縣級(jí)檔案工作治理體系現(xiàn)代化初探

童毅力

(湖南省岳陽市平江縣檔案館 湖南岳陽 414500)

在當(dāng)今信息化、數(shù)字化辦公時(shí)代，各個(gè)國家已經(jīng)開始注重現(xiàn)代化治理體系內(nèi)容的建設(shè)，并采取了一系列有效措施，以提升管理水平。其中，各事業(yè)單位和機(jī)關(guān)已著手規(guī)范檔案治理，以提高相關(guān)服務(wù)水平和質(zhì)量。針對(duì)縣級(jí)檔案管理工作，檔案信息是推進(jìn)全縣社會(huì)經(jīng)濟(jì)和文明發(fā)展的信息載體，提升其服務(wù)質(zhì)量可以很好地發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值，促進(jìn)用戶對(duì)檔案的認(rèn)知。然而，傳統(tǒng)的檔案管理工作中還存在一些問題和不足需要解決，且舊有的管理理念已不適用于當(dāng)今信息化時(shí)代下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。因此，必須增加檔案管理服務(wù)意識(shí)，提升現(xiàn)代化管理水平和服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范工作進(jìn)程，以滿足新時(shí)代下檔案管理需求，使得縣級(jí)檔案管理體系向城市先進(jìn)管理體系看齊。

一、縣級(jí)檔案管理規(guī)范化的必要性

信息化時(shí)代下的檔案管理信息系統(tǒng)，開始在社會(huì)科學(xué)和管理能力內(nèi)容中占重要地位，由于其包含的內(nèi)容十分廣泛，影響著整個(gè)社會(huì)中人們的生活和工作，而且整體數(shù)據(jù)量一直在高速增長(zhǎng)。所以，檔案信息也扮演著社會(huì)科學(xué)管理信息系統(tǒng)的重要、基礎(chǔ)性的角色。做好檔案管理系統(tǒng)規(guī)范化工作是每個(gè)單位、機(jī)關(guān)、政府部門的首要任務(wù)，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和文明傳承的關(guān)鍵。尤其是在信息化發(fā)展程度相對(duì)滯后的縣級(jí)單位機(jī)關(guān)，檔案管理水平是用來衡量相關(guān)工作人員的工作能力指標(biāo)之一，也可作為員工職業(yè)素養(yǎng)的評(píng)判依據(jù)。另外，規(guī)范化的檔案管理工作也是我國各縣區(qū)域可持續(xù)發(fā)展的要求之一，各個(gè)領(lǐng)域的決策者可以通過豐富、系統(tǒng)的檔案資料進(jìn)行分析和總結(jié)，并迅速作出未來的發(fā)展規(guī)劃，從而從宏觀上制定戰(zhàn)略目標(biāo)和內(nèi)容規(guī)劃[1]。

因此，縱觀國際復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和多變的政治因素，必須實(shí)現(xiàn)治理體系現(xiàn)代化的推進(jìn)工作，提升國家綜合治理能力，充分利用規(guī)范化的檔案管理在各個(gè)單位、機(jī)關(guān)和政府中的主導(dǎo)作用，最大程度上實(shí)現(xiàn)其在社會(huì)服務(wù)中提供的功能。

二、縣級(jí)檔案管理工作中的現(xiàn)存問題

（一）缺乏完善的檔案管理工作體系

在信息化高速發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)共享化和實(shí)時(shí)性程度越來越高，這同樣體現(xiàn)在檔案管理流程時(shí)效性的工作上，因此，必須在檔案管理相關(guān)工作中體現(xiàn)出流程規(guī)范化和工作時(shí)效性。而由于工作態(tài)度和管理制度等原因，許多縣級(jí)企業(yè)、單位、機(jī)關(guān)的相關(guān)檔案管理部門缺乏嚴(yán)格的管理制度，管理人員缺乏認(rèn)真的工作態(tài)度，日常的歸檔過程、立卷過程、調(diào)整工作沒有做到全面系統(tǒng)的資料收集、調(diào)整與保存，導(dǎo)致檔案資料缺失、數(shù)據(jù)不完整等情況。

（二）檔案管理工作信息化程度不高

檔案管理工作聽起來比較簡(jiǎn)單，但在實(shí)際管理過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案管理是一個(gè)復(fù)雜且數(shù)據(jù)量龐大的工作過程，尤其是在檔案內(nèi)容越來越多樣化、全面化的今天，單靠人工管理已經(jīng)無法實(shí)現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)完成所有檔案資料的整理與歸檔工作。因此，要依靠各種現(xiàn)代化信息化手段和技術(shù)，完成檔案資料的信息化管理建設(shè)，在保證檔案數(shù)據(jù)實(shí)效性、全面性的同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的快速整理、歸檔與保存工作。

目前，我國縣級(jí)檔案信息化建設(shè)過程中需要的硬件設(shè)施、軟件工具和相關(guān)設(shè)備還不夠齊全，無法充分提升檔案管理信息化程度，影響了進(jìn)一步規(guī)范化和現(xiàn)代化治理體系的構(gòu)建工作。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在我國各縣級(jí)檔案管理規(guī)范化工作的建設(shè)過程中，檔案管理規(guī)范化的程度總體上仍然不高，這主要是由于相關(guān)工作人員的檔案管理綜合能力和素質(zhì)不高。許多檔案管理工作沒有受到足夠重視，加上我國人才分布偏向于城市，因此常常將檔案管理工作交由一些專業(yè)性較差、管理水平不高的人員，無法保證其在工作中的態(tài)度和熱情，影響了整體檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

三、縣級(jí)檔案工作治理現(xiàn)代化優(yōu)化措施

針對(duì)上文中的問題，要圍繞檔案管理制定優(yōu)化機(jī)制，從服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)感知體驗(yàn)、檔案資源配置、檔案服務(wù)方式和服務(wù)反饋體系等方面，全面提升服務(wù)質(zhì)量和管理水平，建設(shè)現(xiàn)代化治理體系。

（一）優(yōu)化檔案服務(wù)目標(biāo)

任何事務(wù)都要通過目標(biāo)的引導(dǎo)才能有前進(jìn)的方向和動(dòng)力，檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)化機(jī)制的建設(shè)目標(biāo)直接影響著檔案服務(wù)優(yōu)化的方向與理念。服務(wù)目標(biāo)包括總體目標(biāo)和內(nèi)部目標(biāo)：總體目標(biāo)要求從宏觀角度出發(fā)，在國家治理體系不斷深入的同時(shí)，加強(qiáng)信息化治理理念的培養(yǎng)并付諸于實(shí)際行動(dòng)，從而得到國家對(duì)檔案服務(wù)的重視；內(nèi)部目標(biāo)則主要針對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)部提出的可持續(xù)性的信息治理目標(biāo)，在實(shí)施過程中要求檔案部門和相關(guān)管理人員自覺學(xué)習(xí)信息治理的相關(guān)知識(shí)和方法，最終將所學(xué)所得應(yīng)用于各種檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)化計(jì)劃中[2]。

另外，還可以對(duì)具體的外部目標(biāo)加以重視。該目標(biāo)主要以檔案用戶為主、其他文化治理機(jī)構(gòu)為輔的信息管理者為主。在優(yōu)化檔案服務(wù)目標(biāo)過程中，既要增強(qiáng)外界對(duì)檔案服務(wù)工作的認(rèn)同與支持，還要根據(jù)外部信息環(huán)境的變化及時(shí)完成治理體系的優(yōu)化與更新，最終找到最有效的檔案治理模式。

（二）優(yōu)化服務(wù)感知體驗(yàn)

信息治理包括信息本身和與之相互影響的信息環(huán)境，包括硬環(huán)境和軟環(huán)境。硬環(huán)境優(yōu)化主要包括通過豐富的實(shí)體資源和信息資源建設(shè)，為用戶提供方便、舒適的查閱場(chǎng)所，提供空氣流通和環(huán)境安靜的地段等；軟環(huán)境優(yōu)化需要從三方面展開，具體包括通過組織培訓(xùn)或獎(jiǎng)罰制度，改善檔案館工作人員的外在形象、服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平，提升工作人員創(chuàng)新能力、拓寬檔案服務(wù)覆蓋面，打破服務(wù)對(duì)象單一化模式，以達(dá)到更好地為社會(huì)公眾提供服務(wù)的目的[3]。

（三）優(yōu)化檔案資源配置

檔案資源是檔案服務(wù)優(yōu)化的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案資源配置優(yōu)化主要從以下方面入手。

1.檔案征集優(yōu)化

加大檔案征集力度和檔案收集范圍，從不同領(lǐng)域?qū)n案資源進(jìn)行收集與整理，通過分類存檔作為資源儲(chǔ)備。

2.檔案資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化

減少或避免檔案信息的重復(fù)建設(shè)工作也是檔案服務(wù)質(zhì)量的提升體現(xiàn)之一。降低冗余檔案信息，將碎片型數(shù)字信息化零為整，不但能提高檔案服務(wù)效率，還能保證檔案信息的準(zhǔn)確性，以實(shí)現(xiàn)館藏資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

3.檔案知識(shí)庫優(yōu)化

作為信息資源倉庫，檔案信息的服務(wù)目的是將層次化的知識(shí)結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)給用戶，用以查閱和保存，因此，優(yōu)化檔案資源層次化知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（四）優(yōu)化檔案服務(wù)方式

針對(duì)目前檔案服務(wù)中檔案資料種類繁多、排列無序、存而不用的現(xiàn)狀，可通過以下幾種方式進(jìn)行服務(wù)優(yōu)化：

1.可利用多種信息化技術(shù)和手段提供多元化的交互方式，開通網(wǎng)上查檔平臺(tái)，通過信息共享與實(shí)時(shí)傳輸提升數(shù)字檔案的利用率。

2.增加民生檔案開放力度，提高民眾對(duì)檔案信息的辨識(shí)度和使用機(jī)會(huì)，進(jìn)而提高檔案使用率，以適應(yīng)新時(shí)代文化建設(shè)需求。

3.參考國內(nèi)外先進(jìn)服務(wù)理念和模式，升級(jí)檔案服務(wù)技術(shù)，努力達(dá)到咨詢方式的網(wǎng)絡(luò)化、智能化和數(shù)字化建設(shè)。

（五）優(yōu)化服務(wù)反饋體系

及時(shí)構(gòu)建服務(wù)反饋體系，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化，以便于為檔案服務(wù)的持續(xù)性優(yōu)化提供有參考價(jià)值的信息。反饋方式大體可分為內(nèi)部反饋和外部反饋，其中，內(nèi)部反饋主要包括檔案服務(wù)目標(biāo)的審查、信息內(nèi)容真實(shí)性核實(shí)和信息傳遞的實(shí)效性檢驗(yàn)等內(nèi)容。另外，還要強(qiáng)調(diào)檔案館工作人員對(duì)自己工作能力的正確評(píng)估與工作體驗(yàn)總結(jié)重要性。外部反饋主要指通過收集外部部門和用戶信息的反饋結(jié)果作為優(yōu)化目標(biāo)參考，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案服務(wù)的優(yōu)化工作。