淺析高校后勤檔案管理存在的問題及對策

（福建中醫(yī)藥大學(xué)后勤管理處，福建 福州 350122）

一、檔案在后勤管理工作中重要性或推動作用

1.高校后勤檔案管理是高校后勤廉政風(fēng)險防控的重要手段

高校后勤檔案不僅真實、準確的記錄著后勤所做的工作和所舉辦的活動的全部過程，而且后勤檔案信息還記錄并如實反映后勤工作的真實情況，這就使得后勤工作可以做到有據(jù)可依、有跡可循、有證可查。比如基建及改造工程、物資采購、服務(wù)引進等項目檔案記載了該項目的全部材料，從立項、確定經(jīng)費來源、確定實施方式、遴選施工（供貨、服務(wù)）單位到概算、預(yù)算、審計、支付、結(jié)算等工作的方方面面。在這些記錄中，不僅可以學(xué)習(xí)前者的成功經(jīng)驗，總結(jié)前者失敗的原因，更能從這些檔案材料中發(fā)現(xiàn)高校后勤工作的風(fēng)險點、防控點、不足點，加以整改、完善、夯實，并持續(xù)落實、監(jiān)督，形成廉政臺賬檔案。這些都為高校管理者在廉政的防控、正確的決策、科學(xué)的管理、合理的溝通方面提供了重要依據(jù)。

2.高校后勤檔案管理是提升高校后勤管理水平的推手

隨著科技不斷地進步，學(xué)校不斷地發(fā)展，師生們對后勤服務(wù)的要求也逐步提高。而作為后勤工作強大的信息庫，后勤檔案記錄著高校設(shè)備、設(shè)施的啟用時間、運行情況、維修情況、破損程度等信息，為高校設(shè)備、設(shè)施的管理、更換期限、定期維修提供重要的依據(jù)；同時后勤的信訪檔案、投訴臺賬、整改臺賬等檔案信息，為促進后勤服務(wù)多元化、提高后勤服務(wù)水平提供了夯實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。合理有效的運用這些檔案信息，可以使高校后勤工作在日常工作中節(jié)省人力物力、揚長避短、資源最大化，既能使設(shè)備、設(shè)施得到最有效的使用，又能使高校后勤工作的工作效率得到提高，同時采用科學(xué)化的檔案管理水平也是后勤服務(wù)水平的體現(xiàn)。

3.高校后勤檔案是后勤文化的重要組成部分

高校后勤檔案記錄著后勤的發(fā)展歷程；同時也是后勤文化的重要組成部分。后勤文化是后勤精神文化與價值觀的一種體現(xiàn)，是任何一個團體不可缺少的精神凝聚力。高校后勤工作中的管理者與一線員工是一個共同體，后勤的文化精神可帶動所有員工共同前進、共同發(fā)展，賦予員工使命感。而利用檔案材料（如視頻、照片等），學(xué)習(xí)后勤歷史、學(xué)習(xí)前任經(jīng)驗是高校后勤精神的一種傳承方式，是高校后勤文化的一種傳播方式。一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是真實的經(jīng)歷，也是員工的珍貴回憶，它展示著后勤工作的熱情、團結(jié)的氛圍、“樂在人后，勤于人先”的后勤精神，因此它在后勤文化中有著無可取代的重要地位。

二、目前我校后勤檔案管理存在的問題及原因分析

1.管理方式落后，信息化水平不足

高校后勤檔案在后勤工作中非常重要，但在當(dāng)前工作中，并沒有重視對后勤檔案管理，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔形式，有些甚至連編號、目錄都沒有。我國現(xiàn)已有許多檔案管理軟件，但由于各單位辦事流程及歸檔需求不一樣，導(dǎo)致檔案管理軟件多樣化，雖有針對性強的管理軟件，但卻適應(yīng)性不廣，普及性不高，導(dǎo)致至今仍舊以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化為輔。而且許多所謂數(shù)字化僅僅將文件名稱做個數(shù)據(jù)收集，并未統(tǒng)籌管理，存在許多不足。而高校后勤的檔案管理，不僅有行政檔案材料，還有專業(yè)項目材料以及大型圖紙材料，存檔文件的多樣化，信息存儲量大，使得檢索困難，系統(tǒng)化管理要求提高，需要專業(yè)性強的軟件及配套設(shè)備實現(xiàn)數(shù)字化管理，提高工作效率，達到預(yù)期的效果。

2.儲存方式單一，文件易損毀難恢復(fù)

傳統(tǒng)檔案管理方式，采用紙質(zhì)儲存，對存儲環(huán)境的溫度、濕度以及通風(fēng)性都有很高的要求。但作為高校管理配置，許多高校僅學(xué)校綜合檔案室能達到該要求，并未設(shè)置專門的后勤檔案室。若將材料統(tǒng)一存放學(xué)校，存在查找不方便、程序繁瑣，影響工作效率。若由后勤部門單獨存放，容易存在存儲環(huán)境不佳，導(dǎo)致文件受潮、蟲蛀等情況，一旦受損，難以恢復(fù)。

3.管理制度不到位，缺乏專業(yè)管理人才

由于對后勤檔案管理缺乏重視，在后勤檔案管理工作中，時常因管理制度不完善，缺乏專業(yè)檔案管理人員等原因，出現(xiàn)許多管理問題：第一，對存儲文件要求不明確。時常出現(xiàn)需要的文件沒歸檔，存儲的文件不需要的情況。第二，管理不規(guī)范，導(dǎo)致借閱文件時未及時返還，文件丟失或不知去向。第三，檔案存儲不系統(tǒng)，管理人員缺乏專業(yè)知識，對文件存儲類別判斷不清晰，導(dǎo)致文件歸類錯誤，查找困難等。

三、高校后勤檔案工作的特殊性

高校后勤檔案工作有別于普通綜合檔案，根據(jù)其自身特點，它在存儲內(nèi)容上、軟件需求上以及服務(wù)器、局域網(wǎng)絡(luò)都有其特殊需求。

1.后勤檔案的特殊性

1.1 工程設(shè)計施工圖存儲

工程設(shè)計施工圖屬專業(yè)軟件畫圖，印刷成紙質(zhì)也屬于大型文件，圖片占用空間大。無法用一般掃描儀器掃描，數(shù)字化較難。若僅用限紙質(zhì)存儲，將會因年限、保管問題，導(dǎo)致圖紙受損、受潮，影響圖紙 清晰度。同時也因復(fù)制困難，導(dǎo)致借用過程中受損、丟失。

1.2 項目材料跨年度

后勤工作除一般行政工作外，還涉及許多專項項目，許多項目會跨年度完成，無法當(dāng)年歸檔。

1.3 系列材料囊括種類多

后勤專項項目檔案是作為一系列材料一同錄入歸檔的，從項目申請、立項、概算、預(yù)審計、設(shè)計招標、施工招標、施工監(jiān)管材料，到驗收、結(jié)算、付款以及各類圖紙、相關(guān)會議紀要等都作為同一個項目材料進行存檔。

2.對檔案管理軟件的需求

因高校后勤檔案的特殊性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式已無法滿足其需求了，引進數(shù)字化、科學(xué)化管理模式勢在必行。選擇一款適合自身的管理軟件首當(dāng)其沖。根據(jù)高校后勤檔案的特殊性，要求該管理軟件應(yīng)具備：（1）能兼容存儲圖紙文件、照片等非文本材料。（2）在檢索功能上需設(shè)有多維度的查詢功能。（3）同一項目文件應(yīng)有關(guān)聯(lián)性。（4）根據(jù)使用人不同設(shè)置不同的調(diào)閱、存儲權(quán)限，同時可實現(xiàn)授權(quán)功能。

3.對局域網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器的需求

高校后勤是為全校師生服務(wù)的，因此后勤的辦公區(qū)域遍布整個校園：食堂區(qū)域、宿舍區(qū)、教學(xué)區(qū)等地，這也就要求后勤檔案管理需設(shè)置局域網(wǎng)，便于各點利用軟件錄入材料，隨時調(diào)用。從現(xiàn)代檔案管理的整個體系要求來說，要求的是，文件形成初期之就應(yīng)使用計算實現(xiàn)有機性聯(lián)系，并按其其處理方法將檔案分成若干個系統(tǒng)實檔現(xiàn)處理，并按統(tǒng)一的規(guī)范和標準進行處理，再通過子系統(tǒng)當(dāng)中的逐次分類有技術(shù)，使其成為可在網(wǎng)上共享的檔案信息。一般檔案錄入僅限于名稱、頁數(shù)、編號、關(guān)鍵詞等基礎(chǔ)信息錄入，數(shù)據(jù)量不大。但一旦加入了附件電子文件及圖紙文件，那便需要更強大的后臺服務(wù)器去支持該軟件的存儲及運作。因此，只有真正使檔案管理工作實現(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，才能使檔案利用的要時效得以有效提高。這就要求檔案管理部門按照檔案管理標準，建立符合高效、保密等基本要求的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使用者可根據(jù)權(quán)限，調(diào)閱權(quán)限范圍內(nèi)的文件，達到文件共享的目的，又可以防止外來人員進入網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致檔案信息泄露。

四、改進管理檔案管理的方法及技術(shù)路徑

隨著高校不斷發(fā)展，師生對校園美好生活的向往和后勤工作發(fā)展不平衡不充分之間的矛盾愈加突出。這就要求高校后勤管理工作需根據(jù)自身特點與需求，制定適合自己的管理模式。

1.檔案管理的模式實現(xiàn)

就目前高校后勤檔案存儲現(xiàn)狀而言，主要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料存儲方式為主，僅對文件名稱加以數(shù)據(jù)錄入。這種現(xiàn)狀使得存儲材料模糊化、可信度降低。傳統(tǒng)的檔案管理具有真實性、有效性的優(yōu)勢，同時也存在提取效率低、共享性不強、占地空間大的缺點。而數(shù)字化檔案管理，具有共享性高、提取便捷、占地空間小等優(yōu)勢，但同時受掃描、存儲設(shè)備影響導(dǎo)致材料模糊、易丟失，真實性差等缺陷。因此，作為高校后勤檔案管理，應(yīng)取長補短，采取二者相結(jié)合的模式。從未來大數(shù)據(jù)管理的要求出發(fā)，現(xiàn)在后勤檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在當(dāng)前紙質(zhì)及電子文檔存儲為基礎(chǔ)的情況下，利用軟件自主學(xué)習(xí)功能提練重點數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)索引。讓后勤檔案盡快實行紙質(zhì)化、數(shù)字化、信息化到大數(shù)據(jù)化的進階。為打通數(shù)據(jù)孤島后的數(shù)據(jù)大整合、利用大數(shù)據(jù)應(yīng)用、提高數(shù)據(jù)競爭力打基礎(chǔ)，從而驅(qū)動以增強服務(wù)對象滿意度、提高生產(chǎn)效率為目的的管理進階，實現(xiàn)精細化管理。

2.制定檔案管理辦法

檔案作為一種信息資源，作為高校后勤工作的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與部門同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在后勤管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是后勤部門必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，為使得檔案工作的發(fā)展不置后于部門發(fā)展速度，建立一套適應(yīng)本部門業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)部門規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系是勢在必行的。它將為部門各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。

3.檔案管理專職能力考核

因涉及檔案的安全性、規(guī)范性，避免材料的丟失、泄露。高校后勤檔案管理均需設(shè)專人管理，考慮到工作量問題，也可由其他崗位管理人員兼職。在檔案存儲時，會因錄入人員的主觀因素所影響、不同人員的理解的差異、導(dǎo)致信息錄入標準不統(tǒng)一。調(diào)取使用時又因調(diào)取人員主觀因素，也會導(dǎo)致查詢結(jié)果不一致，或查詢不到之前錄入的文件。因此，作為檔案管理人員，均需定期進行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，熟悉檔案管理規(guī)定、以提高檔案管理綜合操作能力，配合、規(guī)范后勤檔案的管理，提高存儲、調(diào)用效率。

4.挖掘檔案資源效益，實行檔案管理可持續(xù)發(fā)展

檔案資源是數(shù)據(jù)的集合，是一個未被開放的寶藏。通過對檔案數(shù)據(jù)的挖掘不僅可以提高管理水平也可以提升人、財、物等一系列資源的使用效率。