新冠疫情防控檔案的征集及其管理

張晶晶

（太原市醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)中心，山西 太原 030024）

2020年1 月以來，席卷全國乃至全世界絕大部分國家和地區(qū)的2019 新型冠狀（以下簡稱“新冠”）病毒，嚴(yán)重干擾了社會(huì)秩序，影響了經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，對我國以社區(qū)為基礎(chǔ)的基層治理是一場考驗(yàn)，對基層治理水平提出了更高的要求。在我國已經(jīng)分階段、分層次復(fù)工、復(fù)學(xué)的時(shí)候，全世界眾多國家和地區(qū)依然在與新冠病毒作斗爭。我國在這場抗疫斗爭中全民參與，取得了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，值得各個(gè)國家和地區(qū)借鑒。在抗疫過程當(dāng)中形成的抗疫檔案，不僅是這場抗疫斗爭的真實(shí)記錄，而且為基于記憶的檔案建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，更為未來長期與疫情作斗爭的工作提供了決策依據(jù)。因此，征集疫情檔案并對疫情檔案進(jìn)行有序管理和開發(fā)利用，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)意義。

1 新冠疫情防控檔案的歸檔范圍

新冠疫情防控檔案是在新冠疫情防控過程中形成的與抗疫相關(guān)的紙質(zhì)資料、圖片、音頻、視頻等原始記錄，這種原始記錄真實(shí)地記錄了新冠疫情防控的工作和生活，對歸檔范圍提出了很高的要求。

1.1 從征集內(nèi)容來看歸檔范圍

從征集內(nèi)容來看歸檔范圍，新冠疫情防控檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括綜合類檔案、醫(yī)療防治類檔案、醫(yī)療救治類檔案、醫(yī)療援助類檔案、抗疫督查類檔案、物資保障類檔案、科技攻關(guān)類檔案、社會(huì)參與類檔案、宣傳報(bào)道類檔案等十大類，涉及到疫情的防治、救治、援助、督查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、物資保障、科技攻關(guān)、社會(huì)參與、宣傳報(bào)道等各個(gè)方面。

1）綜合類檔案。綜合類檔案類似于文書檔案，主要記錄國家和政府以及單位關(guān)于疫情防控的決策部署和政策引導(dǎo)情況，主要包括習(xí)近平總書記關(guān)于抗疫的重要講話；中共中央、國務(wù)院、國家衛(wèi)生健康委員會(huì)及有關(guān)部門，中共省委、省人民政府、省衛(wèi)生健康委員會(huì)、省新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室（以下簡稱“防控辦”）及相關(guān)聯(lián)合機(jī)構(gòu)，各地市及其衛(wèi)生健康委員會(huì)、防控辦、各部門防控辦關(guān)于新冠肺炎防治的指示、決定、措施、通知，以及有關(guān)計(jì)劃、有關(guān)部署、相關(guān)總結(jié)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和大事記等文件材料[1]。

2）醫(yī)療防治類檔案。這次新冠病毒的防治，防治為主，救治為重。由于與傳染性非典型肺炎，即嚴(yán)重急性呼吸綜合癥（Severe Acute Respiratory Syndrome，SARS）病毒相比較，新冠病毒致死率雖然低于SARS，但是傳染率高于SARS，傳染速度和范圍都大于SARS，因此，新冠病毒的防治顯得尤為重要。黨和政府、著名專家、新聞媒體紛紛把新冠病毒的防治當(dāng)成首要任務(wù)，醫(yī)療防治知識通過各種渠道不斷宣傳，例如鐘南山院士、李蘭娟院士對公眾介紹防疫知識，山西中醫(yī)研究所5 位專家開出防治新冠肺炎的藥方等，這些醫(yī)療防治知識是大眾健康的重要組成部分。

3）醫(yī)療救治類檔案。醫(yī)療救治類檔案主要指在救治新冠肺炎患者的過程中形成的一系列檔案，包括新冠肺炎患者的定點(diǎn)醫(yī)院管理、救治方案、醫(yī)療監(jiān)測、用藥、會(huì)診等在救治活動(dòng)中形成的文件材料，這些文件材料是醫(yī)院、醫(yī)生、新冠肺炎患者共同努力的現(xiàn)場資料，可為新冠肺炎疫苗的研制提供第一手資料。

4）醫(yī)療援助類檔案。新冠疫情發(fā)生后，醫(yī)療援助成為不同于以往的一道亮麗風(fēng)景。從國內(nèi)疫情控制過程來看，各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）紛紛派出醫(yī)療隊(duì)援助湖北省重災(zāi)區(qū)，同時(shí)，各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）以及社會(huì)人士甚至企事業(yè)單位，都紛紛給湖北省捐助經(jīng)費(fèi)和醫(yī)療、生活用品等物資，體現(xiàn)了舉全國之力抗擊新冠疫情的決心，和“一方有難、八方援助”的合作精神。從國際疫情合作防控過程來看，我國在國內(nèi)疫情基本控制之后，派出醫(yī)療小組援助疫情嚴(yán)重國家，并且給疫情嚴(yán)重國家援助口罩、消毒液、呼吸機(jī)、防疫服等各種醫(yī)療用品，體現(xiàn)了我國的大國擔(dān)當(dāng)和社會(huì)責(zé)任的正面形象。因此，醫(yī)療援助類檔案的征集，充分體現(xiàn)了我國中國特色社會(huì)主義建設(shè)和滿足人民美好生活需求的實(shí)際行動(dòng)。

5）抗疫督查類檔案?？挂叨讲轭悪n案主要指抗疫過程中對虛假信息傳播、官員失職瀆職、防控疫情不力等行為進(jìn)行督察或監(jiān)察的檔案。抗疫督查類檔案充分表明了黨和政府抗擊疫情的決心和對抗疫不力行為的監(jiān)督以及處罰，是我國提升治理能力的重要舉措。

6）物資保障類檔案。物資保障類檔案是指新冠肺炎抗疫過程中保障醫(yī)療物資和生活物資形成的各類檔案。在新冠疫情防控過程中，醫(yī)療物資一度缺乏，是對我國產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)能力的考驗(yàn)。我國以社區(qū)為基本單元，居家防控疫情，物資保障就成為人民生活的重要組成部分，對此，采取了一把手親自抓物資保障的措施，保證了醫(yī)療物資和生活物資的供給。正是由于物資得到了保障，社會(huì)才能夠保持安全穩(wěn)定。

7）科技攻關(guān)類檔案?？萍脊リP(guān)類檔案是指科研機(jī)構(gòu)和科研人員在疫情防控防治中形成的過程性記錄和數(shù)據(jù)[2]?？萍脊リP(guān)檔案分成兩類：一是疫情防控過程中對新冠肺炎患者救治的醫(yī)療研究檔案；二是對新冠病毒疫苗的研制檔案。兩類檔案都是救治患者、防控新冠肺炎的重要攻關(guān)檔案。

8）抗疫統(tǒng)計(jì)類檔案?？挂呓y(tǒng)計(jì)類檔案是指在抗疫過程中形成的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及其分析檔案，這些檔案既是社會(huì)大眾了解和分析疫情狀態(tài)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，又是政府和企事業(yè)單位采取抗疫措施的基本依據(jù)，更是科研攻關(guān)人員掌握疫情和病毒發(fā)展的動(dòng)態(tài)依據(jù)。

9）社會(huì)參與類檔案。社會(huì)參與類檔案是指社會(huì)各界力量參與新冠肺炎抗疫形成的各類檔案。在抗疫過程當(dāng)中，除了衛(wèi)生部門和醫(yī)務(wù)人員，農(nóng)村兩委會(huì)、社區(qū)工作者、志愿者、公安、交通等部門[3]都積極參與了疫情的防治和救治工作，形成了社會(huì)參與的各種記錄，例如社區(qū)街道管控工作記錄、進(jìn)出各地的證明、小區(qū)進(jìn)出證、登記表、測溫儀、測溫記錄、村干部演講記錄、工作證、袖標(biāo)、宣傳單、標(biāo)語口號、橫幅等，共同構(gòu)成了不同以往疫情的社會(huì)責(zé)任檔案。

10）宣傳報(bào)道類檔案。宣傳報(bào)道類檔案主要指對抗擊疫情的輿論報(bào)道，特別指對英雄人物和英雄事跡報(bào)道形成的檔案，例如對火神山醫(yī)院和雷神山醫(yī)院建設(shè)的報(bào)道，對鐘南山院士、李蘭娟院士的報(bào)道，對一線醫(yī)護(hù)人員的報(bào)道，對支援湖北省除武漢市外的16 個(gè)市（州、縣級市以及神農(nóng)架林區(qū)）的19 個(gè)省（自治區(qū)、直轄市）200 多個(gè)醫(yī)療隊(duì)的報(bào)道，對新冠肺炎治愈者的報(bào)道，對物資供應(yīng)的報(bào)道，對社區(qū)管理的報(bào)道等。

1.2 從載體形式來看歸檔范圍

從載體形式來看歸檔范圍，除了紙質(zhì)資料，還應(yīng)該包括照片、音頻、視頻等載體資料，例如一線醫(yī)務(wù)人員及抗疫工作者、抗疫志愿者的個(gè)人照片、采訪影像、工作影像等。隨著信息技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)在抗疫過程中發(fā)揮了重要作用，任何人的任何信息基本都能通過大數(shù)據(jù)獲取、傳播，因此微信、QQ 等新媒體的網(wǎng)頁截屏、對話記錄也是抗疫檔案。

2 新冠疫情防控檔案的征集方式

2.1 政府有關(guān)部門正式發(fā)文

抗疫行動(dòng)由黨中央決策部署，政府有關(guān)部門組織，全民參與。疫情期間，各個(gè)檔案管理部門基本上都正式發(fā)文，要求做好新冠疫情防控檔案工作，對疫情防控檔案整體工作的管理機(jī)制、有關(guān)部門責(zé)任的落實(shí)、文件材料的收集整理、歸檔移交和提供都提出明確要求[4]，對新冠疫情防控工作檔案歸檔范圍和檔案保管期限作出規(guī)定。征集檔案就是做好新冠疫情防控檔案的第一步。

2.2 檔案館主動(dòng)搜集

一般工作人員的檔案意識薄弱，不了解哪些資料能夠作為檔案歸檔，甚至不知道疫情檔案是新形勢下的專題檔案，特別是基層人員的抗疫檔案，更是不容易留存下來，例如志愿者志愿服務(wù)的憑證、記錄，社會(huì)組織、個(gè)人捐贈(zèng)物的憑證、記錄、實(shí)物等。這就要求檔案工作人員現(xiàn)場征集檔案，實(shí)現(xiàn)檔案工作的“四同步”管理。

2.3 社會(huì)捐贈(zèng)和個(gè)人自愿捐贈(zèng)

抗疫期間，社會(huì)捐贈(zèng)和個(gè)人捐贈(zèng)是一個(gè)亮點(diǎn)，社會(huì)捐贈(zèng)主要是社會(huì)各界為抗疫捐贈(zèng)經(jīng)費(fèi)、醫(yī)療物資、生活用品的行為；個(gè)人捐贈(zèng)則是大眾資源捐贈(zèng)經(jīng)費(fèi)、醫(yī)療物資、生活用品的行為。在社會(huì)捐贈(zèng)和個(gè)人捐贈(zèng)中留存的檔案資料，也可以通過社會(huì)捐贈(zèng)和個(gè)人捐贈(zèng)的方式，捐贈(zèng)給檔案管理部門。

3 新冠疫情防控檔案的征集要求

檔案管理部門對新冠疫情防控檔案的征集有以下4 點(diǎn)要求。

一是征集的檔案必須是原創(chuàng)的，沒有知識產(chǎn)權(quán)爭議。也就是說，疫情檔案產(chǎn)生于新冠疫情防控期間，是各機(jī)構(gòu)、各部門自行制定、實(shí)施、宣傳督導(dǎo)的各項(xiàng)政策和措施等的紙質(zhì)材料、音頻資料、視頻材料。

二是征集的檔案需要配置文字說明，說明檔案是什么、做什么、誰在做。檔案是基于記憶、傳承記憶的，為了傳承記憶，需要配套文字說明，以便查閱人員了解檔案產(chǎn)生時(shí)的情況。

三是對檔案捐贈(zèng)者要做簡介[5]。簡介需要說明捐贈(zèng)者是什么人，在什么情況下捐贈(zèng)的檔案，解決是什么、有什么的問題。

四是征集的音頻檔案、視頻檔案要有一定的清晰度。如果檔案征集時(shí)清晰度不足，那么保管久了清晰度更差，因此，在征集時(shí)需要對檔案的清晰度做出說明。

4 新冠疫情防控檔案的分類和加工以及整理

新冠疫情防控檔案征集之后，就面臨分類、加工、整理的問題。由于新冠疫情是新形勢下新出現(xiàn)的公共安全問題，其防控檔案可以作為專題檔案歸檔，其分類也可以作為專題檔案給予分類號碼。國家有關(guān)部門和檔案管理機(jī)構(gòu)沒有明確出臺專題檔案分類體系，各個(gè)檔案管理部門可以自行規(guī)定分類體系。例如一般檔案的分類號是“年度+類號+流水號”，可以把專題檔案類號單獨(dú)定位ZT（專題），由于專題檔案很多，因此可以在ZT 下再細(xì)分類目YQ（疫情），這樣，疫情檔案的分類號碼就可以設(shè)置為“2020ZT-YQ-流水號”，然后案卷加工、整理、上架。

在多年的抗擊SARS 的斗爭過程中，形成了應(yīng)對SARS 的檔案資料，積累了相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，形成了有關(guān)傳染病防治的人才隊(duì)伍、平臺條件、技術(shù)儲(chǔ)備，專項(xiàng)研究得到重要發(fā)展，為此次高效有力抗擊新冠肺炎疫情，奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新冠疫情防控檔案是黨中央領(lǐng)導(dǎo)全國各界眾志成城抗疫的重要?dú)v史記錄，檔案記錄了大量的經(jīng)驗(yàn)、知識和教訓(xùn)，對今后重大疫情和突發(fā)事件的防治與研究具有重要參考借鑒價(jià)值[6]。