高校人事檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探索

郭而鋒

（福建廣播電視大學(xué)，福建 福州 350013）

近年來，我國教育部門對(duì)高校支持力度不斷加大，各高校辦學(xué)條件、教學(xué)質(zhì)量、教育規(guī)模都得到了提升。在硬件設(shè)施得到完善之后，各高校加大了對(duì)人才的引進(jìn)力度，這無疑為高校人事管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，也提高了人事檔案管理工作人員的工作量和工作難度。目前，我國多數(shù)高校的檔案管理工作依然采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，先進(jìn)的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代化的設(shè)備普遍短缺，致使高校人事檔案管理的整體管理水平和工作效率不高，嚴(yán)重阻礙高校人事檔案管理工作的發(fā)展［1］。本文力求探索高校人事檔案管理的新路徑，提高工作人員的工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校人才資源的有序管理。

一、高校人事檔案管理的意義

高校人事檔案管理工作主要包含建立花名冊(cè)、錄入人員信息、對(duì)檔案目錄進(jìn)行錄入、修改、刪除等工作，同時(shí)對(duì)高校教職工的各項(xiàng)變動(dòng)進(jìn)行記錄等。高校人事檔案是對(duì)高校教職工的履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)歷學(xué)位、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)、政治考核、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分、工資、任免、出國、會(huì)議等材料進(jìn)行記錄的載體［2］。通過人事檔案，高校領(lǐng)導(dǎo)可以全方位了解校內(nèi)教職人員。此外，人事檔案也是高校選拔、任用人才的重要依據(jù)之一，人事檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)乎高校人才的質(zhì)量、關(guān)乎高校的發(fā)展。通過人事檔案，高校管理者可以較為全面地了解教職工，結(jié)合崗位需求選擇適合的崗位人才，實(shí)現(xiàn)人盡其才。同時(shí)，高校人事檔案管理工作對(duì)高校的人才引進(jìn)，培育機(jī)制等方面都有著重要的作用，對(duì)高?？沙掷m(xù)發(fā)展具有重要意義。高校人事檔案管理工作水平也直接體現(xiàn)了高校內(nèi)部管理者的管理能力和業(yè)務(wù)能力。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）工作人員綜合素質(zhì)有待提高

高校人事檔案管理在高校管理工作中占有重要地位，是實(shí)現(xiàn)高校人力資源合理分配的重要依據(jù)，高校應(yīng)重視人事檔案管理工作。就目前我國高校人事管理工作來看，檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視［3］。一方面，檔案管理人員個(gè)人檔案保密意識(shí)不夠強(qiáng)。人事檔案的相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，從事檔案管理工作的人員不得以任何非法形式利用人事檔案信息，不得利用職權(quán)泄露個(gè)人隱私信息，這也是檔案管理人員最基本的素質(zhì)。實(shí)際工作中，主要表現(xiàn)在沒有嚴(yán)格落實(shí)不能查本人檔案、雙黨員查檔等制度，導(dǎo)致信息泄露。另一方面，高校檔案管理人員流動(dòng)性較差、年齡結(jié)構(gòu)偏大、責(zé)任心不夠，這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，專業(yè)素養(yǎng)能力不高，不能滿足現(xiàn)代化的管理水平，嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案管理工作的發(fā)展。

（二）缺乏規(guī)范化的管理

首先，我國高校人事檔案管理工作存在檔案收集、管理不規(guī)范的問題，如檔案收集信息不全。在對(duì)人員進(jìn)行登記管理時(shí)，為了方便管理，檔案管理人員往往采取統(tǒng)一格式，偶爾會(huì)出現(xiàn)個(gè)人資料和檔案記載不一致的問題，為檔案查詢工作帶來了一定困難。其次，沒有及時(shí)處理“棄檔”和“死檔”。對(duì)于一些高水平專業(yè)人才的引進(jìn)，在原單位不愿存放檔案的情況下，為了引進(jìn)人才，檔案管理人員會(huì)采取“免要人事檔案”的做法，致使人事檔案管理混亂。再次，高校各部門之間的人事檔案管理存在分工不明確的問題，檔案出現(xiàn)問題時(shí)很難確定責(zé)任。高校人事檔案不能進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，為高校人事檔案管理工作增加了難度。

（三）人事檔案管理手段落后

部分高校的人事檔案管理中紙質(zhì)管理的方式處于主導(dǎo)地位，缺乏現(xiàn)代化人事檔案管理設(shè)備設(shè)施。主要表現(xiàn)有：一是檔案室的構(gòu)成簡易，往往只有一臺(tái)打印機(jī)、幾個(gè)檔案柜；二是缺乏基礎(chǔ)硬件設(shè)備，如網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、安全、檔案數(shù)字化加工以及其他支撐設(shè)備。檔案的存檔、整理、查詢、歸檔等都要靠工作人員在紙質(zhì)的管理本上查找，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。當(dāng)出現(xiàn)大型人事、學(xué)歷、業(yè)務(wù)變動(dòng)時(shí)，查詢十分緩慢。落后的手段加大了管理人員的工作量，工作效率得不到提升，致使高校人事檔案管理的效率不能夠滿足當(dāng)前學(xué)校的發(fā)展需求［4］。

三、高校人事檔案管理工作創(chuàng)新路徑探索

（一）建立管理人才培養(yǎng)機(jī)制

確保高校人事檔案管理有序的前提是保證管理人員具有專業(yè)檔案管理的綜合素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展與教育改革的不斷深入，檔案管理工作需要一批專業(yè)素養(yǎng)高、管理能力強(qiáng)、理論知識(shí)過硬的專業(yè)性人才，這就要求高校在選拔人事檔案管理人員時(shí)綜合考量。從業(yè)人員除了要具有過硬的專業(yè)知識(shí)，還要對(duì)檔案管理的法律法規(guī)有一定的認(rèn)識(shí)與理解，能夠熟練利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)［5］。一要加大力度樹立人事檔案管理者的信息化意識(shí)，加大信息技術(shù)的宣傳。二要加大對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要培養(yǎng)其對(duì)信息收集整理的能力，培訓(xùn)的主要內(nèi)容為最新的檔案信息處理技術(shù)、整理方法和管理軟件的運(yùn)用等。三要建立完善的獎(jiǎng)罰機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，以提高人事檔案管理工作人員對(duì)學(xué)校的認(rèn)同感和忠誠度，調(diào)動(dòng)其工作積極性，提高其服務(wù)意識(shí)，使其能夠高效工作。四要加強(qiáng)對(duì)人才的招聘。若要高校人事檔案管理工作有序開展，人才的支撐是必不可少的。

（二）強(qiáng)化人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序化

隨著我國教育部門對(duì)高校建設(shè)扶持力度的加大，高校各部門之間的人員也隨著高校的發(fā)展增多，致使高校人事檔案管理工作越來越復(fù)雜。完善人事檔案制度可以使檔案管理者開展工作時(shí)有據(jù)可依，在提高工作效率的同時(shí)使檔案管理工作更加有序。一方面，建立明確的檔案管理期保密制度、信息查閱和借閱制度；另一方面，明確分工，確定檔案管理工作中各崗位的義務(wù)與責(zé)任，通過責(zé)任的劃分提高檔案管理工作的規(guī)范性，促進(jìn)高校各部門之間的信息互通互聯(lián)。高校人事檔案管理人員要加大對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新，在管理水平和管理風(fēng)格上進(jìn)行創(chuàng)新管理，創(chuàng)新的過程中要以提高高校人事檔案管理的工作效率為核心。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)國內(nèi)外優(yōu)秀人事檔案管理模式的研究，但切忌照搬照抄，要結(jié)合自身發(fā)展優(yōu)勢(shì)，發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，進(jìn)而建立適合自身的人事檔案管理制度。

（三）加大電子信息化的建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展與計(jì)算機(jī)的普及，高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方式已經(jīng)無法滿足高校發(fā)展的需求，所以人事管理部門應(yīng)該加大力度，聯(lián)合信息技術(shù)部門建立一套完善的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，以保障人事檔案管理工作朝信息化的方向發(fā)展。建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，需要軟硬件支撐。一方面，申請(qǐng)采購檔案信息化所需的硬件設(shè)備，搭建檔案信息化硬件支撐環(huán)境；另一方面，建立檔案信息化“軟環(huán)境”。一是依托現(xiàn)有紙質(zhì)檔案掃描、錄入形成基礎(chǔ)材料，二是通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)申請(qǐng)個(gè)人信息變更，所在部門及檔案管理者審核形成的階段更新材料。高校人事檔案管理電子信息化的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高人事檔案管理工作效率的前提。在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行建設(shè)的過程中，也要加大與學(xué)校各部門之間的溝通協(xié)作，以期更好完善高校人員信息，使高校的人事檔案信息庫建設(shè)更加完善。同時(shí)，通過搭建開放式的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)社會(huì)化信息共享，以確保人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語

作為高校管理中的重要環(huán)節(jié)，高校人事檔案管理對(duì)高校的發(fā)展具有重要作用。高校人事檔案管理是高校人才選拔與任用的重要依據(jù)，其質(zhì)量直接關(guān)乎高校人才的質(zhì)量，關(guān)乎高校的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。高校應(yīng)加以科學(xué)化的指導(dǎo)，對(duì)人事檔案的收集、整理、歸檔、檢索、更新等一系列工作制定規(guī)范化的流程和制度，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，更好推動(dòng)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。管理部門要加大信息技術(shù)的運(yùn)用，通過信息技術(shù)與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)高校人事管理工作更加有序發(fā)展。同時(shí)，加大人事檔案工作人員的選拔、培訓(xùn)工作，建立一支專業(yè)素養(yǎng)高、年輕化、信息化的高校檔案管理工作人員隊(duì)伍，促進(jìn)高校檔案管理的日益成熟，推動(dòng)高校人事工作和教育教學(xué)工作順利開展，使高校人事管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。