大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理研究

王丹和

(浙江工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江溫州 325000)

一、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案工作現(xiàn)代化管理模式單一

高職院校傳統(tǒng)檔案管理理念下的檔案管理流程基本都是信息采集、中間整理、儲(chǔ)存?zhèn)浞?、利用查詢[1]。高職院校檔案管理工作起步晚，經(jīng)驗(yàn)少，仍沿用原來的“人力”方式保存紙質(zhì)材料。即使一些高職院校緊跟信息化時(shí)代的步伐，先行實(shí)施了檔案管理工作的信息化，也只停留在單機(jī)信息收集的淺層，無法及時(shí)、全面收集海量數(shù)據(jù)信息。這在一定程度上加大了檔案管理工作的難度，降低了工作效率，無疑也限制了高職院校檔案信息資源的開發(fā)與利用。

(二)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理手段亟待創(chuàng)新

在信息化的時(shí)代潮流中，如何運(yùn)用信息化手段創(chuàng)新性地開展檔案管理工作十分重要。信息平臺(tái)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的共享及相關(guān)海量數(shù)據(jù)信息的調(diào)閱、利用已成為檔案管理信息化得以實(shí)現(xiàn)的一大優(yōu)勢(shì)，已是大勢(shì)所趨。但由于辦學(xué)條件有限、資金投入不足等，有的高職院校沒有采用適應(yīng)大數(shù)據(jù)海量信息時(shí)代的檔案管理信息系統(tǒng)和信息化設(shè)備，仍采用人工的方式進(jìn)行檔案的歸納、總結(jié)和利用。一些學(xué)校由于資金有限，檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備落后，即便意識(shí)到了檔案信息化的重要性，相關(guān)工作仍難以開展。

(三)缺乏專業(yè)化的檔案管理人才

在高職院校進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)人員需要具備一定的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該具備能夠科學(xué)、高效地管理和分析學(xué)院檔案的能力。現(xiàn)有高職院校在檔案管理人員配備方面存在較大缺口，具備檔案管理能力和大數(shù)據(jù)操作能力的人才更是寥寥無幾。在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理信息收集工作模式中，目前從事檔案管理的人員已無法勝任相關(guān)工作，難以保證檔案管理工作高效、高質(zhì)量地完成。即使能夠完成，他們也無法將數(shù)據(jù)的價(jià)值合理利用起來，導(dǎo)致檔案只能在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行管理，缺少創(chuàng)新，與信息化時(shí)代檔案管理的要求還有一定差距。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作的發(fā)展策略

(一)提升檔案管理現(xiàn)代化理念，創(chuàng)新工作模式

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的大發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的“智慧校園”也在各大高職院校全面推廣開來。檔案管理工作應(yīng)借助大數(shù)據(jù)信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。檔案管理工作人員應(yīng)建立信息化檔案管理目標(biāo)，樹立檔案管理現(xiàn)代化工作理念，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對(duì)檔案資料和信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、記錄和加工，改變?cè)械臋n案管理傳統(tǒng)模式，以系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化方式幫助高職院校建立起信息化、數(shù)字化的檔案管理工作模式。檔案管理工作人員還應(yīng)該合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)的平臺(tái)，使高職院校能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)本身的價(jià)值，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，為用戶提供針對(duì)性的服務(wù)，提升用戶的滿意度[2]。

(二)建設(shè)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的監(jiān)管機(jī)制

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、信息化、高效化開展，需不斷完善檔案管理機(jī)制，立足檔案管理服務(wù)教育教學(xué)工作。學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，健全檔案管理制度，以學(xué)校、學(xué)院、系部“三級(jí)”管理模式，加強(qiáng)檔案監(jiān)管工作，以制度化建設(shè)，明確相關(guān)流程，全面構(gòu)建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，積極推進(jìn)檔案管理工作有序開展。同時(shí)，學(xué)校要加大對(duì)檔案設(shè)施設(shè)備的資金投入，配全配齊設(shè)施設(shè)備，以現(xiàn)代化的檔案管理服務(wù)理念，收集在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下反映學(xué)校教學(xué)狀況、資源利用、科學(xué)研究等方面情況的信息，提高檔案的利用率，并發(fā)現(xiàn)信息背后的價(jià)值，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展[3]。

(三)配齊專業(yè)化檔案管理人員

檔案信息資源的開發(fā)與利用，除了要有先進(jìn)的儀器設(shè)備，更重要的是要有檔案管理專業(yè)人才的高效管理與應(yīng)用。檔案管理工作要想順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，必須注重檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，配備、配齊專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，注入新鮮的血液，讓更多年輕的、具有大數(shù)據(jù)素養(yǎng)的檔案管理類和操作類人才充實(shí)到檔案管理團(tuán)隊(duì)中，并建立健全檔案管理技能和素質(zhì)發(fā)展體系，為他們提供各種專業(yè)化的技能訓(xùn)練和學(xué)習(xí)培訓(xùn)發(fā)展的機(jī)會(huì)，在大數(shù)據(jù)背景下不斷提升他們的數(shù)字化水平、信息化能力和大數(shù)據(jù)技能[4]。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)做好檔案管理人才的梯隊(duì)式建設(shè)，將老的有工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員與新的具有專業(yè)大數(shù)據(jù)素養(yǎng)的年輕專業(yè)化管理人才整合起來，新老交替，通過專業(yè)培訓(xùn)、專業(yè)講座、專業(yè)研討等方式實(shí)現(xiàn)梯隊(duì)式發(fā)展，在確保檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性的同時(shí)，努力打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，積極推進(jìn)檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展。

(四)融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

在大數(shù)據(jù)的背景下，高職院校應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)融入到高職院校檔案管理工作之中，構(gòu)建檔案資源庫、模塊化的電子檔案數(shù)據(jù)體系，通過系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)建高職院校檔案管理工作的信息掌控平臺(tái)，做好與各部門的溝通、交流，加強(qiáng)檔案信息的收集、整理與歸檔；通過科學(xué)、合理地整合與共享互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息資源，充分發(fā)揮電子檔案的作用，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘電子檔案內(nèi)在的數(shù)據(jù)價(jià)值，對(duì)檔案信息進(jìn)行智能分類、搜索和查詢，合理、高效地利用檔案信息，使檔案管理向著數(shù)據(jù)分析的方向不斷發(fā)展?？茖W(xué)地使用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)分析技術(shù)，能使學(xué)校獲得有利于發(fā)展的信息和知識(shí)[5]。

三、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，社會(huì)諸多領(lǐng)域都發(fā)生了巨大變化。大數(shù)據(jù)管理理念的提出對(duì)高職院校檔案管理工作提出了新的要求。只有采取不斷創(chuàng)新的思維方式，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注重檔案管理人才的培養(yǎng)，健全檔案管理工作機(jī)制，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)，才能借助大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺(tái)與電子檔案管理體系提升檔案管理水平。