會化全面服務(wù)，出具人事檔案證明的范圍也由從前針對某些歷史問題的證明，發(fā)展到多個領(lǐng)域，如本人或法定繼承人的親屬關(guān)系公證、購房改房的工齡證明、職稱申報評審的證明、因公出(境)政審手續(xù)、居住證等證件的辦理、社會保險福利待遇的接續(xù)與轉(zhuǎn)移等。人事檔案證明服務(wù)工作呈現(xiàn)出內(nèi)容廣泛、形式多元、途徑多樣的新特點(diǎn)，只有加強(qiáng)人事檔案證明服務(wù)的規(guī)范化管理，才能更好地滿足人事檔案社會化服務(wù)的迫切需求。

1.2 對促進(jìn)人事檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的積極作用

開具人事檔案證明一般涉及對服務(wù)對象的身份審查、事由審查、登記審批、查閱、復(fù)制、出具證明、用印以及留底備份等多個環(huán)節(jié)，通常需要檔案管理人員付出較多時間來完成工作，因此在過程中加強(qiáng)規(guī)范化管理，一方面不僅可以在客觀上縮短開具證明的時間，提高工作效率，同時也在一定程度上避免了無制可依造成的隨意現(xiàn)象及無開具存根或?qū)徟鷤浒冈斐傻幕靵y現(xiàn)象。另一方面，也可以促進(jìn)檔案利用工作中各環(huán)節(jié)管理的規(guī)范化、制度化，從而推動整個人事檔案管理工作的全面規(guī)范化發(fā)展。

2 加強(qiáng)人事檔案證明服務(wù)規(guī)范化亟需解決的問題

2.1 工作流程

隨著社會的發(fā)展，學(xué)歷情況認(rèn)證、購房改房證明等工作正面臨服務(wù)內(nèi)容越來越豐富、出證來源繁雜多變的情況，因此在具體的人事檔案證明服務(wù)中，人事檔案管理部門及工作人員除了要按照檔案中的有關(guān)記載制發(fā)證明外，還需要在有關(guān)部門的要求或配合下承擔(dān)相關(guān)職能，明確開具證明服務(wù)的具體范圍、工作步驟，理清檔案管理部門的工作職責(zé)，才能為檔案證明服務(wù)的規(guī)范化打好基礎(chǔ)。

2.2 技術(shù)手段

當(dāng)前對人事檔案證明服務(wù)的需求呈擴(kuò)大趨勢，對出具檔案證明服務(wù)的技術(shù)手段要求也在不斷提升。一些證明的需求者因身在外地或時間不充裕，不便實(shí)地求證，普遍需要檔案證明的數(shù)字化、無紙化，而有限的技術(shù)條件將越來越制約檔案證明服務(wù)的規(guī)范管理，因此人事檔案證明服務(wù)技術(shù)手段的提升顯得尤為重要。

2.3 檔案安全

傳統(tǒng)的人事檔案多采用“你查我調(diào)”的管理模式。為了確保檔案資料安全，人事檔案管理更加倚重勞動力，使得人事檔案實(shí)體的保管、保密存在一定的安全隱患。人事檔案的數(shù)字化管理雖引進(jìn)了新技術(shù)，后期也需要專業(yè)的信息管理技術(shù)來保障安全，以防出現(xiàn)漏洞?？梢哉f，檔案的安全、保密工作是一項(xiàng)常態(tài)化的工作，是規(guī)范人事檔案證明服務(wù)的重要保證。

2.4 檔案信息的質(zhì)量保證

出具檔案證明一般要結(jié)合現(xiàn)有館藏中的檔案記錄做出相應(yīng)的正面證明，如果檔案資料不齊全或真實(shí)性存疑，例如沒有完成干部人事檔案的審核工作，沒有核對好“三齡兩歷”的真實(shí)情況，則會降低出具證明的準(zhǔn)確性。因此，保障檔案材料的質(zhì)與量，也是檔案證明服務(wù)規(guī)范化的關(guān)鍵所在。

3 加強(qiáng)人事檔案證明服務(wù)規(guī)范化的對策

3.1 建立健全有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范出證服務(wù)

在《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的總體要求下，結(jié)合開具人事檔案證明服務(wù)的實(shí)際工作，制定出證服務(wù)制度，明確具體的服務(wù)范圍、工作步驟。對于涉密或因相關(guān)原因不能開放出證的，需經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后，實(shí)施相應(yīng)工作，為人事檔案的安全性、人事檔案證明服務(wù)規(guī)范化管理提供有效的制度保障。

3.2 完善出證服務(wù)流程，提高工作效率

人事檔案出證服務(wù)一般應(yīng)包括但不限于以下幾個環(huán)節(jié)：a.對出證申請進(jìn)行審核。檔案管理部門應(yīng)從出證內(nèi)容、出證事由、利用方式等方面對出證申請進(jìn)行綜合審查，并確認(rèn)是否可以受理。對拒絕受理的出證申請應(yīng)說明理由，對可以受理的出證申請，應(yīng)要求申請者填寫登記表，將申請日期、申請出證事由、出證方式寫清，并完善好相關(guān)審批程序。b.結(jié)合申請需求查閱檔案材料。有兩種情況：一種為檔案中有直接可以佐證的材料，一種是可以查到的有關(guān)材料，但并不能直接證明申請內(nèi)容，應(yīng)把查到的相關(guān)內(nèi)容的原件以復(fù)印等方式提供或列入證明中，但不能出具結(jié)論性意見，僅供需求者參考。c.形成檔案證明材料。通過以上兩步準(zhǔn)備與分析判斷，在與需求者溝通后，選擇通過復(fù)印檔案原件、摘錄檔案原文或綜合敘述的形式提供證明材料。要采用標(biāo)準(zhǔn)的格式撰寫，注意表達(dá)準(zhǔn)確、內(nèi)容全面，必要時可以對一些情況予以注釋說明。d.做好審批手續(xù)。由檔案管理部門負(fù)責(zé)人對登記表和所開具的證明材料進(jìn)行審核，審核無誤后簽字確認(rèn)并加蓋檔案證明專章，同時工作人員應(yīng)為證明編號并做好備份，以便核查與統(tǒng)計(jì)分析。通過這樣對出證工作流程進(jìn)行細(xì)化，可以完善工作程序并提升工作效率。

3.3 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息質(zhì)量

數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)從完善內(nèi)容出發(fā)，在確保內(nèi)容全面、信息精準(zhǔn)的同時，進(jìn)行定時或隨時的更新與維護(hù)。在內(nèi)容完善的基礎(chǔ)上，可以配套檢索功能。對于利用頻率較高、年代久遠(yuǎn)、易損耗的重點(diǎn)材料，可以采用掃描的方式，在確保安全的前提下留存在計(jì)算機(jī)中。通過這些技術(shù)手段，可以使人事檔案信息利用的質(zhì)量與效率得到大幅度提升，從而助力人事檔案證明服務(wù)的規(guī)范化管理。

3.4 明確角色分工，形成出證服務(wù)的內(nèi)控機(jī)制

開具人事檔案證明服務(wù)的工作看似單一，實(shí)則卻是一個協(xié)同聯(lián)動的過程。為了減少疏漏，可在工作流程的不同階段匹配相應(yīng)的工作人員，確定每個人的角色分工，堅(jiān)持誰經(jīng)手誰負(fù)責(zé)的原則，在工作態(tài)度上預(yù)防細(xì)節(jié)的疏漏。另外，此舉也可有效防止某個環(huán)節(jié)出錯而導(dǎo)致最后出具證明的錯漏。如在第一階段，即對出證申請進(jìn)行審核及查閱檔案材料的階段，可以由一般的檔案工作人員負(fù)責(zé)完成。第二階段，即形成證明材料階段，應(yīng)由檔案管理部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行撰寫、把關(guān)。最終階段，即履行審批手續(xù)階段，可以由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人來完成。這樣將出證服務(wù)的每項(xiàng)工作落實(shí)到具體崗位的目標(biāo)與任務(wù)中，可減少人事檔案證明服務(wù)過程中的疏漏，達(dá)到加強(qiáng)人事檔案證明服務(wù)規(guī)范化的目的。