合規(guī)視角下的合同管理

◎ 文 《法人》特約撰稿 卞傳山

隨著大合規(guī)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)對(duì)合規(guī)工作越來(lái)越重視。 《中央企業(yè)合規(guī)管理指引（試行）》指出，“市場(chǎng)交易” 是合規(guī)管理的重點(diǎn)領(lǐng)域，合同是市場(chǎng)交易的載體，是企業(yè)最基本的行為，企業(yè)的商業(yè)目標(biāo)大多是通過(guò)合同實(shí)現(xiàn)的，因此，可以認(rèn)為合同的合規(guī)管理是企業(yè)合規(guī)管理的重要內(nèi)容。

本文擬從合同管理的重點(diǎn)、常見(jiàn)合同管理不合規(guī)表現(xiàn)以及如何規(guī)制合同合規(guī)等方面，分析闡述合規(guī)視角下的合同管理。

管理的重中之重

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同是一種經(jīng)濟(jì)行為，合同法律風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)最為常見(jiàn)也最為重要的法律風(fēng)險(xiǎn)，合規(guī)介入合同管理是為這種行為控制法律風(fēng)險(xiǎn)，以確保實(shí)現(xiàn)交易目的和保障交易安全。管理是一種通過(guò)建立秩序的方式以實(shí)現(xiàn)某種目的的人為、有意識(shí)的干預(yù)手段，合同管理是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的管理。

全過(guò)程管理就是由商務(wù)談判、合同草擬、簽訂、生效直至合同失效為止，合同的合規(guī)不僅要重視合同簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)管理是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門(mén)按照職責(zé)分工協(xié)同管理。動(dòng)態(tài)管理就是注重履約全過(guò)程的情況變化，特別是要掌握對(duì)己方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充、中止或終止。

合同管理是制度、流程、文本的管理，具體來(lái)說(shuō)就是：第一，客戶選擇及交易的管理，避免因不當(dāng)?shù)倪x擇形成締約過(guò)失責(zé)任，或選擇風(fēng)險(xiǎn)較大而收益不大的客戶或交易；

第二，合同簽訂及生效的管理，從內(nèi)部完善審批制度和合同簽訂及履行的標(biāo)準(zhǔn)程序，杜絕因合同簽訂及履行的隨意性而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

第三，建立完整的合同文本管理、檔案管理制度，以保證企業(yè)能夠不斷自我完善，也防止因缺少證據(jù)而喪失權(quán)益；

第四，各部門(mén)相互配合協(xié)同管理，各部門(mén)對(duì)于生產(chǎn)計(jì)劃、合同履行中本部門(mén)的職責(zé)明了，并嚴(yán)格按合同要求相互配合；

第五，危機(jī)事務(wù)處理管理，在合同履行中如果出現(xiàn)違約、突發(fā)公共事件等，及時(shí)采取有力措施，防止損失發(fā)生或防止損失擴(kuò)大；

第六，文本體系的管理，包括表單管理體系、投訴理賠管理體系等，避免因管理環(huán)節(jié)上的疏忽帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。

常見(jiàn)不合規(guī)現(xiàn)象

合同管理常見(jiàn)不合規(guī)現(xiàn)象主要有以下幾種。

合同管理制度不健全，權(quán)責(zé)不分明。

合同基本管理制度一般包括合同管理辦法、法人授權(quán)委托制度、合同專用章管理制度、合同審批制度、合同臺(tái)賬管理制度、合同檔案管理制度、招投標(biāo)管理制度、合同相對(duì)方管理制度等，大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一的合同管理制度，基本管理制度不全，制度缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一、造成合同管理職責(zé)不清。合同簽訂權(quán)限不明，管理流程不清晰，存在先履行后簽約情況，對(duì)實(shí)質(zhì)性變更合同文本的平行審核程序不清晰等。相關(guān)職能部門(mén)和不同級(jí)別層次的管理者都參與合同管理時(shí)，很容易出現(xiàn)合同審批環(huán)節(jié)多致使合同管理效率低下，信息傳遞不及時(shí)。

合同審查不嚴(yán)，履約管理不到位。

合同審查是合同管理的重要環(huán)節(jié)，也是合同管理常見(jiàn)的薄弱環(huán)節(jié)。合同審查是所有合同工作的基本功，也是其他合同工作的基礎(chǔ)，審查的目的是發(fā)現(xiàn)合同中所存在的、可能導(dǎo)致當(dāng)事人利益受到損害的權(quán)利義務(wù)條款，并以合適的方式報(bào)告給當(dāng)事人。對(duì)合同相對(duì)方缺乏資質(zhì)審查或?qū)彶椴粐?yán)，對(duì)其資質(zhì)缺乏跟蹤調(diào)查。合同條款約定不明確、不規(guī)范，用詞不準(zhǔn)確，對(duì)合同執(zhí)行情況缺乏監(jiān)督。合同履約管理不到位，一簽了之，在對(duì)方違約后，維權(quán)意識(shí)不強(qiáng)。違規(guī)續(xù)簽合同，違規(guī)變更，超合同結(jié)算，超進(jìn)度支付等。合同管理監(jiān)督不嚴(yán)，雖然有較為完備的合同管理規(guī)章制度，但是在制度落實(shí)上做得不夠，上級(jí)職能部門(mén)對(duì)下級(jí)單位沒(méi)有做到經(jīng)常性的監(jiān)督、檢查和考核。

合同文本質(zhì)量不高，留有合同風(fēng)險(xiǎn)敞口。

合同主體不當(dāng)，合同當(dāng)事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一，而合格的主體，首要條件應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的當(dāng)事人。合同不嚴(yán)謹(jǐn)，合同未簽字，部分合同未加蓋騎縫章，合同未簽訂日期，合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。合同要件不全，合同條款掛一漏萬(wàn)，工程合同缺少工程量清單、合同總額等關(guān)鍵條款。不全面、不完整、有缺陷、有漏洞，常見(jiàn)漏洞的往往是違約條款，詳盡的違約責(zé)任條款可以把合同相對(duì)方違約的可能性降到最低程度，并根據(jù)對(duì)方當(dāng)事人的交易信譽(yù)和對(duì)合同未來(lái)結(jié)果的預(yù)期，設(shè)計(jì)對(duì)自己有利但又能為對(duì)方所接受的“雙贏”合同。

合同管理步驟應(yīng)明確

合同的合規(guī)管理，是合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理與企業(yè)管理的有機(jī)結(jié)合，是指以合規(guī)專業(yè)人員為主的合同管理活動(dòng)，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)收集企業(yè)及法律環(huán)境方面的信息，分析企業(yè)的交易行為，從實(shí)現(xiàn)企業(yè)商業(yè)目標(biāo)且控制風(fēng)險(xiǎn)的角度選擇最合適的方案，通過(guò)合同管理制度、合作操作流程、標(biāo)準(zhǔn)合同文本相結(jié)合，將合同規(guī)制融于企業(yè)的管理之中。

CFP

1.完善合同管理制度

按照合同管理全周期的要求，就合同管理全過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的、操作性強(qiáng)的管理制度，使合同管理有章可循。這些制度有：第一，合同管理基本制度，包括立項(xiàng)、審核、批準(zhǔn)、履行等環(huán)節(jié)的基本制度；第二，合同管理其他制度，如合同歸口管理制度，合同授權(quán)委托制度，合同審查制度，合同會(huì)簽和審批制度，合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度，合同臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，合同歸檔制度等；第三，合同重大失誤追究制度，問(wèn)責(zé)、容錯(cuò)糾錯(cuò)、追責(zé)制度。

2.加大合同信息化管理力度

全周期合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)嵌入信息化，用技術(shù)手段控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)。合同的全周期管理包括合同的前期管理（合同立項(xiàng)管理、合同文本、法律部?jī)?nèi)部流程管理、合同的復(fù)核、會(huì)簽和批準(zhǔn)、合同專用章管理、合同審查的一般流程）、合同履行管理（法務(wù)與其他部門(mén)分工與職責(zé)、合同管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制、合同變更與轉(zhuǎn)讓管理、合同終止與管理、合同索賠管理、合同爭(zhēng)議處理）以及合同的后期管理（合同檔案的整理和保存、合同執(zhí)行情況評(píng)估、合同總結(jié)）。

全流程管理。合同管理信息系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，將各項(xiàng)功能通過(guò)模塊的設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)，整個(gè)系統(tǒng)共包括合同訂立管理、合同履行管理、履約評(píng)價(jià)管理、合同查詢統(tǒng)計(jì)、合同監(jiān)管、標(biāo)準(zhǔn)文本管理、應(yīng)用與系統(tǒng)管理、系統(tǒng)接口等模塊，各模塊功能既相互獨(dú)立，又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體。

3.做好合同審查

審查合同主體是否合格。合同主體是否具備簽訂及履行合同的合法資格，是合同審查中的首要問(wèn)題。主體資格上存在法律缺陷，將是合同無(wú)可回避的根本性缺陷。

審查條款內(nèi)容是否合法。在內(nèi)容合法性方面，交易內(nèi)容、交易模式以及術(shù)語(yǔ)等均應(yīng)盡最大可能與法律規(guī)范的規(guī)定相一致，避免因合法性問(wèn)題或?qū)W理之爭(zhēng)而影響交易安全或交易結(jié)果。

審查雙方約定是否實(shí)用。實(shí)用性條款是合同基本條款的細(xì)化和延伸，是為了確保按交易條件達(dá)到交易目的而增加的條款，需要根據(jù)委托人的交易目的和所希望的交易條件去審查這條款是否具備，包括必需的實(shí)體及程序內(nèi)容。

審查權(quán)利義務(wù)是否明確。權(quán)利義務(wù)不明確是合同的隱患，嚴(yán)重影響交易的安全性，因此必須審查條款間的融合性，務(wù)使權(quán)利義務(wù)的表述、違約的范疇、違約制裁、歸責(zé)方式等條款明確且協(xié)調(diào)融合。

審查是否滿足交易需求。合同條款不僅要滿足交易本身的需要，還要在更為宏觀的高度上為交易的目的服務(wù)。不僅要便于順利得到即時(shí)的產(chǎn)品或服務(wù)，還要便于達(dá)到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)交易目的，從更高層面維護(hù)當(dāng)事人的利益。

對(duì)合同表述問(wèn)題的審查，就是合同外在質(zhì)量的審查。合同的外在質(zhì)量主要是合同的表述質(zhì)量，這些質(zhì)量基本上與法律規(guī)定沒(méi)有太大的關(guān)系，而是語(yǔ)言文字功底、邏輯推理能力、整體思維能力的綜合體現(xiàn)，是合同內(nèi)容的載體和外在體現(xiàn)形式，雖然不是直接的法律問(wèn)題但同樣會(huì)直接產(chǎn)生不利的法律后果。主要包括對(duì)結(jié)構(gòu)體系、功能模塊、思維邏輯、表述精度、版面安排等方面的審查。

合規(guī)視角下落實(shí)“規(guī)”

合規(guī)視角下看合同管理，一定要找準(zhǔn)“規(guī)”是什么？加強(qiáng)合同管理是全面從嚴(yán)治黨、嚴(yán)格依法治企的一項(xiàng)重要工作，合同管理的“規(guī)”就是《中華人民共和國(guó)合同法》、合同法相關(guān)司法解釋、企業(yè)合同規(guī)章制度以及涉及到合同的管理制度等。

合規(guī)視角下看合同管理，一定要堅(jiān)持點(diǎn)線面相結(jié)合。通過(guò)點(diǎn)線面相結(jié)合，即按照合同的8個(gè)要件查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、按照風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)發(fā)現(xiàn)違規(guī)線、按照違規(guī)線界定改進(jìn)面，通過(guò)匯總梳理合同信息，合理分析研判，精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問(wèn)題和線索。做到全面查看和重點(diǎn)關(guān)注相結(jié)合、合同簽訂和履約情況相結(jié)合，查閱資料和個(gè)別訪談相結(jié)合。要關(guān)注涉及重大資金、重大項(xiàng)目的重要合同，以及變更不合理、履行不到位等重點(diǎn)問(wèn)題。

合規(guī)視角下看合同管理，一定要有全流程管理的意識(shí)。既要查看每一個(gè)合同，從立項(xiàng)、審批、變更，到?jīng)Q算、審計(jì)、支付等環(huán)節(jié)是否有明顯的漏洞，也要注重合同的履約管理到不到位，比如是否履行了不安抗辯權(quán)，更要注重履約評(píng)價(jià)，是是優(yōu)質(zhì)合作伙伴，還是可以列入黑名單等，回溯到公司的日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程之中，對(duì)制度和流程進(jìn)行合規(guī)性評(píng)價(jià)，督促違規(guī)整改和持續(xù)改進(jìn)，幫助企業(yè)實(shí)施管理流程再造。