高校聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的問題與思考

龍芊良

摘要：互聯(lián)網(wǎng)科技的高速發(fā)展促使全國檔案事業(yè)做出適應(yīng)性調(diào)整。檔案數(shù)字化建設(shè)作為聯(lián)結(jié)傳統(tǒng)檔案實體與現(xiàn)代信息技術(shù)的第一步，逐漸成為各層級檔案部門的工作重點。本文通過對北京大學(xué)檔案館聲像檔案數(shù)字化的初步探索，分析高校聲像檔案數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，并深入思考相應(yīng)的改進方法。

關(guān)鍵詞：聲像檔案 數(shù)字化建設(shè) 數(shù)據(jù)安全 檔案利用

在信息化建設(shè)不斷深入發(fā)展的今天，國家檔案事業(yè)面臨著技術(shù)革新對傳統(tǒng)工作模式的沖擊。在此背景下，高校檔案館作為其中的重要組成部分，也亟須抓住這一時代契機來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工實體檔案管理模式。作為聯(lián)結(jié)傳統(tǒng)檔案資源與現(xiàn)代科技力量的一座橋梁，以老照片、錄音帶和錄像帶等載體為基礎(chǔ)的聲像檔案數(shù)字化建設(shè)不僅有利于減輕自然或人為損害聲像載體的嚴(yán)重程度，更對高校檔案館創(chuàng)建聲像檔案資源智能化管理平臺、促進聲像檔案信息開發(fā)與資源共享有著重要的意義。

一、高校聲像檔案管理現(xiàn)狀與數(shù)字化建設(shè)

作為高校檔案館藏資源的重要組成，聲像檔案真實地記錄了高校的發(fā)展變遷歷史，生動地展現(xiàn)了建校以來的校園文化底蘊。目前，大部分高校檔案館都存有一定數(shù)量的聲像檔案實體，但對這些檔案的重視程度還不夠。以北京大學(xué)為例，因條件有限，對聲像檔案并未設(shè)置獨立保管庫房。隨著保存時間越來越久遠，聲像檔案出現(xiàn)了檔案本體脆化、局部破損的嚴(yán)重問題，不僅老照片存在褪色、折損和污濁情況，很多磁帶、錄像帶的保存狀況也不容樂觀。保存時間、溫濕度和庫房環(huán)境等自然因素影響著聲像載體的存續(xù)狀態(tài)，調(diào)閱、復(fù)制和掃描等行為也加劇了聲像檔案本體的受損程度。特別是近年來隨著新媒體和數(shù)字影像技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的音視頻制作需要以聲像檔案為素材，使得這類檔案的利用率大幅提升，檔案實體的損壞風(fēng)險也極大提高。

為解決聲像檔案的保管問題，更加便捷地利用檔案資源，部分高校檔案館在21世紀(jì)初開始對館藏聲像檔案展開數(shù)字化建設(shè)。以北京大學(xué)檔案館為例，其聲像檔案數(shù)字化建設(shè)大體分為三個階段：一是以檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用為基礎(chǔ)的前期準(zhǔn)備階段，依托于新型軟硬件設(shè)備，構(gòu)建館藏聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫；二是以分類聲像檔案數(shù)字化為重點的中期建設(shè)階段，借助計算機、掃描儀等外部專業(yè)數(shù)字采集工具，對聲像載體內(nèi)的存儲信息進行數(shù)字轉(zhuǎn)化；三是以系統(tǒng)更新、數(shù)據(jù)應(yīng)用為主的后期完善階段，開發(fā)聲像檔案專業(yè)編研和利用模塊，解決系統(tǒng)承載力不足、數(shù)據(jù)應(yīng)用不充分等問題。高校聲像檔案數(shù)字化是檔案專業(yè)化管理的基礎(chǔ)，也是檔案智能化利用的前提，但值得注意的是，在具體實踐中仍有部分問題需要反思。

二、高校聲像檔案數(shù)字化的問題反思

筆者考察高校檔案館聲像檔案數(shù)字化過程發(fā)現(xiàn)，在制度、管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)層面上仍存在著一些問題，直接影響著數(shù)字成果的轉(zhuǎn)化和聲像檔案的利用。

（一）檔案管理制度不健全，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

科學(xué)的檔案管理制度是信息時代檔案事業(yè)規(guī)范有序發(fā)展的重要保證?，F(xiàn)代科技與傳統(tǒng)檔案事業(yè)不斷加深融合的現(xiàn)實狀況，要求國家和各地方檔案部門及時制定符合時代發(fā)展需要、推動檔案數(shù)字化建設(shè)進程的新制度規(guī)范。但是，除2017年國家檔案局曾出臺《錄音錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對聲像檔案數(shù)字化程式中的軟硬件設(shè)備配置提出技術(shù)要求外，各級檔案管理部門并未制定權(quán)威、詳細、具有實操經(jīng)驗的檔案數(shù)字化建設(shè)指導(dǎo)規(guī)范，這就造成了高校檔案館在聲像檔案數(shù)字化建設(shè)過程中缺少制度約束和規(guī)范指導(dǎo)，也未能在實踐中建立起一套適用館情實況、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化管理流程體系。很多高校檔案館在聲像數(shù)字化建設(shè)過程中沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和詳細的操作流程，也未對工作中涉及的軟硬件設(shè)備配置、數(shù)字技術(shù)參數(shù)、存儲格式、備份介質(zhì)等做出明文規(guī)定，這直接導(dǎo)致了聲像檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化率較低、成果質(zhì)量較差，也給后續(xù)的聲像檔案數(shù)字化在線管理和智能化安全利用埋下了隱患。

（二）管理人才培養(yǎng)不到位，聲像檔案人才隊伍不健全

管理人才培養(yǎng)不到位是當(dāng)前高校檔案館聲像檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的重要問題之一。在前期數(shù)字化階段，很多檔案館沒有建立起獨立的聲像檔案管理員體系，既缺少精通計算機技術(shù)、圖像修補、音視頻編輯能力的專業(yè)技術(shù)應(yīng)用型人才，又缺乏一線聲像檔案攝影、采集、整理人員。在高校檔案館人力不足的情況下，復(fù)合型管理人才的培養(yǎng)顯得極為重要，然而受科室業(yè)務(wù)和職能劃分局限，大部分館員都只具備單一業(yè)務(wù)技能，難以對聲像檔案數(shù)字化工作提供更廣泛的幫助。此外，高校兼職檔案員忙于各類日常工作，往往缺少收集聲像檔案的積極性和主動性，加之對聲像數(shù)據(jù)歸檔程序不清楚，因而聲像檔案的收集數(shù)量和質(zhì)量都較其他類檔案有較大差距。

（三）數(shù)據(jù)安全難保障，軟硬設(shè)備不匹配

聲像檔案數(shù)字化建設(shè)離不開互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境和計算機新技術(shù)，也必然伴隨著各種現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全問題的出現(xiàn)。對已完成聲像數(shù)字轉(zhuǎn)化工作的高校檔案館而言，數(shù)據(jù)備份不及時、信息安全保障不到位等問題仍亟待解決。如數(shù)據(jù)備份以后臺服務(wù)器為主，缺少多層或異地備份考慮；數(shù)據(jù)量持續(xù)增長造成管理系統(tǒng)負擔(dān)過重，缺少計算機風(fēng)險防范意識等。轉(zhuǎn)錄技術(shù)不成熟和設(shè)備不匹配也嚴(yán)重影響了聲像檔案數(shù)字化的實際質(zhì)量。由于播放設(shè)備年久老化、轉(zhuǎn)錄技術(shù)銜接不到位，一些帶體在轉(zhuǎn)錄時出現(xiàn)了多次斷裂的狀況；因計算機軟硬件設(shè)備配置和聲像載體質(zhì)量不同，轉(zhuǎn)錄后的聲像數(shù)據(jù)質(zhì)量不一。此外，高校檔案館還面臨著因程序更新?lián)Q代導(dǎo)致已轉(zhuǎn)錄數(shù)據(jù)資源無法運行的問題，由于數(shù)據(jù)文件存儲格式的兼容性有限，一旦檔案管理系統(tǒng)或軟件程序發(fā)生大幅變動，就有可能出現(xiàn)在線電子文件無法閱覽的情況，進而影響聲像檔案數(shù)據(jù)資源利用的有效性和存儲的穩(wěn)定性。

（四）編研利用未啟動，檔案業(yè)務(wù)待拓展

作為廣泛宣傳聲像檔案資源的方式之一，編研利用也是高校檔案館聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，對推動聲像檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、提高聲像檔案文化價值有著重要的意義。然而，受部分現(xiàn)實條件和檔案館機構(gòu)設(shè)置影響，目前大部分高校檔案館并未啟動聲像檔案編研這一業(yè)務(wù)項目，仍然以檔案本體長期保存為主要工作目標(biāo)，以聲像檔案的實體管理和數(shù)字轉(zhuǎn)錄為建設(shè)要點，僅對部分用于學(xué)校大型慶典活動、展覽宣傳的聲像資源進行開放，在編研推廣方面，工作力度不夠。

三、高校聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的改進方法

聲像檔案數(shù)字化建設(shè)是新時代數(shù)字校園建設(shè)的組成部分，是傳統(tǒng)聲像檔案與現(xiàn)代智能科技相融合的重要環(huán)節(jié)。針對高校聲像檔案數(shù)字化程式中的問題，筆者提出以下改進方法。

（一）完善聲像檔案數(shù)字化管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

聲像檔案數(shù)字化有關(guān)管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程的制定與完善，是解決當(dāng)前高校檔案館聲像檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的各種問題的根本途徑。只有不斷優(yōu)化檔案管理制度，規(guī)范工作流程，才能確保聲像檔案數(shù)字化以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)展開。在遵循國家、地方各級檔案部門法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，高校檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)聲像檔案實體保存情況制定“重點突出、分批選擇”的數(shù)字化原則，建立適用于本校各類聲像檔案數(shù)字化程式的管理制度，設(shè)定嚴(yán)格、合理的照片、音視頻數(shù)字化流程規(guī)范，并在實踐中不斷完善每條規(guī)章。同時，高校檔案館還應(yīng)在聲像檔案數(shù)字化趨勢引導(dǎo)下，全方位建立健全聲像檔案數(shù)字管理制度，貫穿聲像檔案從收集、整理、保管到利用、編研的全過程，對新技術(shù)形勢下的檔案流水業(yè)務(wù)提供更加優(yōu)化和便捷的操作流程標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督指導(dǎo)各院系更好地執(zhí)行聲像檔案數(shù)字管理的各類規(guī)章。

（二）加強聲像檔案多元業(yè)務(wù)人才梯隊建設(shè)

專業(yè)管理人才隊伍的培養(yǎng)與建設(shè)是維持高校檔案館聲像檔案工作長久發(fā)展的重要條件。當(dāng)前，高校檔案館技術(shù)人才相對稀缺，大多數(shù)檔案員都熟悉檔案收集、保管利用等基本業(yè)務(wù)，但對聲像檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化、后臺存儲、在線編輯、開發(fā)利用等新業(yè)務(wù)不甚了解，因此提升高校檔案員的技術(shù)應(yīng)用能力并增強其學(xué)習(xí)意識十分重要。利用聲像檔案數(shù)字化建設(shè)契機，高校檔案館應(yīng)在工作實踐中幫助檔案員及時了解聲像數(shù)字資源的轉(zhuǎn)化流程、技術(shù)要求和利用范疇等新內(nèi)容，不斷培養(yǎng)檔案員的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)能力，逐漸形成從專業(yè)館員到業(yè)務(wù)檔案員的多元人才梯隊。同時，為更好地普及聲像數(shù)字技術(shù)，高校檔案館還應(yīng)不斷創(chuàng)新技能培訓(xùn)方法，在校內(nèi)組織召開培訓(xùn)會議或主題講座，鼓勵館員外出學(xué)習(xí)、異地交流，并采用競爭學(xué)習(xí)、優(yōu)劣獎懲的方式進一步推動檔案員的技能培訓(xùn)。

（三）拓展聲像檔案數(shù)據(jù)存儲與安全備份渠道

隨著聲像檔案數(shù)字化進程的不斷推進，檔案虛擬數(shù)據(jù)存量也在不斷增加，這就要求高校檔案館不僅要改善聲像檔案實體的存儲環(huán)境和設(shè)備條件，更要不斷提高保護聲像檔案數(shù)據(jù)信息安全的意識。針對檔案管理系統(tǒng)易受不明攻擊或網(wǎng)絡(luò)漏洞影響這一現(xiàn)實問題，高校檔案館在強化檔案管理系統(tǒng)防火墻的同時，還要采用服務(wù)器存儲和異地備份的雙重保護渠道，對已完成數(shù)字化的聲像檔案數(shù)據(jù)進行安全存儲，時刻關(guān)注后臺服務(wù)器的安全狀態(tài)，并及時選擇符合保存條件的異地進行二次備份，以防止檔案數(shù)據(jù)丟失或損毀等小概率事件的發(fā)生。此外，高校檔案館專職館員和兼職檔案員應(yīng)不斷提升安全防范意識，及時制止有損毀檔案資源嫌疑的任何行為，積極宣傳檔案數(shù)據(jù)安全的重要性。

（四）加快推進聲像檔案編研與共享利用

高校聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的根本意義不僅在于保護檔案數(shù)據(jù)信息資源的完整性，更重要的是如何利用現(xiàn)代科技手段挖掘和推廣聲像檔案資源背后的文化價值。在當(dāng)前新形勢下，高校檔案館要改變“管重于用”的傳統(tǒng)思想，將聲像檔案編研利用提升到檔案業(yè)務(wù)的重要位置。所謂“聲像檔案數(shù)字資源編研與利用”主要是指檔案館對數(shù)字化后的聲像檔案信息以某一主題為類進行重新整理、加工和組合的過程。利用依托于計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺的檔案管理信息系統(tǒng)，高校檔案館可以對文字、圖片、音視頻等多種檔案類型進行數(shù)字化加工處理和在線編輯校對，最終形成館藏聲像檔案數(shù)字資源的跨載體應(yīng)用。加快開展聲像檔案資源編研與利用業(yè)務(wù)，一方面可以充分利用聲像檔案的數(shù)字化成果，展示高校多年的歷史文化風(fēng)貌；另一方面又可以充分挖掘檔案信息價值，實現(xiàn)聲像數(shù)據(jù)的資源共享和廣泛利用。

總之，信息時代高校聲像檔案數(shù)字化建設(shè)是大勢所趨。作為創(chuàng)新檔案管理方式的重要工程，聲像檔案數(shù)字化建設(shè)不僅對傳統(tǒng)聲像檔案的長久保存意義重大，還極大地推動了檔案數(shù)字平臺的應(yīng)用與新型檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，為數(shù)字化檔案管理和智能化服務(wù)利用創(chuàng)造了良好條件。高校檔案館只有做好實體檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫更新和檔案數(shù)字平臺搭建等基礎(chǔ)性工作，將靜態(tài)存儲的檔案實體轉(zhuǎn)化為動態(tài)利用的檔案數(shù)據(jù)，才能在真正意義上實現(xiàn)檔案與科技的融合，不斷推動高校檔案事業(yè)向前邁進。

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作者單位：1.北京大學(xué)歷史學(xué)系2.北京大學(xué)檔案館