基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息化改革研究

黃 立

（寧鄉(xiāng)市人力資源公共服務(wù)中心 湖南·長沙 410600）

0 引言

自結(jié)繩記事起，人類就已經(jīng)開始創(chuàng)造并使用數(shù)據(jù)。隨著云時代的到來，人類生產(chǎn)創(chuàng)造的數(shù)據(jù)量正呈噴井式增長趨勢。這是一個機遇與挑戰(zhàn)等價共存的時代——大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代，如何開啟數(shù)據(jù)智慧，已然成為政府提高其核心競爭力的重要依據(jù)。當檔案管理遇上大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已不能滿足時代發(fā)展的需求，亟須管理者順應(yīng)時代發(fā)展，改革創(chuàng)新檔案管理方法，推動檔案管理信息化，開啟電子檔案管理數(shù)據(jù)化時代。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的必要性

傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易被無痕篡改，極好地維護了檔案信息的真實性；紙質(zhì)檔案還具有較高的法律效力，“白紙黑字”一目了然，容不得抵賴。但紙質(zhì)文檔需要較大的存放空間和較多的人員配給，以便較好地管理檔案信息，空間、人力資源需求量大；紙質(zhì)文檔的保存和維護也需要耗費較多的財力，且易受自然環(huán)境特別是自然災(zāi)害等不利因素的影響，易丟失損毀，降低了紙質(zhì)文檔的價值；紙質(zhì)文檔還不易分享，受地域條件限制比較大，此處文檔只能供此處人員查閱，文檔使用效率低。

電子檔案區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔記載方式，檔案信息依托計算機技術(shù)，被以電子信息的形式存儲于相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，記錄和傳輸速度加快，極大地解放了管理者的雙手，提高了管理者的工作效率；降低了印刷、裝訂、維護、修訂等成本，還節(jié)約了紙張、筆墨、存儲空間等實體資源，經(jīng)濟環(huán)保；也提高了信息的存儲量和使用效率；還突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的地域限制，更易分享；給檔案使用者的查閱帶來了極大的便利性。但是電子檔案容易被無痕篡改，挑戰(zhàn)了檔案信息的真實性和權(quán)威性；網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的無處不在，極大地威脅到電子檔案信息的安全性和保密性；電子檔案管理程序和系統(tǒng)參差不齊，相關(guān)立法也不完善，缺乏統(tǒng)一性，給電子檔案的管理和維護帶來了挑戰(zhàn)。

綜上所述，紙質(zhì)檔案和電子檔案各有其優(yōu)劣性，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理并不是競爭關(guān)系，而應(yīng)是合作互補關(guān)系。新時代下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理模式不再適用，但也不是全盤否定，而應(yīng)充分利用和發(fā)展電子信息技術(shù)帶來的電子檔案的便利性去彌補紙質(zhì)文檔的不足，共同促進事業(yè)單位檔案管理工作，為社會和人民謀福利。

2 大數(shù)據(jù)視角下檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理模式單一化，未能充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢

事業(yè)單位檔案管理模式容易出現(xiàn)兩個極端，即單一管理模式：紙質(zhì)文檔或電子文檔各行其是。保守派認為傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理方式更能確保檔案信息的安全性、真實性和權(quán)威性；現(xiàn)實派卻認為我們應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，大力發(fā)展電子檔案管理新方法，使得檔案管理信息化，充分利用科技的發(fā)展來提高檔案管理工作的效率，提高檔案信息的全面性、高效性和共享性。武斷否定任何一種方法都是不妥的，明智之舉是取其精華，優(yōu)勢互補，才可實現(xiàn)雙贏。

2.2 電子檔案相關(guān)管理規(guī)范不夠完善，制約了電子檔案價值的體現(xiàn)

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案相關(guān)規(guī)范的制定及完善還存在較大空白區(qū)，規(guī)范性遠遠不足。這使得電子檔案的開放范圍比較窄，無法適應(yīng)人們對大量檔案信息開放查閱和使用的需求。同時，由于法律完善度不夠，導(dǎo)致電子檔案管理體系也不規(guī)范統(tǒng)一，容易造成信息泄露等安全問題，檔案信息的完整性和有效性也未能得到充分體現(xiàn)。立法不足也制約了電子檔案權(quán)威性和有效性的發(fā)揮，無法達到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相等的法律效力。加速電子檔案立法的革新和規(guī)范的優(yōu)化迫在眉睫。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不成熟，導(dǎo)致檔案信息泄露問題時有發(fā)生，信息安全性有待提高

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和迅猛發(fā)展，隨之而來的個人信息遭竊取和非法販賣的現(xiàn)象卻屢見不鮮。由于電子檔案信息的傳遞依托互聯(lián)網(wǎng)平臺才能實現(xiàn)，而網(wǎng)絡(luò)畢竟是虛擬的電子空間，容易給黑客和病毒以可乘之機，順勢盜取、破壞、甚至惡意損毀檔案信息，威脅到檔案信息的安全性，甚至給用戶帶來人身財產(chǎn)等損失，給社會造成恐慌。因此，互聯(lián)網(wǎng)平臺的定期維護、相關(guān)信息技術(shù)的開發(fā)和革新，對提高電子檔案信息的安全性和機密性尤為重要。

3 大數(shù)據(jù)思維下檔案信息化管理的優(yōu)化策略

3.1 充分利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，檔案信息電子化的同時發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，讓檔案管理“活”起來

現(xiàn)階段我們?nèi)蕴幱趥鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的時期，仍舊無法擺脫對紙質(zhì)文檔的依賴，也不能完全依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的全電子化管理。目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)仍在發(fā)展階段，很多技術(shù)都不夠成熟，各種運營管理模式也不夠完善，有待探索優(yōu)化。當然，我們也應(yīng)該抓住大數(shù)據(jù)這個時代機遇，對檔案管理工作進行革新。明智之舉是既要發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，也要利用紙質(zhì)檔案去彌補電子檔案的不足，同時對電子檔案管理模式進行持續(xù)更新優(yōu)化。

首先，應(yīng)該充分利用新時代下的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，建立專門的電子檔案管理體系，全面收集、整理、歸納各類檔案信息，利用大數(shù)據(jù)分析功能對檔案信息進行深度挖掘和分析匯總，了解檔案的使用現(xiàn)狀，以便作出針對有效的調(diào)整，并不斷完善，實現(xiàn)“精準”服務(wù)。例如可以通過互聯(lián)網(wǎng)跟蹤人們的網(wǎng)絡(luò)行為，對不同檔案信息的點擊訪問量進行統(tǒng)計，分析推測用戶對不同檔案的需求，后期主動向用戶推送個性化的消息，既緩解了網(wǎng)民置于海量檔案信息而茫然不知所措的窘態(tài)，節(jié)約了他們上網(wǎng)瀏覽的時間，也實現(xiàn)了“精準”服務(wù)，提高了檔案管理工作者的效率。也可以通過開發(fā)網(wǎng)絡(luò)自由論壇的形式廣泛征求群眾意見，最好能構(gòu)建面對面網(wǎng)絡(luò)互動平臺實現(xiàn)人-人對話，并安排專業(yè)人士在線實時解答用戶的疑問，提供專業(yè)化智能服務(wù)，提升用戶的在線體驗感，切實做到以人為本，以用戶需求為導(dǎo)向，提供真正高質(zhì)量的服務(wù)。同時，檔案管理工作者不應(yīng)只是信息的機械搬運工，而應(yīng)善于利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺，如微信公眾號、微信小程序、手機APP、微博等媒介捕捉民眾意愿和民生動態(tài)，加強與公眾的互動，給用戶提供更多的正向體驗，激發(fā)用戶更多的潛在需求，從而推動檔案信息服務(wù)的高效有序展開。

其次，針對一些特殊的檔案信息，如國家黨政機關(guān)等的機密性文件，具有文化傳承意義和歷史價值的檔案信息，具有特殊法律效力的房產(chǎn)基建等存檔信息，必須要有原始紙質(zhì)文件存檔并歸好類備案在冊，以確保信息的原始性、真實性、權(quán)威性、有效性。同時，紙質(zhì)文檔相較于電子文檔具有更高的觀賞價值，用戶現(xiàn)實體驗感更佳，這是虛擬的電子檔案所無法比擬的。例如一些圖書館、博物館等的紙質(zhì)文檔信息就具有不可替代的價值。

最后，為確保檔案信息的全面性、完整性和安全性，全面梳理檔案資料，避免信息重復(fù)，對紙質(zhì)文檔進行歸類并電子化備份，給檔案信息上雙鎖，提高檔案信息的利用率，保護信息的原始價值，減少紙質(zhì)文檔遭意外而損毀造成的損失，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加快檔案信息的規(guī)范化管理。例如可以利用電子掃描技術(shù)將使用率較高的文檔信息電子化，實行在線存儲，或者將利用率較低，體積較大的文檔信息刻錄成磁盤，實行離線存儲，從而滿足不同種類的使用需求。

3.2 加速電子檔案管理體系的規(guī)范化和人員配給的專業(yè)化，提高檔案管理的科學(xué)性和有效性

沒有規(guī)矩，不成方圓。電子檔案管理工作尚處于發(fā)展初期，各種制度體系還不夠完善，管理方法還不夠規(guī)范化，人員素養(yǎng)也參差不齊，為了提高電子檔案信息管理的質(zhì)量，必須對電子檔案管理體系和人員配給進行革新。

規(guī)范有效的數(shù)據(jù)采集和儲存是檔案管理工作順利推進的基礎(chǔ)，因此，首先要將電子檔案信息的收集、存儲、整理工作規(guī)范化。在對檔案信息進行收集整理時，要明確數(shù)據(jù)的歸檔類別、保管期限、實際用途、保密級別、存儲格式、儲存路徑等，分門別類建立電子檔案數(shù)據(jù)集，構(gòu)建規(guī)范有序的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和管理服務(wù)平臺，便于使用者能夠方便快捷地檢索、查閱到自己所需要的信息。

其次，大數(shù)據(jù)時代，對檔案管理工作者也提出了更高的要求，檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升對提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量也起著至關(guān)重要的作用。檔案管理工作者不僅要對信息保持較高的敏銳度，同時還應(yīng)具備專業(yè)的電子信息管理技能。一方面，檔案管理崗應(yīng)該錄用具有電子信息管理專業(yè)知識背景和能力的人才，堅持“引進來”的原則，提升電子檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為后續(xù)構(gòu)建檔案管理電子化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供人員支撐；另一方面，檔案管理單位應(yīng)該不吝資金投入，堅持“走出去”的原則，鼓勵加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能培養(yǎng)，同時加快電子檔案職業(yè)技能學(xué)習(xí)平臺的構(gòu)建，促進多方交流合作，全方位提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)。

3.3 完善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保護，保證檔案信息的安全性和權(quán)威性

電子檔案的安全性保證對一些保密性較強的檔案信息顯得尤為重要，比如一些人事檔案涉及到檔案擁有者的家庭成員概況、家庭住址、上學(xué)工作信息、資產(chǎn)認定、健康狀況、宗教信仰等個人隱私，一旦泄露特別是被圖謀不軌之人利用，進行敲詐勒索甚至人身威脅，后果不堪設(shè)想，所以必須采取有效措施加快電子檔案安全性的保障。

一方面要加強電子檔案傳遞過程中的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，例如，將電子文檔進行加密傳輸，并設(shè)置用戶權(quán)限，實現(xiàn)定點服務(wù)，防止文件在傳輸過程中被惡意攔截和人為篡改；另一方面，要不斷優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提升技術(shù)保護，例如，采用防火墻技術(shù)、使用水印和電子印章等措施加強對電子文檔法律效力和權(quán)威性的保障。

4 總結(jié)

本文針對大數(shù)據(jù)時代的特征，對檔案管理工作的信息化如何革新和優(yōu)化，提出了幾點建議，旨在提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，并充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和新時代電子檔案各自的優(yōu)勢，實現(xiàn)互補和雙贏，從而給用戶提供更優(yōu)質(zhì)、更智能、更人性化的檔案信息個性服務(wù)。