高校圖書館數字資源的驗收策略

晁行國

（沈陽理工大學圖書館，遼寧 沈陽 110159）

隨著現代信息技術和文獻信息載體形式的演變，現代高校圖書館經過長期積累多已形成以紙本資源、數字資源兼收并蓄的多元化文獻資源架構體系。在數字資源快速發(fā)展的今天，由于文獻形式的差別，其在館藏資源建設過程中的驗收方式以及要求也會有所差異。紙本文獻出現較早，已形成較為成熟的驗收方法；而數字資源產生時間較短，其驗收工作存在的問題較為突出，未形成與之相適應的驗收工作體系，從而導致無法及時發(fā)現、反饋問題，最終影響到數字資源作用的發(fā)揮[1]。針對這一現狀，高校圖書館應不斷完善數字資源驗收體系建設，通過建立科學化、標準化的驗收工作機制，以確保數字資源質量有效滿足高校教學科研工作的需求。

1 高校圖書館數字資源的驗收

1.1 圖書館數字資源

圖書館數字資源是指擁有磁、光等介質形式，或者采用網絡使用權等數字形態(tài)的文獻資料，主要包括圖書館自建資源、引進資源等。圖書館的自建數字資源主要以掃描、轉換以及錄入等為主要方式。而引進資源可劃分為采購、租賃以及受贈三大類型。通常情況下，圖書館在以采購形式獲取數字資源的同時，也將獲得該資源的永久性使用權；而圖書館租賃數字資源時，由于在使用時間等方面存在一定訪問限制，一旦權限到期，將無法繼續(xù)使用該資源；通過受贈形式獲取的資源通常是指隨采購資源附贈的部分。當前數字資源已成為圖書館館藏資源建設的重要內容，也是現代圖書館為讀者服務的重要依托，同時也是高校圖書館經費開支的主要方向。

1.2 圖書館數字資源驗收

在圖書館文獻采集簽收過程中，數字資源驗收具有重要意義。在實際驗收工作中，圖書館會采取簽訂合同等方式，以法律形式明確資源驗收標準。目前，對于期刊、報紙等有形資源而言，圖書館已形成較為完善的驗收機制，在保證其符合合同規(guī)定的基礎上，有效確保各類紙質資源的完整性。但在數字資源方面，隨著資源在內容以及數量上的快速增長，復雜、多變已經成為其主要特點，且由于該領域發(fā)展較晚，國內尚未制定出相適應的驗收標準，目前僅能以整庫為單位開展驗收工作[2]。當然，隨著圖書館加大數字資源館藏比重，相關驗收標準也需要不斷升級完善。

數字資源采購按照其性質應隸屬于服務采購范疇。數字資源驗收以此為基礎，在開展工作時不僅應將重點放在資源內容方面，同時還應關注資源應用時間以及利用空間等問題，從而確保數字資源驗收體系形成完整鏈條。圖書館通過對數字資源進行驗收，確保能夠從服務商處獲取資源，并保證所獲資源符合合同規(guī)定，能夠在規(guī)定的應用時間以及空間內進行有效使用。數字資源驗收質量不僅直接關系到用戶體驗，同時也會對圖書館資源建設以及服務績效產生重要影響。

2 當前高校圖書館數字資源驗收存在的問題

2.1 數字資源使用及驗收的問題

2.1.1 數據庫收錄的問題

①權威性不足。目前，部分國內數據庫雖內容豐富、覆蓋范圍較廣，但多存在權威性不足問題。僅以博碩學位論文數據庫來說，就存在重點院校專業(yè)學位論文收錄的盲區(qū)。

②更新不及時。國內數字資源庫致力于進一步降低與紙質出版物間的更新差異，甚至部分數據庫已經通過預印等方式有效解決了時間差異問題。但是包括綜合數據庫在內的一系列數據庫仍存在更新不及時問題，特別是在科技成果、企業(yè)名錄等數據方面存在一定的滯后性。

③內容與宣傳存在差距。通常情況下，電子期刊運營商在推廣時，會對涵蓋的普通期刊、核心期刊種類進行介紹；如果是學位論文庫，運營商則對收錄論文種類、學校歸屬等進行說明。但在實際使用過程中，用戶可能會發(fā)現與宣傳內容相比，實際內容會有所差別。

④獲取方式受到局限。由于數據庫的應用需要以網絡的搭建為基礎，因而其可能受到網絡通信水平、系統(tǒng)兼容性等問題的影響。在運營過程中，國內的數據庫往往存在無法全文下載等情況，最終導致影響數據內容的獲取效果。

⑤隨贈數據庫真實性無法得到保障。國內部分綜合性數據庫為實現推廣目的，往往會贈送單個數據庫。但在實踐中發(fā)現，這類贈送的數據庫往往存在失真的情況，數據的嚴重缺陷將影響用戶的正常使用。

2.1.2 數據庫檢索功能的問題

目前，數據庫瀏覽檢索功能需要借助人機界面來完成。功能優(yōu)良的人機界面在發(fā)揮引導作用的同時，能夠為用戶帶來較好的服務體驗。為保證人機界面的功能性、實用性，運營商會不定時對其進行更新。但在更新過程中，由于未能重視用戶使用習慣，會對檢索功能進行調整，從而導致用戶使用不便等問題。與此同時，數據庫檢索幫助文件的設計往往過于簡單，且更新緩慢，容易影響到用戶檢索的全面性以及準確性。更為嚴重的是，部分專項數據庫檢索功能存在問題，用戶往往無法正常使用，這也導致部分用戶放棄使用。

2.2 數字資源驗收控制的問題

在數字資源的質量控制方面，圖書館存在以下問題：

①系統(tǒng)設計問題。圖書館在設計數字資源質量控制系統(tǒng)時，針對所要驗收的資源未能明確界定計量、內容、更新甚至是檢索等標準，導致系統(tǒng)各環(huán)節(jié)間無法實現有效連接。有數據表明，浙江高校中近八成圖書館尚未形成系統(tǒng)化的數字資源驗收體系。

②技術問題。數字資源的發(fā)展呈現出數量多、增幅大、更新快、結構復雜等特點。如果單純依靠館內人工驗收，不僅工作量大，且全面性無法得到保證。圖書館急需解決相關技術問題，增加自動檢測工具，以滿足數字資源驗收需求。

③質量保障體系不健全[3]。圖書館在驗收過程中，一旦發(fā)現數字資源存在質量問題，雖然可以與供應商協(xié)商，但是問題的解決往往需要耗費大量時間。究其原因就在于買方已交付使用費用，但合同中就質量等問題的制約條款缺失。除此之外，圖書館采購、驗收、使用等環(huán)節(jié)間未建立有效溝通渠道，這也是數字資源質量無法得到保障的重要原因。

3 高校圖書館數字資源驗收之策略

3.1 資源內容的驗收

資源內容驗收是指以合同規(guī)定內容為依據，采購方對供應方所提供資源的訪問情況進行查驗。對于數字資源驗收工作而言，內容驗收是整個驗收中的首要步驟，只有保證內容驗收符合要求，才有進行服務時間以及空間驗收的必要?，F階段，內容驗收以人工查看訪問鏈接為主，驗收的內容主要可分為兩部分，即淺層次驗收和深層次驗收。前者主要是檢查資源內容能否正常訪問，后者則是對資源的使用情況進行驗收?？紤]到內容驗收的重要性，圖書館驗收人員必須做好以下諸環(huán)節(jié)的工作。

3.1.1 精準驗收內容

目前，高校圖書館正逐步加大對數字資源的資金投入力度。隨著采購量的不斷攀升，考慮到數字資源在品種、學科等方面的增加，圖書館分類細化工作也開始提上日程，專輯、數據庫以及供應商類別等都成為其劃分的重要依據。與其他類型的圖書館不同，高校圖書館主要面向學校師生服務，其資源采購多受專業(yè)設置以及學生使用等情況影響，采購類型每年都會有所變化?；诖爽F狀，為更好地滿足高校師生使用需要，就需要驗收人員能夠精準掌握采購資源的內容。

為準確掌握數字資源內容，高校圖書館應加強驗收人員、采購人員與供應商間的聯系，通過打造科學的溝通機制，確保驗收人員能夠及時掌握資源內容變化、子庫拆分等情況。只有確保驗收人員能夠精準掌握所采購數字資源范圍，才能實現對可訪問資源范圍、合同約定事項、資源內容等的正確判斷。

3.1.2 克服語言障礙

在高校圖書館館藏資源中，外文數字資源的比重不斷增加。英語以及其他語種資源的相繼引入，給驗收人員的工作帶來了挑戰(zhàn)。在對外文資源進行驗收時，驗收人員必須克服語言障礙，有效開展截詞、檢索以及檢索判斷等工作?，F階段，驗收人員解決語言問題的主要方式就是借助翻譯工具。百度、谷歌等都提供多語言機器翻譯系統(tǒng)，借助機翻工具，驗收人員加強對采購資源內容的了解，有助于對資源訪問情況的確認。

3.1.3 排除數據干擾

作為數字資源驗收工作的重要基礎，內容驗收往往會伴隨著的登錄、瀏覽、下載、點擊等動作?？紤]到這些動作往往被作為資源使用情況的重要衡量標準，內容驗收有可能對數據使用情況產生影響。特別是對于一些使用率不高的外文數據庫，驗收人員頻繁進行深層次驗收，可能會造成用戶使用數據失真，從而對資源績效產生影響。

為盡可能降低不必要的數據干擾，驗收人員應不斷總結工作經驗，在驗收過程中結合數據實際驗收情況，采取適度原則，通過避免不必要的深層次驗收次數，降低可能對數據績效產生的影響。

3.2 服務時間的驗收

服務時間驗收是指在規(guī)定的服務時間內，對供應商所提供的數字資源使用情況進行監(jiān)測。在對數字資源服務時間進行驗收時，驗收人員的工作重點在于監(jiān)測資源是否存在因供應商原故產生的資源獲取失敗問題。

3.2.1 控制驗收頻率

數字資源驗收工作需要重復進行。對于存在使用期限的資源，驗收工作的重點是保證其在期限內能夠正常使用。而對于電子圖書等擁有永久使用權的資源，其驗收工作需要持續(xù)進行。

數字資源的使用需要以互聯網的安全穩(wěn)定為前提，網絡故障、供應商網絡設置等都可能造成數字資源的非正常訪問。數字資源驗收過程往往也存在訪問受限的可能。鑒于此，高校圖書館將服務時間驗收合格標準限定為：服務期間不存在由于供應商原因導致的數字資源訪問受阻問題。

當然，考慮到人工檢測無法實現對資源服務時間的全天候檢測，為不影響用戶正常使用資源，高校圖書館以寒暑假、節(jié)假日等為時間節(jié)點，科學設置檢測頻率，并對放假前、開學后等特殊時間段進行重點監(jiān)測。

3.2.2 區(qū)別對待資源

圖書館會根據專業(yè)、使用范圍等有選擇性地采購數字資源。由于不同數字資源所能吸引的受眾不同，用戶在使用資源時所表現的登錄、檢索習慣也會存在差別，從而產生不同的數據使用記錄。驗收行為本身必然會對數據使用情況產生影響，為降低干擾程度，驗收人員應根據資源間的不同，采取區(qū)別化驗收方式。以某圖書館為例，該館在采購數字資源時存在以下特點：相比國內資源，進口資源更為穩(wěn)定。因而在進行驗收時，圖書館可采取區(qū)別化驗收方式，適當降低對進口資源的驗收頻率。事實上，通過采取區(qū)別化驗收辦法，合理利用驗收頻率，不僅能有效保證服務期限內資源使用的穩(wěn)定性，同時也能進一步降低對資源使用績效評估產生的影響。

3.3 使用空間的驗收

數字資源使用空間驗收可分為兩部分，即物理空間驗收以及使用方式驗收。與其他圖書館有所區(qū)別，高校圖書館主要面向學生以及教學科研人員，考慮到受眾的特定性，其數字資源使用空間在驗收方式上也存在差別。受現實情況局限，驗收人員仍無法保證數字資源使用空間與方式等完全滿足合同要求[4]。對于高校圖書館而言，驗收工作應以受眾資源利用習慣為基礎，結合教學科研工作特點，通過建立多元化的驗收反饋體系，進一步形成符合自身發(fā)展需求的數字資源驗收機制，并通過輔助驗收人員，完善對使用空間、使用方式驗收工作的細節(jié)管理。

3.3.1 完善信息反饋

高校讀者群中有一部分長期生活在校外。為確保這部分用戶能夠享受數字資源，高校圖書館在保證資源供應商權益的基礎上，可通過校內IP、VPN或代理用戶等方式，為校外用戶提供訪問服務[5]。考慮到互聯網的復雜性，數字資源可能受到多種網絡因素影響，從而導致訪問受阻。為降低該類現象產生的可能性，及時發(fā)現并解決問題，驗收人員在嚴格執(zhí)行日常驗收標準的基礎上，還應不斷拓展溝通途經，在原有的電話、郵箱、論壇等傳統(tǒng)反饋渠道的基礎上，通過建立圖書館網站咨詢、微信公眾號等讀者反饋途徑，并對反饋渠道不斷進行完善，進而加強與讀者間交流，確保自身能夠及時了解讀者動態(tài)，掌握數字資源應用過程中存在的問題。

3.3.2 依托輔助驗收

用戶使用數字資源也屬于一種輔助驗收行為。對于高校圖書館而言，考慮到驗收工作的繁雜性，在進行空間驗收過程中應充分發(fā)揮這類輔助驗收行為的作用。高校圖書館所采購的數字資源可劃分為兩大類，即通用類資源和專業(yè)性資源。其中，專業(yè)性資源的采購多以教師推薦、試用為前提?？紤]到這部分資源的使用者為特定用戶，圖書館驗收工作可依托輔助驗收方式，通過建立與這部分使用者之間的交流機制，進一步掌握資源使用情況（數字資源的吸引力、讀者的使用量），由此實現用戶對資源的輔助監(jiān)測，為實現資源驗收奠定基礎。

4 數字資源驗收的工作要求

數字資源驗收工作不僅需要必要的技術條件和措施，同時還需要以專業(yè)的驗收人員為支撐。數字資源驗收的工作要求，從本質上說，其實就是對驗收人員的專業(yè)素養(yǎng)要求。

4.1 熟悉資源內容

為更好地完成數字資源驗收工作，驗收人員必須充分掌握驗收內容，明確購買與贈閱、公開獲取間的區(qū)別，了解直接采購與第三方采購間的不同。以贈閱為例，部分供應商在推廣數據庫時，為保證推廣效果會舉辦贈閱、試讀等活動，活動期間所提供的資源內容在使用時往往會有時間限制，驗收人員應熟悉這部分資源內容，準確掌握資源使用期限，對于失效的數據庫、鏈接等進行及時處理。

4.2 了解資源類型

不同的資源需要采取不同的驗收標準。驗收工作必須以熟悉各類資源類型為前提。按照內容劃分，數字資源可分為文獻、音頻視頻兩大類。前者通常提供在線瀏覽和下載兩種使用方式，部分內容僅限于在線瀏覽；后者則僅支持在線使用。按照采購方式，數字資源可分為買斷資源和續(xù)訂資源。前者最大的特點在于不會更新，而后者則會根據相關規(guī)定由供應商定期更新。驗收人員必須熟練掌握各類型資源間存在的差異，進而采取不同的驗收方法。

4.3 具備超強耐性

數字資源驗收具有持續(xù)性、重復性等特點。為保證數字資源驗收工作的順利開展，確保用戶能夠正常使用各項數字資源，驗收人員必須具備強大的耐力，能夠在枯燥的工作中認真完成資源的重復驗收。

除此之外，驗收人員還應擁有寬廣的知識面，特別是具備良好的外語水平和嫻熟使用現代信息技術的能力。

5 結語

數字資源驗收，其實質就是基于合同規(guī)定，對資源的內容、使用時間以及使用空間進行查驗。通常而言，在規(guī)定的使用時間、空間內，如未發(fā)生由于供應商問題而出現的資源訪問異常情況，則視為驗收合格。在實際驗收工作過程中，考慮到數字資源發(fā)展快、變化大、數量多等特點，受現實條件限制，人工驗收無法實現對3個維度的全方位監(jiān)測，驗收工作面臨挑戰(zhàn)。為此，高校圖書館數字資源驗收工作必須結合自身采購資源的特點，通過不斷完善驗收機制，規(guī)范驗收標準，盡可能地保證用戶對數字資源的正常使用和有效利用。