芻議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化

李雙旅

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在行政事業(yè)單位檔案管理中科學運用信息化，能夠提高工作效率，能夠促進檔案管理更加科學，更加規(guī)范。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理

在信息化背景下，我國行政事業(yè)單位的檔案管理也面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，如何跟上時代的步伐，提升管理的科學化，是當下行政事業(yè)單位需要重視的問題。

1 行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 信息化程度和水平不高

行政事業(yè)單位檔案管理在信息化程度和水平上還存在一定的差距，在檔案資料日益增加，社會需求量加大的情況下，檔案管理工作的質(zhì)量顯得不夠高，在很大程度上無法為人們提供有效的服務(wù)。特別是行政事業(yè)單位檔案資料復雜、數(shù)量多，在資金和設(shè)備上的資源不足，使得信息化建設(shè)明顯落后，導致檔案管理工作缺乏規(guī)范性，不能給客戶提供良好的使用體驗，嚴重阻礙了檔案管理的科學化發(fā)展。

1.2 缺乏專業(yè)的人才

在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢下，檔案管理走向科學化，保持不斷創(chuàng)新是順應(yīng)時代的要求。所以，檔案管理人員必須要具備專業(yè)的管理知識和經(jīng)驗，掌握先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強自身的道德素養(yǎng)，才能為檔案管理信息化建設(shè)做出相應(yīng)的貢獻。但是根據(jù)實際情況，行政事業(yè)單位的檔案管理部門中，高級專業(yè)管理人員極度缺乏，無法利用科學有效的手段來完善管理工作。所以，人才的缺乏是影響檔案管理走向科學化的重要因素。

1.3 檔案管理創(chuàng)新意識不夠

雖然我國行政單位在檔案管理工作上有比較嚴格的管理制度，但是在實際工作中，無論是人員配備還是信息化建設(shè)方面都存在許多不足。特別是在實際管理中，檔案管理人員在各自崗位上不能明確自身的責任，使得管理工作更加繁瑣，辦事效率有待提高，在這種情況下，管理人員在信息化建設(shè)創(chuàng)新上就會存在意識不夠或者力不從心的局面。

2 如何在信息化背景下實現(xiàn)檔案管理的科學化

2.1 落實提升檔案信息化管理水平的工作

要想實現(xiàn)檔案管理的科學化，就要在行政事業(yè)單位的內(nèi)部進行信息化建設(shè)。首先就要提升信息化管理水平。檔案管理人員要充分利用信息技術(shù)對檔案信息進行記錄和整理工作，還要保證及時性和完整性。還要利用信息系統(tǒng)，對檔案內(nèi)容進行合理的分錄和分配，開發(fā)先進的、便捷的查閱和調(diào)取系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。再者，行政事業(yè)單位要加強對檔案管理的資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)備，為工作人員進行檔案管理工作提供優(yōu)良的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案科學化創(chuàng)新管理的意識

要提高檔案科學化創(chuàng)新管理的意識，首先要完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范。比如，在資料的處理上，要采用統(tǒng)一的文書排版模式對資料信息進行記錄和整理，然后要通過嚴格的審核程序才能進行簽發(fā)，保證工作的嚴謹性;還有，無論是檔案的錄入、簽發(fā)、保管、轉(zhuǎn)移等工作流程，都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，才能保證檔案信息化建設(shè)的順利進行。其次，行政事業(yè)單位內(nèi)部要加強管理人員思想和理論知識上的創(chuàng)新，積極的組織管理人員對檔案學理論的學習，鼓勵管理人員對其進行新的開發(fā)和拓展，引導管理人員在工作方式上的創(chuàng)新，并制定相應(yīng)的獎勵機制，提高檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的意識。

2.3 提高檔案管理手段的科學性

首先，要加強技術(shù)的創(chuàng)新，實現(xiàn)科學的管理。比如要以計算機信息化系統(tǒng)為主要的管理手段，將手工工具作為輔助手段，提高管理水平。通過技術(shù)的創(chuàng)新，來提高檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案電子化，充分發(fā)揮計算機信息系統(tǒng)的功能，不斷的開發(fā)檔案的信息資源;其次，要進行管理制度的創(chuàng)新，創(chuàng)新的管理制度是檔案工作整體創(chuàng)新的關(guān)鍵。根據(jù)單位內(nèi)部的實際情況，結(jié)合社會的發(fā)展趨勢，來建立科學的、適應(yīng)經(jīng)濟時代的管理制度，提高檔案收集的完整性和及時性，提高信息利用的高效性和有效性;最后，要創(chuàng)新服務(wù)意識，在進行檔案管理工作時，要運用科技的手段來強化服務(wù)質(zhì)量，利用信息化建設(shè)來為服務(wù)創(chuàng)造更好的市場，不斷完善內(nèi)部管理機制，推動單位檔案管理朝科學化的方向發(fā)展。

2.4 加強檔案管理的安全防范意識

首先要加強對檔案管理工作內(nèi)的一些重要因素和意義的培訓，對工作人員進行責任意識的灌輸，可以播放一些由于檔案信息泄露或者管理不善給公司和個人帶來的損失等新聞和短片，來加強工作人員對檔案工作的重視程度，只有增強了責任意識，才能提高執(zhí)行力度，為工作人員提供更強大的精神動力，從而提高工作效率和質(zhì)量，為檔案工作賦予更多的樂趣;其次，在管理機制中加入科學的績效考核機制，對工作人員要實行必要的獎懲措施，才能從根本上來加強管理的力度，提高管理的效率;然后，要完善信息化檔案管理的監(jiān)督機制，加強對管理人員的監(jiān)督力度，提高工作責任的明確度、公開度和透明化，促進工作人員之間的良性競爭。最后，要提高管理程序的科學化和規(guī)范化，要改變單位中人情的影響，提高制度的重要地位，以制度為首要的實施原則，另一方面要加強檔案的歸類整理工作，遵循不同類型文件歸納的不同方式，有效的實施檔案管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息化背景下，行政事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理的科學化，必須要從檔案管理信息化的意識上著手，靈活有效的運用電子信息技術(shù)，提高管理工作的現(xiàn)代化、先進化，豐富管理的方式和手段，才能提高工作的效率。

參考文獻

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