關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

李世民 高世超 張凌曦

摘? 要：信息化在各行各業(yè)中都發(fā)揮著重要的作用。以檔案管理工作角度來看，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理的相關(guān)工作正處于不斷地發(fā)展和變化過程中，信息化的管理模式能夠讓檔案管理工作順利推進(jìn)。文章從檔案信息化建設(shè)對檔案管理的重要性出發(fā)，根據(jù)當(dāng)下的檔案信息化建設(shè)與檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，分析當(dāng)前的檔案管理中存在的問題，并且提出促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;策略分析

Abstract：Informatization plays an impor tant role in all walks of life. From the perspective of archives management，due to the continuous development and progress of the network，the related work of archives management is in the process of continuous development and change. The information management mode can make the file management work smoothly. Starting from the importance of archives informatization construction to archives management，this paper analyzes the problems existing in the current archives management according to the current development status of archives informatization construction and archives management，and puts forward specific strategies to promote the construction of archives informatization and archives management.

Keywords：archives informatization construction;archives management;strategy analysis

0? 引? 言

互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)改變了我們的生活，一個(gè)人足不出戶就能夠接收到來自各個(gè)方面的信息，信息的管理和檔案的建設(shè)也就變得更加重要，只有將各種信息和檔案進(jìn)行合理的信息化建設(shè)，才能夠使得這些信息更好地被利用起來，實(shí)現(xiàn)更加高效的工作。信息化時(shí)代下相關(guān)的檔案信息更加復(fù)雜，導(dǎo)致檔案的管理任務(wù)更加繁重，因此，需要進(jìn)行檔案工作的信息化建設(shè)，才能促進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)更加高效地工作。

1? 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1? 檔案信息化建設(shè)取得了一定的成效

2003年開始，山東省中醫(yī)藥研究院引入了聯(lián)想浪潮系統(tǒng)，正式走上了信息化辦公的道路，同時(shí)，濟(jì)青高速鐵路有限公司以及山東高速股份有限公司采用系統(tǒng)均與浪潮系統(tǒng)有一定相似性。當(dāng)前單位在會(huì)計(jì)憑證、所有資產(chǎn)的檔案管理和公司所有賬目方面均采用的是信息化的手段進(jìn)行相關(guān)資料的儲(chǔ)存和調(diào)用，已經(jīng)基本建立起了信息化辦公、檔案信息化建設(shè)也取得了一定的進(jìn)展。在日常辦公中，主要采用總賬功能，此項(xiàng)功能中，包含日常工作所需，如常用功能：制單、憑證查詢、記賬、轉(zhuǎn)出、憑證號(hào)整理等;賬表方面涵蓋了：科目余額表、原始憑證匯總、總賬、序時(shí)賬等功能;出納方面涵蓋了現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬兩個(gè)方面;期末處理涵蓋：規(guī)則憑證定義，調(diào)匯憑證定義，結(jié)轉(zhuǎn)憑證定義三個(gè)方面，在系統(tǒng)中同時(shí)還涵蓋了賬頁打印功能。按預(yù)算會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算方式建賬及設(shè)置多重輔助核算進(jìn)行賬務(wù)處理，對功能科目、經(jīng)濟(jì)科目、專項(xiàng)用途、經(jīng)費(fèi)類型、往來科目等收支及往來科目均設(shè)置了輔助賬核算。輔助賬，可以查看到功能科目、專項(xiàng)用途、往來科目的輔助明細(xì)賬，無法看到經(jīng)費(fèi)類型、經(jīng)濟(jì)科目的輔助明細(xì)賬，如圖1所示。

在輔助功能中，主要包含項(xiàng)目、部門、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)三大類。輔助功能輔助業(yè)務(wù)核算的查詢分析功能主要包括部門核算、專項(xiàng)核算、分析功能。具體功能如圖2所示。

通過輔助功能可以實(shí)現(xiàn)：

（1）部門收入支出分析。

（2）單位自定義屬性的查詢分析。

（3）任意余額表、三欄帳、多欄帳查詢。

（4）收入支出分析表，對各種項(xiàng)目都可以進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)收入支出分析。

（5）自動(dòng)分頁功能。

（6）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的跨年度查詢。

通過檔案的信息化建設(shè)，資料大部分都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，這也為單位的資料儲(chǔ)存和使用帶來了方便。在引入信息化辦公系統(tǒng)之前，所需資料需要人工查找，若是資料數(shù)量多的情況下，查找一份資料需要大量的時(shí)間。而在計(jì)算機(jī)中儲(chǔ)存的資料，只要利用檔案管理系統(tǒng)的搜索功能，通過關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，很快就能找到需要的資料，為工作提供了很多的便捷。

在安全性方面，單位在院內(nèi)辦公計(jì)算機(jī)均安裝了防病毒軟件和軟件防火墻;辦公室、人事科、財(cái)務(wù)科、業(yè)務(wù)科、醫(yī)管科、檔案室等科室使用的存儲(chǔ)有重要或機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)必須單獨(dú)獨(dú)立運(yùn)行，與其他電腦實(shí)行物理隔離;同時(shí)院內(nèi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備均由信息中心負(fù)責(zé)，任何科室和個(gè)人不能私自連接交換機(jī)、集線器等;信息中心針對不同的計(jì)算機(jī)終端，為其開放不同的網(wǎng)絡(luò)端口和協(xié)議，最大限度保證網(wǎng)絡(luò)安全，通過建立不同的信息安全細(xì)則，在系統(tǒng)安全方面也取得了相應(yīng)成效。

1.2? 檔案信息化建設(shè)的工作標(biāo)準(zhǔn)不完善

為了適應(yīng)信息化的工作，本單位在檔案信息化建設(shè)的操作和安全性方面都做出了具體的要求。單位采用的是一人一機(jī)的模式，這就給每一位員工的工作數(shù)據(jù)安全性提供了設(shè)備的保障，專人使用，可以設(shè)置專屬密碼，相對于很多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)來說更加安全。此外，單位規(guī)定了相關(guān)的資料等必須要按照既定程序進(jìn)行儲(chǔ)存和使用，存儲(chǔ)涉密資料的電腦是不允許與外網(wǎng)連接的，對于相關(guān)資料的保密規(guī)定是比較明確和完整的。但在具體的操作和信息化的建設(shè)過程中，由于單位還未出臺(tái)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些相關(guān)的工作人員在檔案信息化建設(shè)的工作中沒有轉(zhuǎn)變觀念，不重視相關(guān)工作開展，使得檔案信息化建設(shè)工作出現(xiàn)一定的困難。在這樣的背景下，一些檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的工作模式，使得檔案管理工作效率不高，相關(guān)檔案管理無法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展。