地方高校低值物品管理現(xiàn)狀分析及對策研究

林燕妹 馮倩 張建漢

【摘 要】 本文以地方高校資產(chǎn)管理中的低值物品報賬手續(xù)繁瑣為案例切入點，重點分析當下高校資產(chǎn)管理模式下低值物品管理存在的問題，剖析問題產(chǎn)生的內(nèi)外部因素，提出轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理數(shù)字化水平和重塑管理平臺的解決方案，期望能夠探索出一條符合時代發(fā)展并滿足廣大師生對高質(zhì)量的行政服務追求的實踐道路，解決地方高校低值物品管理乃至所有資產(chǎn)管理中存在的問題。

【關鍵詞】 地方高校;低值物品;信息化管理

近年來，隨著我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展，地方高校的辦學規(guī)模在教育體制改革及自身發(fā)展的需求中不斷壯大，資產(chǎn)管理工作的精細化要求和復雜程度也日益增強，低值物品由于易損壞和更新頻繁的特點，在資產(chǎn)管理上更不容易追蹤，由此造成資產(chǎn)流失和浪費的問題嚴重。因此，加強對地方高校低值物品資產(chǎn)的管理，探索有效的途徑和方法，保證國有資產(chǎn)權益，是地方高校資產(chǎn)管理者進行研究和實踐的重要課題。完善低值物品的資產(chǎn)管理工作將極大地提升高校資產(chǎn)管理的效率，這不僅對高校的行政管理工作意義非凡，同時也將促進我國高等教育事業(yè)的發(fā)展。

一、地方高校低值物品管理的現(xiàn)狀和案例分析

（一）學校低值物品的管理制度和執(zhí)行現(xiàn)狀

學校低值物品的管理制度采用“統(tǒng)一領導、分級管理、劃塊包干”原則，在學校審計與資產(chǎn)管理處（監(jiān)管部門）的監(jiān)管下，各部門/二級學院（部門）自行采購、自主管理。學?，F(xiàn)有規(guī)章制度規(guī)定，審計與資產(chǎn)管理處、各部門/二級學院、使用人和財務的主要職責大致歸納如下表1所示。

該表直接體現(xiàn)地方高校低值物品是以使用人直接管理、部門統(tǒng)籌管理和監(jiān)管部門監(jiān)督間接管理分級管理模式。其中監(jiān)督部門以制度制定和監(jiān)督為主要職責，使用部門進行日常維護和制度執(zhí)行。由于使用部門眾多，且采用劃塊包干，導致學校難以對物品進行集中管理，對低值物品的控制力較為薄弱，作為管理職能部門通常只會從學?，F(xiàn)有制度出發(fā)，依據(jù)制度照章辦事，難以滿足廣大師生對低值物品管理流程便捷性的需求。此外，學校對低值物品的管理并沒有過多關注，低值物品的管理容易被忽視，所以即使有相對完整的管理制度，也并沒有很好落實，造成責任落實不到位、相互推諉等問題。

（二）現(xiàn)有低值物品管理制度下的案例研究——以低值物品報銷流程為例

當前低值物品管理流程復雜、手續(xù)繁瑣，主要是由于涉及部門多，需簽字的部門多。使用人能一次都簽完字順利地報銷并不多。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，一次順利地處理完報銷流程平均需要約2個小時的時間，其中約1-1.5個小時是用于到各部門簽字。調(diào)查統(tǒng)計，能在2小時左右完成報銷的約占30%，一半左右的報銷需花費5小時。使用者在報銷低值物所花費的時間統(tǒng)計如圖1所示。

根據(jù)上述數(shù)據(jù)，如果以8小時為單日工作量作為基準，約50%左右的使用人報銷一次低值物品需要占用0.5個工作日，還有約20%的使用者則需要用一整個工作日的時間來完成一次報銷，工作效率之低下顯而易見。在日常工作交流和專門訪談中得知，約70%的低值物品是用于教學和科研實驗，是由專任教師親自完成。所以低值物品的報銷流程所花費的時間大多來自教師，嚴重浪費教職工的工作時間和精力。

二、地方高校低值物品管理中存在的問題分析

（一）管理方法落后

目前學校低值物品的管理方法以紙質(zhì)記賬為主。上述的案例直接表明了當前學校低值物品的管理方法極大浪費了學校教職工的時間和精力。其原因一方面是涉及部門多，簽字手續(xù)繁瑣;另一方面是紙質(zhì)記賬報銷，管理方法信息化程度低。紙質(zhì)記賬的管理方法存在很多弊端：一是容易因單據(jù)丟失、損毀等因素造成數(shù)據(jù)的不完整;二是登記過程中出錯率高，容易造成數(shù)據(jù)的不準確性;三是人工做賬，統(tǒng)計標準難以一致;四是耗時耗力。

落后的管理方法使得各部門在統(tǒng)計低值品時統(tǒng)計和計算方法不一致，造成學校在清盤低值物品時結(jié)果差異較大，無法將準確的低值物品情況及時、清晰反映出來，導致管理工作效率低。再加上信息化程度低未能及時發(fā)送和共享數(shù)據(jù)，出現(xiàn)盲目采購，庫存結(jié)構不合理，造成資源浪費。

落后的管理方法會使管理流程更加繁瑣和復雜化。學?，F(xiàn)有一套低值物品管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)僅作為入庫記賬用，還不具備網(wǎng)上低值品申請、采購和報銷。物品錄入系統(tǒng)形成入庫單后，還需要打印出來簽字報銷。整套管理系統(tǒng)并未簡化管理流程，也沒有很好地有效提高低值物品的信息化管理。

（二）管理意識薄弱，管理不受重視

低值物品是學校財產(chǎn)物資的重要組成部分，但是學校在進行資產(chǎn)管理時只關注于單位價值高的固定資產(chǎn)的管理，對低值物品的管理則采用“分級管理、劃塊包干”管理制度。再加上低值物品本身價值低、使用快、種類多等特點，這就造成了當前低值物品管理意識薄弱的局面。

（三）管理制度不適用

“分級管理、劃塊包干”的管理制度容易陷入管理層級復雜化、管理責任模糊化的混亂局面。首先“分級管理”直接增加管理層級，拉長管理鏈條，加大溝通的難度和復雜性，降低學校對低值物品的控制力。其次“劃塊包干”的管理制度下容易出現(xiàn)各單位各自為政，不利溝通。在這種制度下，學校低值物品容易出現(xiàn)有些物品過度采購，造成庫存積壓、擠占資源，有些物品極度短缺，無法滿足正常使用等庫存不合理的局面。

過長的管理鏈條，再加上管理責任不明確，部門職能模糊等因素，容易造成部門間相互推諉，一個流程多次返工的現(xiàn)象，嚴重浪費教職工的時間和精力。

（四）管理隊伍素質(zhì)較低

由于低值物品的管理不受重視，相應的隊伍建設也不受重視，其隊伍素質(zhì)也較為低下，主要原因有：（1）一人身兼多職現(xiàn)象普遍存在;（2）管理人員多元化深造培訓機會少、晉升渠道少;（3）管理員招聘要求低，對專業(yè)化知識和技能無過多要求;（4）管理人員年齡普遍較大。所以低值物品管理方法一直處理落后狀態(tài)，難以得到有效改善和創(chuàng)新。

三、地方高校低值物品管理問題的解決建議