提升檔案管理信息化建設的方法策略研究

胡 珊

（湖北清能投資發(fā)展集團有限公司 湖北·武漢 430000）

0 引言

檔案管理信息化建設能夠準確對檔案信息進行查詢與分析，借助電子化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)大儲存、高性能與高安全的特點。檔案管理信息化建設主要是對業(yè)務規(guī)則進行梳理，以業(yè)務所形成的數(shù)據(jù)資料為基礎構建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，隨著各部門業(yè)務數(shù)據(jù)周期性變化進行動態(tài)更新，確保各項業(yè)務的數(shù)據(jù)能夠及時記錄到電子檔案之中，進而確保檔案的時效性。

1 檔案管理信息化建設的重要性分析

檔案管理信息化建設以現(xiàn)代化信息技術為主要手段，在科學化的檔案管理理論為指導下，根據(jù)國家檔案管理部門的要求及信息技術的管理規(guī)范所實施的一系列現(xiàn)代化檔案管理過程。檔案管理信息化建設極大改變了管理模式，既可減少檔案管理費時費力，同時檢索查詢工作便捷可控，從而提高了檔案管理水平。

1.1 檔案管理不再費時費力

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率低，費時費力。檔案管理實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)自動化、實時化、網(wǎng)絡化。

1.2 檢索查詢工作便捷可控

傳統(tǒng)的檢索方式從一本一本的目錄中，找出所需的檔案，然后根據(jù)上面的記錄在庫房查找，費時、費力。借閱方式也多為手工為主，容易出錯。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡就可以實現(xiàn)即時的查詢，查詢借閱操作方便，同時可以自動產(chǎn)生催還記錄，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

1.3 提升檔案管理水平

隨著企業(yè)的發(fā)展，各部門的業(yè)務量逐漸增加，所需要記錄的檔案數(shù)據(jù)也越來越多。若仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式不僅會降低管理效果，同時還會產(chǎn)生一系列問題，進而影響檔案管理實效性。隨著檔案管理信息化建設的推進，通過完善的檔案管理信息化系統(tǒng)既可以輕松實現(xiàn)各項業(yè)務操作，又可以減輕工作壓力與負擔，因此檔案管理信息化建設已成為檔案管理發(fā)展改革的重要任務。

2 提升檔案管理信息化建設的方法策略分析

2.1 遵循檔案管理信息化建設原則

2.1.1 規(guī)范性原則

規(guī)范性是檔案管理信息化建設所需要遵循的首要原則，即全面貫徹落實檔案信息管理的各項標準要求，為企業(yè)各部門的管理工作提供便利與參考。如檔案信息的保存格式、掃描形式等進行規(guī)范要求，使信息化的檔案更加精準規(guī)范。

2.1.2 便捷性原則

隨著各領域企業(yè)的快速發(fā)展，為了在市場上取得良好的競爭優(yōu)勢，必須要對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)進行處理分析，獲取對企業(yè)發(fā)展有價值的信息，因此企業(yè)對檔案信息查詢的要求越來越高。檔案管理信息化建設時應充分考慮到企業(yè)健康發(fā)展需求，使信息查詢更加便捷高效。

2.1.3 系統(tǒng)性原則

檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)性工程，它所涉及到多個職能部門，如何將各個職能部門相結合，提升檔案管理效率是信息化建設所需要解決的重點問題。此外，在構建檔案管理信息化系統(tǒng)時，需要對查詢分類等各功能進行優(yōu)化，使他們能夠相互作用形成完善的運行系統(tǒng)，避免出現(xiàn)因系統(tǒng)問題而影響檔案管理效果的現(xiàn)象。

2.1.4 安全性原則

雖然信息技術為檔案管理工作提供了極大的便利，使檔案管理工作更加科學規(guī)范，但現(xiàn)代化信息技術仍然存在諸多管理安全因素，因此對檔案管理信息化建設提出了更高的安全要求。部分企業(yè)雖然很早推進了檔案管理信息化建設，但并未對服務器機房設備等進行優(yōu)化升級，導致原有的硬軟件設備無法抵御新型的病毒侵害及其它安全風險，最終會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題，因此必須檔案管理信息化建設必須遵循安全性原則。

2.2 強化檔案管理信息化建設統(tǒng)籌管理工作

企業(yè)發(fā)展存在參差不起的現(xiàn)象，各個企業(yè)的檔案管理部門在檔案收集、管理及使用等方面也存在良莠不齊現(xiàn)象，所以更不用談企業(yè)檔案管理信息化建設狀況的差異。每個企業(yè)的檔案都是國家檔案的重要組成部分，大到影響到國家檔案建設，小到影響企業(yè)在市場中的核心競爭力，為了切實推進企業(yè)檔案管理信息化建設工作，必須實現(xiàn)統(tǒng)籌管理。

首先，國家有關部門應對企業(yè)檔案管理信息化建設落后的企業(yè)進行針對性扶持，在規(guī)定期限內(nèi)進行階段性考核，對企業(yè)階段性檔案管理信息化建設成果進行驗收，若合格后則繼續(xù)給予扶持，若不合格則需要立即停止扶持并進行整改，從國家層面督促企業(yè)檔案管理信息化建設工作。

其次，企業(yè)之間在進行檔案管理信息化建設時應進行互幫互助。俗話說，三人行必有我?guī)熝?，在企業(yè)檔案管理信息化建設中同樣適用。雖然存在不可避免的主客觀因素，阻礙企業(yè)檔案管理信息化建設發(fā)展，但仍然有部分企業(yè)在檔案管理信息化建設方面取得豐碩成果，其建設過程中的經(jīng)驗與教訓值得其它企業(yè)學習。具有合作關系的企業(yè)，可將企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員派遣到其它優(yōu)秀企業(yè)進行培訓交流學習，這樣參訓人員便能夠以積極的態(tài)度進行學習進步，既可以加強企業(yè)之間的關系，又能夠呈現(xiàn)出合作共贏的局面。

2.3 提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，優(yōu)化信息管理軟件

為了提升檔案管理信息化建設的效果，必須要從管理人員出發(fā)提升綜合素養(yǎng)。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)涉及到多方面的內(nèi)容，如學科與多領域知識。首先，需要具備良好的政治素養(yǎng)，即將檔案管理工作提高到政治高度進行認知，確保檔案信息的安全性。其次，需要具備良好的業(yè)務素養(yǎng)，即全方位了解檔案管理信息化操作流程及環(huán)節(jié)內(nèi)容，能夠熟練解決常見的檔案管理信息化問題，熟悉各部門數(shù)據(jù)歸檔處理的規(guī)范要求，熟知檔案管理所涉及到的各項法律法規(guī)等內(nèi)容。最后，需要具備廣泛的知識范圍，即能夠具備檔案學的基礎知識、計算機操作能力及管理學知識等。為了使各級別檔案管理人員的政治、專業(yè)及知識素養(yǎng)能夠達到相應要求，檔案管理部門應積極開展培訓活動，結合檔案管理政策法規(guī)變化及對檔案管理信息化建設的要求進行培訓，使每一位檔案管理人員能夠不斷提升綜合素養(yǎng)。

檔案管理信息化建設必須以信息軟件為載體進行，所以軟件系統(tǒng)內(nèi)所儲存的內(nèi)容必須要與實物檔案相符合?，F(xiàn)階段，檔案管理信息軟件應覆蓋檔案管理工作全過程，如檔案電子圖像從業(yè)務部門收取時需要增加審批過程，系統(tǒng)需要為各部門檔案數(shù)據(jù)上傳提供上下架查詢功能。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理應增強軟件利用程度，借助網(wǎng)上檔案管、虛擬現(xiàn)實等先進的信息技術，提供更高質(zhì)量的檔案信息化服務。此外，檔案的更新關系到企業(yè)的健康發(fā)展，所以軟件系統(tǒng)應保持穩(wěn)定運行，為企業(yè)制定政策時提供基礎數(shù)據(jù)參考作用。最后，需要檔案管理信息化所涉及到的軟件系統(tǒng)必須要保證安全性，在常規(guī)管理過程中優(yōu)化保密工作，對系統(tǒng)內(nèi)的關鍵數(shù)據(jù)進行加密處理，若需要使用必須經(jīng)過嚴格的認證程序。

2.4 完善信息化建設基礎條件，構建安全保障體系

檔案管理信息化建設涉及到檔案管理全過程，所以必須要具備相匹配的硬軟件設備予以支持，可以說硬軟件是檔案管理信息化建設的基石，只有保證其牢固性才能夠推進檔案管理信息化建設發(fā)展。在硬件層面，各區(qū)域企業(yè)可根據(jù)現(xiàn)行的信息化管理需求及功能要求，配備相匹配的計算機、掃描儀、服務器等基礎硬件設備，構建定期的硬件設備維修與更新機制，加大對硬件設備的資金投入。在軟件層面，市場上所涉及到的軟件種類繁多，各個企業(yè)檔案管理工作者應選擇適合于企業(yè)發(fā)展的軟件進行使用，確保軟件的各項功能能夠保證檔案管理各項工作的正常運行。在軟件功能方面，盡可能進行精簡優(yōu)化處理，避免過多繁瑣的操作流程而引起安全事故。

檔案管理信息化建設還需要具備完善的安全保障體系。安全性是檔案管理工作的重中之重，檔案內(nèi)部會涉及到大量的隱私數(shù)據(jù)，因此建立安全保障體系已成為刻不容緩的任務。首先，需要保證硬件實施的安全，企業(yè)檔案管理者指派專人定期對所使用過的計算機、掃描儀及服務器等硬件設備進行檢查維護，確保硬件在運行時不會出現(xiàn)故障或突發(fā)事故等現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)線路或設備老化現(xiàn)象，則需要及時更換，切不可因資金投入而影響硬件設備的正常運行。其次，需要保證檔案信息的安全。檔案信息數(shù)據(jù)是開展檔案管理工作的重要基礎，它的安全性將會直接影響到檔案管理工作效果。檔案信息化系統(tǒng)內(nèi)所儲存的數(shù)據(jù)必須精準無誤，即對傳統(tǒng)保持的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理后所得。為了避免非法用戶或未授予權限而入侵的現(xiàn)象，檔案管理工作應加強數(shù)據(jù)加密、硬盤加密等技術的運用，實物檔案應防止在保密室內(nèi)，電子檔案則需要在計算機內(nèi)的制定位置進行保持，不可隨意進行網(wǎng)絡上傳等操作，避免受到網(wǎng)絡病毒侵害。最后，檔案管理人員必須要對不可預知的風險做好提前應對措施，如地震、火災等突發(fā)性災害所造成的硬軟件損壞及檔案遺失等問題。檔案管理人員，必須要嚴加防范病毒，對基層操作人員做好安全教育，使他們能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案安全漏洞并采取科學合理的措施予以規(guī)避。

3 結束語

綜上所述，提升檔案管理信息化建設對于企業(yè)檔案管理工作發(fā)展具有重要的促進作用，它可以提升檔案管理工作水平，促進企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作人員應充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，遵循檔案管理信息化建設的原則，不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，使政治素養(yǎng)及業(yè)務素養(yǎng)等能夠符合檔案信息化管理工作的要求，優(yōu)化信息管理軟件，完善信息化建設基礎條件，進而確保檔案管理信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運行。