新時期檔案管理工作的模式

劉維勇

（吉林省梨樹縣沈洋鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心 吉林·四平 136500）

目前我國機(jī)關(guān)檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實現(xiàn)電子版轉(zhuǎn)化，電子檔案管理主要依賴于網(wǎng)絡(luò)資源共享。電子檔案具有可共享性，復(fù)制性，傳輸性等特點(diǎn)，能夠從一定程度上彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。當(dāng)然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點(diǎn)這就會讓我們的機(jī)關(guān)檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理成為機(jī)關(guān)檔案部門管理工作的一大挑戰(zhàn)，這就需要在數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲方面來加強(qiáng)風(fēng)險防范。

1 機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的重要性

機(jī)關(guān)檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機(jī)關(guān)檔案理部門是保存和辦理機(jī)關(guān)檔案的重要部門機(jī)構(gòu)，這是從事檔案管理人員的基本工作。機(jī)關(guān)檔案管理工作是與機(jī)關(guān)單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔(dān)檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質(zhì)量。實行分級、分專業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠?qū)覚n案開展分專業(yè)分層管理，這種專業(yè)機(jī)關(guān)檔案室是基于該原則構(gòu)建的，能夠從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

2 目前機(jī)關(guān)單位檔案管理的新模式——聯(lián)合檔案室

電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲存在計算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計算機(jī)儲存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計一個光盤可容納約7萬頁紙質(zhì)版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，部分內(nèi)容會由于長時間儲存而出現(xiàn)的流失二是相比紙質(zhì)版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移翻閱的問題，而相比紙質(zhì)版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質(zhì)復(fù)制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費(fèi)大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質(zhì)版權(quán)的差異，紙質(zhì)版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個過程會花費(fèi)大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應(yīng)的計算機(jī)路徑中，只需要檢索關(guān)鍵詞便可以準(zhǔn)確查閱，可以節(jié)約人力、時間。

3 機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

（1）電子檔案保存存在的問題。機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)重要的內(nèi)部組織之一，是由機(jī)關(guān)內(nèi)部資源進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配的，由于不同機(jī)關(guān)其職權(quán)不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機(jī)關(guān)電子檔案主要儲存于計算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤，光盤，U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質(zhì)版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩(wěn)定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機(jī)軟件，互聯(lián)網(wǎng)，通常儲存計算機(jī)無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。（2）機(jī)關(guān)電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環(huán)保，進(jìn)而實現(xiàn)廣泛應(yīng)用，但由于其具有較強(qiáng)的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到網(wǎng)絡(luò)病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計算機(jī)中的文檔，其次在受到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)攻擊時這對于機(jī)關(guān)檔案來說是比較嚴(yán)重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導(dǎo)致部分重要機(jī)密檔案信息泄露、損壞，給當(dāng)事人帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，由于機(jī)關(guān)電子檔案具有一定的獨(dú)特性，因此檔案部門在管理過程中既考慮其便捷性，同時還需要考慮面臨的挑戰(zhàn)。

4 機(jī)關(guān)檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

（1）妥善保存儲存器。由于對于計算機(jī)檔案儲存原件來說很容易受到外界環(huán)境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環(huán)境，防止受到磁場、塵土、強(qiáng)光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質(zhì)保存期，定期需要對儲存價值進(jìn)行檢查，對于達(dá)到使用期限的介質(zhì)需要及時更換，由于電子導(dǎo)航很容易丟失，因此需要定期進(jìn)行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機(jī)完成信息備份。（2）提高機(jī)關(guān)檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性。由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標(biāo)志著檔案管理發(fā)展，對于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進(jìn)一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行制度技術(shù)培訓(xùn)，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力，適應(yīng)新時代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當(dāng)然在基于創(chuàng)新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進(jìn)而能夠避免由于人為因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。（3）建立機(jī)關(guān)電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫。因為機(jī)關(guān)內(nèi)各種人事檔案不僅數(shù)目多類型也多，完善的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸給客戶，既方便了客戶根據(jù)自己的需要進(jìn)行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統(tǒng)計整理，完善數(shù)字化目錄數(shù)字庫對建立機(jī)關(guān)檔案非常重要。機(jī)關(guān)電子檔案形成數(shù)字化的前提是完善機(jī)關(guān)電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當(dāng)中查詢目標(biāo)檔案信息，詳細(xì)具體的電子目錄可以使數(shù)字化的檢索功能更為條理化和規(guī)范化。

總之，針對機(jī)構(gòu)電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機(jī)關(guān)機(jī)密息息相關(guān)的，在日常開展機(jī)關(guān)檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理模式實現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。