“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”下高校因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與利用
——以大連理工大學(xué)為例

李成 孟林茜 崔紫娟

（大連理工大學(xué)國(guó)際合作與交流處 遼寧·大連 116024）

因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理集政策性、時(shí)效性、專業(yè)性于一體，是高校外事管理中的一項(xiàng)重要工作。在2017年2月中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下高校思想政治工作的意見(jiàn)》中，國(guó)家首次將國(guó)際交流合作確定為高等院校的第五項(xiàng)職能，實(shí)施國(guó)際化戰(zhàn)略已成為各大高校發(fā)展的必然要求和戰(zhàn)略選擇。在新時(shí)代教育對(duì)外開(kāi)放的大背景下，高校教師參與國(guó)際交流的機(jī)會(huì)增多、交流的形式多樣、交流人次的數(shù)量和頻度逐年提升，面對(duì)教師日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求和要求，高校出國(guó)（境）服務(wù)的發(fā)展體現(xiàn)出相對(duì)的落后性，需要通過(guò)信息化的手段進(jìn)一步提升管理水平和服務(wù)效率，從而使業(yè)務(wù)辦理從流程的明晰性、時(shí)間的明確性、過(guò)程的關(guān)懷性等方面加以改進(jìn)。

大連理工大學(xué)為更好的推動(dòng)機(jī)關(guān)管理效能提升，服務(wù)學(xué)校雙一流建設(shè)和廣大師生，于2016年啟動(dòng)了機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)流程梳理再造和“網(wǎng)上辦事大廳”的建設(shè)工作，使更多事項(xiàng)在網(wǎng)上辦理，必須到現(xiàn)場(chǎng)辦的也要力爭(zhēng)做到“只進(jìn)一扇門”“最多跑一次”。其中，流程繁瑣、審批節(jié)點(diǎn)情況復(fù)雜的“因公臨時(shí)出國(guó)（境）申請(qǐng)”服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)與利用，在此方面做出了不錯(cuò)的示范，提供了很多經(jīng)驗(yàn)。有效利用“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”，不僅提高了學(xué)校出國(guó)（境）管理部門的行政效率，節(jié)省了行政成本，便利了一線教師辦事，也成為加快審批型機(jī)關(guān)向服務(wù)型機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變的抓手，其內(nèi)涵和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)應(yīng)當(dāng)成為高校和科研機(jī)構(gòu)“放管服”改革的目標(biāo)和追求。

1 因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的背景

1.1 因公臨時(shí)出國(guó)（境）政策的要求

黨的十八大以來(lái)，教育部先后制定印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)教育外事管理的意見(jiàn)》、《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)部屬高校、直屬單位領(lǐng)導(dǎo)干部出國(guó)（境）管理監(jiān)督工作的通知》。2015年12月為進(jìn)一步深入貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神和有關(guān)文件要求，教育部辦公廳出臺(tái)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理的通知》，2016年5月為進(jìn)一步支持高等學(xué)校和科研院所在擴(kuò)大對(duì)外交流合作中激發(fā)人才創(chuàng)新創(chuàng)造創(chuàng)業(yè)活力，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳就加強(qiáng)和改進(jìn)教學(xué)科研人員因公臨時(shí)出國(guó)管理工作提出指導(dǎo)意見(jiàn)(廳字[2016]9號(hào))。管理政策對(duì)高校人員因公臨時(shí)出國(guó)（境）的審批流程、審批權(quán)限、多部門監(jiān)督等提出較明確的界定和要求，這些都是因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理急需借助“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”促進(jìn)管理效率和管理質(zhì)量提升的主要影響因素。

1.2 “服務(wù)型”機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的要求

對(duì)于經(jīng)常因公臨時(shí)出國(guó)（境）開(kāi)會(huì)、訪學(xué)的教師來(lái)說(shuō)，節(jié)點(diǎn)多、流程復(fù)雜的申請(qǐng)流程讓人煩惱。大家反映較多的“重復(fù)填表、反復(fù)跑腿”問(wèn)題嚴(yán)重，在學(xué)校國(guó)際化戰(zhàn)略實(shí)施推動(dòng)下，教師對(duì)出國(guó)（境）服務(wù)的需求量越來(lái)越大，要求越來(lái)越高。面對(duì)教職工快速增長(zhǎng)的服務(wù)需求和要求，學(xué)校出國(guó)（境）審批服務(wù)形式的發(fā)展相對(duì)落后，與教師期待產(chǎn)生了巨大的服務(wù)質(zhì)量差距。在大連理工大學(xué)“學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型”機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的要求下，學(xué)校出國(guó)（境）管理服務(wù)部門更要利用好“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”，主動(dòng)感知教師需求，解決一線教師實(shí)際問(wèn)題。

1.3 出國(guó)（境）數(shù)據(jù)信息集中管理的要求

根據(jù)審計(jì)署審辦和教育部教財(cái)廳等相關(guān)部門要求，須每半年報(bào)送因公臨時(shí)出國(guó)（境）團(tuán)組情況及出國(guó)人員情況。采集的數(shù)據(jù)為出國(guó)（境）人員和出訪團(tuán)組的信息，包括團(tuán)員姓名、教職工代碼、身份證號(hào)、護(hù)照編號(hào)、訪問(wèn)國(guó)家城市、出訪目的與時(shí)間、預(yù)算金額及實(shí)際支出金額等。相關(guān)數(shù)據(jù)信息孤立于國(guó)際處、人事處、財(cái)務(wù)處等不同部門，需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)破除因公臨時(shí)出國(guó)（境）數(shù)據(jù)信息在多個(gè)部門的割裂，實(shí)現(xiàn)多部門對(duì)因公臨時(shí)出國(guó)（境）數(shù)據(jù)的同步維護(hù)管理和全面收集整合。

2 因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)

2.1 建設(shè)平臺(tái)

學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳的開(kāi)發(fā)為因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為出國(guó)（境）管理部門提供了一個(gè)通用的、統(tǒng)一管理的具有擴(kuò)展性的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)，以信息化手段規(guī)范教師因公臨時(shí)出國(guó)（境）申請(qǐng)審批的業(yè)務(wù)流程，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)信息化、辦事簡(jiǎn)單化的教育改革理念。通過(guò)與統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)的集成完善用戶及權(quán)限管理體系，實(shí)現(xiàn)一站式訪問(wèn)；通過(guò)與統(tǒng)一崗位平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)靈活的權(quán)限管理；通過(guò)與公共數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)集成實(shí)現(xiàn)用戶信息同步；通過(guò)與綜合信息門戶平臺(tái)的集成實(shí)現(xiàn)用戶的便捷使用；通過(guò)與統(tǒng)一消息平臺(tái)集成，方便用戶隨時(shí)隨地查閱最新消息，提高辦事效率。

2.2 建設(shè)內(nèi)容

學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳提供面向用戶的統(tǒng)一流程服務(wù)界面，其流程服務(wù)的開(kāi)發(fā)支持標(biāo)準(zhǔn)化、可視化的表單和流程開(kāi)發(fā)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)快速、低成本、可持續(xù)維護(hù)的流程服務(wù)開(kāi)發(fā)機(jī)制。因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理服務(wù)系統(tǒng)需要網(wǎng)上辦事大廳已建設(shè)的眾多基礎(chǔ)信息服務(wù)的支撐，包括：可視化表單編輯能力、可視化流程編制能力、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)、打印導(dǎo)出服務(wù)、消息通知服務(wù)、移動(dòng)應(yīng)用支持以及與公共數(shù)據(jù)中心的有效對(duì)接機(jī)制。

2.3 崗位管理

根據(jù)學(xué)校各個(gè)部門職責(zé)分工與崗位設(shè)置的要求構(gòu)建出國(guó)（境）審批崗位模型，支持基于學(xué)校組織機(jī)構(gòu)的崗位管理，包括崗位信息維護(hù)、崗位與用戶的映射綁定設(shè)置等；支持分級(jí)組織機(jī)構(gòu)崗位管理設(shè)定，具有管理權(quán)限的人員可以管理所屬組織機(jī)構(gòu)下的崗位和崗位用戶；與學(xué)校的行政崗位信息（來(lái)源于組工人事系統(tǒng)）進(jìn)行自動(dòng)同步、校驗(yàn)，可以進(jìn)行崗位和組織機(jī)構(gòu)、角色信息、人員信息的互查。

3 因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理服務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)成效

因公臨時(shí)出國(guó)（境）審批，是大連理工大學(xué)國(guó)際處服務(wù)廣大師生的最直接的窗口。學(xué)校因公臨時(shí)出國(guó)（境）教師數(shù)量年平均2000人次，占學(xué)校教師總數(shù)的46%，占專任教師總數(shù)的77%。在學(xué)校智慧大工和服務(wù)型機(jī)關(guān)建設(shè)的力推下，國(guó)際處聯(lián)合了學(xué)校財(cái)務(wù)處、組織部一同開(kāi)發(fā)了教職工因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理服務(wù)系統(tǒng)，借助“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”徹底實(shí)現(xiàn)出國(guó)（境）審批一網(wǎng)通辦。

（1）審批流程得到優(yōu)化。利用工作流管理系統(tǒng)完成原線下審批過(guò)程中無(wú)法實(shí)現(xiàn)的并行任務(wù)的執(zhí)行，傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下串聯(lián)的審批過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上并聯(lián)的審批方式，審批效率大幅度提升。教師再也不用持紙質(zhì)版申請(qǐng)材料，周轉(zhuǎn)于二級(jí)單位外事秘書、出訪經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、學(xué)院內(nèi)部黨政負(fù)責(zé)人、國(guó)際處、財(cái)務(wù)處、組織部等職能部門之間，一次出訪少跑九趟腿兒，學(xué)校外事管理服務(wù)部門整體行政辦公效率得到了提高。

（2）提供人本綠色的業(yè)務(wù)服務(wù)。線下紙質(zhì)版出國(guó)（境）申請(qǐng)重復(fù)填表問(wèn)題嚴(yán)重，系統(tǒng)對(duì)各職能部門要求的填報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行合理整合，個(gè)人基本信息由公共數(shù)據(jù)平臺(tái)直接帶入，行程信息、訪問(wèn)內(nèi)容等多部門要求的出訪核心信息僅維護(hù)錄入一次，由后臺(tái)管理推送給各職能部門審閱。教師再也無(wú)須填寫個(gè)人校內(nèi)公示表、公示期結(jié)束后的情況說(shuō)明表、國(guó)際處要求填寫的出國(guó)（境）申請(qǐng)表、財(cái)務(wù)處要求填寫的預(yù)算審批表、組織人事部門要求填寫的人員備案表等，一次出訪少填五張表累積紙張十余頁(yè)，教師業(yè)務(wù)申請(qǐng)的體驗(yàn)感得到較大改善。

（3）業(yè)務(wù)辦理溝通成本降低。統(tǒng)一消息平臺(tái)整合了多種通信手段，平臺(tái)與統(tǒng)一身份認(rèn)證進(jìn)行集成實(shí)現(xiàn)用戶的實(shí)名認(rèn)證，具體通信方式包括手機(jī)短信、郵件、微信、門戶消息、i大工移動(dòng)APP等。系統(tǒng)可授權(quán)崗位、角色、和用戶發(fā)送信息，申請(qǐng)人和審批人均可以隨時(shí)隨地接收和查閱到申請(qǐng)信息與審批進(jìn)度。教師再也無(wú)需四處打聽(tīng)業(yè)務(wù)辦理人的聯(lián)系方式和辦公地址，反復(fù)垂詢辦理進(jìn)度與處理狀態(tài)。系統(tǒng)幫助下多方實(shí)現(xiàn)了線上的智能溝通，管理人員的工作效率得到提高。

（4）規(guī)避違規(guī)行為，簡(jiǎn)化人工審核。信息校驗(yàn)、政策植入、紀(jì)律提醒等手段幫助教師規(guī)避可能出現(xiàn)的違規(guī)行為。因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理服務(wù)系統(tǒng)與年度出訪計(jì)劃申報(bào)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，規(guī)避教師無(wú)計(jì)劃出訪的風(fēng)險(xiǎn)；直接導(dǎo)入財(cái)政部出國(guó)（境）住宿及伙食公雜補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，出國(guó)（境）預(yù)算一鍵生成，規(guī)避無(wú)預(yù)算、超預(yù)算出訪的風(fēng)險(xiǎn)；與出訪前行程變更申請(qǐng)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，規(guī)避教師隨意更改行程和訪問(wèn)內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn)；申請(qǐng)時(shí)與出訪前向教師推送行前須知與出訪紀(jì)律提醒，降低教師違反外事紀(jì)律的風(fēng)險(xiǎn)。

（5）信息共享程度提高。查詢系統(tǒng)面向二級(jí)單位外事秘書與審批責(zé)任人開(kāi)放，便于各個(gè)歸口部門對(duì)學(xué)校國(guó)際化數(shù)據(jù)、國(guó)際化資源進(jìn)行發(fā)掘和分析，為學(xué)科、專業(yè)的國(guó)際化發(fā)展提供指導(dǎo)。

4 結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”體系構(gòu)建下的高校因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了管理與服務(wù)的整合，形成了精簡(jiǎn)而高效的審批運(yùn)作模式，向廣大教師提供了規(guī)范而透明的業(yè)務(wù)服務(wù)，體現(xiàn)了高校出國(guó)（境）業(yè)務(wù)管理部門的核心價(jià)值。