高等院校檔案數(shù)字化管理的思考

任苗苗

（浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江·東陽 322100）

現(xiàn)階段，在高等院校管理工作的開展過程中，對于檔案數(shù)字化管理越來越重視。并且，在檔案管理期間，也進(jìn)一步強(qiáng)化了對檔案數(shù)字化的建設(shè)，大量的進(jìn)行整合和積累，并對現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行了綜合利用，加大了對數(shù)字檔案室的建設(shè)力度，切實(shí)達(dá)到了數(shù)字化檔案資源共享的目的，也讓我國高等院校的數(shù)字化管理更加趨向于科學(xué)化。

1 高等院校檔案數(shù)字化管理的必要性以及原則分析

1.1 高等院校檔案數(shù)字化管理的必要性分析

針對高等院校檔案管理工作來說，其是高校數(shù)字化校園建設(shè)中非常關(guān)鍵的一部分，同時也是一項(xiàng)長期且系統(tǒng)的工作，對學(xué)校整體管理水平的提高就有很大促進(jìn)意義。并且，通過對高等院校檔案管理工作分析，其能夠?qū)υ盒８黝愘Y源進(jìn)行有效結(jié)合。[1]因而，在實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行過程中，加大對數(shù)字化管理的重視，能夠在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上，讓管理工作的開展，更加趨向于規(guī)范化，保證工作的開展相對順利且便捷，不斷的對院校資源整合效率進(jìn)行提升，進(jìn)而從整體的角度上推動高等院校的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。此外，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化，也能夠讓達(dá)到資源共享的效果，對以往檔案管理中缺陷和問題進(jìn)行優(yōu)化，突破傳統(tǒng)管理的局限性，保證檔案管理的形式可以凸顯多元化特點(diǎn)，大大促進(jìn)了管理效率以及質(zhì)量的提高。

1.2 高等院校檔案數(shù)字化管理的原則

在高等院校中，對于檔案管理工作而言，其是一項(xiàng)較為系統(tǒng)并且十分漫長的工程，不僅任務(wù)較為繁重，還會涉及到很多個環(huán)節(jié)，工作量較為龐大。同時，在對檔案進(jìn)行管理的過程中，對于安全的要求也相對較高，如果稍有差池，可能就會出現(xiàn)檔案管理安全問題。[2]所以，高等院校在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理期間，應(yīng)該將要院校自身實(shí)際的發(fā)展情況，堅持選擇性以及開放性原則，合理的進(jìn)行管理。

第一，選擇性原則。通常情況下，與普通的檔案管理工作不同，高校檔案資源數(shù)量十分龐大，涵蓋的內(nèi)容以及領(lǐng)域相對較多。因此，在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，應(yīng)該分步實(shí)施。針對院校中一些比較重要并且具有較高價值的檔案，應(yīng)該優(yōu)先的對其進(jìn)行數(shù)字化管理，保證可以滿足當(dāng)前教學(xué)以及管理需求。比如：高等院校在進(jìn)行檔案管理期間，針對有一定保存價值以及歷史意義重大的檔案，應(yīng)該依照查詢利用率，對成績單、畢業(yè)名冊等，以及可以反映高等院校辦學(xué)特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。

第二，開放性原則。在以往的檔案管理中，因?yàn)閼?yīng)用的管理模式相對陳舊，所以在管理期間，經(jīng)常會出現(xiàn)“信息孤島”的情況。通常情況下，針對不同類型的檔案信息資源，因?yàn)槠浔旧砭陀幸欢ǖ奶囟ㄐ裕诠芾碇?，封閉性較強(qiáng)，再加上管理系統(tǒng)在設(shè)計層面上，滯后性比較明顯。所以，這一情況的存在，也使得檔案資源信息在功能上，常常會存在信息不共享交換的問題。[3]因而，在對數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行利用過程中，應(yīng)該強(qiáng)化對這一方面的關(guān)注，將高等院校在教學(xué)以及文化傳承等方面的局限打破，構(gòu)建一個較為開放的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于信息資源的共享。

2 高等院校檔案數(shù)字化管理中存在的不足分析

新時期下，高等院校在對管理工作進(jìn)行開展的過程，雖然已經(jīng)意識到了檔案管理工作的重要性，并能夠主動的管理模式以及理念進(jìn)行革新。但是，因?yàn)槭艿街T多因素的阻礙，致使在檔案數(shù)字化管理階段，依舊存在很多的不足。

（1）數(shù)字化設(shè)備缺乏健全性。當(dāng)前，在高等院校檔案管理工作在開展過程中，也強(qiáng)化了對信息技術(shù)的應(yīng)用，力求可以從整體的層面上對檔案管理工作的效率及職能進(jìn)行提升。通常情況下，在具體的檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，需要應(yīng)用到很多機(jī)械設(shè)備，特別是一些硬件以及軟件設(shè)備。但是，綜合現(xiàn)階段的高等院校檔案管理工作水平來看，其在設(shè)備配置層面，存在較強(qiáng)了滯后性，不能夠?qū)υO(shè)備以及信息系統(tǒng)進(jìn)行及時的更新，也無法積極的對現(xiàn)代化信息設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，缺乏必要的計算機(jī)技術(shù)人員，致使檔案管理工作的進(jìn)行存在了很大的問題。[4]同時，在工作開展期間，所采用的手段仍然是手動操作，即便有計算機(jī)設(shè)備，也無法將其功能和價值綜合發(fā)揮出來，最終使得的檔案管理工作停滯不前，數(shù)字化建設(shè)效果一直得不到有效提高。

（2）對檔案數(shù)字化管理關(guān)注度較低。對于檔案管理工作來說，其是高等院校管理最為基礎(chǔ)的工作，但是從目前的情況來看，院校對這一工作的重視程度相對較低。一般而言，如果不能科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，或者檔案管理不認(rèn)真、不到位，那么檔案就會存在損壞或者丟失問題，無法對檔案資源進(jìn)行整合以及共享?，F(xiàn)階段，高等院校在發(fā)展期間，重教學(xué)、科研，輕檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)象依舊存在。[5]在對檔案管理工作進(jìn)行開展的過程中，信息技術(shù)的普及以及應(yīng)用力度不夠，專業(yè)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及檔案管理系統(tǒng)軟件配套設(shè)施也跟不上，從而使得檔案管理數(shù)字化水平遲遲得不到提升。

（3）檔案管理工作機(jī)制不夠完善。任何一項(xiàng)工作的開展，其都需要有完善的機(jī)制作為約束。因此，對于高等院校檔案管理工作來說，其也不例外，必須要依托于健全的管理機(jī)制，只有這樣，才能夠保證檔案管理質(zhì)量以及效率得到提升，才能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。針對檔案管理機(jī)制來說，其具體涵蓋檔案的調(diào)動、分類、查閱等，不管哪一個部分出現(xiàn)缺失，或者是哪一個方面不能夠做到位，都會在很大程度上影響管理的水平。比如：如果不能夠合理的對檔案進(jìn)行開發(fā)、利用，及時進(jìn)行完善，那么檔案資源就會出現(xiàn)滯后性，不利于檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。

3 高等院校檔案數(shù)字化管理的對策分析

（1）不斷對檔案管理體系進(jìn)行健全。一般而言，通過對高等院校檔案管理工作的深入分析得知，其涵蓋的內(nèi)容以及層面非常多，包括：學(xué)生檔案、學(xué)術(shù)檔案以及財務(wù)檔案等。并且，由于檔案類型的不同，所以檔案管理工作的開展也存在很大的差異。因而，為了可以更加快速的實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，院校在今后的管理期間，應(yīng)該對相應(yīng)的管理體系進(jìn)行健全，依照國家相關(guān)法律條例，對基礎(chǔ)管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)建立，然后依照院校的實(shí)際現(xiàn)狀，適當(dāng)?shù)奶砑酉嚓P(guān)系統(tǒng)，保證檔案管理工作可以相對規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)。同時，在對管理體系進(jìn)行構(gòu)建結(jié)束以后，應(yīng)該將工作落實(shí)，做好細(xì)節(jié)工作。[6]在對檔案進(jìn)行管理階段，無論是原始材料的錄入，還是檔案的日常維護(hù)，管理人員都應(yīng)該對做到系統(tǒng)性以及全面性，以保證可以從根源推動高等院校檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

（2）對檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建。針對高等院校而言，在對檔案進(jìn)行管理的過程中，強(qiáng)化數(shù)字化管理，主要的目的就是要為使用人員提供具有憑證作用的檔案信息文件。通常，要想更加快速的實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，那么就應(yīng)該在依托于實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，借助相對科學(xué)的辦法，有效的對檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行構(gòu)建。在對數(shù)據(jù)庫建立期間，可以對現(xiàn)存檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對各類電子文件進(jìn)行有效的收集，對數(shù)字檔案館館藏基本目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立，也可以依照檔案的內(nèi)容，設(shè)立專題數(shù)據(jù)庫，以保證檔案的管理更加具有針對性以及層次性，促進(jìn)管理效率以及水平的提高。

（3）強(qiáng)化檔案管理的硬件以及軟件建設(shè)。在具體的發(fā)展過程中，為了可以不斷對檔案管理數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)行推動，高等院校應(yīng)該加大資金投入力度，大力提升硬件建設(shè)水平，以便可以從整體的角度上對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理質(zhì)量以及效果進(jìn)行強(qiáng)化。同時，在軟件的應(yīng)用層面，需要依照院校的具體管理現(xiàn)狀，合理的對檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行建立，能夠?qū)W(wǎng)上檔案信息交換以及實(shí)現(xiàn)共享平臺進(jìn)行改進(jìn)，科學(xué)的進(jìn)行優(yōu)化。[7]需要明確的是：高等院校在對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)該依照標(biāo)準(zhǔn)，有針對性的對檔案軟件進(jìn)行管理，有效的進(jìn)行應(yīng)用，不僅要符合現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)需求，還需要綜合考量信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，以便可以對檔案管理效率進(jìn)行提高。

（4）加大對檔案數(shù)字化管理的重視。要想更好的達(dá)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，那么就要給予檔案管理工作一定的重視。一方面，管理人員應(yīng)該全面的對檔案進(jìn)行整理，依照不同的原則，科學(xué)的對檔案進(jìn)行分類和存檔，強(qiáng)化檔案的真實(shí)性。另一方面，應(yīng)該嚴(yán)格的依照檔案管理流程進(jìn)行細(xì)化，能夠切實(shí)的根據(jù)相關(guān)管理機(jī)制來進(jìn)行執(zhí)行，堅決不能夠出現(xiàn)擅自處理資料的情況，提升高等院檔案的保密性，促進(jìn)管理效率以及水平的提高。

4 結(jié)束語

綜合而言，由于現(xiàn)代化信息技術(shù)水平提升速度的不斷加快，在高等院校管理工作進(jìn)行以及開展期間，也加大了對先進(jìn)技術(shù)的利用，力求可以對管理效率進(jìn)行不斷的提升。因此，為了可以更進(jìn)一步的提升高等院校檔案管理水平，那么在今后的發(fā)展過程中，應(yīng)該強(qiáng)化對大數(shù)據(jù)以及云計算等技術(shù)的利用，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。