互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位辦公室檔案改革策略分析

馮艷艷

(內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市喀喇沁旗政務(wù)服務(wù)中心 內(nèi)蒙古赤峰 024400）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和改革，它已經(jīng)擴(kuò)展到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，大量信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播。作為信息時(shí)代的發(fā)展機(jī)器，計(jì)算機(jī)正在改變?cè)S多行業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式。事業(yè)單位的檔案管理也受到了不斷發(fā)展進(jìn)步的影響。檔案管理是每個(gè)行業(yè)的一項(xiàng)重要工作，它能直接反映工作情況，能及時(shí)調(diào)整工作，處理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，政府領(lǐng)導(dǎo)的事業(yè)單位必須做好檔案管理工作。目前，國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)一般采用紙質(zhì)文件處理初期工作，文件太多，難以整理和保存，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)檢索的工作量大、效率低、時(shí)間長(zhǎng)。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，文件管理的效率和速度有了很大的提高，其工作模式也在不斷變化，但對(duì)復(fù)雜的檔案機(jī)構(gòu)的管理仍有改進(jìn)的空間[1]。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位辦公室檔案管理的重要意義

（一）檔案資料的保存更加完整

在信息時(shí)代到來(lái)之前，檔案大多是紙質(zhì)的，即使保存條件比較嚴(yán)格，但還是很難保證檔案的安全。信息管理歸檔使歸檔成為存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)傳輸，可以隨時(shí)調(diào)用數(shù)據(jù)，即使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)u盤(pán)、硬盤(pán)等損壞，也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。與紙質(zhì)文件管理相比，其安全性更高，丟失或損壞更少，文件保存更完整，這給辦公室檔案的管理帶來(lái)了極大的方便。

（二）檔案資料的保存更加安全

行政檔案管理是事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位應(yīng)做好對(duì)檔案、文件的保密工作，將信息文件存儲(chǔ)在更安全的媒體中。與紙質(zhì)文件相比，電子文件不僅能夠保證文件的完整性，而且會(huì)使文件的保存更加安全。電子紀(jì)錄可隨時(shí)備份或銷毀，在發(fā)生意外時(shí)還能得到妥善保護(hù)。

（三）檔案資料管理效率更高

在文件管理工作中，管理人員的工作量往往較大。在處理紙質(zhì)文件的過(guò)程中，首先要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類，一個(gè)一個(gè)的分類。其次，根據(jù)所分配的不同文件編號(hào)進(jìn)行歸檔，這個(gè)過(guò)程需要很長(zhǎng)時(shí)間。員工在搜索文件時(shí)還需要根據(jù)文件的序列號(hào)逐個(gè)搜索文件，搜索時(shí)間甚至超過(guò)了文件的閱讀時(shí)間。最后是檔案的保存，檔案要定期清理，否則檔案會(huì)發(fā)霉或被蟲(chóng)鼠吃掉，影響閱讀。清潔工作還會(huì)消耗大量的人力和物力。如果使用信息技術(shù)來(lái)管理記錄，這些情況可以在很大程度上避免。注冊(cè)文件時(shí)，可以使用系統(tǒng)上分配的序列號(hào)來(lái)注冊(cè)它，這樣能夠縮短查找目錄的時(shí)間，可以直接查找和提取信息。信息技術(shù)還可以縮短紙質(zhì)文件的保存時(shí)間，減少管理和維護(hù)紙質(zhì)文件的工作量。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位辦公室檔案管理的改革措施

（一）創(chuàng)新技術(shù)，制定合理的發(fā)展計(jì)劃

從技術(shù)角度來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位辦公室的檔案管理存在許多不足。因此，我國(guó)事業(yè)單位辦公室檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展技術(shù)改革和創(chuàng)新，首先依靠互聯(lián)網(wǎng)，同時(shí)與企事業(yè)單位自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)、社會(huì)交往等信息相結(jié)合，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)信息的分析和處理，獲取最有價(jià)值的檔案信息。近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的變化，檔案信息資源呈爆炸式增長(zhǎng)。因此，如何對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析和處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔數(shù)據(jù)的有效管理已成為人們廣泛關(guān)注的問(wèn)題。為了滿足人們的期望，使人們獲得更多有價(jià)值的信息，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)必須創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，制定適合檔案管理部門(mén)發(fā)展的切實(shí)可行的方案，這有利于檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的推進(jìn)。一是積極做好前期準(zhǔn)備工作；二是從源文件的信息、文件信息數(shù)據(jù)大小和檔案信息的多樣化需求出發(fā)，找出適用于事業(yè)單位辦公室檔案管理的發(fā)展規(guī)劃，提出發(fā)展目標(biāo)；三是在國(guó)家保密規(guī)定和信息公開(kāi)的前提下，無(wú)論是事業(yè)單位、行政單位或是企業(yè)單位，檔案管理部門(mén)要打通行業(yè)間的數(shù)據(jù)鴻溝，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，建立數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理和應(yīng)用的平臺(tái)。

（二）培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)人才

從最近幾年的發(fā)展來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展非常迅速。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，特別是中國(guó)法律環(huán)境的不完善，給大數(shù)據(jù)的應(yīng)用帶來(lái)了一些障礙。因此，面對(duì)當(dāng)今的大數(shù)據(jù)環(huán)境，中國(guó)政府必須積極完善法律，為檔案大數(shù)據(jù)的發(fā)展提供良好的環(huán)境，并對(duì)相關(guān)法律法規(guī)作出明確規(guī)定。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)的背景下，事業(yè)單位辦公室檔案管理部門(mén)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)專業(yè)人才的培養(yǎng)。從當(dāng)前的情況來(lái)看，檔案管理部門(mén)人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)，難以適應(yīng)檔案大數(shù)據(jù)管理的環(huán)境。檔案工作者如果一直墨守成規(guī)，不能跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)數(shù)字檔案的新環(huán)境，勢(shì)必面臨著被淘汰的命運(yùn)。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理部門(mén)一是要做好大數(shù)據(jù)人才儲(chǔ)備工作；二是做好大數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)工作，在大數(shù)據(jù)文件管理的過(guò)程中，不可避免地會(huì)遇到各種困難，檔案管理部門(mén)應(yīng)定期或不定期培養(yǎng)大數(shù)據(jù)人才，更新知識(shí)體系，使其具備解決問(wèn)題的能力[2]。

（三）改進(jìn)檔案上傳和更新的自動(dòng)化技術(shù)

就我國(guó)事業(yè)單位辦公室的檔案管理而言，自動(dòng)上傳和更新模式起步較晚，管理模式還存在一些不成熟的方面。因此，在互聯(lián)網(wǎng)的大背景下，有效整合電子檔案和檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)重要的工作，通過(guò)兩者之間的鏈接和整合可以有效簡(jiǎn)化手工上傳的繁瑣程序，文件管理系統(tǒng)將自動(dòng)上傳文件的分類信息，以確保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)已成為一個(gè)突出的發(fā)展特征。在這個(gè)新時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位辦公室檔案管理至關(guān)重要，與此同時(shí)，檔案工作者也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，所以要及時(shí)抓住發(fā)展機(jī)遇，在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)上，繼續(xù)推動(dòng)信息管理的改革創(chuàng)新，充分開(kāi)發(fā)和利用新技術(shù)，在當(dāng)前信息化發(fā)展的背景下促進(jìn)檔案管理發(fā)揮更大的價(jià)值。