信息化管理系統(tǒng)在高職院校中的應(yīng)用

倪喜琴 鄒修建

摘 ?要：隨著科技的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化系統(tǒng)走進(jìn)高職院校，高職院校行政秘書要熟練運(yùn)用信息化技術(shù)提高行政工作管理效率，首先要適應(yīng)信息化辦公環(huán)境并靈活運(yùn)用，第二要在云服務(wù)平臺(tái)下開發(fā)和管理微視頻資源，利用碎片化時(shí)間通過(guò)微視頻資源學(xué)習(xí)信息化系統(tǒng)使用方法，提高工作效率，第三利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，根據(jù)工作需要構(gòu)建相應(yīng)的軟件平臺(tái)，提升科學(xué)化管理水平和效率等。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;信息化校園;高職院校行政秘書;微視頻

中圖分類號(hào)：TP274 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2020）15-0143-03

Abstract：With the development of science and technology，the “internet plus” information system has entered higher vocational colleges. The administrative secretaries of higher vocational colleges must use information technology to improve the efficiency of administrative work. First，they must adapt to the information office environment and use them flexibly. The second is to develop and manage micro-video resources under the cloud service platform，and use fragmented time to learn the use of information systems through micro-video resources to improve work efficiency. Third，use “internet plus” technology to build corresponding software platform according to the need of work，and improve the level and efficiency of scientific management.

Keywords：“internet plus”;information campus;administrative secretary of higher vocational colleges;micro-video

0 ?引 ?言

高職院校行政管理秘書是各職能部門的聯(lián)系紐帶，也是師生之間不可或缺的協(xié)調(diào)人員，發(fā)揮著下情上報(bào)、上情下達(dá)的重要作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)的高職院校行政管理模式在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化校園環(huán)境中捉襟見肘，導(dǎo)致管理效率低下，部分資源得不到有效管理與利用，一定程度上阻礙了高職院校各項(xiàng)工作的高效運(yùn)行。在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化校園背景下，高職院校行政管理秘書機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，筆者將從高職院校行政管理秘書主要承擔(dān)的工作內(nèi)容、行政秘書在工作中存在的主要問(wèn)題及“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政秘書工作效率提升策略三方面進(jìn)行闡述分析。

1 ?高職院校行政秘書主要承擔(dān)的工作內(nèi)容

在高職院校，行政管理秘書應(yīng)對(duì)學(xué)院的軟硬件資源、師資情況、學(xué)院年度重要事件等做到了如指掌，隨時(shí)應(yīng)答。據(jù)調(diào)查，江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院（簡(jiǎn)稱蘇信院）行政秘書主要負(fù)責(zé)辦公室日常工作、突發(fā)性工作、會(huì)務(wù)工作及事務(wù)性管理工作四方面的工作。辦公室日常工作主要包括辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)、勤工助學(xué)工作的管理、歸納整理各項(xiàng)工作的原始資料，并進(jìn)行掃描、傳送、歸檔以及查閱等;突發(fā)性工作主要包括及時(shí)維修辦公室或教職工的故障電腦或打印機(jī)及臨時(shí)性工會(huì)工作;會(huì)務(wù)工作主要是負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院內(nèi)會(huì)議室的準(zhǔn)備，會(huì)議投影儀、一體機(jī)等硬件設(shè)備的調(diào)試，會(huì)議主題背景調(diào)試，會(huì)議記錄并整理歸檔;事務(wù)性管理工作指對(duì)接高職院校的職能部門完成相關(guān)工作，例如對(duì)接人事處主要完成對(duì)二級(jí)學(xué)院教職工的考勤、職稱評(píng)聘、榮譽(yù)申報(bào)等;對(duì)接財(cái)務(wù)處主要完成經(jīng)費(fèi)預(yù)算、日常報(bào)銷、手機(jī)報(bào)賬、專家發(fā)放等工作;對(duì)接院辦主要完成二級(jí)學(xué)院黨政材料、教學(xué)材料及學(xué)生獲獎(jiǎng)等信息歸檔上傳等工作。對(duì)接國(guó)有資產(chǎn)管理處主要完成二級(jí)學(xué)院國(guó)有資產(chǎn)的入庫(kù)、報(bào)廢、驗(yàn)收等工作。

為了適應(yīng)信息化校園的快速發(fā)展，行政管理秘書的一部分工作已經(jīng)信息化，如蘇信院引入了信息化門戶平臺(tái)，在該門戶平臺(tái)上集成了人事信息管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)手機(jī)報(bào)賬系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、資產(chǎn)采購(gòu)管理系統(tǒng)。在蘇信院，行政管理秘書的部分工作可以借助信息化門戶平臺(tái)來(lái)完成。蘇信院信息門戶平臺(tái)如圖1所示。

2 ?高職院校行政管理秘書工作中存在的主要問(wèn)題

2.1 ?信息化管理能力不強(qiáng)

隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校邁進(jìn)了信息化校園時(shí)代，各高職院校均有或是正在建設(shè)符合自身需求的信息化管理系統(tǒng)，在蘇信院，自“十三五”規(guī)劃以來(lái)，先后引進(jìn)了信息門戶大數(shù)據(jù)平臺(tái)（包含人事信息管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)手機(jī)報(bào)賬系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等），高職院校行政管理秘書不僅需要熟練操作大數(shù)據(jù)平臺(tái)中的信息化系統(tǒng)，還需要總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，為優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)多提寶貴建議，但是大多數(shù)的高職院校行政管理秘書每天忙于本職工作，或者處理突發(fā)事件，首先無(wú)法為信息化系統(tǒng)更加完美地完成工作提出寶貴的建議，其次需要在不同的信息化系統(tǒng)中切換，無(wú)法熟練使用好信息化系統(tǒng)，在操作上遇到問(wèn)題總是花很多時(shí)間去咨詢，導(dǎo)致行政管理秘書把自己的時(shí)間浪費(fèi)在重復(fù)一個(gè)同樣的任務(wù)上，最后往往是應(yīng)付差事。

2.2 ?考核指標(biāo)難以量化

高職院校行政管理秘書崗從傳統(tǒng)觀念來(lái)看是個(gè)可替代性強(qiáng)的崗位。部分高職院校普遍認(rèn)為行政秘書崗事務(wù)繁忙，無(wú)法創(chuàng)造出與教師一樣的社會(huì)效益和影響，所以不需要進(jìn)行量化考核，久而久之行政管理秘書的工作積極性會(huì)受到影響。筆者通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的形式調(diào)查了蘇信院行政管理秘書工作滿意度，根據(jù)調(diào)查問(wèn)卷結(jié)果顯示，大部分行政管理秘書認(rèn)為高職院校行政管理工作既忙又亂，還得不到認(rèn)可，績(jī)效考核時(shí)難以量化，工作積極性受到影響。

3 ?“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校行政秘書工作效率提升策略

隨著信息時(shí)代的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商的提速，新的多媒體傳輸形式開始滲透到高職院校的生活和工作中。作為一種新的流媒體，微視頻在高職院校方興未艾，同時(shí)簡(jiǎn)單高效的云服務(wù)平臺(tái)也受到高職院校的歡迎。在云端，行政管理秘書可以利用碎片化時(shí)間通過(guò)微視頻來(lái)學(xué)習(xí)信息化系統(tǒng)的操作方法，還可以制作有利于提高工作效率的微視頻上傳至云端用共享。搭建一個(gè)高職院校微視頻共享平臺(tái)，不僅可以提高職院校行政管理秘書的工作效率，也對(duì)高職院校信息化發(fā)展有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

3.1 ?搭建云服務(wù)平臺(tái)

云服務(wù)平臺(tái)是新一代移動(dòng)辦公服務(wù)平臺(tái)，是一種簡(jiǎn)單高效、安全可靠、處理能力強(qiáng)的計(jì)算服務(wù)。作為“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化校園的一名行政管理秘書，需要理解并學(xué)習(xí)搭建云服務(wù)平臺(tái)。在蘇信院，目前擁有完整的云服務(wù)平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)化的云服務(wù)平臺(tái)管理方法，硬件資源（服務(wù)器、共享存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）和軟件資源（虛擬化軟件、云服務(wù)平臺(tái)）的維護(hù)不需要用戶考慮，由現(xiàn)代教育中心統(tǒng)一管理分配。蘇信院云管理平臺(tái)如圖2所示。

行政管理秘書只要按需向現(xiàn)代教育中心申請(qǐng)資源、創(chuàng)建虛擬機(jī)和網(wǎng)絡(luò)、管理微視頻共享平臺(tái)。搭建云服務(wù)平臺(tái)步具體操作流程如圖3所示。

行政管理秘書根據(jù)智能提示搭建好云服務(wù)平臺(tái)，可以為后期在云服務(wù)平臺(tái)上學(xué)習(xí)工作提供有力的保障。

3.2 ?開發(fā)和管理云服務(wù)平臺(tái)下微視頻資源

微視頻是指?jìng)€(gè)體通過(guò)PC、手機(jī)、攝像頭等多種視頻終端攝錄、上傳至互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)而播放共享的短則30秒，長(zhǎng)則20分鐘左右的視頻短片的統(tǒng)稱。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的巨大變革，云服務(wù)平臺(tái)下的微視頻資源在信息化校園時(shí)代受到了熱烈的歡迎，符合了碎片化與“微”時(shí)代下的必然要求。微視頻內(nèi)容“短精快”，符合高職院校教職工在空閑時(shí)間學(xué)習(xí)的需求。行政管理秘書在搭建好的云環(huán)境下，可以將微視頻資源通過(guò)數(shù)據(jù)壓縮上傳到云端，進(jìn)行統(tǒng)一管理。微視頻資源上傳云空間的界面如圖4所示。同時(shí)也可以使用電腦、手機(jī)等終端設(shè)備快速連接到云端獲取微視頻資源。面對(duì)層出不窮的新的信息化平臺(tái)，行政管理秘書要利用信息化平臺(tái)提高工作效率，例如利用碎片時(shí)間通在云平臺(tái)上點(diǎn)播學(xué)習(xí)信息化平臺(tái)操作方法的微視頻?？梢哉f(shuō)微視頻資源平臺(tái)已經(jīng)變成了當(dāng)下最常見的信息傳遞方式之一，有著自己獨(dú)特的地位。因此，新時(shí)代的高職院校行政管理秘書有必要掌握云環(huán)境下微視頻資源平臺(tái)的使用方法，以提高工作效率。

3.3 ?學(xué)習(xí)信息化技術(shù)提升信息化創(chuàng)新能力素養(yǎng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入發(fā)展，作為一名信息化校園的高職院校綜合秘書不僅需要走入、適應(yīng)信息化校園，更應(yīng)該融入信息化校園，為信息化校園的發(fā)展添磚加瓦，學(xué)習(xí)信息化技術(shù)提升創(chuàng)新能力素養(yǎng)。

3.3.1 ?提升開發(fā)系統(tǒng)能力

高職院校行政管理秘書每天處理的事情外人看來(lái)瑣碎繁雜，但是自己要理順?biāo)悸?，進(jìn)行定期歸檔，為所做的工作留下痕跡，為績(jī)效考核提供有力的依據(jù)。例如教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)，筆者設(shè)計(jì)了教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)并上傳至云端，教職工只需要在云端按照要求錄入基本課時(shí)量和超課時(shí)量，單擊提交按鈕后教研室主任可以在線審批，教學(xué)院長(zhǎng)可以第一時(shí)間根據(jù)需要查看匯總教學(xué)工作量，并可以導(dǎo)出教學(xué)工作量打印歸檔，不但方便歸檔，為后期績(jī)效考核提供重要依據(jù)，而且還可以讓行政管理秘書從反復(fù)處理、雜亂無(wú)章的事情中解放出來(lái)，使其更加專注于其他工作的研究，提高其工作積極性。

3.3.2 ?組建信息化團(tuán)隊(duì)

依托本?，F(xiàn)代教育中心的技術(shù)力量、硬件設(shè)備和人力資源，高職院校行政管理秘書可以組織開設(shè)一個(gè)信息化團(tuán)隊(duì)，在架設(shè)好的云環(huán)境下部署微視頻共享資源。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化校園的來(lái)臨，信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)也越來(lái)越全面，作為新時(shí)代的一名秘書，不僅需要靈活運(yùn)用信息化平臺(tái)提高工作效率，更需要集中集體智慧優(yōu)化信息化平臺(tái)，錄制、拍攝微視頻并上傳微視頻至云環(huán)境下的微視頻資源平臺(tái)共享學(xué)習(xí)，行政管理秘書可以利用有限的時(shí)間做更多有意義的事情。

4 ?結(jié) ?論

高職院校行政秘書是“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化校園發(fā)展過(guò)程中的重要組成之一，也是一股重要的力量，高職院校應(yīng)重視行政管理秘書的相關(guān)工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化校園背景下，作為新時(shí)代信息化校園的行政管理秘書，應(yīng)該利用信息化技術(shù)努力提高自身素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)以及創(chuàng)新能力素養(yǎng)，確保具有應(yīng)對(duì)當(dāng)前時(shí)代挑戰(zhàn)的能力，高效解決工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，從而更好地為高校教育現(xiàn)代化和高校行政管理工作發(fā)展做好服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：倪喜琴（1983—），女，漢族，江蘇無(wú)錫人，助理研究員，本科，研究方向：計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、教育管理研究。