電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享研究

任麗杰

（黑河市財政局，黑龍江 黑河164399）

電子政務(wù)是指國家機關(guān)在辦公、管理和公共服務(wù)方面的全新管理模式，主要是在直接承擔管理公共事務(wù)、社會事務(wù)的各級行政機關(guān)起到提高效率和減少腐敗的作用，是“數(shù)字中國”戰(zhàn)略的構(gòu)成部分。

“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”電子政務(wù)模式是我國國家層面大力推廣發(fā)展的，如國務(wù)院辦公廳印發(fā)關(guān)于《2017 年政務(wù)公開工作要點》的通知，明確支持實體政務(wù)大廳與網(wǎng)上服務(wù)平臺融合發(fā)展，力求讓政府、企業(yè)和群眾辦事更加便捷[1]。另外，電子政務(wù)的高層次發(fā)展需要來自信息資源的支持，2017 年國務(wù)院辦公廳印發(fā)關(guān)于《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實施方案》的通知，提出推進政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享的“十件大事”，加大對電子政務(wù)保障力度和監(jiān)督落實，要求“提升國家統(tǒng)一電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)支撐能力”[2]，并提出要各地區(qū)、各部門盡快加強行政組織的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)建設(shè)，為信息資源整合與共享提供基礎(chǔ)。

電子政務(wù)隨著研究的深化和技術(shù)廣泛應(yīng)用而不斷更新發(fā)展，優(yōu)化整合各種形式的檔案信息資源，以提高其利用率是一個重要的研究方向。

一、國內(nèi)外有關(guān)研究綜述

（一）、國外研究

本文利用大學圖書館的相關(guān)數(shù)據(jù)庫對“Electronic Government”、“Archives Resources”等詞條進行全面搜索，如利用Project MUSE、PAO、Web of Science 等網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫，檢索到數(shù)萬篇國外的相關(guān)研究。其中，基于城市、政府、檔案館和其他信息服務(wù)組織對檔案資源進行理論與應(yīng)用研究比較集中。

1.智慧城市、電子政務(wù)、數(shù)字檔案的理論關(guān)系相關(guān)研究。如Krassimira（2009）認為“智慧城市”的核心是電子政務(wù)[3]，智慧城市建設(shè)需要有完備的電子政務(wù)系統(tǒng)，包括檔案資源在內(nèi)的信息資源圍繞著電子政務(wù)展開，并且二者具有相互影響、互相促進的邏輯關(guān)系；Caragliu 等（2009）認為公共管理對信息整合、技術(shù)的使用等與智慧城市發(fā)展存在正相關(guān)[4]，即完成信息資源整合課滿足現(xiàn)代化城市的信息需求；Harrison 等（2010）提出用云計算平臺整合原始數(shù)據(jù)信息，通過數(shù)據(jù)處理中心和系統(tǒng)的分解出關(guān)鍵的信息，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程后可實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展、智慧利用等操作[5]。

2.有關(guān)檔案數(shù)字化發(fā)展與資源整合的研究。如戴維·比爾曼（David Bearman）將元數(shù)據(jù)納入電子文件管理領(lǐng)域，提出信息來源原則與技術(shù)路徑等[6]，開啟了數(shù)字檔案信息整合研究，元數(shù)據(jù)和電子文件管理也逐漸成為中國檔案領(lǐng)域的重點研究對象；雷沃德（Rayward）提出圖書館、檔案館和博物館（LAM）三館合一，認為通過功能整合可解決檔案資源整合與共享的問題[7]，在國外實踐方面，加拿大、美國等已經(jīng)建設(shè)LAM，并且取得了一定成績；Askhoj Jan（2011）基于與云環(huán)境下的電子文件，比較開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型，提出對檔案資源信息整合中使用云計算歸檔系統(tǒng)分層模型[8]，結(jié)合云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)來研究檔案信息資源整合與利用漸漸成為了主流。

（二）國內(nèi)研究

通過知網(wǎng)（CNKI）對“電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享研究”檢索，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)相關(guān)研究不多，最高年份論文發(fā)表量15 篇，近五年總共約70 篇。而對各關(guān)鍵詞進行檢索，相關(guān)研究眾多，集中在電子政務(wù)、信息需求、檔案資源、信息服務(wù)、檔案館資源采集、加工、存儲、管理等方面。

1.有關(guān)電子政務(wù)和電子文件管理的研究。如馬廣惠、安小米等（2018）從電子政務(wù)建設(shè)和電子文件管理兩個維度展開分析，得出政策中數(shù)字檔案資源全過程整合的關(guān)注焦點[9]，提出檔案資源整合研究在主體、資源及時間方面存在不足，強調(diào)規(guī)范化電子文件管理，并且檔案要契合電子政務(wù)發(fā)展方向，實現(xiàn)二者融合發(fā)展；章鄴（2015）認為隨著電子政務(wù)發(fā)展，需要從規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、國際標準化等方面構(gòu)建基于信息共享的網(wǎng)絡(luò)化、電子化的服務(wù)體系，著重從檔案的收集、整理、鑒定、保管等進行信息化整合與優(yōu)化[10]。

2.有關(guān)檔案資源整合與利用的研究。張衛(wèi)東等（2018）認為檔案資源整合提高了資源利用效率、增強資源服務(wù)效益，提出“資源優(yōu)先級選擇—方法應(yīng)用—服務(wù)集成”的整合方法[11]。王鵬等（2009）基于政務(wù)信息資源共享的影響因素進行研究，通過構(gòu)建政務(wù)信息資源共享的七個層級影響因素分析框架，提出政策整合、結(jié)構(gòu)整合、文化整合和信息整合[12]。

綜上所述，國外研究側(cè)重于信息資源理論與技術(shù)研究。國內(nèi)將“電子政務(wù)”與“檔案資源整合與分享”結(jié)合起來研究，側(cè)重于理論與方法。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享的重要性

（一）符合電子政務(wù)的現(xiàn)實需求

電子政務(wù)是一個系統(tǒng)工程，它的建立與運營主要基于以下條件：一是，電子信息化的硬件和軟件系統(tǒng)，如計算機、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、各種專業(yè)軟件等；二是，政務(wù)管理系統(tǒng)，如網(wǎng)站、服務(wù)系統(tǒng)、綜合系統(tǒng)以及管理人員等；三是，電子文件管理系統(tǒng)，如文書、檔案管理、數(shù)據(jù)庫管理、安全管理等。每一個系統(tǒng)都需要數(shù)據(jù)信息的支持，其中檔案信息資源占據(jù)很大的一部分，經(jīng)過數(shù)字化整合檔案數(shù)據(jù)信息是實現(xiàn)電子政務(wù)的前提條件之一。如完善的數(shù)字化、智能化政務(wù)與民生檔案服務(wù)系統(tǒng)，可以提高電子政務(wù)的運行效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）解決傳統(tǒng)檔案的利用問題

行政事業(yè)單位長期積累大量的檔案資料，如紙質(zhì)檔案、圖片檔案、光盤檔案、視頻檔案等，但對它們的利用率低下，檔案管理部門通過專業(yè)技術(shù)對這類檔案進行數(shù)字化處理，可以將原本成為“死檔”、“廢檔”等資料錄入電子政務(wù)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，以供用戶查詢、共享、利用。此外，當前社會充斥著不斷增長的、龐雜的資料信息，特別是社會民生信息已經(jīng)被納入檔案收集序列，其信息數(shù)量大、來源復(fù)雜，若采取傳統(tǒng)的檔案管理方式已落后于時代發(fā)展步伐，應(yīng)用現(xiàn)代化檔案信息整合方式對資料信息進行篩選和處理，可去除傳統(tǒng)管理的弊端，能夠充實數(shù)據(jù)庫資源和提高檔案資源的利用率。

（三）支持智慧城市信息系統(tǒng)建設(shè)

智慧城市是21 世紀我國許多城市提出的建設(shè)項目，它是數(shù)字中國建設(shè)的重要內(nèi)容，可以提升我國核心競爭力。智慧城市信息需求推動云計算、5G、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用，催生出數(shù)字檔案、智慧檔案等新型檔案管理和服務(wù)模式，檔案管理新模式可實現(xiàn)對城市數(shù)字信息快速、準確的收集處理，以滿足智慧城市中的信息服務(wù)要求。反過來，城市檔案館、行政機構(gòu)檔案室等組織通過對檔案信息資源有效整合與共享，也是支持智慧城市信息系統(tǒng)建設(shè)的重要一環(huán)，如近年來政治、經(jīng)濟、社會、文化、民生等檔案信息資源，與智慧城市、電子政務(wù)的融合度都在不斷加深，有些城市從整體上進行設(shè)計規(guī)劃。

三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享的途徑和方法

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》[13]和《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》[14]，提出“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”的總體目標。在當前電子政務(wù)環(huán)境下，需對檔案資源合理布局、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，建設(shè)檔案服務(wù)體系，為此，各單位根據(jù)條件選擇實現(xiàn)途徑，針對存在問題，尋求有效方法。

（一）檔案資源整合與共享的途徑

基于我國電子政務(wù)已進入取得初步成效階段，但各地區(qū)、各單位卻依然存在著差異性，選擇集中式或分散式檔案資源整合與共享，決定著建設(shè)成果。

1.集中式檔案資源整合與共享

集中式檔案資源整合與分享對技術(shù)要求較高，并且檔案數(shù)字化的工作量巨大，一般是市級以上檔案局下轄的數(shù)字檔案館、智能檔案館數(shù)字化建設(shè)采用的形式。其基本結(jié)構(gòu)是將組織系內(nèi)的各種檔案資源集中起來，經(jīng)過資源整合后，在檔案信息服務(wù)平臺上共享，或者放在電子文件中心共享。其優(yōu)勢是建成一個完整的數(shù)字檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，可方便用戶搜索、查詢、下載，減小了檔案資源利用的難度。

2.分散式檔案資源整合與共享

分散式相比集中式檔案資源整合與共享，其對技術(shù)要求低一些，工作量也小一些，行政機關(guān)一般會采用這一種形式。其基本結(jié)構(gòu)是組織內(nèi)各部門的檔案管理依然是獨立的，各自對紙質(zhì)檔案、文書、視頻、音頻、圖片等檔案資源進行數(shù)字化處理和存儲，當在其他部門或單位有檔案信息需求時，可以訪問數(shù)據(jù)庫或通過網(wǎng)上發(fā)送分享。分散式檔案資源整合與共享可借助電子政務(wù)系統(tǒng)來實現(xiàn)，如行政機關(guān)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、平臺等。其優(yōu)勢是成本低，重點為內(nèi)部提供信息服務(wù)。

（二）檔案資源整合與共享的方法

1.轉(zhuǎn)變檔案發(fā)展理念

現(xiàn)代檔案建設(shè)難免會受到傳統(tǒng)檔案管理落后觀念的影響，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，存在著宏觀管理不夠到位、統(tǒng)籌發(fā)展不夠到位、安全防范不夠到位、隊伍建設(shè)不夠到位等問題[15]。辦公“無紙化”、檔案來源多元化、城市信息服務(wù)需求倍增等是發(fā)展趨勢，要求檔案管理轉(zhuǎn)變思維，因此，在電子政務(wù)環(huán)境下實施檔案資源整合與共享，摒棄落后的觀念、管理方式是首要方法。數(shù)字檔案信息有層次豐富和種類多等特點[16]，利用電子作為載體和計算機存儲大量的文獻資料，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，以提高檔案資源的利用率是符合社會、經(jīng)濟、文化各方需求的檔案發(fā)展方向。特別是在我國電子政務(wù)逐漸進入高層次發(fā)展的當今，關(guān)注對民生檔案資源的整合與共享是行政機關(guān)檔案工作者的一大重要任務(wù)。

2.增加檔案數(shù)字化處理

檔案數(shù)字化是借助信息時代、互聯(lián)網(wǎng)時代的“東風”，對檔案行業(yè)實現(xiàn)一次創(chuàng)新發(fā)展。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，人們對于檔案信息資料的需求呈現(xiàn)出多元化和時效性的特點[17]。建設(shè)能夠滿足現(xiàn)代信息需求的專業(yè)數(shù)據(jù)庫、綜合數(shù)據(jù)庫、信息服務(wù)平臺、信息管理系統(tǒng)等，其關(guān)系到數(shù)字中國建設(shè)的成效，也是電子政務(wù)深化發(fā)展的推動力，必然要求檔案館、圖書館、行政機構(gòu)檔案室等持續(xù)做好檔案數(shù)字化工作。按照國家檔案局提出“存量數(shù)字化”和“增量數(shù)字化”的要求，依據(jù)行業(yè)標準，對檔案資源整合入庫，并且對相關(guān)用戶開放利用。

3.創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

圖書館、檔案館和博物館（LAM）是開始于國外的一種信息服務(wù)創(chuàng)新，國外的LAM 數(shù)字資源整合將重點放在技術(shù)與服務(wù)平臺建設(shè)方面，卻對不同機構(gòu)數(shù)字資源與服務(wù)融合的制度和管理機制[18]，我國作為后發(fā)展LAM 的國家，應(yīng)當引以為戒。當前，我國提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的市場競爭激烈，檔案館、行政機關(guān)檔案室等公立性質(zhì)的組織有關(guān)鍵性資源優(yōu)勢。如行政機關(guān)的文件、文書具有權(quán)威性、真實性和保密性等特點，這類信息有較大使用價值，尤其涉及到社會經(jīng)濟、民生、文化、企業(yè)等服務(wù)方面的信息有再利用價值。因此，行政機構(gòu)檔案部門對不涉及機密的數(shù)據(jù)信息整合后，通過網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺開放式共享或者有償共享，并且在技術(shù)、制度和安全保障的前提下，為用戶提供深層次、一體化的檔案信息服務(wù)，可以推動我國社會、政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展進步?！?/p>