淺談高校行政管理工作的信息化

史建軍 班福志 劉 璐 車妍妍

（1.沈陽師范大學(xué) 遼寧沈陽 110000；2.遼寧廣播電視大學(xué) 遼寧沈陽 110000）

一、行政管理信息化現(xiàn)狀

幾十年來，計算機(jī)科學(xué)取得了長足的發(fā)展，信息化的社會運行模式逐漸形成，對人類的生活方式、思維模式和生產(chǎn)學(xué)習(xí)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。為了更好地管理建設(shè)高等院校，將信息化融入到行政管理工作中是十分必要的?，F(xiàn)階段，大部分的高等院校都形成了以校園網(wǎng)為平臺的集教學(xué)、行政管理、服務(wù)為一體的一種新型管理模式的“數(shù)字化校園”建設(shè)，并在運行過程中逐步完善。其中，行政管理信息化是“數(shù)字化校園”規(guī)劃和建設(shè)中不可或缺的一個重要組成部分。

上世紀(jì)中葉，信息化這一新概念被提出，其可以描述為利用科學(xué)的理論、先進(jìn)的管理理念、強(qiáng)大的信息技術(shù)對各種信息資源進(jìn)行處理，逐漸形成標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的管理模式。高校作為為社會輸送人才的場所，培養(yǎng)適應(yīng)社會發(fā)展的科技人才，是社會發(fā)展的支持和基礎(chǔ)。合理利用信息化技術(shù)，不僅能夠提高工作效率，而且還能整合信息資源，更好地服務(wù)師生的教學(xué)工作。

二、信息化行政管理的作用

（一）拓寬視野、整合資源

大學(xué)的使命是培養(yǎng)人才，對知識和文化進(jìn)行傳承，促進(jìn)國際間的交流合作。在信息爆炸的當(dāng)代社會，知識迭代的速度加快，信息化的行政管理工作可以拓寬對管理觀念的視野，對符合需求的先進(jìn)理念進(jìn)行學(xué)習(xí)并加以應(yīng)用。與此同時，高校是社會資源集中的地方。人才與資金是任何發(fā)展需要的稀缺資源。高校作為一個社會中創(chuàng)造力最高的地方，信息化對各種資源的整合共享起到了無法替代的作用。信息化可以打破各部門之間信息溝通速度慢的障礙，將有價值的信息集中到管理平臺，實現(xiàn)信息共享，并對信息資源整合分類。我們利用計算機(jī)程序?qū)ζ溥M(jìn)行整理分類，大量節(jié)省了人力物力，并針對不同的科系、教學(xué)、科研進(jìn)行信息的推送，使師生能夠簡單獲取到所需的信息，為其提供更加專業(yè)、更加前瞻的教學(xué)、科研、管理、實踐等方面的信息資料。[1]

（二）提高效率、管理透明

信息化的管理工作相比傳統(tǒng)的管理工作最大的優(yōu)勢就是效率的極大提高，其舍棄掉了傳統(tǒng)管理方式所需要的層級關(guān)系，充分利用信息化的扁平優(yōu)勢，最大化地減少了層級關(guān)系，提高了行政管理中的運行效率。扁平化的管理方式會使整個管理工作更加透明。在資源的分配和整合方面，透明化的行政管理是重要的一環(huán)。我們要提高廣大師生的信任度，利用政策信息及時傳達(dá)，使廣大師生第一時間獲取信息資源。

三、信息化行政管理的意義

（一）管理現(xiàn)代化的一環(huán)

行政管理工作的信息化，首先可以起到規(guī)范管理的作用，通過信息管理系統(tǒng)使辦公自動實現(xiàn)信息資源的整合、收集、傳遞和整理；其次是處理的智能化，與傳統(tǒng)的手工處理不同，通過網(wǎng)絡(luò)，可以從整體到局部地檢索信息，建立全校性的數(shù)據(jù)庫，可以進(jìn)行及時修改；再次是文檔的電子化，這樣既避免了因為字跡潦草、時間變遷無法辨認(rèn)，檔案保存不易的弊端，也可以便于及時修改并留下痕跡；最后是資源的共享，資源的合理利用和分享使行政管理工作事半功倍。

（二）國際化的需要

全球化和人類命運共同體是未來社會發(fā)展的主要方向。人才的培養(yǎng)和競爭也會受到全球化的影響。高校作為輸送人才的主陣地，其行政管理工作也該適應(yīng)國際化的需要，具有國際化的視野，提升行政部門的國際化服務(wù)能力和管理水平。我們通過信息化建設(shè)，不但能提升高校行政管理工作效率，而且有助于了解國際教育，增強(qiáng)國際交流，突出自身優(yōu)勢，編制國際化戰(zhàn)略規(guī)劃，構(gòu)建國際化管理制度平臺和國際化信息開放平臺等。我們要實現(xiàn)信息的標(biāo)準(zhǔn)化、通用性，促使國內(nèi)高校學(xué)習(xí)國際先進(jìn)的高等教育管理模式，逐漸跟上國際化發(fā)展的步伐。[2-3]

四、信息化行政管理存在的問題

信息化行政管理的最終目標(biāo)是為師生提供精確、方便、快捷的工作模式。信息化行政管理的構(gòu)建工作是一個需要系統(tǒng)進(jìn)行的工程。然而，在現(xiàn)階段的建設(shè)工作中，我們可能會出現(xiàn)由于缺乏統(tǒng)一的統(tǒng)籌調(diào)度，導(dǎo)致各個部門之間的信息化匹配程度不高、信息模式不同，從而使所傳遞的信息不暢，形成信息孤島。解決這個問題需要行政管理者統(tǒng)一調(diào)度和安排，保證信息化的整體建設(shè)。

現(xiàn)階段存在的另一個問題則是硬件的更新?lián)Q代速度慢和相關(guān)人才的不足。高校在信息化的行政管理工作中需要硬件做支持，也需要符合標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)器設(shè)備和安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展迭代速度很快，沒有及時的更新設(shè)備會導(dǎo)致行政管理工作的效率降低。安全性低的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則會使學(xué)校、師生的信息泄露。另外，信息化的管理工作中需要專業(yè)的人才進(jìn)行日常的維護(hù)和操作，這就要求他們具備專業(yè)的知識素養(yǎng)?，F(xiàn)階段很多高校的行政管理人員對新的設(shè)備系統(tǒng)并不能進(jìn)行很好的學(xué)習(xí)和維護(hù)，也不能保證網(wǎng)絡(luò)的實時安全，導(dǎo)致先進(jìn)的管理系統(tǒng)得不到充分的利用。為了解決這個問題，高校需要從根本上認(rèn)識信息化管理的重要性和必要性，及時更新設(shè)備，招聘人才即保證網(wǎng)絡(luò)的安全，也能維持管理系統(tǒng)運行的流暢。

五、總結(jié)

高校信息化的行政管理是未來高校發(fā)展中重要的組成部分。信息化能夠拓寬視野，整合資源，也能夠提高效率，使管理透明。它是實現(xiàn)教育現(xiàn)代化的標(biāo)志，也是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。然而，任何事物的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，都會存在問題。只要及時糾錯，就能在未來的社會發(fā)展中為社會輸送更多的人才，在國際上展現(xiàn)屬于中國的競爭力。