高校人力資源檔案管理現(xiàn)狀及交接問(wèn)題分析

韓云松

（三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南三門峽 472000）

高校人力資源檔案管理工作通過(guò)對(duì)人力信息資源的整合，最終要實(shí)現(xiàn)的目的是人力信息資源的最大化、最優(yōu)化利用。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的推進(jìn)，傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理體系已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要，停滯不前的管理模式只會(huì)累積越來(lái)越多的問(wèn)題。唯有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷改進(jìn)高校人力資源檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)人力信息資源的更好利用。在實(shí)施現(xiàn)代化的高校人力資源檔案管理過(guò)程中，需要考慮的因素很多，管理者要客觀分析這些因素，結(jié)合高校實(shí)際情況，循序漸進(jìn)實(shí)施改進(jìn)策略。[1]

一、高校人力資源檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）高校人力資源檔案管理功能單一

在新的時(shí)代背景下，高校人力資源檔案管理也有了新標(biāo)準(zhǔn)和新要求。傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理工作，主要是統(tǒng)計(jì)檔案信息，存儲(chǔ)、備份檔案信息，對(duì)信息資源更多的是靜態(tài)管理，不涉及更多的資源再利用。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們對(duì)高校人力資源檔案管理提出了更高的要求，希望通過(guò)更高效的管理來(lái)滿足多元的功能需求。這個(gè)時(shí)候?qū)π畔①Y源的管理，就不再是純粹的靜態(tài)管理，而升級(jí)為動(dòng)態(tài)管理。動(dòng)態(tài)管理者更多地需要處理信息資源的再利用、再服務(wù)問(wèn)題。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)是一種趨勢(shì)。只有改變檔案信息功能單一的現(xiàn)狀，才能適應(yīng)多功能檔案信息的趨勢(shì)需求。

（二）高校人力資源檔案管理效率較低

對(duì)于大部分的管理工作來(lái)說(shuō)，解決“效率”問(wèn)題，都是管理工作中的重要問(wèn)題。如果通過(guò)管理行為無(wú)法提高效率，或者效率較低，這樣的管理體系很有可能存在一定問(wèn)題，需要及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化。傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理工作依托的主要是人力，統(tǒng)計(jì)的載體以紙質(zhì)為主，統(tǒng)計(jì)的方法有抄錄、登記、校對(duì)等。這樣的工作流程不僅繁瑣，需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，而且容易出錯(cuò)。隨著高校人力資源的信息越來(lái)越豐富，對(duì)于信息資源的處理效率、準(zhǔn)確性都有了更高要求，如果不設(shè)法提升工作效率，檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)滯后的情況。在信息資源的整合過(guò)程中，有些信息資源的對(duì)接是需要做到及時(shí)性的，稍有延誤，可能會(huì)造成惡劣的影響。

（三）高校人力資源檔案管理安全性不足

高校人力資源的檔案管理涉及學(xué)生、教師以及學(xué)校整體的信息隱私，學(xué)校要高度重視檔案管理的安全性問(wèn)題。高校人力資源檔案管理安全性不足，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，管理者的安全意識(shí)不夠高，對(duì)于檔案的隱私性沒(méi)有特別保護(hù)，在受到他人引誘下，很容易將非本人的信息泄露給其他人，造成一些安全隱患；第二，對(duì)管理者的監(jiān)控體系不夠完善，目前大部分學(xué)校的人力資源檔案管理水平還處在初級(jí)階段，一個(gè)工作人員要處理好幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，沒(méi)有分工合作的規(guī)范流程，無(wú)法落實(shí)個(gè)人責(zé)任制。一旦出現(xiàn)了問(wèn)題，很難找到主要負(fù)責(zé)人。所謂的管理監(jiān)控大多流于形式，只是通過(guò)一些監(jiān)控設(shè)備來(lái)實(shí)施，缺乏系統(tǒng)完善的管理監(jiān)督體系。在信息化時(shí)代，高校人力資源檔案管理的安全性面臨著更多技術(shù)層面的威脅。管理者要充分意識(shí)到這一點(diǎn)，提高警惕，防患未然。

二、高校人力資源檔案交接問(wèn)題的探討

（一）工作拖沓，交接不及時(shí)

一旦遇到檔案管理者暫時(shí)不在，或者檔案管理者變更的情況，高校人力資源檔案的交接問(wèn)題就出現(xiàn)了。交接不及時(shí)、交接不清楚、交接不全面……這些都是檔案管理交接環(huán)節(jié)中最容易出現(xiàn)的問(wèn)題。在交接過(guò)程中，舊的管理工作人員要明確交接對(duì)象，快速落實(shí)交接細(xì)則，對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容要進(jìn)行相關(guān)介紹；對(duì)于新的管理工作要大膽提問(wèn)、考慮周全，不能囫圇吞棗，要快速了解工作內(nèi)容，避免以后出現(xiàn)工作失誤。部分檔案管理工作者平時(shí)處理事情的風(fēng)格有些“慢”，對(duì)待交接工作會(huì)拖沓、不及時(shí)，這會(huì)容易造成一些不良后果。如果遇到緊急要調(diào)取人力信息資源的情況，就會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂、無(wú)從下手的情況。[2-3]

（二）工作粗心，交接不嚴(yán)謹(jǐn)

高校人力資源檔案交接是一個(gè)很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程，是把一個(gè)人的責(zé)任轉(zhuǎn)移成另一個(gè)人的責(zé)任。不論是舊的檔案管理人員，還是新的檔案管理人員，都要高度重視交接的手續(xù)和步驟，要盡可能形成一個(gè)規(guī)范的交接制度，做到有跡可循，有證可查，有人可證實(shí)。部分檔案管理工作人員平時(shí)沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁?xí)慣，面對(duì)交接工作很粗心，只是口頭交接重要事宜，沒(méi)有留下任何事后可查的依據(jù)，這就會(huì)留下很多隱患。一旦出現(xiàn)檔案管理的相關(guān)問(wèn)題，舊的工作人員和新的工作人員就會(huì)互相推責(zé)，產(chǎn)生不必要的糾紛。

（三）工作隨意，交接不監(jiān)管

隨著高校人力資源檔案的體量越來(lái)越大，交接工作會(huì)涉及方方面面，會(huì)存在更大的難度。為了避免在這個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)人為、非人為等多方面的意外，行之有效的監(jiān)管體系是不可缺少的。這種監(jiān)管體系在學(xué)校內(nèi)部最好設(shè)置成“三級(jí)監(jiān)管”模式，第一級(jí)是部門內(nèi)的互相監(jiān)管，第二級(jí)是部門負(fù)責(zé)人對(duì)下面人員的監(jiān)管，第三級(jí)是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該部門的監(jiān)管。高校人力資源檔案交接環(huán)節(jié)，最容易出現(xiàn)信息泄露、信息丟失、信息更改等問(wèn)題，這個(gè)環(huán)節(jié)務(wù)必要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，避免給學(xué)生、教師和學(xué)校整體造成重大損失。[4-5]

三、高校人力資源檔案管理的優(yōu)化策略

（一）重視培養(yǎng)人力資源檔案管理的專業(yè)人才

學(xué)校要提高整體的教學(xué)水平，就得先提升教師的個(gè)人教學(xué)能力。同樣，學(xué)校要提高人力資源檔案管理水平，先也要重視培養(yǎng)人力資源檔案管理的專業(yè)人才，要讓專業(yè)的人做專業(yè)的事情，要讓檔案管理工作人員從工作中獲得認(rèn)同感和幸福感。這一點(diǎn)說(shuō)起來(lái)很抽象，但落實(shí)下來(lái)是可以有具體方向的。第一，學(xué)校要高度重視檔案管理工作人員的工作待遇，要讓他們生活得好，工作得開(kāi)心；第二，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給他們足夠的認(rèn)同，要在學(xué)校每一次的大會(huì)上進(jìn)行表?yè)P(yáng)，給他們一定的指標(biāo)和福利；第三，學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)造檔案管理工作人員定期學(xué)習(xí)、廣泛交流的機(jī)會(huì)，促使他們不斷提升個(gè)人能力。[6]

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理工作方面的應(yīng)用

信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)的影響逐漸深入。新時(shí)期的檔案管理工作者也要學(xué)習(xí)新方法，接受新思路，運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的效率。相比于傳統(tǒng)的信息資源整合路徑，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更快速、更便捷、更準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)信息資源。面對(duì)當(dāng)代高校的人力資源信息體量，工作人員要學(xué)會(huì)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)優(yōu)化自己的工作結(jié)構(gòu)，將更多的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作交給大數(shù)據(jù)去處理，把更多的精力放在對(duì)信息資源再利用的思考上。有一點(diǎn)值得注意的是，信息技術(shù)的運(yùn)用通常需要一些信息設(shè)備的支撐，在這方面的經(jīng)費(fèi)投入，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給予應(yīng)有的支持，切實(shí)把人力資源檔案管理工作作為一個(gè)重點(diǎn)去落實(shí)。[7-8]

（三）完善人力資源檔案管理制度

人力資源檔案管理制度是一個(gè)很大的范疇，在具體的工作開(kāi)展中，需要將其細(xì)分成不同的制度類型，如交接制度、監(jiān)督制度、隱私保護(hù)制度、人才培養(yǎng)制度等。只有站在制度的高度上，人力資源檔案管理部門的每一個(gè)工作流程才能清晰，工作人員才能明確自身職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)個(gè)人責(zé)任制。在追究工作人員責(zé)任的過(guò)程中，我們還應(yīng)該有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，起到對(duì)工作人員行之有效的約束。當(dāng)然，根據(jù)實(shí)際情況，每一年的人力資源檔案管理制度細(xì)則都可以適當(dāng)有所調(diào)整，不斷適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著學(xué)校信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不少高校越來(lái)越重視信息技術(shù)在人力資源檔案管理中的作用。學(xué)校管理者要理性分析這當(dāng)中的利與弊，雖然信息技術(shù)創(chuàng)新了人力資源檔案管理模式，大大提高了工作人員的效率，但隨之而來(lái)的信息安全問(wèn)題也日益突出。學(xué)校在改進(jìn)檔案管理工作的同時(shí)，也要有一系列積極的舉措來(lái)加強(qiáng)信息安全建設(shè)。