電力企業(yè)實(shí)物檔案展示創(chuàng)新實(shí)踐

董雪軒

摘要：近年來，電在人們的生活中騎著越來越重要的作用，電力企業(yè)文書檔案是企業(yè)檔案管理中非常重要的一部分，它在企業(yè)檔案整體管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷史和發(fā)展進(jìn)程中的各類問題作了詳細(xì)的記載，是企業(yè)決策與實(shí)踐的關(guān)鍵依據(jù)?；诖耍恼孪葘?duì)電力檔案管理的重要意義作了論述，并對(duì)企業(yè)文書檔案管理中存在的問題展開分析，并提出了創(chuàng)新文書檔案管理、樹立電力檔案文化的措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);實(shí)物檔案;展示;創(chuàng)新實(shí)踐

引言

長(zhǎng)期以來，針對(duì)電力企業(yè)（下文簡(jiǎn)稱：企業(yè)）檔案管理對(duì)象的討論更多聚焦于技術(shù)檔案范疇，對(duì)此筆者認(rèn)為，同時(shí)強(qiáng)調(diào)企業(yè)的文書檔案管理將有助于企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行質(zhì)量的提升。以企業(yè)會(huì)議記錄所轉(zhuǎn)換的文書檔案為例，隨著我國電力終端產(chǎn)品的市場(chǎng)化改革不斷推進(jìn)，落實(shí)企業(yè)管理層的各項(xiàng)重大決策，以及回溯企業(yè)發(fā)展歷史中的各大決策意向等，都能幫助企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展不會(huì)因決策層人員的變動(dòng)而做出隨意調(diào)整，進(jìn)而就能避免企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展偏離正確的發(fā)展軌道。由此可見，創(chuàng)新企業(yè)文書檔案管理模式將對(duì)企業(yè)的目標(biāo)管理，以及戰(zhàn)略管理產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用。那么，如何來制訂文書檔案管理的創(chuàng)新方向呢。不難理解，文書檔案管理需要在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮出特有的“生產(chǎn)力”特性，所以對(duì)它的創(chuàng)新也必須植根于企業(yè)發(fā)展的常規(guī)和遠(yuǎn)景目標(biāo)管理之中?；谝陨纤?，筆者將就文章主題展開討論。

1電力企業(yè)實(shí)物檔案的作用

企業(yè)檔案編研工作是根據(jù)本企業(yè)日常利用需求和未來發(fā)展規(guī)劃以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，以室藏檔案材料為基礎(chǔ)，加以分析、提煉，繼而進(jìn)行編寫加工成為具有參考利用價(jià)值的文件材料。主要為企業(yè)的系統(tǒng)（設(shè)備）技術(shù)改造、設(shè)備監(jiān)造、工作查考、志書編撰、企業(yè)經(jīng)營管理和文化建設(shè)、維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益等工作，及時(shí)準(zhǔn)確地提供翔實(shí)有效的圖表和數(shù)據(jù)材料。檔案人員在進(jìn)行檔案編研工作時(shí)，對(duì)檔案材料的選擇、編研材料題目的擬定、內(nèi)容的編寫和設(shè)計(jì)，都要做到認(rèn)真、細(xì)致、有針對(duì)性和創(chuàng)造力。確保檔案編研工作在仔細(xì)研究的基礎(chǔ)上，編寫出內(nèi)容質(zhì)量高，實(shí)用性強(qiáng)，利用效果好的參考資料。所以說，檔案編研工作是提高企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)節(jié)能增效、優(yōu)化管理流程，促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的重要工作。具體的說，檔案編研工作給企業(yè)的技術(shù)人員和管理者提供了用于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的各類信息資源，方便各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員開展工作、解決問題，為企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃作出正確的決策和判斷。同時(shí)，對(duì)社會(huì)的發(fā)展也有著一定的積極推動(dòng)作用，檔案工作人員所編寫的檔案編研材料并不局限于電力企業(yè)自身的應(yīng)用，有些甚至是可以推廣到社會(huì)中，應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域，給社會(huì)的整體進(jìn)步提供寶貴的參考資源。所以，這些經(jīng)過檔案人員精心采集、編寫的檔案信息材料，在不涉及企業(yè)自身機(jī)密的情況下，具有向全社會(huì)推廣的價(jià)值，對(duì)社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展有著良好的促進(jìn)作用。因此，這就要求電力企業(yè)的檔案編研工作開發(fā)出適應(yīng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的新的工作模式。

2電力企業(yè)實(shí)物檔案展示創(chuàng)新實(shí)踐

2.1創(chuàng)新檔案的業(yè)務(wù)流程

創(chuàng)新及規(guī)范檔案管理的業(yè)務(wù)流程。隨著我國信息化技術(shù)的發(fā)展，在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，我國企業(yè)辦公效率取得了很大程度的提高，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)規(guī)范了文書的檔案管理流程，這樣不僅可以為應(yīng)用系統(tǒng)的發(fā)展提供基礎(chǔ)條件，同時(shí)也大大提高了辦公效率，增強(qiáng)了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)在對(duì)于電力文檔管理流程進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，會(huì)利用到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)組卷的流程重新進(jìn)行調(diào)整，即各部門按照依據(jù)性的文件及立卷模板先進(jìn)行預(yù)立卷;其次，由文書檔案管理的專職工作人員對(duì)預(yù)立卷的內(nèi)容進(jìn)行檢查及其核實(shí)工作，同時(shí)專職人員還要對(duì)各部門所提交的預(yù)立卷進(jìn)行調(diào)整、修改、掛接電子文件和組卷裝訂等工作;最后，再對(duì)檔案工作進(jìn)行審核及把關(guān)。

2.2挖掘檔案價(jià)值，形成編研成果

為科學(xué)、準(zhǔn)確鑒定實(shí)物檔案的價(jià)值，國網(wǎng)南通供電公司通過內(nèi)部擇優(yōu)、外聘專家的方式，組建實(shí)物檔案價(jià)值挖掘工作組。通過廣泛收集相關(guān)材料、調(diào)研相關(guān)人物、多方取證等途徑，將實(shí)物檔案按照價(jià)值高低分為普通、中級(jí)、高級(jí)、精品4個(gè)等級(jí)，并針對(duì)其中的6件（組）精品實(shí)物檔案進(jìn)行深加工，形成編研成果，并制作展板。如新冠肺炎疫情期間員工岳繼峰自制發(fā)明的防護(hù)面罩，在疫情防控過程中發(fā)揮了重要作用，彰顯了國家電網(wǎng)員工勇于開拓創(chuàng)新、與全國人民同舟共濟(jì)的昂揚(yáng)斗志，被列為重要展陳對(duì)象。

2.3技術(shù)與權(quán)限管理共促檔案信息安全

對(duì)文書檔案資源進(jìn)行開發(fā)并不作為本文關(guān)注的重點(diǎn)事項(xiàng)，但隨著電子檔案信息的生成與發(fā)布，當(dāng)前則需要確保與企業(yè)主營業(yè)務(wù)相關(guān)文書檔案的信息安全。筆者認(rèn)為，這里需要在信息化技術(shù)和電子檔案使用權(quán)限上雙管齊下，來確保文書檔案信息的安全。首先第一步便是，對(duì)文書檔案管理人員開展保密安全教育，并簽訂保密安全責(zé)任書，以及在薪酬分配上配套相應(yīng)的保密津貼。再者，對(duì)使用電子檔案的人員進(jìn)行身份篩選與識(shí)別。筆者建議，應(yīng)弱化以人員級(jí)別為標(biāo)準(zhǔn)的授權(quán)方式。

2.4推動(dòng)試點(diǎn)工作

為了確保系統(tǒng)的通用性，國網(wǎng)公司按照“試點(diǎn)先行、逐步推廣”的原則，分階段對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了實(shí)踐，具體過程如下：第一階段，國網(wǎng)辦公室在國網(wǎng)交流公司承建的“榆橫—濰坊1000千伏特高壓交流輸變電工程”預(yù)驗(yàn)收中率先進(jìn)行試用，首次利用手機(jī)App的方式輔助專家進(jìn)行問題反饋、在線調(diào)閱案卷、在線匯總問題等，取得了良好效果;第二階段，擴(kuò)大應(yīng)用范圍，在蘇州站主變擴(kuò)建工程、泰州站主變擴(kuò)建工程等11個(gè)在建工程的檔案工作過程檢查中使用該系統(tǒng)，受到了用戶一致好評(píng);第三階段，國網(wǎng)公司先后在國家電網(wǎng)有限公司直流建設(shè)分公司、國網(wǎng)新源控股有限公司等單位進(jìn)行深化應(yīng)用，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的輔助支撐能力。

2.5要在內(nèi)容上創(chuàng)新

檔案編研是在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，將收集的信息資料進(jìn)行加工、整理、編輯成系統(tǒng)的文獻(xiàn)，使室藏檔案材料的信息資源更加集中、系統(tǒng)、全面，便于企業(yè)內(nèi)部各級(jí)人員查找和使用。在開展編研工作的過程中，通過對(duì)各類檔案材料進(jìn)行多次加工、整理，把過去的檔案文件材料由單一的保管儲(chǔ)存機(jī)制向信息共享和科技創(chuàng)新一體化的管理機(jī)制轉(zhuǎn)變。編研工作的范圍可以是文書檔案、科技檔案，還可以對(duì)會(huì)計(jì)檔案和特殊載體檔案（如：音像檔案等）的信息資源進(jìn)行挖掘和整理，形成不同種類的專題編研材料，服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部各級(jí)工作人員。比如本企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃、創(chuàng)新管理、科研成果、企業(yè)文化建設(shè)、經(jīng)濟(jì)效益成果、節(jié)能環(huán)保方面做出的努力等，都可以作為檔案室開展編研工作的目的和依據(jù)，形成全面了解企業(yè)動(dòng)態(tài)的不同課題，豐富編研材料的內(nèi)容，為電力企業(yè)的發(fā)展和文化傳承提供可靠的參考文件。

結(jié)語

電力企業(yè)是高科技企業(yè)，具備許多先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，與社會(huì)的發(fā)展聯(lián)系緊密，對(duì)檔案編研工作進(jìn)行整合、創(chuàng)新，不僅有利于電力企業(yè)的發(fā)展，對(duì)社會(huì)的發(fā)展也有著積極的推動(dòng)作用。通過對(duì)檔案編研系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善、采用智能化的技術(shù)手段、培養(yǎng)專業(yè)人才的技術(shù)水平等，革新檔案編研的工作模式，使其向?qū)I(yè)化、技術(shù)化、高效化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，成為電力企業(yè)快速發(fā)展的助力。

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