檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制

黃 玉

(湖南省岳陽市平江縣檔案館 湖南岳陽 414500)

檔案管理在社會信息系統(tǒng)中占重要地位。在以往的紙質(zhì)檔案管理中，不論是對工作的開展，還是對信息保密安全來說，都存在很大的問題，而信息化發(fā)展的今天，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，不僅可以方便查閱者進行探查，還可以實現(xiàn)遠程交流，使檔案管理工作更加夠高效。為此，本文分析了檔案數(shù)字化管理的意義，針對檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制實施策略進行探究解讀，旨在提高安全保密工作質(zhì)量，優(yōu)化檔案工作程序。

一、檔案數(shù)字化管理的意義

（一）有利于實現(xiàn)有序管理

在實際工作中，人員信息的紀(jì)錄非常重要，是人事管理、工作安排的重要部分，涉及信息量大，對資源管理工作的開展有非常重要的參考價值[1]。但是，在以往管理中，都是紙質(zhì)管理，一旦有工作需要，對人員信息進行查找的時候，便需要對檔案進行一一查找、篩選，不僅浪費時間，還會延誤工作進展。而數(shù)字化管理的落實，可以使工作人員快速查找信息，不僅可以實現(xiàn)有序管理，還可以使檔案工作更加科學(xué)化、精細化。

（二）有利于提高信息的精準(zhǔn)性

檔案所記載的有學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作態(tài)度、思想水平、個人特長等多個方面的內(nèi)容，隨著人們年齡的增長、社會閱歷的提升，其檔案信息隨時都會發(fā)生變化，這就需要在檔案管理過程中，對人員信息進行及時調(diào)整，以便保證檔案管理的真實性、可靠性、精準(zhǔn)性。而數(shù)字化管理的落實，可以及時記錄人員的信息變更，不論是對工作的開展，還是檔案的實效性，都有良好的輔助作用，既可以促使其作出公正、全面、客觀的分析，還可以提高安全保密質(zhì)量。

二、檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制實施策略

（一）完善檔案管理制度，實現(xiàn)高效管理

檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制，涉及人、物、環(huán)境等各項因素，俗話說得好，“沒有規(guī)矩不成方圓”[2]，在檔案數(shù)字化管理的過程中，為提高安全保密工作質(zhì)量，也應(yīng)該規(guī)劃科學(xué)的管理制度。例如，在檔案數(shù)字化管理中，首先要做到分工明確，精準(zhǔn)各項職業(yè)內(nèi)容，對掃描員、系統(tǒng)維護員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、執(zhí)勤警衛(wèi)工作等人員的各項職責(zé)進行明確規(guī)劃，落實責(zé)任到人；其次，還應(yīng)該規(guī)劃《檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程》《檔案掃描參數(shù)設(shè)置規(guī)定》《檔案數(shù)據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)》等健全制度管理；最后，為實現(xiàn)高效管理，在建設(shè)各項制度的時候，還應(yīng)該建立獎懲制度，促使管理工作人員進行相互監(jiān)督，在溝通中不斷學(xué)習(xí)、及時充電。

（二）加強檔案評估工作，提高工作質(zhì)量

管理是一項長期性的工作，在檔案數(shù)字化管理中，為提高安全保密質(zhì)量，提高工作質(zhì)量，在管理過程中，要加強階段性檔案評估工作，及時總結(jié)思考、及時反思改正，避免失誤發(fā)生。例如，可以開展階段性檔案工作主題會議，就檔案數(shù)字化管理工作人員，針對檔案管理情況進行交流探討，在意見分享的基礎(chǔ)上，加強檔案評估工作，讓工作人員結(jié)合實際管理經(jīng)驗，針對數(shù)字化管理流程、管理內(nèi)容、管理制度等提出相應(yīng)的意見，進行及時的完善，保證工作順利開展。除了評估檔案管理，還應(yīng)該加強對管理人員的評估，定期開展檔案數(shù)字化管理評估系列主題會，讓管理人員聯(lián)系日常工作情況進行點評，為保證點評的客觀科學(xué)，在點評的時候，點評人員可以匿名提交，通過評估工作的管理強化，對檔案人員、檔案數(shù)字化管理工作進行及時規(guī)劃，使得安全保密工作受到應(yīng)有的重視。

（三）提高人員綜合素質(zhì)，強化管理能力

對于檔案數(shù)字化管理來說，安全保密質(zhì)量的提升關(guān)鍵在于管理人員的素質(zhì)。畢竟工作人員是直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的人員，為此，為提高管理質(zhì)量，保證檔案安全，在實施數(shù)字化管理的時候，要對人員進行科學(xué)培訓(xùn)，不僅要優(yōu)選具有計算機背景的人員，更為重要的是對管理人員的道德品質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)進行考察管理，在技能提升的同時，為安全保密質(zhì)量的提升奠定堅實的基礎(chǔ)條件。例如，對管理工作人員可以進行思想教育，就檔案數(shù)字化管理相關(guān)規(guī)章制度、法律法規(guī)、安全保密意識、檔案數(shù)字化工作流程等內(nèi)容進行全面培訓(xùn)，嚴(yán)格把守人員政審觀，在思想教育的基礎(chǔ)上，為提高工作質(zhì)量提供良好的前提條件；其次，在人員選拔和培訓(xùn)階段，要定期為管理工作人員安排全新的管理課程，進行技能訓(xùn)練，明確檔案數(shù)字化管理流程，認識檔案管理的重要性；最后，還應(yīng)從細節(jié)入手，對工作人員的責(zé)任心、工作態(tài)度進行培訓(xùn)審核，在知識、技能提升的前提下進行職業(yè)操守教育，使其能在管理工作中形成仔細、認真、嚴(yán)謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，提高安全保密質(zhì)量。

三、結(jié)束語

檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制工作的開展和落實，不僅可以提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，還可以確保檔案的安全性、精準(zhǔn)性、科學(xué)性，實現(xiàn)檔案信息資源共享。為此，一定要重視檔案數(shù)字化管理的落實，通過管理制度的完善、評估工作的提升、人員素質(zhì)的增強，提高管理能力，實現(xiàn)高效管理。