你做好周報(bào)的“閉環(huán)管理”了嗎？

李海燕

有很多人問我，如何讓周報(bào)在組織中真正推行下去，有哪些必備的要素？我想回答的就是，在企業(yè)管理的過程中，最核心的點(diǎn)即為閉環(huán)管理。

無論大事小情，如果不能做到閉環(huán)管理，是無法真正推行下去的。到底什么是閉環(huán)管理呢？其實(shí)最早提出閉環(huán)管理的是平衡計(jì)分卡創(chuàng)始人卡普蘭和諾頓，在《閉環(huán)式管理：從戰(zhàn)略到運(yùn)營》一文中，二人首先提出來閉環(huán)管理概念。意為公司要建立一個(gè)閉環(huán)的管理體系，將戰(zhàn)略和運(yùn)營緊密地結(jié)合起來。管理不但要進(jìn)行“設(shè)計(jì)”“執(zhí)行”，更需要“監(jiān)控”與“完善”。

順著這個(gè)思路，就出現(xiàn)了各種閉環(huán)管理的邏輯和模型。而筆者所述則是針對周報(bào)推行這件事情而專門設(shè)計(jì)的閉環(huán)管理通路。分別為：倡導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查、推動(dòng)、獎(jiǎng)懲等五步，最終的目的是持續(xù)改進(jìn)。

接下來，我們就分別從五個(gè)方面談一下如何做到周報(bào)的閉環(huán)管理。

倡導(dǎo)：“為什么做”比“怎么做”更重要

我所在的組織，經(jīng)常這樣說：“知道為什么做比怎么做更重要”。于是，當(dāng)公司決定推行周報(bào)管理這個(gè)工具的時(shí)候，需要我們非常明確地知道其意義到底是什么，對公司、管理者、員工是否均有價(jià)值。要知道成年人的習(xí)慣養(yǎng)成更多是要做有意義和價(jià)值的事，否則即會(huì)被認(rèn)為在浪費(fèi)時(shí)間。

到底其價(jià)值何在？經(jīng)過深思熟慮，我們發(fā)自內(nèi)心地希望這個(gè)工具可以讓員工進(jìn)入“10分”的工作狀態(tài)（10分是滿分，是指如何讓員工能夠全情投入到工作中），且管理將從管理時(shí)間（考勤、簽到、打卡、開會(huì)等）到管理價(jià)值（工作的意義、活著的真諦等）。而周報(bào)恰恰是一個(gè)很好的工具，可以打開生命能見度，讓所有的人更清楚自己工作的意義。

因此，通過大會(huì)、小會(huì)、微信群、公眾號等各個(gè)渠道，時(shí)時(shí)說周報(bào)的意義和價(jià)值，讓每個(gè)人的心里都埋下了一顆對于周報(bào)向往的種子，期待開花結(jié)果。

培訓(xùn)：把意義講透、講明、講嚴(yán)

當(dāng)然，僅埋下種子是不行的，還要告訴大家怎么做，因此，培訓(xùn)變得尤為重要。

為了推行周報(bào)，筆者在三個(gè)月的時(shí)間里，前后講了五次周報(bào)課。

首先是在剛開始的推行期，先給全公司的管理干部講課，讓大家明白周報(bào)的價(jià)值以及如何撰寫周報(bào)，甚至于一些管理的細(xì)節(jié)。其目的很簡單，因?yàn)橹軋?bào)推行的好壞，最核心的就是管理干部的理解與支持，以及這些人員撰寫的程度等;

其次，接下來我給全國分公司人力資源的負(fù)責(zé)人講課，讓大家理解周報(bào)的價(jià)值、意義、方法、工具之外，更重要的是告訴大家如何推行，以及推行過程中遇到問題的解決方案。其目的顯而易見，因?yàn)槲宜茌牭娜肆Y源部是推行周報(bào)的主體，如果這些人還懵懵懂懂，還提什么推行有效，全員并進(jìn)？所以講透、講明、講嚴(yán)，是對這些人員培訓(xùn)過程中的關(guān)鍵步驟。當(dāng)然，最為重要的是要表達(dá)推行這個(gè)工具的決心，堅(jiān)決不動(dòng)搖！這點(diǎn)難度相當(dāng)大，因?yàn)楹芏嗍虑橹宰霾缓?，就是因?yàn)椴粓?jiān)持、不思考、不復(fù)盤、不迭代。可見，做成一件事情需要付出心力。

這還沒有完，再次，筆者利用公司的E-learning平臺，錄制了全套關(guān)于周報(bào)管理與撰寫的課程，并推行到全公司的每一位員工。同時(shí)，放在平臺上的目的是讓員工隨時(shí)可以登錄學(xué)習(xí)，答疑解惑。當(dāng)然，還有一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：成年人學(xué)習(xí)最有效的時(shí)候，就是必須使用它的時(shí)候。由于我們是一次性全員推行撰寫周報(bào)，沒有分批進(jìn)行，所以推進(jìn)速度很快。有的時(shí)候，一些事情就需要大干快上，先解決從0到1的問題。

通過以上的點(diǎn)-線-面的培訓(xùn)，周報(bào)已經(jīng)滲透到了公司的全員，是不是這樣就足夠了呢？沒有，因?yàn)槿嗽谧鍪碌倪^程中，會(huì)產(chǎn)生疲態(tài)。正如庫布勒·羅斯在改變曲線模型中所示，推行的過程中人們會(huì)經(jīng)歷從焦慮到滿足、從興奮到恐慌、從否認(rèn)到醒悟的幾次跌宕起伏，最終才會(huì)走向接納。因此，順著人的心理變化，在這個(gè)過程中，筆者又做了兩次復(fù)盤的培訓(xùn)，同時(shí)讓做的好與不好的伙伴進(jìn)行了心路歷程的分享。

因此，一個(gè)簡單的培訓(xùn)，其實(shí)也沒有那么簡單，就培訓(xùn)本身來講，也是一個(gè)小閉環(huán)，所以閉環(huán)無處不在。

檢查：念念不忘，必有回響

檢查這種事相信每個(gè)人都不陌生，但如何檢查才能更有效？對于周報(bào)制度來說便成為一個(gè)難點(diǎn)及“尖叫點(diǎn)”。

所謂難點(diǎn)是因?yàn)橹軋?bào)本身的頻繁，除了管理者檢查以外，推行周報(bào)的人力資源部門同仁也要花很多心思來看周報(bào)提交、內(nèi)容撰寫和管理者評價(jià)的情況。堅(jiān)持很難、點(diǎn)評很難、全看很難。但難的事往往是對的，所以我們要迎難而上，步步為營。

于是，我們通過這幾個(gè)動(dòng)作來完成檢查的工作：

第一，通過曬周報(bào)的方式，來檢查大家的提交情況。根據(jù)我們的要求，周日晚22：00是提交周報(bào)的截止時(shí)間，之后則進(jìn)入曬周報(bào)的環(huán)節(jié)。如何曬呢？即大家在管理干部微信群中（全都是總部部門負(fù)責(zé)人及分公司總經(jīng)理），分別列出自己所轄部門周報(bào)的提交情況（核心是數(shù)量，即是否有延遲提交的、未交的等等）。

第二，通過推薦優(yōu)秀周報(bào)的方式，來找出每個(gè)部門及分公司的亮點(diǎn)周報(bào)。這樣做的意義在于被曬出優(yōu)秀周報(bào)的伙伴，非常有自豪感。而對于曬的優(yōu)秀周報(bào)其實(shí)撰寫的本身不夠好的地方，人力資源管理伙伴則將予以點(diǎn)評指出問題，幫助改進(jìn)。

第三，抽取管理者的周報(bào)進(jìn)行檢查與點(diǎn)評。這個(gè)事情基本上由我來做，核心思路是先推動(dòng)管理者寫出優(yōu)秀的周報(bào)，然后才能帶動(dòng)所轄部門。我們公司的產(chǎn)品部是周報(bào)寫得最好的部門，且一直持續(xù)向好，核心原因是其部門負(fù)責(zé)人本身周報(bào)寫得好，對于下屬周報(bào)的點(diǎn)評做得好，因此帶動(dòng)了整個(gè)部門的周報(bào)撰寫。所以，這更加詮釋出管理者帶動(dòng)作用的重要性。

第四，每周看一個(gè)部門或一個(gè)分公司所有人員的周報(bào)。這樣是為了聚焦，并且通過周報(bào)可以看出這個(gè)部門或分公司的工作狀態(tài)，管理者的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格等，甚是有益。

可以看到，檢查環(huán)節(jié)是多么重要且耗時(shí)耗力，但不做有價(jià)值的檢查，一件事情則無法有價(jià)值地推動(dòng)下去。凡用力必留痕跡，就是這個(gè)道理。

推動(dòng)：強(qiáng)推不如用心溝通

推動(dòng)也很重要，什么是推動(dòng)呢？其實(shí)就是管理者的力量，以及人力資源管理的力量。檢查是推動(dòng)的過程，溝通更是推動(dòng)的過程。

比如，有一次我檢查一個(gè)分公司管理者對于員工提交的周報(bào)的評價(jià)，如同嚼蠟。于是，我馬上找到了這位分公司總經(jīng)理詢問，發(fā)現(xiàn)其只是把周報(bào)當(dāng)成完成公司交待的工作，這種事情并不罕見。于是，我耐心聽他講完，并詢問其看周報(bào)的時(shí)候是否發(fā)現(xiàn)了什么端倪？以及是否發(fā)現(xiàn)員工有變化？因?yàn)閺闹軋?bào)中，我發(fā)現(xiàn)有的員工不在狀態(tài)，一問果不其然，這位員工有離職的打算，因此周報(bào)寫得浮皮潦草，同時(shí)隱隱地有些報(bào)怨和糾結(jié)。

這時(shí)，總經(jīng)理意識到了周報(bào)的意義和價(jià)值，開始要求所有員工認(rèn)真撰寫周報(bào)，并在分公司的大群里發(fā)出了倡議，結(jié)果周報(bào)有了大幅改觀，周報(bào)機(jī)制也對員工的成長開始助力。

所以，推動(dòng)是指你真的用心去看，用心去感受，用心去交流，找到問題的關(guān)鍵點(diǎn)。否則變成強(qiáng)推、硬推，效果難料。

獎(jiǎng)懲：精神之“獎(jiǎng)”大于物質(zhì)之“懲”

凡事做得好要獎(jiǎng)，做得不好要懲，但我們更多還是在用獎(jiǎng)的方式推進(jìn)，尤其是精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)價(jià)值更大，而非物質(zhì)方面的。

真正花心力做周報(bào)閉環(huán)管理之后，才會(huì)有今天的成就，反觀效果，你一定會(huì)感到雖累猶榮。