檔案信息管理成本預(yù)測中大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用

馮爽

檔案信息化建設(shè)離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。這是因為，大數(shù)據(jù)技術(shù)可在短時間內(nèi)完成檔案信息的分析和優(yōu)化，使企業(yè)成本預(yù)測不再依賴抽樣控制，切實解決了信息滯后性問題，極大程度地提高了企業(yè)會計工作的有效性和透明性?；跈n案信息化的重要作用，本文分析并介紹了當(dāng)前大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在檔案信息管理成本預(yù)測工作中的具體應(yīng)用，以期能為相關(guān)工作提供一定的啟發(fā)。

一、大數(shù)據(jù)的含義及特征

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子信息技術(shù)已被廣泛地應(yīng)用到各個領(lǐng)域的發(fā)展。在實際電子信息檔案管理工作中，以電子信息技術(shù)作為基礎(chǔ)加強創(chuàng)新，不僅可以提高全社會電子檔案信息的管理水平，還可以促進社會經(jīng)濟不斷發(fā)展和進步。大數(shù)據(jù)的特征。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有規(guī)模大、數(shù)據(jù)價值密度低、數(shù)據(jù)種類多及數(shù)據(jù)處理要求高等特點，這體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)與普通數(shù)據(jù)間的較大區(qū)別，具體來說為：大數(shù)據(jù)既能貼切地描述大量數(shù)據(jù)，也能獲取數(shù)據(jù)所蘊含的有價值信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息管理模式

1.建設(shè)電子信息檔案的信息資源。大數(shù)據(jù)背景下，在開展電子信息檔案管理工作的過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以強化檔案信息資源管理建設(shè)，并將所有采集到的檔案信息、記錄及文獻(xiàn)資料等轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息資源，保存在數(shù)據(jù)庫中，為后續(xù)的應(yīng)用提供方便。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還可以為用戶提供更加便利的信息查詢服務(wù)，在解決檔案管理工作中工作人員數(shù)量不足的問題的同時，確保用戶可以根據(jù)自身需求完成自主查詢。

2.建設(shè)電子信息檔案數(shù)據(jù)庫。通過加強電子信息檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，可以不斷地向有需求的部門提供更加便利和完善的檔案信息服務(wù)。這樣一來，不僅可以實現(xiàn)電子檔案信息資源的長期保存，還能為用戶自主查詢信息提供便利，從而更好地發(fā)揮檔案資源時效性價值，滿足不同用戶對檔案的個性化需求。

3.采集、加工、存儲各類電子信息檔案資源。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以加工處理分散的檔案信息資源，以進一步提高信息資源的系統(tǒng)性和完善性，從而更好地存儲其相關(guān)信息。此外，采集、加工和存儲分散的檔案信息資源，可以實現(xiàn)檔案信息資源的聚類優(yōu)化，確?？梢詾橛脩籼峁└袃r值的檔案信息。

三、成本預(yù)測工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢

1.不再依賴抽樣。企業(yè)傳統(tǒng)的成本預(yù)測過于依賴隨機采樣，而采樣的過程實際上只應(yīng)用了企業(yè)運維管理過程中的一小部分?jǐn)?shù)據(jù)，其所得出的數(shù)據(jù)樣本并不能很好地反映出整體數(shù)據(jù)和信息的特征，導(dǎo)致很多經(jīng)典且有用的數(shù)據(jù)資源被浪費。在實際操作中，這難以保證采樣工作的隨機性，導(dǎo)致最終的分析結(jié)果和實際之間存在較大的偏差。相反地，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用主要以企業(yè)所有運營數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，真正地實現(xiàn)了“樣本=總體”。

2.強調(diào)相關(guān)關(guān)系，解決信息滯后性的問題。一般來說，傳統(tǒng)企業(yè)成本預(yù)測僅針對已經(jīng)發(fā)生過的運維操作，其預(yù)測和分析的重點就是分析問題發(fā)生的原因，這導(dǎo)致預(yù)測和分析工作存在一定的滯后性。而大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過收集和整理企業(yè)以往的運維操作數(shù)據(jù)，來預(yù)測未來可能會發(fā)生的問題，很大程度地提高了數(shù)據(jù)的利用效率，并保證了企業(yè)實際管理工作的有效性和時效性。

3.數(shù)據(jù)效率大于準(zhǔn)確率。傳統(tǒng)檔案信息管理工作，由于往往會受到測量能力的限制，因此很難保證所有數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。大數(shù)據(jù)時代的到來徹底地解決了這一問題：應(yīng)用大數(shù)據(jù)技可以幫助企業(yè)很容易確定具體數(shù)據(jù)，從而提高了整個數(shù)據(jù)系統(tǒng)的穩(wěn)定性。換言之，數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以幫助企業(yè)從復(fù)雜的數(shù)據(jù)中獲取有價值的部分，且更強調(diào)數(shù)據(jù)的邏輯性、整體性和系統(tǒng)性。

四、檔案信息管理成本預(yù)測工作中大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用

1.建立完善的電子信息檔案資源管理系統(tǒng)。目前，國內(nèi)電子信息檔案資源管理工作中，還存在諸多問題，其中最突出的問題是基礎(chǔ)設(shè)備不夠完善。這限制了電子信息檔案資源管理工作水平的提高。因此，在實際工作中，必須不斷加強基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，并以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建完善的電子信息檔案資源管理體系。就建立科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)而言，需應(yīng)用先進的管理技術(shù)，做好檔案資源管理系統(tǒng)的升級和更新，以保證電子信息檔案資源管理工作可以在更開放的系統(tǒng)中進行，從而為用戶提供更便利的電力信息檔案服務(wù)。在加強制度方面的建設(shè)方面，可采取的措施有：①根據(jù)當(dāng)前的電子信息檔案資源管理工作的實際情況，制定相關(guān)規(guī)章制度，并及時將電子信息檔案上傳至相關(guān)平臺，提高數(shù)據(jù)的及時性和有效性。②細(xì)化崗位職責(zé)，在具體工作中嚴(yán)格落實。③仔細(xì)地核對和檢查云端數(shù)據(jù)，及時糾正不正確的數(shù)據(jù)。④重視檢索功能的建設(shè)，加強檔案資料的歸類和編輯，執(zhí)行更加有效的檔案信息目錄，確保用戶可以在最短的時間內(nèi)找到自己需要的信息資源。

2.提高財會工作的透明性和真實性。傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)工作都具有較強的保密性，超過一半的工作基本都是手工完成，很容易產(chǎn)生失誤、錯誤甚至造價的問題。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，避免了這些問題的發(fā)生，幾乎所有的財會工作都是在線上完成，提高了財會工作部門工作人員的工作效率，同時為管理人員查詢相應(yīng)的財會數(shù)據(jù)提供了巨大的便利。

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)財會工作中，可以使資金的流向更好地反映企業(yè)的實際經(jīng)營情況，讓企業(yè)可根據(jù)資金流向及客戶數(shù)據(jù)來總結(jié)客戶需求，并通過調(diào)整經(jīng)營方向，以滿足更多的用戶的實際需求。另外，通過監(jiān)控異常資金流向，可以及時發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)經(jīng)營過程中的違規(guī)問題，為企業(yè)的良好運營提供保障。

3.提高對信息的預(yù)測力。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)時代，企業(yè)更依賴根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果產(chǎn)生的原因，而分析過程也往往采用傳統(tǒng)的職業(yè)習(xí)慣。與大數(shù)據(jù)技術(shù)相比，這不僅過程缺乏科學(xué)性，而且結(jié)果也缺乏準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)技術(shù)最主要的功能即應(yīng)用數(shù)據(jù)模型分析海量的數(shù)據(jù)，從而正確地預(yù)測未來某一件事情發(fā)生的概率，可以幫助企業(yè)更清楚地認(rèn)識未，并根據(jù)分析和預(yù)測的結(jié)果提前采取有效措施。例如，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以分析消費者的網(wǎng)絡(luò)購買記錄及網(wǎng)上瀏覽記錄，以確定其，然從而更精準(zhǔn)地為其推薦相關(guān)產(chǎn)品。對于企業(yè)來說，正確地分析消費者的消費偏好，可以更好地調(diào)整銷售策略。

4.控制企業(yè)經(jīng)營成本。企業(yè)的經(jīng)營成本主要由兩部分內(nèi)容組成：剛性成本和隱性成本。前者屬于企業(yè)必需支出費用，包括稅務(wù)、辦公差旅、員工福利等。后者直接決定了企業(yè)的經(jīng)營成本，比如，在企業(yè)的具體運營過程中，如果部門間的協(xié)調(diào)程度不夠，員工工作效率低下，則企業(yè)的經(jīng)營能力也會越來越差，其所需的隱性成本也就更高。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以幫助管理者更好地分析企業(yè)運作的每一環(huán)節(jié)，并找出低效率、高消耗的環(huán)節(jié)，分析其產(chǎn)生的原因，從而采取有效的措施加以解決。除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還可以幫助管理者第一時間發(fā)現(xiàn)和解決問題，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營成本的全范圍管控，提高企業(yè)管理過程的有效性和科學(xué)性。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代下，全新數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用大幅度地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式和方式。因此，為了更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，企業(yè)財會工作人員必須做出相應(yīng)改變。成本預(yù)測工作不僅可以為企業(yè)管理者提供財務(wù)管理數(shù)據(jù)，還可以充分地挖掘數(shù)據(jù)信息，提高判斷和決策的效率和準(zhǔn)確性。另外，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理高層次的財務(wù)信息，還能保證管理成可在最短的時間內(nèi)獲取最有價值的數(shù)據(jù)和信息。

（作者單位：中鐵十六局集團有限公司）