高速公路檔案管理策略

徐云英

（海南高速公路股份有限公司，海南 ?？?570203）

高速公路檔案是高速公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)與運(yùn)營管理過程中形成的，具有重要保存價(jià)值的第一手原始材料。在建設(shè)期間產(chǎn)生的審批文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、支付憑證、施工圖、竣工圖及施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料，如何做好高速公路檔案管理工作，更好地為高速公路各項(xiàng)工作服務(wù)尤為重要。本文結(jié)合高速公路檔案管理工作的實(shí)際，分析了高速公路檔案管理工作的歷史與現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望對(duì)做好高速公路檔案管理工作有一定的參考借鑒價(jià)值。

1 重要意義

1）真實(shí)的紀(jì)錄。高速公路檔案是高速公路建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、施工組織、改建擴(kuò)建、竣工驗(yàn)收、使用維護(hù)等方面的內(nèi)容，有真實(shí)具體，翔實(shí)可查的設(shè)計(jì)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)管指標(biāo)等相關(guān)資料。2）為高速公路建設(shè)提供參考。高速公路建設(shè)項(xiàng)目的施工時(shí)間較長，期間每一個(gè)環(huán)節(jié) 都會(huì)涉及檔案的儲(chǔ)存工作。所以等到整個(gè)項(xiàng)目的完成，所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。高速公路建設(shè)各個(gè)過程中都會(huì)產(chǎn)生大量的文件以及信息，信息量較為龐大。高速公路建設(shè)的過程中所產(chǎn)生的檔案種類繁多，檔案的采集與管理以及在各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案要及時(shí)收集，按時(shí)歸檔，為高速公路建設(shè)提供參考。3）為信息化管理提供依據(jù)。檔案信息化是在檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，利用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段，解決信息的采集、整理、保存、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率，從而加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2 特點(diǎn)

1）量大面廣。高速公路項(xiàng)目根據(jù)其實(shí)體劃分為各個(gè)承建單位、分項(xiàng)、分部工程項(xiàng)目，從程序看又包括立項(xiàng)、建設(shè)、驗(yàn)收等若干環(huán)節(jié)。海南環(huán)島高速公路建設(shè)項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生數(shù)千案卷，若沿線橋梁隧道較多、地形復(fù)雜，所形成的檔案數(shù)量甚至達(dá)萬卷之多。高速公路檔案的特點(diǎn)是工作量大，涉及面廣。2）檔案類別和數(shù)量逐漸增多。高速公路項(xiàng)目檔案種類多，如前期有項(xiàng)目可研報(bào)告、安評(píng)、環(huán)評(píng)、招投標(biāo)文件等。建設(shè)單位有財(cái)務(wù)決算、工程決算等。施工單位有路基及構(gòu)造物工程資料，交通設(shè)施工程資料、綠化工程資料等。監(jiān)理單位有監(jiān)理試驗(yàn)資料、工程計(jì)量及支付文件等。這些文檔直接反映了項(xiàng)目建設(shè)工序進(jìn)度等，要求及時(shí)做好收集、分類、整理、歸檔。3）延續(xù)性和周期性。時(shí)間跨度長對(duì)檔案資料的收集、歸檔的及時(shí)性提出更高要求，收集歸檔不及時(shí)易造成檔案資料丟失，影響建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性。高速公路建設(shè)項(xiàng)目周期長，從項(xiàng)目立項(xiàng)至通車，以及后期的運(yùn)營、維護(hù)，通常達(dá)數(shù)年之久，若再加上一些客觀性因素導(dǎo)致的工期延長，項(xiàng)目建設(shè)的周期會(huì)更長。

3 現(xiàn)狀

1）收集不及時(shí)。重施工、輕檔案的思想在高速公路項(xiàng)目各參建單位中較為普遍，趕工期、趕進(jìn)度，常常使工程建設(shè)與項(xiàng)目檔案收集無法做到同步推進(jìn)。檔案收集不及時(shí)，不規(guī)范，未能體現(xiàn)高速公路項(xiàng)目單位、分部、分項(xiàng)等工程劃分，項(xiàng)目文件資料不完整，未能全面體現(xiàn)施工工藝。2）竣工圖編制滯后。項(xiàng)目工程變更未批，工程量無法在圖紙上標(biāo)注，竣工圖編制滯后于其他竣工文件。施工、監(jiān)理資料填寫不規(guī)范，存在未按規(guī)定填寫等現(xiàn)象，導(dǎo)致資料不規(guī)范。如監(jiān)理部門重視工程質(zhì)量監(jiān)督，缺少專業(yè)檔案管理員，項(xiàng)目驗(yàn)收監(jiān)理報(bào)告中缺少關(guān)于公路項(xiàng)目立卷歸檔的相關(guān)審核意見。3）信息化滯后。在施工、監(jiān)理、驗(yàn)收評(píng)定中產(chǎn)生的大量原始資料多為電子文件。由于電子文件格式不統(tǒng)一，收集、整理不及時(shí)，甚至未作出電子文件收集要求，導(dǎo)致高速公路項(xiàng)目檔案信息化進(jìn)展滯后。

4 策略

1）提高重要性的認(rèn)識(shí)。高速公路部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立與檔案管理工作相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備必要的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，制定詳細(xì)的檔案管理工作規(guī)劃，并組織、協(xié)調(diào)、推進(jìn)好檔案管理工作。要把檔案管理工作同高速公路其他工作同等看待，同部署、同落實(shí)，同步推進(jìn)，確保各項(xiàng)工作能切實(shí)落到實(shí)處，得到健康發(fā)展，這樣才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，最大限度地滿足高速公路各項(xiàng)工作發(fā)展的需要。高速公路檔案管理工作很重要，它是高速公路工作的重要組成部分，是高速公路部門的一項(xiàng)服務(wù)性工作，所以各有關(guān)方面一定要提高對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)把其納入日程，擺上位置，落到實(shí)處，抓出成效。2）認(rèn)真解決。高速公路項(xiàng)目檔案管理存在收集不及時(shí)、不規(guī)范和信息化滯后等問題，應(yīng)積極采取措施，認(rèn)真解決。高速公路項(xiàng)目檔案數(shù)量多、涉及面廣，環(huán)節(jié)眾多且相互關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)。作為高速公路檔案主管部門，應(yīng)將檔案管理與工程項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)、竣工驗(yàn)收與監(jiān)理同步推進(jìn)，編制立卷歸檔指導(dǎo)作業(yè)書，明確各個(gè)部門的職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，按照項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收的要求提升文件立卷歸檔的規(guī)范性、科學(xué)性和可執(zhí)行性。3）依法辦事、依法行事。高速公路部門要根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定一套完善的檔案規(guī)章制度，包括檔案收集和立卷歸檔、安全保管、信息化、借閱等相關(guān)的規(guī)章制度，明確提出各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作的具體要求，使具體工作有規(guī)可循、有制度可依，確保工作落到實(shí)處、取得實(shí)效。只有建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，才能實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到依法辦事、依法行事。4）為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)。檔案管理必須要做好宣傳工作和對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)和工作的責(zé)任心，這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案管理也要不斷完善檔案管理制度，包括檔案的歸檔制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、借閱制度等，都要切實(shí)做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員 必須要牢記為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的職責(zé)，并將這個(gè)作為提高自己檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。5）節(jié)約人力、物力、財(cái)力。檔案管理能夠第一時(shí)間提供建設(shè)人員所需要的信息，方便建設(shè)人員查詢相關(guān)環(huán)節(jié)的檔案信息，在高速公路的建設(shè)中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)因人為或是自然等因素造成的問題。這個(gè)時(shí)候就需要能夠第一時(shí)間了解到建設(shè)過程出問題的環(huán)節(jié)，有效降低建設(shè)過程中高速公路的經(jīng)濟(jì)損失等，節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力。6）完整、及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。對(duì)檔案管理就要求相關(guān)部門聘請專職或是兼職的檔案人員，使檔案管理工作形成制度，實(shí)現(xiàn)正?；鸵?guī)范化，并建立一套自上而下的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，管理部門、使用部門等要相互制約。確保檔案的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，高速公路建設(shè)項(xiàng)目竣工后檔案移交檔案室保存，提高檔案信息的實(shí)用性和可利用性，促進(jìn)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

5 結(jié)語

高速公路是一個(gè)國家或是地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要標(biāo)志之一。高速公路檔案是高速公路項(xiàng)目在策略、設(shè)計(jì)、建設(shè)等多個(gè)環(huán)節(jié)形成的具有高度價(jià)值的信息記錄，是其建設(shè)管理中非常重要的依據(jù)。高速公路檔案管理是我國交通行業(yè)建設(shè)的一部分，不僅是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，還需具有一定周期性和延續(xù)性。檔案管理不僅可以提高高速公路行業(yè)的管理水平和建設(shè)經(jīng)營，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，促進(jìn)高速公路的規(guī)劃、建設(shè)、管理及維護(hù)。