以閉環(huán)式管理提升學(xué)校管理精準(zhǔn)度

矯偉

面對(duì)千頭萬緒的日常管理工作，校長(zhǎng)應(yīng)如何通過建立科學(xué)的機(jī)制，使日常工作規(guī)范運(yùn)行，從而為學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的提升提供堅(jiān)實(shí)保障？山東省青島市城陽區(qū)第二實(shí)驗(yàn)中學(xué)建校十余年來，不斷探索優(yōu)化學(xué)校管理機(jī)制，并將包含“Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check（檢查）和Act（整改）”四個(gè)環(huán)節(jié)的PDCA閉環(huán)式管理模式引入學(xué)校管理中，做到學(xué)校事務(wù)“時(shí)時(shí)處處有人管，人人用心管”，極大提升了學(xué)校管理的效能。

1.全流程“環(huán)式”管理：敦促各項(xiàng)工作有效落實(shí)，在優(yōu)化中提升

我校以規(guī)則和流程為基礎(chǔ)，夯實(shí)管理根基。規(guī)則是規(guī)范化管理的“地基”，我校工作中每項(xiàng)任務(wù)都有一定的完成規(guī)則，進(jìn)而形成一個(gè)公開透明、上下認(rèn)同、系統(tǒng)完整、行之有效的規(guī)則網(wǎng)，每個(gè)環(huán)節(jié)按照規(guī)則進(jìn)行。流程是規(guī)則的另一種形式，我們梳理每一項(xiàng)工作如何做、何時(shí)做、做到什么程度，形成常規(guī)而持久、科學(xué)合理、可復(fù)制的活動(dòng)模式，以保障PDCA閉環(huán)堅(jiān)硬牢固。

在學(xué)校，每個(gè)工作日都是一個(gè)“基礎(chǔ)環(huán)”，日復(fù)一日環(huán)環(huán)相扣；每項(xiàng)工作流程清晰，也構(gòu)成環(huán)式鏈條。我校從構(gòu)建每一基礎(chǔ)環(huán)做起，各部門每天實(shí)行晨會(huì)管理，利用晨會(huì)總結(jié)前一天的問題，提出新一天的工作要求和注意事項(xiàng)，周而復(fù)始，逐漸使各種行為由“規(guī)范正確”進(jìn)一步達(dá)到“規(guī)范準(zhǔn)確”。針對(duì)臨時(shí)性重點(diǎn)工作，重點(diǎn)標(biāo)明時(shí)間節(jié)點(diǎn)，落實(shí)到人，注重痕跡管理，做到大任務(wù)有保障、小細(xì)節(jié)不遺漏，根據(jù)計(jì)劃有條不紊地推進(jìn)。

我校還實(shí)行“日查、周總、月結(jié)、季理順、學(xué)期評(píng)價(jià)”制度，每項(xiàng)工作按照PDCA四個(gè)環(huán)節(jié)依次推進(jìn)，以后一環(huán)節(jié)的啟動(dòng)倒逼前一環(huán)節(jié)的落實(shí)；依據(jù)校務(wù)公開制，及時(shí)公示各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，提高制度落實(shí)的透明度；針對(duì)PDCA中的檢查、整改環(huán)節(jié)，成立專門組織進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見和建議，保障整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)靈活。

我校將各部門的職能定位、工作質(zhì)量目標(biāo)、相關(guān)制度規(guī)則等內(nèi)容細(xì)化成條文匯編成冊(cè)，在此基礎(chǔ)上分析各部門每天、每周、每月、每季度、每學(xué)期的工作動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，制成可視化圖表，勾勒學(xué)校管理數(shù)字畫像。通過動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分析，我們既能直觀地了解各項(xiàng)工作的推進(jìn)狀況，統(tǒng)籌學(xué)校發(fā)展全局；又能精準(zhǔn)鎖定工作短板、發(fā)現(xiàn)問題，促進(jìn)工作的改進(jìn)和優(yōu)化。

2.“清單化”管理：明晰各項(xiàng)任務(wù)運(yùn)行規(guī)則，不留死角

要想實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的規(guī)范化運(yùn)行，就要明確每項(xiàng)工作的運(yùn)行規(guī)則。為此，我校推行“清單化”管理，并依據(jù)工作任務(wù)的不同性質(zhì)將其劃分為兩大類。一類是依據(jù)階段性工作需要制定的專題清單，如頂層管理的“目標(biāo)清單”全面規(guī)劃學(xué)校階段發(fā)展，教師隊(duì)伍建設(shè)的“日志清單”將教師專業(yè)素養(yǎng)提升計(jì)劃細(xì)化，循序推進(jìn)。另一類是依據(jù)工作常規(guī)制定的部門清單，學(xué)校要求各部門細(xì)化、量化工作內(nèi)容，建立臺(tái)賬和推進(jìn)時(shí)間表，形成任務(wù)清單。如后勤服務(wù)中心“專題清單”分門別類成體系；教學(xué)管理中心“執(zhí)行清單”目標(biāo)引領(lǐng)、保證質(zhì)量；安全預(yù)防中心“責(zé)任清單”強(qiáng)化意識(shí)、落細(xì)落實(shí)；黨建、工會(huì)“底線清單”劃清師德紅線。

“清單化”管理的落地實(shí)施，使得學(xué)校各項(xiàng)工作內(nèi)容指標(biāo)化、路徑清晰化、責(zé)任明確化、考核簡(jiǎn)單化，有效提高了學(xué)校管理效率。同時(shí)各部門間互評(píng)互查，使得工作不留死角逐項(xiàng)落實(shí)。

3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)制：保證各項(xiàng)事務(wù)時(shí)時(shí)處處有人管，人人用心管

理清各部門、各項(xiàng)工作的任務(wù)清單后，還需要通過建立科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制明晰各方責(zé)任，讓校內(nèi)的每一名成員都成為管理的一部分。為此，我校通過采取項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，力求做到權(quán)責(zé)明晰、措施具體、獎(jiǎng)懲有據(jù)，促使人人都建立起主人翁意識(shí)，工作執(zhí)行力顯著增強(qiáng)，也使頂層設(shè)計(jì)的落地時(shí)間縮短。

在實(shí)施項(xiàng)目負(fù)責(zé)制過程中，學(xué)校突出校長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)核心作用，強(qiáng)化中層的督查、協(xié)調(diào)作用，重視讓一線教師各展所長(zhǎng)。在具體運(yùn)行中，個(gè)人對(duì)分管事務(wù)負(fù)責(zé)到底，落實(shí)“我的崗位我負(fù)責(zé)”“我的班級(jí)我負(fù)責(zé)”“我的課堂我負(fù)責(zé)”“我的活動(dòng)我負(fù)責(zé)”的崗位責(zé)任制，提高了每個(gè)人的責(zé)任心和使命感；同時(shí)崗位責(zé)任制還與教師的考核、評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)定等活動(dòng)掛鉤，既能公平公正地保障教師權(quán)益，又能督促大家恪盡職守。

例如：在校園安全管理方面，執(zhí)勤導(dǎo)護(hù)小組定時(shí)定點(diǎn)定責(zé)疏導(dǎo)學(xué)生；各樓層實(shí)行“樓長(zhǎng)負(fù)責(zé)制”，值班人員及時(shí)到位巡檢校園各處，清除安全隱患；指定專人負(fù)責(zé)應(yīng)急演練，定期進(jìn)行防火、防溺水教育，做到防微杜漸、有備無患。后勤管理方面，校內(nèi)所有人員和物品的檔案記錄都明晰精確，如對(duì)學(xué)校公物、固定資產(chǎn)以及低值易耗品的管理細(xì)致到每一步，從提交采購申請(qǐng)到采購后的使用都有全程管理、監(jiān)督，物品的購入時(shí)間、使用時(shí)間、分布位置都有記錄可查。