檔案管理中整理歸檔現(xiàn)實(shí)意義的若干思考

陳 釗

（黑河市體工隊(duì)，黑龍江 黑河 164399）

無論是紙質(zhì)文件的管理還是電子文件的管理，都是需要將其轉(zhuǎn)化為檔案的“歸檔”過程。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中主要是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行管理。長期的實(shí)踐中已對(duì)紙質(zhì)的檔案管理工作總結(jié)出一套具體的流程方法。對(duì)文件的歸檔立卷是保證檔案管理工作正常開展的第一步，通過開展這一步工作使文書與檔案工作相結(jié)合。在形成文件之后由專門的部門進(jìn)行收集再交由檔案管理部門進(jìn)行歸檔，歸檔的周期為一年一次。信息技術(shù)大規(guī)模應(yīng)用后，使紙質(zhì)文件逐漸被電子文件所取代。作者在電腦磁盤上直接書寫，并可通過磁盤直接修改，確認(rèn)無誤保存文件之后會(huì)存儲(chǔ)在辦公信息數(shù)據(jù)中，這些數(shù)據(jù)信息檔案管理人員與信息技術(shù)人員都可以看到。這就造成了文件與檔案之間的邊界模糊。電子文件由于其對(duì)電腦的依賴性很強(qiáng)，且在歸檔時(shí)還需將磁盤一并移交。辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)使傳統(tǒng)的辦公手段與方式都被改變，對(duì)文檔管理工作而言也帶來了很大的變化。

一、辦公自動(dòng)化的文檔管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高了文檔一體化的管理水平。文檔一體化，是從文件與檔案管理的總體而言，對(duì)文件的生成、辦理以及歸檔的全過程的管理，保證了文件的內(nèi)容正確完整，同時(shí)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也要保持一致。這個(gè)過程中主要有：文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理的一體化以及文檔規(guī)范一體化等。通過使用辦公自動(dòng)化技術(shù)，為文檔一體化管理提供了新的發(fā)展前景。往常的文書處理中，工作人員工作主要是通過手工進(jìn)行，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作時(shí)主要依靠人為的操作，對(duì)資料的搜集要保證完整性，盡量不出現(xiàn)漏寫情況；還對(duì)工作人員的字跡有著要求，字跡要清晰規(guī)范；對(duì)文檔歸類時(shí)需要保證結(jié)果的準(zhǔn)確性，這些繁瑣的要求使工作費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。由于計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息處理能力。在自動(dòng)化的辦公后，使文件在收集、分類等都十分便捷有序，并使文件的起草與傳遞變得十分方便。所以，辦公自動(dòng)化對(duì)文件與檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)有效的對(duì)接，使文書工作與檔案工作全程處于管理過程中。

（二）文件與文字信息之間的交流與共享性更加方便。對(duì)檔案的檢索功能是檔案人工化管理所不能夠解決的難題，從大量的檔案之中精準(zhǔn)且快速的找到所需的信息，是以往檔案管理工作面臨的難題。辦公自動(dòng)化的使用對(duì)這一問題有效解決，將文檔信息錄入管理系統(tǒng)之中可以實(shí)現(xiàn)多次的調(diào)用，當(dāng)相關(guān)人員完成了文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)之后，這時(shí)檔案管理人員只需建立一個(gè)庫就能夠滿足文件的轉(zhuǎn)化。同時(shí)將所需的文件進(jìn)行歸檔處理，從而滿足隨時(shí)歸檔的要求。在需要調(diào)取檔案的時(shí)候，按照信息搜索就可以快速準(zhǔn)確的查詢到所需信息。同時(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)查詢檢索的功能，使檔案的檢索功能更加高效便捷。但在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于對(duì)文件信息不能夠完全的做到共享，致使大量的信息閑置下來，這不僅造成經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)，還造成查閱信息時(shí)變得困難。而在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，檔案管理工作從過去的單一途徑管理變?yōu)榫哂幸欢ㄒ?guī)模的管理體系，并實(shí)現(xiàn)從對(duì)內(nèi)部特征管理到對(duì)內(nèi)外部合并管理。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展之下，對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)分離，能夠與另外的信息系統(tǒng)之間建立聯(lián)系，列舉查閱的信息通過其簡單到復(fù)雜的瀏覽記錄，這樣能夠提高檔案管理工作的效率，并且及時(shí)在沒有網(wǎng)絡(luò)的情況下也能夠?qū)ζ溥M(jìn)行查閱，對(duì)所查閱資料的完整性與準(zhǔn)確性都能夠進(jìn)行保證，并且不受空間所限。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還能夠?qū)ζ渌麢n案管理工作的進(jìn)行狀態(tài)實(shí)時(shí)了解。

（三）電子文件與紙質(zhì)文件相比其保存時(shí)間更久。紙質(zhì)文件保存時(shí)間長短與紙張的質(zhì)量，高溫、高濕的保存條件等有很大關(guān)系，在保存紙質(zhì)文件時(shí)，出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏就可能會(huì)造成無法挽回的損失。但是電子文檔就不會(huì)有這些狀況的發(fā)生，電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)文件的儲(chǔ)存與讀取都變得更加容易，在不同的需求條件下可以使用不同的載體將文件進(jìn)行儲(chǔ)存。這些載體的選取通常都是以存儲(chǔ)與讀取方便，易于傳遞并且存儲(chǔ)時(shí)間長為選擇依據(jù)，文件信息不受外部環(huán)境的影響并且能夠很好的保證完整性。

（四）文件的傳輸速度與安全性得到保證。傳統(tǒng)的文件管理工作中，由于工作人員對(duì)文件的私存以及文件傳遞中的丟失情況是造成文件安全性低的主要原因。在傳遞文件的時(shí)候主要依靠郵政體系進(jìn)行，其傳送的時(shí)間與傳輸距離都受到影響。此外，還有其他的情況會(huì)出現(xiàn)文件丟失情況，因此給檔案管理工作人員帶來嚴(yán)重影響。計(jì)算機(jī)技術(shù)支持辦公，文件以電子文件形式通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，對(duì)文件的安全性得到有效保證的同時(shí)，傳遞時(shí)間也極大的縮短了。

二、電子文檔在檔案管理中存在的問題

首先，電子文件的保密性得不到保證。電子文件可以在修改過后不留任何的痕跡，雖然現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)了防止在原文件中進(jìn)行修改的技術(shù)，但是其安全隱患不能夠完全控制，因此對(duì)電子文件的真實(shí)性不能有效保證。不同于紙質(zhì)文件修改后能夠根據(jù)字體辨別，電子文檔沒有這樣特定字體的特征性，統(tǒng)一規(guī)定字號(hào)與字體的輸出使文件不能夠進(jìn)行辨別。電子文件同樣不可以蓋章或者簽名，這也是不能對(duì)文件進(jìn)行判別的一項(xiàng)重要因素。其次，檔案管理工作人員的高要求。當(dāng)下檔案管理人員不僅要會(huì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理理論，同時(shí)還要對(duì)計(jì)算機(jī)操作有一定的掌握，這對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)提出更高要求。

三、應(yīng)用的措施

首先，在自動(dòng)化辦公的過程中，對(duì)辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行內(nèi)、外網(wǎng)的隔離，通過這樣的方式能夠有效的保證自動(dòng)化辦公的網(wǎng)絡(luò)安全性，并且是經(jīng)濟(jì)有效的。先對(duì)IP 地址屏蔽，接著允許一些網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入開展辦公。也可使用防火墻對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行隔離。網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展使文件與檔案的安全性不得不被人們所重視，比如電子文件運(yùn)行過程中，數(shù)據(jù)時(shí)常會(huì)出現(xiàn)丟失的情況，使文檔的完整性造成了破壞。而從安全性的角度來看，確保檔案免遭黑客以及病毒的攻擊。文檔在使用的過程中通過設(shè)置權(quán)限的方式確保文件不會(huì)被人為的進(jìn)行修改或破壞?；诖耍瑢?shí)現(xiàn)文檔一體化的管理的基礎(chǔ)主要考慮到文件信息的安全問題。為了確保電子文檔的安全，需要依靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能完善為保證的前提，使用軟件加密技術(shù)等，確保系統(tǒng)的安全性得到保障。

其次，提高管理檔案人員的整體素質(zhì)。在硬件設(shè)備完善的基礎(chǔ)上，相關(guān)工作人員對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行學(xué)習(xí)運(yùn)用，提高業(yè)務(wù)技能。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境之下，要對(duì)文檔管理工作的有效完成不僅要相關(guān)的管理人員與技術(shù)人員之間密切的配合，同時(shí)還要提高管理人員以及技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要檔案管理人員在收放公文的流程中按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證檔案信息的完整和正確。并且，檔案管理人員在對(duì)自身工作的專業(yè)技能的掌握中，還需要學(xué)習(xí)信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，只有對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的熟練掌握與實(shí)踐，才能夠提出具有建設(shè)性的意見；同時(shí)，信息技術(shù)人員也要掌握檔案管理工作流程，更好的實(shí)施網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一體化管理。對(duì)人員培訓(xùn)是提高工作人員素質(zhì)的關(guān)鍵。

最后，對(duì)歸檔的電子文件的技術(shù)處理工作要充分的完成。傳統(tǒng)的檔案管理工作的歸檔是將紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，而檔案管理人員是通過自己的理解與經(jīng)驗(yàn)對(duì)文檔進(jìn)行管理，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從而使檔案歸檔的質(zhì)量參差不齊。在辦公自動(dòng)化的背景下，檔案的歸檔管理除了對(duì)紙質(zhì)文件的歸檔，同時(shí)對(duì)電子文件也要進(jìn)行歸檔，其中，電子文件的歸檔操作是十分重要的。需要在檔案管理的過程中加強(qiáng)文件的登記、編號(hào)、掃描、上網(wǎng)等環(huán)節(jié)，且這些步驟必須規(guī)范化操作，保證文件流轉(zhuǎn)過程中的準(zhǔn)確與信息完整。

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作的新理念與新技術(shù)要得到充分的運(yùn)用，將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的歸檔模式，在提高管理工作效率的同時(shí)，也使檔案管理工作更具科學(xué)性。